Ostotilaukset

Ostotilauksessa luetellaan kaupan toimittajalta tietyllä tilauksella tilaamat tuotteet, tuotteiden hinnat sekä niiden määrät.

Ostotilausten avulla voit myös seurata eri tietoja, kuten saapuvia varastomääriä, varastokustannuksia, maksuehtoja sekä arvioituja saapumisaikoja. Näiden tietojen seuranta auttaa sinua määrittämään, mitä asiakkaat voivat odottaa tuotteen saatavuudesta sekä ilmoittaa päätöksistä, jotka koskevat varaston täydentämistä sekä varaston siirtämistä sijaintien välillä.

Luo ostotilaus

Kun luot ostotilauksen, voit tallentaa sen myöhemmin työstettäväksi luonnokseksi tai merkitä sen Tilattu-tilaan. Kun olet merkinnyt tilauksen Tilatuksi, saapuva varastosi päivittyy jokaisen ostotilauksessa olevan tuotteen osalta.

Tee näin:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa Luo ostotilaus.
3. Valitse ostotilauksen toimittaja ja tilauksen määränpää. Jos sinun pitää lisätä uusi toimittaja, katso Lisää toimittaja-kohtaa. Jos sinun pitää lisätä sijainti, katso Sijaintien luominen ja muokkaaminen -kohtaa.
4. Syötä tai valitse Lisää tuotteita -osiossa tuotteet ja versiot, jotka haluat tilata toimittajalta, ja klikkaa sitten Lisää.

5. Lisää kunkin tuotteen osalta seuraavat tiedot:

   • quantity
   • toimittajan SKU-koodi (valinnainen)
   • yksittäisen tuotteen hinta (valinnainen)
   • kaikki veroprosentit (valinnainen)

6. Valinnainen: Syötä Lähetyksen tiedot -osiossa seuraavat tiedot:

   • päivämäärä Arvioidun saapumisen -kenttään
   • lähetyksen seurantanumero
   • kuljetuspalvelu. Kuljetuspalvelu voidaan valita automaattisesti luomasi seurantanumeron perusteella ja sitä voidaan säätää manuaalisesti.

7. Valinnainen: Syötä seuraavat tiedot Lisätietoja-osioon:

   • viitenumero
   • kommentti toimittajalle
   • kaikki ostotilauksen tunnisteet

8. Klikkaa Tallenna luonnoksena. Ostotilauksesi on nyt luonnostilassa.

9. Jos haluat osoittaa, että toimittaja on hyväksynyt ostotilauksen, klikkaa Merkitse tilatuksi.

Toimittajan lisääminen

Kun olet lisännyt toimittajan, se näkyy Valitse toimittaja -alasvetovalikossa.

Tee näin:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa Luo ostotilaus.
3. klikkaa Toimittaja-osiossa Valitse toimittaja -pudotusvalikkoa.
4. Klikkaa Luo uusi toimittaja -valintaa.
5. Anna toimittajan tiedot ja klikkaa sen jälkeen Tallenna -valintaa.

Toimittajan tietojen muokkaaminen

Kun muokkaat ostotilauksessa olevan toimittajan tietoja, toimittajan tiedot päivittyvät kaikkiin olemassa oleviin ostotilauksiin.

Tee näin:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa Luo ostotilaus tai Klikkaa olemassa olevan ostotilauksen nimeä.
3. klikkaa Toimittaja -osiossa Valitse toimittaja -pudotusvalikkoa ja valitse sitten toimittaja.
4. Klikkaa Näytä tiedot.
5. Klikkaa Muokkaa toimittajan tietoja.
6. Tee muutoksia toimittajan tietoihin ja klikkaa Tallenna.
7. Jos olet luonut uuden ostotilauksen, voit poistaa ostotilauksen luonnoksen.

Ostotilauksen muokkaaminen

Voit muokata useimpia ostotilauksen kenttiä milloin tahansa, vaikka olisit merkinnyt sen tilaksi Tilattu. Et voi poistaa sellaista tuotetta ostotilauksesta, jota olet jo saanut varastoon. Et voi muuttaa toimittajaa tai määränpäätä sen jälkeen, kun ostotilauksen tilaksi on merkitty Tilattu.

Tee näin:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa ostotilauksen nimeä.
3. Jos olet merkinnyt tilauksen tilaksi Tilattu, klikkaa Muokkaa.
4. Tee muutokset.
5. Klikkaa Tallenna.

Ostotilauksen lataaminen PDF-muodossa

Voit tallentaa ostotilauksesi PDF-muodossa, jolloin voit lähettää sen toimittajalle.

Tee näin:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa ostotilauksen nimeä.
3. Joidenkin tilojen tai laitteiden kohdalla sinun täytyy ehkä klikata Lisää toimintoja.
4. Klikkaa Vie PDF.

Varaston merkitseminen vastaanotetuksi

Kun olet saanut fyysiset tuotteet, voit merkitä ne vastaanotetuiksi Shopify Adminissa. Tämä päivittää käytettävissäsi olevat varastotasot sen vastaanottamiesi tuotteiden mukaisiksi. Voit merkitä tuotteet vastaanotetuiksi varastoon vasta, kun ostotilaukselle on merkitty tila Tilattu.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla oli 10 tuoteta saapumassa varastoon. Jos merkitset 5 vastaanotetuksi, niistä tulee kaupassasi saatavilla olevaa varastoa, ja 5 tuotetta on edelleen matkalla varastoosi.

Jos vastaanotat vahingoittuneita tuotteita, voit merkitä tilauksen osittain vastaanotetuksi hylkäämällä vahingoittuneen varastoerän. Kaikki hylätyt varastoerät poistetaan varastoon tulossa olevasta määrästä.

Tee näin:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa ostotilauksen nimeä.
3. Klikkaa Vastaanota varasto.
4. Anna jokaisen tuotteen osalta sekä vastaanottamasi varastomäärä että määrä, jota et ole vastaanottanut.
5. Klikkaa Tallenna.

Vastaanotetun varastoerän säätäminen

Voit säätää ostotilauksessa olevaa varastoerää, jonka olet vastaanottanut kokonaan tai osittain. Oletetaan esimerkiksi, että olet vastaanottanut varastoerän, mutta toteat myöhemmin, että toimittaja ei lähettänyt kahta tuotetta. Voit päivittää varaston käyttämällä negatiivista numeroa, joka sopeuttaa varastotasot ja muuttaa ostotilauksen tilaksi Osittain vastaanotettu.

Jos olet esimerkiksi saanut 10 tuotetta, mutta huomaat, että yksi tuote puuttuu, voit antaa arvon -1 kyseisen tuotteen Hyväksytty-sarakkeessa.

Tee näin:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa ostotilauksen nimeä.
3. Klikkaa Vastaanota varasto.
4. Anna jokaisen tuotteen vieressä se varastoerän määrä, jota sinun täytyy säätää Hyväksytty tai Hylätty-sarakkeessa. Jos sinun on pienennettävä vastaanotetun varaston määrää, anna negatiivinen luku.
5. Klikkaa Tallenna.

Ostotilausten hallinta

Kun olet tehnyt ostotilauksen valmiiksi, voit tehdä erilaisia toimenpiteitä tilauksen senhetkisen tilan mukaan:

• Jos ostotilauksen tila on Tilattu, voit sulkea tilauksen. Ostotilauksen sulkeminen ennen kuin olet vastaanottanut varastosimääräsi kokonaisuudessaan poistaa vastaanotettujen tuotteiden määrän tulossa olevasta varastomäärästä.
• Jos ostotilaus on yhä luonnosvaiheessa, voit poistaa ostotilauksen.

Ostotilauksen poistaminen

Voit poistaa ostotilauksen, kun se on vielä luonnosvaiheessa. Jos ostotilaukselle merkitään tila Tilattu, sinun täytyy sulkea se.

Tee näin:

1. Siirry Shopifyn admin -sivulta kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa ostotilauksen luonnoksen nimeä.
3. Klikkaa Poista.
4. Klikkaa vahvistusikkunassa Poista ostotilaus.

Ostotilauksen sulkeminen

Voit sulkea minkä tahansa ostotilauksen sen jälkeen, kun sen tilaksi on merkitty Tilattu. Jos ostotilaus on yhä luonnosvaiheessa, sinun on poistettava se.

Tee näin:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
2. Klikkaa ostotilauksen nimeä.
3. Valitse Sulje.

Varastomäärän laskeminen

Jos asetat Shopifyn seuraamaan varastoasi, varmista, että ymmärrät, miten tuotteet lasketaan ja miten niitä seurataan, kun vastaanotat niitä toimittajalta. Saapuvien tuotteiden määrä vaihtelee vastaanotettujen tuotteiden mukaan (riippumatta siitä, merkitsetkö ne hyväksytyiksi vai hylätyiksi).

Huomaa

Saapuvien tuotteiden lukumäärä löytyy tuotteen tiedot -sivun Varasto-osiosta (tai tuoteversioiden Versiot-osiosta).

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on siirto, jossa on kymmenen tuotetta.

Jos tilasit 10 tuotetta, vastaanotit niistä 7 ja merkitsit 4 hyväksytyiksi ja 3 hylätyiksi, saapuvia tuotteita on 3. Tämä johtuu siitä, että vaikka ilmoituksesi mukaan 3 vastaanotetun tuotteen laatu ei ollut odotetun mukainen (ne 3 tuotetta, jotka merkitsit hylätyiksi), vastaanotit kuitenkin 7 tilattua tuotetta.