Hacer seguimiento de las ventas en Shopify POS
Una sesión de seguimiento es un período durante el cual ocurren transacciones en tu tienda. Puedes usar una sesión de seguimiento para cuadrar tu gaveta de caja registradora de forma regular y responsabilizar a los empleados por el dinero que han manejado.
En esta página
- Seguimiento de efectivo desde la aplicación Shopify POS
- Ajustar el monto inicial
- Consultar los detalles de seguimiento de los pagos desde el panel de control de Shopify
- Cerrar una sesión de seguimiento de pagos
- Exportar los detalles de una sesión de seguimiento de pagos desde el panel de control de Shopify
Seguimiento de efectivo desde la aplicación Shopify POS
La pantalla de la caja registradora te permite crear y revisar las sesiones de seguimiento de tu tienda. Puedes monitorear tus transacciones diarias en efectivo y los ajustes que hayan realizado los empleados.
Después de que inicies una sesión de seguimiento, también puedes monitorear las ventas por otros tipos de pago, como tarjetas de crédito.
Activar sesiones de seguimiento
- Desde Shopify POS, toca ☰ > Configuración > Tipos de pago.
- Toca Efectivo.
- Pulsa el botón de activación para activar o desactivar Seguimiento de transacciones en efectivo.
Comenzar una nueva sesión de seguimiento
Puedes empezar una sesión de seguimiento de Shopify POS de alguna de estas dos maneras:
- Manualmente, si deseas especificar el efectivo inicial para la sesión de seguimiento.
- Automáticamente, si deseas que Shopify use el monto esperado en la gaveta de la caja registradora como el monto inicial para la sesión de seguimiento.
Iniciar una sesión de seguimiento manualmente
Si creas una nueva sesión de seguimiento de forma manual, puedes introducir un valor para tu monto inicial, que es la cantidad de dinero que se deja inicialmente en la caja registradora para que los empleados dispongan de cambio cuando reciban pagos en efectivo.
Pasos:
- Desde Shopify POS, toca ☰ > Caja registradora.
- Toca Iniciar sesión de seguimiento. Se abre el cuadro de diálogo Comenzar sesión de seguimiento.
- Introduce el monto inicial.
- Opcional: Introduce una nota.
- Toca Confirmar. La sesión de seguimiento permanece abierta hasta que la cierres manualmente.
Iniciar una sesión de seguimiento automáticamente
Si cerraste una sesión de seguimiento y no abres otra antes de procesar el siguiente pedido, Shopify abrirá una nueva sesión de seguimiento automáticamente.
El saldo de efectivo calculado al final de la sesión de seguimiento anterior se usará como monto inicial. Si esta es la primera sesión de seguimiento que realizas en tu tienda, el monto inicial se establecerá en 0.
Ver detalles de la sesión de seguimiento
La información varía ligeramente dependiendo de si estás viendo una sesión de seguimiento de transacciones en efectivo abierta o cerrada.
Siempre se muestra la siguiente información:
- la fecha de la sesión de seguimiento
- las ventas totales de esa sesión
- el nombre del empleado que inició la sesión
- el monto inicial
- cualquier ajuste que los empleados hayan hecho a la suma de efectivo en el cajón (por ejemplo, si han usado algo de su propio dinero para dar el vuelto).
Si la sesión de seguimiento está cerrada, se mostrará la siguiente información:
- el nombre del empleado que cerró la sesión.
- El efectivo contado al final de la sesión (siempre que lo registres cuando cierras la sesión).
- el monto en efectivo en la gaveta que se esperaba al cierre de la sesión
- el efectivo que queda en la caja de la gaveta registradora después de calcular el saldo final de la gaveta de caja registradora (generalmente se hace cuando se eliminan los ingresos del día)
- un desglose de los pagos por tipo
Ver la sesión de seguimiento abierta
- Desde Shopify POS, toca ☰ > Caja registradora.
- Toca Ver sesión abierta.
Ver el historial de una sesión de seguimiento cerrada
- Desde Shopify POS, toca ☰ > Caja registradora.
- Toca el Historial de la sesión.
- Toca la sesión de seguimiento que deseas ver.
- Opcional: Toca Ver tipos de pago para ver un desglose de los tipos de pagos utilizados en la sesión.
- Opcional: toca Imprimir página para imprimir información del tipo de pago.
Ajustar el monto inicial
Un ajuste del monto inicial de la caja registradora implica la adición o eliminación de efectivo. Esto podría ser necesario si, por ejemplo:
- Un empleado no puede dar el vuelto correcto con el efectivo disponible actualmente en la caja.
- El efectivo en el cajón ha excedido el límite estipulado (algunas compañías imponen un límite para evitar el robo o un error de cálculo al cierre)
- Un empleado necesita sacar efectivo de la caja registradora temporalmente.
Pasos:
- Desde Shopify POS, toca ☰ > Caja registradora.
- Toca Ver sesión abierta.
- Toca Agregar o Eliminar, según el tipo de transacción que quieras realizar.
- Introduce el monto agregado o eliminado.
- Introduce una nota, si es necesario.
- Toca Confirmar.
Los ajustes que se realizan en una caja registradora se muestran en la sección de actividad en efectivo de la página de detalles de la sesión.
Consultar los detalles de seguimiento de los pagos desde el panel de control de Shopify
Puedes ver un informe de las sesiones de seguimiento de transacciones en efectivo en el panel de control de Shopify. También puedes filtrar la lista de sesiones de seguimiento de transacciones en efectivo por sucursal e intervalo de fechas. Los empleados deben tener activados los permisos de Point of Sale Ver el historial de las sesiones de seguimiento de los pagos y Ver las sesiones de seguimiento de los pagos en el canal POS para ver la información de seguimiento de transacciones en efectivo.
Revisa la siguiente tabla para obtener más información sobre los detalles de seguimiento de los pagos que puedes consultar:
| Información | Descripción |
|---|---|
| Resumen de discrepancias | Un resumen de los montos esperados y lo que realmente se contabilizó en todas las sesiones que se produjeron en la sucursal seleccionada dentro del intervalo de tiempo. Cuando hay una diferencia entre los montos esperados y los contabilizados, se produce una discrepancia.
|
| Actividad en efectivo | Un resumen de los pagos en efectivo de todas las sesiones que se produjeron en la sucursal seleccionada dentro del intervalo de tiempo.
|
| Lista de sesiones | Muestra las sesiones que se produjeron en la sucursal seleccionada dentro del intervalo de tiempo. Cada fila es una sesión única y muestra la hora de inicio y de finalización, la identificación de registro, el estado Abierta o Cerrada y la discrepancia total que se asocia con la sesión. Al hacer clic en los encabezados de las columnas, puedes ordenar la lista de sesiones por su hora de inicio, su hora de finalización o su discrepancia total. |
Pasos:
En el panel de control de Shopify, haz clic en Configuración > Aplicaciones y canales de ventas.
Desde la página Aplicaciones y canales de ventas, haz clic en Point of Sale.
Haz clic en Abrir canal de ventas.
Haz clic en Sucursales y luego en la sucursal cuyas sesiones deseas consultar.
En la sección Seguimiento de transacciones en efectivo, haz clic en Ver sesiones de seguimiento de transacciones en efectivo.
Opcional: Selecciona el intervalo de fechas para filtrar la información que se muestra.
Cerrar una sesión de seguimiento de pagos
Puedes cerrar tu sesión de seguimiento de pagos directamente desde Shopify POS o cerrar la sesión de forma remota desde el panel de control de Shopify.
Para balancear tu gaveta de la caja registradora correctamente, una buena opción es finalizar tus sesiones de seguimiento a intervalos regulares, como al final de cada día o al final del turno de un empleado. Cuando finalizas una sesión de seguimiento, se agrega la siguiente información al historial de la sesión:
- el efectivo contado al final de la sesión de pago
- El valor esperado de efectivo en la gaveta de la caja registradora, que se obtiene del cálculo de todas las transacciones en efectivo que se produjeron durante la sesión, tomando en cuenta el monto de caja inicial y los ajustes realizados durante el turno abierto.
- el efectivo que queda para el fondo de caja después de calcular el saldo final de la gaveta de caja registradora (generalmente se hace cuando se eliminan los ingresos del día)
- un desglose de los pagos por tipo
La cantidad de efectivo en la gaveta de caja registradora y el saldo esperado deben ser iguales.
Cerrar una sesión de seguimiento de pagos desde Shopify POS
Puedes cerrar una sesión de seguimiento de pagos directamente desde tu dispositivo de Shopify POS.
Pasos:
- Desde Shopify POS, toca ☰ > Caja registradora.
- Toca Ver sesión abierta.
- Toca Finalizar sesión de seguimiento.
- Introduce el monto de efectivo en la gaveta de caja registradora y toca Siguiente.
- Revisa los totales que figuran en la página Resumen de efectivo y toca Siguiente. Si los totales que aparecen en la página Resumen de efectivo no coinciden, puedes ajustar el monto computado si tocas Volver.
- Selecciona una cantidad para dejar en la gaveta de caja registradora y toca Siguiente.
- Confirma el monto de efectivo que deseas sacar de la caja registradora y toca Confirmar.
- Revisa el resumen de la sesión de seguimiento.
- Opcional: Toca Imprimir. Esto imprime solo los detalles de efectivo para esta sesión de seguimiento. Si deseas imprimir un resumen que tenga todos los tipos de pago, debes visitar el historial de la sesión.
- Toca el botón Listo.
Cerrar una sesión de seguimiento de pagos de forma remota desde el panel de control de Shopify
Si no puedes cerrar una sesión de seguimiento de efectivo en el dispositivo, puedes cerrarla desde el canal de ventas de Point of Sale en tu panel de control de Shopify. Si hay una transacción en curso cuando cierras una sesión de seguimiento, se abrirá automáticamente una nueva sesión cuando se complete dicha transacción.
Después de cerrar una sesión, no puedes volver a abrirla ni editarla. El historial de actividad de la sesión se actualiza para incluir el cierre remoto de la sesión y los cambios que realizaste al monto existente en la gaveta de la caja registradora.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, haz clic en Configuración > Aplicaciones y canales de ventas.
Desde la página Aplicaciones y canales de ventas, haz clic en Point of Sale.
Haz clic en Abrir canal de ventas.
Haz clic en Sucursales y luego en la sucursal cuya sesión de seguimiento de pagos desees cerrar.
En la sección Seguimiento de efectivo, haz clic en Ver sesión abierta.
Haz clic en Cerrar sesión.
En el campo Efectivo contado, introduce el monto en efectivo que se contabilizó en la gaveta de la caja registradora. Si tienes dudas sobre la cantidad, selecciona el monto predeterminado.
En la sección Confirmar efectivo que queda en la caja registradora, selecciona o introduce el monto en efectivo que queda en la gaveta de la caja registradora. El monto predeterminado es 0 USD.
Para confirmar la discrepancia contabilizada, selecciona Confirmar discrepancia de efectivo contado.
Haz clic en Finalizar sesión.
Exportar los detalles de una sesión de seguimiento de pagos desde el panel de control de Shopify
Puedes exportar los detalles de una sesión de seguimiento de pagos en un archivo CSV. Si tu sesión aún está abierta, solo puedes exportar el informe Actividad de la sesión. Los demás informes estarán disponibles para su exportación cuando cierres la sesión.
| Informe | Descripción |
|---|---|
| Actividad de la sesión | Un informe detallado de la actividad de la sesión que se envía a tu correo electrónico. |
| Resumen de discrepancias | Un informe simplificado que señala la discrepancia total. |
| Actividad en efectivo | Un informe simplificado que señala las transacciones en efectivo. |
| Resumen de caja | Un desglose de toda la actividad de la caja registradora, incluidas la actividad de la sesión y las transacciones en efectivo. |
Pasos:
En el panel de control de Shopify, haz clic en Configuración > Aplicaciones y canales de ventas.
Desde la página Aplicaciones y canales de ventas, haz clic en Point of Sale.
Haz clic en Abrir canal de ventas.
Haz clic en Sucursales y luego en la sucursal cuyos informes de sesiones desees exportar.
En la sección Seguimiento de transacciones en efectivo, haz clic en Ver sesiones de seguimiento de transacciones en efectivo.
Haz clic en Exportar.
Selecciona los detalles de la sesión que desees exportar.
Haz clic en Exportar.