Órdenes de compra
Una orden de compra muestra los productos, precios y cantidades de un pedido que realiza un negocio a un proveedor.
Las órdenes de compra también ayudan a hacer seguimiento a detalles como conteos de inventario entrante, costos de inventario, términos de pago y tiempos estimados de llegada. Hacer seguimiento a esta información te ayuda a establecer las expectativas de los clientes sobre la disponibilidad de los artículos, y ayuda a tomar decisiones sobre reponer y trasladar el inventario entre sucursales.
En esta página
Crear una orden de compra
Cuando creas una orden de compra, puedes guardarla como preliminar para editarla luego, o marcarla como enviada. Después de marcar una orden de compra como enviada, tu inventario entrante se actualiza para cada uno de los productos en la orden de compra.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
- Haz clic en Crear orden de compra.
- Selecciona el proveedor y el destino para la orden de compra. Si necesitas agregar un nuevo proveedor, consulta Agregar un proveedor. Si necesitas agregar una sucursal, consulta Crear y modificar sucursales.
- En la sección Agregar productos, introduce o selecciona los productos y variantes que deseas pedir al distribuidor y luego haz clic en Agregar.
-
Para cada producto, agrega la siguiente información:
- quantity
- SKU del distribuidor (opcional)
- Costo de producto individual (opcional)
- Cualquier porcentaje de impuesto (opcional)
-
Opcional: en la sección Información de envío, introduce lo siguiente:
- Una fecha en el campo Llegada estimada
- el número de seguimiento de ese envío
- La empresa de transporte. Esta se podría seleccionar automáticamente según el número de seguimiento que creaste, pero se puede ajustar manualmente.
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Opcional: introduce la siguiente información en la sección Detalles adicionales:
- un número de referencia
- una nota para el proveedor
- cualquier etiqueta para la orden de compra
Haz clic en Guardar como borrador. Ahora, la orden de compra tiene un estado de borrador.
Para indicar que el distribuidor aprobó la orden de compra, haz clic en Marcar como pedida.
Agregar un proveedor
Después de agregar un proveedor, se muestran en el menú desplegable Seleccionar proveedor.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
- Haz clic en Crear orden de compra.
- En la sección Proveedor, haz clic en el menú desplegable Seleccionar proveedor.
- Haz clic en Crear nuevo proveedor.
- Introduce los detalles del proveedor y luego haz clic en Guardar.
Editar los detalles de un proveedor
Cuando editas los detalles de un proveedor en una orden de compra, los detalles del proveedor se actualizan en todas las órdenes de compras existentes.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
- Haz clic en Crear orden de compra o haz clic en el nombre de una orden de compra existente.
- En la sección Proveedor, haz clic en el menú desplegable Seleccionar proveedor, y luego selecciona el proveedor.
- Haz clic en Ver detalles.
- Haz clic en Editar los detalles del proveedor.
- Realiza el cambio en los detalles del proveedor, luego haz clic en Guardar.
- Si creaste una nueva orden de compra, puedes eliminar la orden de compra preliminar.
Editar una orden de compra
Puedes editar la mayoría de los campos de una orden de compra en cualquier momento, incluso después de marcarla como pedida. No puedes eliminar un producto de una orden de compra de la que ya recibiste el inventario. No puedes cambiar el distribuidor o destino después de que una orden de compra se marcó como pedida.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
- Haz clic en el nombre de la orden de compra.
- Si marcaste la orden de compra como enviada, haz clic en Editar.
- Haz los cambios
- Haz clic en Guardar.
Descarga una orden de compra como PDF
Puedes guardar tu orden de compra como PDF para entregar a tu proveedor.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
- Haz clic en el nombre de la orden de compra.
- En algunos estados o dispositivos, es posible que debas hacer clic en Más acciones.
- Haz clic en Exportar PDF.
Marcar inventario como recibido
Después de que recibas los productos físicos, puedes marcar el inventario como recibido en tu panel de control de Shopify. Esto actualiza tus niveles de inventario según lo recibido. Puedes marcar el inventario como recibido solo después de que una orden de compra se marque como enviada.
Por ejemplo, supongamos que tenías 10 productos como inventario entrante. Si marcas 5 como recibidos, quedarán como inventario disponible en tu tienda, y aún quedarán 5 como inventario entrante.
Si recibes artículos dañados, puedes marcar el pedido como recibido parcialmente rechazando la cantidad de inventario que se dañó. Cualquier inventario rechazado se elimina del inventario entrante.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
- Haz clic en el nombre de la orden de compra.
- Haz clic en Recibir inventario.
- Para cada producto, indica el inventario que se recibió y el que no se recibió.
- Haz clic en Guardar.
Ajustar el inventario recibido
Puedes ajustar el inventario recibido o recibido parcialmente en una orden de compra. Por ejemplo, supongamos que recibiste inventario, pero luego encontraste que dos productos nunca se enviaron. Puedes actualizar el inventario con un número negativo, que ajusta los niveles de inventario y cambia el estado de la orden de compra a recibido parcialmente.
Por ejemplo, si recibes 10 productos pero descubres que falta uno, entonces marcarías -1 en la columna Aceptado de ese producto.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
- Haz clic en el nombre de la orden de compra.
- Haz clic en Recibir inventario.
- Junto a cada producto, introduce la cantidad de inventario que necesitas ajustar en la columna Aceptado o Rechazado. Si necesitas reducir el número de inventario que recibiste, introduce un número negativo.
- Haz clic en Guardar.
Gestionar órdenes de compra
Después de que hayas terminado con una orden de compra, hay diferentes acciones que puedes realizar según el estado actual de la orden:
- Si la orden de compra está marcada como enviada, entonces puedes cerrar la orden. Al cerrar una orden de compra antes de que hayas recibido completamente el inventario se elimina la cantidad de productos no recibidos de tu inventario entrante.
- Si la orden de compra sigue siendo una orden preliminar, puedes eliminar la orden de compra.
Eliminar una orden de compra
Puedes eliminar una orden de compra mientras sigue siendo un borrador. Si una orden de compra está marcada como Pedida, debes cerrarla.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra
- Haz clic en el nombre de la orden de compra preliminar.
- Haz clic en Eliminar.
- En el cuadro de diálogo de confirmación, haz clic en Eliminar orden de compra.
Cerrar una orden de compra
Puedes cerrar cualquier orden de compra después de marcarla como enviada. Si una orden de compra aún es preliminar, entonces debes eliminarla.
Pasos
- En tu panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
- Haz clic en el nombre de la orden de compra.
- Haz clic en Cerrar.
Calcular inventario
Si habilitas a Shopify para que haga seguimiento del inventario, asegúrate de comprender cómo se hace el conteo y el seguimiento de los artículos cuando los recibes en una orden de compra. La cantidad de artículos entrantes varía en función de los que recibiste (independientemente de si los marcas como Aceptados o Rechazados).
Por ejemplo, supongamos que tienes una orden de compra de 10 artículos.
Si hiciste un pedido de 10 artículos, recibiste 7 de ellos, y marcaste 4 como Aceptados y 3 como Rechazados, entonces habrán 3 artículos entrantes de ese producto. Esto se debe a que indicaste que aunque 3 de los artículos que se recibieron no fueron satisfactorios (los 3 que marcaste como Rechazados), recibiste 7 de los artículos que pediste.