Agregar y pagar facturas a través de Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay admite pagos de facturas nacionales e internacionales. La primera vez que configuras un pago con un proveedor, agregas su información y tu forma de pago preferida. La próxima vez que pagues una factura de ese proveedor, como su información y tus preferencias de pago están guardadas, el proceso será más rápido.

Requisitos y consideraciones de las facturas

Shopify Bill Pay te permite pagar facturas nacionales e internacionales, con algunas excepciones. Revisa las siguientes restricciones:

• Todas las facturas deben estar en USD.
• Las facturas hacia y desde Puerto Rico, o dentro de este territorio, se consideran pagos de facturas nacionales.
• Los negocios ubicados en Texas o Vermont no pueden realizar pagos de facturas internacionales.
• No se admiten pagos internacionales a ciertos países. Revisa la lista completa de países admitidos.
• American Express tiene restricciones sobre qué facturas puedes pagar con sus tarjetas de crédito, según el sector del proveedor. Revisa qué industrias permite American Express.

Para ayudarte a pagar las facturas rápidamente, revisa las siguientes consideraciones:

• Conecta y verifica tu cuenta bancaria antes de hacer el pago de una factura con una transferencia bancaria. Es posible agregar la cuenta bancaria durante el proceso de pago de la factura, pero puede originar retrasos.
• Los pagos de facturas a partir de ciertos valores podrían retenerse para su verificación. Para acelerarla, agrega una imagen de la factura durante su proceso de pago.

Agregar facturas a Shopify Bill Pay

Las facturas se pueden agregar a Shopify Bill Pay de las siguientes maneras:

• De forma manual a través del panel de control de Shopify.
• Con una dirección de correo electrónico de Bill Pay.
• Importándolas desde la aplicación Stocky.
• Sincronizando una cuenta de QuickBooks Online o una cuenta de Gmail.

Agregar una factura manualmente

Puedes agregar una factura manualmente a tu cuenta de Shopify Bill Pay y pagarla más adelante. Si deseas agregar y pagar la factura manualmente en un solo paso, consulta Pagar una factura nacional o Pagar una factura internacional.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, haz clic en Finanzas > Bill Pay.
2. Haz clic en Agregar factura.

3. Agrega la información de pago:

   • Para subir el archivo de una factura, haz clic en Agregar archivo. El archivo debe estar en formato PDF o JPG.
   • Para introducir la información de la factura manualmente, haz clic en Agregar información manualmente.

4. Haz clic en Guardar y pagar más adelante.

Agregar una factura por correo electrónico

Tu cuenta de Shopify Bill Pay tiene una dirección de correo electrónico única donde tanto tú como los proveedores podéis enviar facturas. Si no tienes facturas en la cuenta de Shopify Bill Pay, el correo electrónico único de dicha cuenta se muestra en la página de inicio de la aplicación. Si tienes facturas, la dirección de correo electrónico se muestra arriba del área de la factura, en la página de inicio.

Precaución

Cuando se envía por correo electrónico a tu cuenta de Shopify Bill Pay una factura que contiene una moneda diferente de USD, el monto no se convierte y muestra el valor numérico como si estuviera en USD. Por ejemplo, si una factura es de VND 1 000 000, se mostrará como USD 1 000 000 en tu cuenta de Shopify Bill Pay, en lugar del monto convertido de aproximadamente USD 40. Revisa las facturas internacionales cuidadosamente y asegúrate de que estés pagando el monto correcto en USD.

Cuando tú o el proveedor enviáis una factura adjunta a esta dirección, dicha factura se muestra en tu cuenta de Shopify Bill Pay en el panel de control de Shopify con toda o parte de su información completada. La factura adjunta debe ser un archivo PNG, JPG, PDF o GIF, y puede tener un tamaño máximo de 10 MB.

Agregar facturas por correo electrónico puede ser una forma rápida de completar tu cuenta de Shopify Bill Pay con las facturas que debes pagar. Considera usar algunos de los siguientes métodos:

• Permite que los proveedores sepan tu dirección de correo electrónico de Shopify Bill Pay para que puedan enviar facturas allí directamente.
• Reenvía los correos electrónicos que contengan facturas adjuntas a tu dirección de correo electrónico de Shopify Bill Pay.
• Toma una captura de pantalla o una foto de la factura y envíala como archivo adjunto a tu dirección de correo electrónico de Shopify Bill Pay.

Agregar facturas a través QuickBooks Online

Puedes conectar tu cuenta de QuickBooks Online para que las facturas de esta cuenta se agreguen automáticamente a la de Shopify Bill Pay. La sincronización con QuickBooks sincroniza también tu lista de proveedores. Además, se crea un perfil en Shopify Bill Pay para cada proveedor que tenga una factura sin pagar.

Precaución

Cuando una factura que contiene una moneda diferente de USD se sincroniza desde tu cuenta de QuickBooks Online, el monto no se convierte y muestra el valor numérico como si estuviera en USD. Por ejemplo, si una factura es de VND 1 000 000, se mostrará como USD 1 000 000 en tu cuenta de Shopify Bill Pay, en lugar del monto convertido de aproximadamente USD 40. Revisa las facturas internacionales cuidadosamente y asegúrate de que pagas el monto correcto en USD.

Después de conectar tu cuenta, las facturas de los últimos 60 días se sincronizan en unos pocos minutos. Luego, la sincronización se realiza cada dos horas para incorporar cualquier factura nueva.

Agregar facturas a través de Gmail

Puedes conectar tu cuenta de Gmail para que las facturas de tu bandeja de entrada se agreguen automáticamente a tu cuenta de Shopify Bill Pay.

Después de conectarte, Shopify Bill Pay escanea regularmente tu bandeja de entrada de Gmail en busca de facturas de proveedores con archivos adjuntos. Shopify Bill Pay no importa ni tiene acceso a otros artículos en tu bandeja de entrada.

Agregar facturas a través de Stocky

Si usas la aplicación Stocky para gestionar el inventario de tu tienda, puedes conectar Stocky a Shopify Bill Pay para convertir tus órdenes de compra abiertas de Stocky en facturas en Shopify Bill Pay.

Antes de agregar facturas a través de Stocky, asegúrate de haber conectado Stocky a Shopify Bill Pay usando tu clave de acceso a la API de Stocky.

Cuando creas facturas a partir de órdenes de compra de Stocky, la siguiente información se sincroniza con las facturas resultantes:

• Monto total en dólares
• Nombre del proveedor
• Fecha de vencimiento
• Número de orden de compra

Las facturas que se agregan a través de Stocky se muestran en tu bandeja de entrada de Bill Pay como No pagadas y se indica Stocky como el origen.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Finanzas > Bill Pay.
2. Haz clic en Crear facturas desde Stocky.
3. Selecciona las órdenes de compra que quieres convertir en facturas y luego haz clic en Crear facturas.

Pagar una factura

La primera vez que pagas a un proveedor a través de Shopify Bill Pay, las preferencias de pago que eliges se guardan para la próxima vez que pagues a ese proveedor. Puedes cambiar estas preferencias cada vez que quieras.

Si el proveedor al que pagas aún no tiene un perfil en tu cuenta de Shopify Bill Pay, se le crea uno automáticamente tras agregar la información contenida en la factura.

Las opciones y los pasos para pagar una factura nacional son diferentes a los de las facturas internacionales.

Pagar una factura nacional

1. Desde el panel de control de Shopify, haz clic en Finanzas > Bill Pay.

2. Accede a la configuración de pago de facturas:

   • Si el proveedor envió la factura por correo electrónico a tu dirección de Shopify Bill Pay, la factura se sincronizó a través de QuickBooks, o bien ya la habías agregado previamente, haz clic en ella.
   • Si estás configurando el pago de la factura manualmente, haz clic en Agregar factura.

3. Agrega o revisa la información de pago de la factura:

   • Si ya se completó toda la información de la factura o parte de esta, revísala e introduce cualquier dato que falte.
   • Si estás configurando el pago de la factura manualmente, agrega la información de pago:
     • Para subir el archivo de una factura, haz clic en Agregar archivo. El archivo debe estar en formato PDF o JPG.
     • Para introducir la información de la factura manualmente, haz clic en Agregar información manualmente.

4. Haz clic en Continuar.

5. Selecciona la forma de pago de la factura. También puedes seleccionar Agregar forma de pago en el menú desplegable para configurar una nueva.

6. Selecciona la forma de entrega del proveedor para el pago. Si no pagaste a este proveedor antes de usar Shopify Bill Pay, es posible que debas introducir información adicional sobre la forma de entrega, como los números de cuenta y de ruta si pagas al proveedor a través de una transferencia bancaria.

   • Para que el proveedor reciba una transferencia bancaria, selecciona Transferencia bancaria de ACH.
   • Para que reciba un cheque por correo, haz clic en Cheque en papel. Si es la primera vez que envías un cheque a este proveedor, se te pedirá que introduzcas su dirección de entrega. Si necesitas cambiarla, haz clic en Editar. Revisa lo que aparece en el cheque.
   • Para permitir que el proveedor decida cómo recibe el pago, haz clic en Pedir al proveedor que elija (solo proveedores de EE. UU.). Se envía un correo electrónico al proveedor para configurar su forma de entrega. El enlace en el correo electrónico es válido durante siete días.

7. En Fecha de deducción, selecciona la fecha en la que deseas que se cargue el pago a través de la forma de pago elegida.

8. Si seleccionaste una transferencia bancaria de ACH, elige el tiempo de entrega.

9. Haz clic en Programar pago.

Pagar una factura internacional

Las facturas internacionales deben pagarse con una transferencia bancaria o con tu cuenta de Shopify Balance. No puedes pagar una factura internacional con tarjeta de crédito o débito. El proveedor recibe el pago a través de una transferencia bancaria internacional. Necesitas el número SWIFT o IBAN del proveedor.

Precaución

Cuando una factura que contiene una moneda distinta de USD se envía por correo electrónico a tu cuenta de Shopify Bill Pay o se sincroniza a través de QuickBooks Online, el monto no se convierte y se muestra el valor numérico como si estuviera en USD. Por ejemplo, si una factura es de VND 1 000 000, se mostrará como USD 1 000 000 en tu cuenta de Shopify Bill Pay, en lugar del monto convertido de aproximadamente USD 40. Revisa las facturas internacionales cuidadosamente y asegúrate de que pagas el monto correcto en USD.

Si es la primera vez que pagas una factura internacional, debes introducir información adicional sobre tu negocio durante el proceso de pago, como tu información fiscal y la información personal de todos los propietarios que poseen el 25% o más de la empresa o de las personas encargadas de la toma de decisiones.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, haz clic en Finanzas > Bill Pay.

2. Accede a la configuración de pago de facturas:

   • Si el proveedor envió la factura por correo electrónico a tu dirección de Shopify Bill Pay, la factura se sincronizó a través de QuickBooks, o bien ya la habías agregado previamente, haz clic en ella.
   • Si estás configurando el pago de la factura manualmente, haz clic en Agregar factura.

3. Agrega o revisa la información de pago de la factura:

   • Si ya se completó toda la información de la factura o parte de esta, revísala e introduce cualquier dato que falte.
   • Si estás configurando el pago de la factura manualmente, agrega la información de pago:
     • Para subir el archivo de una factura, haz clic en Agregar archivo. El archivo debe estar en formato PDF o JPG.
     • Para introducir la información de la factura manualmente, haz clic en Agregar información manualmente.

4. Haz clic en Continuar.

5. Selecciona la forma de pago de la factura.

6. Selecciona Transferencia internacional como la forma de entrega.

7. Si es la primera vez que pagas a este proveedor, introduce su información de pago y luego haz clic en Continuar.

8. Selecciona el propósito del pago desde el menú desplegable. Si seleccionas la opción Otro, introduce una descripción.

9. Haz clic en Continuar.

10. En Fecha de deducción, selecciona la fecha en la que deseas que se cargue el pago a través de la forma de pago elegida.

11. Haz clic en Programar pago.