Hacer seguimiento de las ventas en Shopify POS

Una sesión de seguimiento es un período durante el cual se procesan transacciones en tu tienda. Puedes usar una sesión de seguimiento para cuadrar tu gaveta de la caja registradora de forma regular y responsabilizar a los empleados por el dinero que han manejado.

Seguimiento de efectivo desde la aplicación Shopify POS

La pantalla de Caja registradora te permite crear y revisar las sesiones de seguimiento de la tienda. Puedes monitorear las transacciones diarias en efectivo y los ajustes que hayan realizado los empleados.

Después de que inicies una sesión de seguimiento, también puedes monitorear las ventas por otros tipos de pago, como tarjetas de crédito.

Activar sesiones de seguimiento

Si quieres hacer un seguimiento de las ventas en efectivo y con otros tipos de pago, activa una sesión de seguimiento.

Pasos

  1. Desde Shopify POS, toca > Configuración > Tipos de pago.
  2. Toca Efectivo.
  3. Pulsa el botón de activación para activar o desactivar Seguimiento de transacciones en efectivo.

Comenzar una nueva sesión de seguimiento

Puedes empezar una sesión de seguimiento de Shopify POS de alguna de estas dos maneras:

  • Manualmente, si deseas especificar el efectivo inicial para la sesión de seguimiento.
  • Automáticamente, si deseas que Shopify use el monto esperado en la gaveta de la caja registradora como el monto inicial para la sesión de seguimiento.

Iniciar una sesión de seguimiento manualmente

Si creas una nueva sesión de seguimiento de forma manual, puedes introducir un valor para tu monto inicial, que es la cantidad de dinero que se deja inicialmente en la caja registradora para que los empleados dispongan de cambio cuando reciban pagos en efectivo.

Pasos:

  1. Desde Shopify POS, toca > Caja registradora.
  2. Toca Iniciar sesión de seguimiento. Se abre el cuadro de diálogo Comenzar sesión de seguimiento.
  3. Introduce el monto inicial.
  4. Opcional: Introduce una nota.
  5. Toca Confirmar. La sesión de seguimiento permanece abierta hasta que la cierres manualmente.

Iniciar una sesión de seguimiento automáticamente

Si cerraste una sesión de seguimiento y no abres otra antes de procesar el siguiente pedido, Shopify abrirá una nueva sesión de seguimiento automáticamente.

El saldo de efectivo calculado al final de la sesión de seguimiento anterior se usará como monto inicial. Si esta es la primera sesión de seguimiento que realizas en tu tienda, el monto inicial se establecerá en 0.

Ver detalles de la sesión de seguimiento

La información varía ligeramente dependiendo de si estás viendo una sesión de seguimiento abierta o cerrada.

Siempre se muestra la siguiente información:

  • la fecha de la sesión de seguimiento
  • las ventas totales de esa sesión
  • el nombre del empleado que inició la sesión
  • el monto inicial
  • cualquier ajuste que los empleados hayan hecho a la suma de efectivo en el cajón (por ejemplo, si han usado algo de su propio dinero para dar el vuelto).

Si la sesión de seguimiento está cerrada, se mostrará la siguiente información:

  • el nombre del empleado que cerró la sesión.
  • El efectivo contado al final de la sesión (siempre que lo registres cuando cierras la sesión).
  • el monto en efectivo en la gaveta que se esperaba al cierre de la sesión
  • el efectivo que queda en la caja de la gaveta registradora después de calcular el saldo final de la gaveta de caja registradora (generalmente se hace cuando se eliminan los ingresos del día)
  • un desglose de los pagos por tipo

Ver la sesión de seguimiento abierta

Es posible que quieras ver los detalles de una sesión de seguimiento de apertura.

Pasos

  1. Desde Shopify POS, toca > Caja registradora.
  2. Toca Ver sesión abierta.

Ver el historial de una sesión de seguimiento cerrada

Es posible que quieras ver los detalles de una sesión de seguimiento cerrada.

Pasos

  1. Desde Shopify POS, toca > Caja registradora.
  2. Toca el Historial de la sesión.
  3. Toca la sesión de seguimiento que deseas ver.
  4. Opcional: Toca Ver tipos de pago para ver un desglose de los tipos de pagos utilizados en la sesión.
  5. Opcional: toca Imprimir página para imprimir información del tipo de pago.

Ajustar el monto inicial

Un ajuste del monto inicial de la caja registradora implica la adición o eliminación de efectivo. Esto podría ser necesario si, por ejemplo:

  • Un empleado no puede dar el vuelto correcto con el efectivo disponible actualmente en la caja.
  • El efectivo en el cajón ha excedido el límite estipulado (algunas compañías imponen un límite para evitar el robo o un error de cálculo al cierre)
  • Un empleado necesita sacar efectivo de la caja registradora temporalmente.

Pasos:

  1. Desde Shopify POS, toca > Caja registradora.
  2. Toca Ver sesión abierta.
  3. Toca Agregar o Eliminar, según el tipo de transacción que quieras realizar.
  4. Introduce el monto agregado o eliminado.
  5. Introduce una nota, si es necesario.
  6. Toca Confirmar.

Los ajustes que se realizan en una caja registradora se muestran en la sección de actividad en efectivo de la página de detalles de la sesión.

Ver sesiones de seguimiento desde el panel de control de Shopify

En el panel de control de Shopify puedes ver las sesiones de seguimiento por sucursal o compararlas en todas las sucursales. Puedes filtrar las sesiones de seguimiento por intervalo de fechas y exportar informes. Los empleados deben tener activados los permisos de Point of Sale Ver el historial de las sesiones de seguimiento de los pagos y Ver las sesiones de seguimiento de los pagos en el canal POS para ver la información de seguimiento de transacciones en efectivo.

Revisa la siguiente tabla para obtener más información sobre los detalles de seguimiento de los pagos que puedes consultar:

Detalles de seguimiento de los pagos
InformaciónDescripción
Resumen de discrepanciasUn resumen de los montos esperados y lo que realmente se contabilizó en todas las sesiones que se produjeron en la sucursal seleccionada dentro del intervalo de tiempo. Cuando hay una diferencia entre los montos esperados y los contabilizados, se produce una discrepancia.
  • La Discrepancia al inicio muestra el monto que se reportó al final de la última sesión y el que se contabilizó al comienzo de la sesión.
  • La Discrepancia al final muestra el monto esperado en la gaveta de la caja registradora. Para ello, suma el monto contabilizado al inicio y los pagos en efectivo que se recibieron durante una sesión, y los compara con el monto contabilizado al finalizar dicha sesión.
Actividad en efectivoUn resumen de los pagos en efectivo de todas las sesiones que se produjeron en la sucursal seleccionada dentro del intervalo de tiempo.
  • El monto de los pagos brutos muestra el monto total de pagos en efectivo procesados.
  • El monto de reembolsos muestra el monto total de reembolsos procesados. El monto de reembolsos se resta del de los pagos brutos para obtener el de los pagos netos.
  • Lista de sesionesMuestra las sesiones que se produjeron en la sucursal seleccionada dentro del intervalo de tiempo. Cada fila es una sesión única y muestra la hora de inicio y de finalización, la identificación de registro, el estado Abierta o Cerrada y la discrepancia total que se asocia con la sesión. Al hacer clic en los encabezados de las columnas, puedes ordenar la lista de sesiones por su hora de inicio, su hora de finalización o su discrepancia total.

    Ver las sesiones de seguimiento por sucursal

    Puedes ver las sesiones de seguimiento por sucursal.

    Pasos:

    Escritorio
    1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Aplicaciones y canales de ventas

    2. Desde la página Aplicaciones y canales de ventas, haz clic en Point of Sale.

    3. Haz clic en Abrir canal de ventas.

    4. Haz clic en Sucursales y luego en la sucursal cuyas sesiones deseas consultar.

    5. En la sección Resumen de seguimiento de transacciones en efectivo, haz clic en Ver detalles.

    6. Opcional: Para filtrar la información de seguimiento de transacciones en efectivo para un período de tiempo específico, selecciona el menú desplegable de intervalo de fechas y elige las fechas de Inicio y Fin deseadas.

    Mobile
    1. En la aplicación de Shopify, toca el botón .
    2. En la sección Canales de ventas, toca Punto de venta.
    3. Selecciona Seguimiento de transacciones en efectivo y selecciona la sucursal para la que deseas ver los detalles de seguimiento de efectivo, en el menú desplegable de sucursales.
    4. Opcional: Para filtrar la información de seguimiento de transacciones en efectivo para un período de tiempo específico, selecciona el menú desplegable de intervalo de fechas y elige las fechas de Inicio y Fin deseadas.

    Comparar las sesiones de seguimiento en todas las sucursales

    Puedes comparar las sesiones de seguimiento en todas las sucursales.

    Pasos:

    Escritorio
    1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Aplicaciones y canales de ventas

    2. Desde la página Aplicaciones y canales de ventas, haz clic en Point of Sale.

    3. Haz clic en Abrir canal de ventas.

    4. Selecciona Seguimiento de transacciones en efectivo.

    5. Opcional: Para filtrar la información de seguimiento de transacciones en efectivo para un período de tiempo específico, selecciona el menú desplegable de intervalo de fechas y elige las fechas de Inicio y Fin.

    Mobile
    1. En la aplicación de Shopify, toca el botón .
    2. En la sección Canales de ventas, toca Punto de venta.
    3. Selecciona Seguimiento de transacciones en efectivo. El menú desplegable de sucursales está predeterminado para Todas las sucursales.
    4. Opcional: Para filtrar la información de seguimiento de transacciones en efectivo para un período de tiempo específico, selecciona el menú desplegable de intervalo de fechas y elige las fechas de Inicio y Fin deseadas.

    Cerrar una sesión de seguimiento

    Puedes cerrar la sesión de seguimiento directamente desde Shopify POS o de forma remota desde el panel de control de Shopify.

    Para balancear tu gaveta de la caja registradora correctamente, una buena opción es finalizar tus sesiones de seguimiento a intervalos regulares, como al final de cada día o al final del turno de un empleado. Cuando finalizas una sesión de seguimiento, se agrega la siguiente información al historial de la sesión:

    • el efectivo contado al final de la sesión de pago
    • El valor esperado de efectivo en la gaveta de la caja registradora, que se obtiene del cálculo de todas las transacciones en efectivo que se produjeron durante la sesión, tomando en cuenta el monto de caja inicial y los ajustes realizados durante el turno abierto.
    • el efectivo que queda para el fondo de caja después de calcular el saldo final de la gaveta de caja registradora (generalmente se hace cuando se eliminan los ingresos del día)
    • un desglose de los pagos por tipo

    La cantidad de efectivo en la gaveta de caja registradora y el saldo esperado deben ser iguales.

    Cerrar una sesión de seguimiento desde Shopify POS

    Puedes cerrar una sesión de seguimiento directamente desde el dispositivo de Shopify POS.

    Pasos:

    1. Desde Shopify POS, toca > Caja registradora.
    2. Toca Ver sesión abierta.
    3. Toca Finalizar sesión de seguimiento.
    4. Introduce el monto de efectivo en la gaveta de caja registradora y toca Siguiente.
    5. Revisa los totales que figuran en la página Resumen de efectivo y toca Siguiente. Si los totales que aparecen en la página Resumen de efectivo no coinciden, puedes ajustar el monto computado si tocas Volver.
    6. Selecciona una cantidad para dejar en la gaveta de caja registradora y toca Siguiente.
    7. Confirma el monto de efectivo que deseas sacar de la caja registradora y toca Confirmar.
    8. Revisa el resumen de la sesión de seguimiento.
    9. Opcional: Toca Imprimir. Esto imprime solo los detalles de efectivo para esta sesión de seguimiento. Si deseas imprimir un resumen que tenga todos los tipos de pago, debes visitar el historial de la sesión.
    10. Toca el botón Listo.

    Cerrar una sesión de seguimiento de forma remota desde el panel de control de Shopify

    Si no puedes cerrar una sesión de seguimiento en el dispositivo, puedes cerrarla desde el canal de ventas de Point of Sale en el panel de control de Shopify. Si hay una transacción en curso cuando cierras una sesión de seguimiento, se abrirá automáticamente una nueva sesión cuando se complete dicha transacción.

    Después de cerrar una sesión, no puedes volver a abrirla ni editarla. El historial de actividad de la sesión se actualiza para incluir el cierre remoto de la sesión y los cambios que realizaste al monto existente en la gaveta de la caja registradora.

    Pasos:

    Escritorio
    1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Aplicaciones y canales de ventas

    2. Desde la página Aplicaciones y canales de ventas, haz clic en Point of Sale.

    3. Haz clic en Abrir canal de ventas.

    4. Haz clic en Sucursales y luego en la sucursal cuya sesión de seguimiento desees cerrar.

    5. En la sección Resumen de seguimiento de transacciones en efectivo, haz clic en Ver detalles.

    6. Haz clic en la sesión que deseas cerrar, y luego haz clic en Cerrar sesión.

    7. En el campo Efectivo contado, introduce el monto en efectivo que se contabilizó en la gaveta de la caja registradora. Si tienes dudas sobre la cantidad, selecciona el monto predeterminado.

    8. En la sección Confirmar saldo de efectivo esperado, selecciona o introduce el monto en efectivo que queda en la gaveta de la caja registradora. El monto predeterminado es USD 0.

    9. Para confirmar la discrepancia contabilizada, selecciona Confirmar discrepancia de efectivo contado.

    10. Haz clic en Cerrar sesión.

    Mobile
    1. En la aplicación de Shopify, toca el botón .
    2. En la sección Canales de ventas, toca Punto de venta.
    3. Selecciona Seguimiento de transacciones en efectivo.
    4. En la sección con la lista de sucursales, selecciona la sucursal para la que deseas cerrar una sesión de seguimiento.
    5. En la sección con la lista de sesiones de seguimiento, selecciona la sesión de seguimiento que deseas cerrar.
    6. Selecciona Cerrar sesión.

    Exportar una sesión de seguimiento desde el panel de control de Shopify

    Puedes exportar los detalles de una sesión de seguimiento en un archivo CSV. Si tu sesión aún está abierta, solo puedes exportar el informe Actividad de la sesión. Los demás informes estarán disponibles para su exportación cuando cierres la sesión.

    informes de sesiones de seguimiento
    InformeDescripción
    Actividad de la sesiónUn informe detallado de la actividad de la sesión que se envía a tu correo electrónico.
    Resumen de discrepanciasUn informe simplificado que señala la discrepancia total.
    Actividad en efectivoUn informe simplificado que señala las transacciones en efectivo.
    Resumen de cajaUn desglose de toda la actividad de la caja registradora, incluidas la actividad de la sesión y las transacciones en efectivo.

    Exportar una sesión de seguimiento por sucursal

    Puedes exportar las sesiones de seguimiento para una sucursal específica.

    Pasos:

    Escritorio
    1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Aplicaciones y canales de ventas

    2. Desde la página Aplicaciones y canales de ventas, haz clic en Point of Sale.

    3. Haz clic en Abrir canal de ventas.

    4. Haz clic en Sucursales y luego en la sucursal cuyos informes de sesiones desees exportar.

    5. En la sección Resumen de seguimiento de transacciones en efectivo, haz clic en Ver detalles.

    6. Opcional: Para filtrar la información de seguimiento de transacciones en efectivo para un período de tiempo específico, selecciona el menú desplegable de intervalo de fechas y elige un Intervalo de fechas preestablecido o las fechas de Inicio y Fin deseadas.

    7. Haz clic en Exportar.

    8. Selecciona los detalles de la sesión que desees exportar.

    9. Haz clic en Exportar.

    Mobile
    1. En la aplicación de Shopify, toca el botón .
    2. En la sección Canales de ventas, toca Punto de venta.
    3. Selecciona Seguimiento de transacciones en efectivo. Selecciona una sucursal del menú desplegable de sucursales.
    4. Opcional: Para filtrar la información de seguimiento de transacciones en efectivo para un período de tiempo específico, selecciona el menú desplegable de intervalo de fechas y elige un Intervalo de fechas preestablecido o las fechas de Inicio y Fin deseadas.
    5. Selecciona Exportar.
    6. Selecciona los detalles de la sesión que desees exportar.
    7. Selecciona Exportar.

    Exportar una sesión de seguimiento para múltiples sucursales

    Puedes exportar las sesiones de seguimiento para todas las sucursales o múltiples especificadas.

    Pasos:

    Escritorio
    1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Aplicaciones y canales de ventas

    2. Desde la página Aplicaciones y canales de ventas, haz clic en Point of Sale.

    3. Haz clic en Abrir canal de ventas.

    4. Selecciona Seguimiento de transacciones en efectivo. En el menú desplegable de las sucursales se muestra Todas las sucursales de forma predeterminada.

    5. Opcional: A fin de exportar el seguimiento de transacciones en efectivo para sucursales específicas, en la sección de la lista de sucursales, marca las casillas de verificación junto a las sucursales de las que quieras exportar una sesión de seguimiento.

    6. Haz clic en Exportar.

    7. Selecciona los detalles de la sesión que desees exportar.

    8. Opcional: Si deseas exportar una lista de sesiones, selecciona Todas las sucursales o la cantidad seleccionada de sucursales.

    9. Haz clic en Exportar.

    Mobile
    1. En la aplicación de Shopify, toca el botón .
    2. En la sección Canales de ventas, toca Punto de venta.
    3. Selecciona Seguimiento de transacciones en efectivo. En el menú desplegable de las sucursales se muestra Todas las sucursales de forma predeterminada.
    4. Opcional: Para filtrar la información de seguimiento de transacciones en efectivo para un período de tiempo específico, selecciona el menú desplegable de intervalo de fechas y elige un Intervalo de fechas preestablecido o las fechas de Inicio y Fin deseadas.
    5. Opcional: Para exportar seguimiento de efectivo para sucursales específicas, en la sección de lista de sucursales, selecciona las casillas de verificación junto a las sucursales para las que deseas exportar una sesión de seguimiento.
    6. Selecciona Exportar.
    7. Selecciona los detalles de la sesión que desees exportar.
    8. Opcional: Si deseas exportar una lista de sesiones, selecciona Todas las sucursales o la cantidad seleccionada de sucursales.
    9. Haz clic en Exportar.
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