Ajout et paiement de factures par le biais de Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay prend en charge les paiements de facture nationaux et internationaux. La première fois que vous configurez le paiement d’un fournisseur, vous ajoutez les détails du fournisseur et votre moyen de paiement préféré. La prochaine fois que vous paierez une facture de ce fournisseur, ses informations et vos préférences de paiement sont enregistrées pour accélérer le processus.

Exigences et considérations relatives aux factures

Shopify Bill Pay vous permet de régler des factures nationales et internationales, à quelques exceptions près. Les restrictions suivantes s’appliquent :

• Toutes les factures doivent être en dollars américains (USD).
• Les factures vers, en provenance de ou internes à Porto Rico sont considérées comme des paiements de factures domestiques.
• Les entreprises situées au Texas ou dans le Vermont ne peuvent pas effectuer de paiements de facture internationaux.
• Les paiements internationaux vers certains pays ne sont pas pris en charge. Consulter la liste complète des pays pris en charge.
• American Express impose des restrictions sur les factures que vous pouvez payer avec leur carte de crédit, en fonction du secteur de votre fournisseur. Examinez les secteurs autorisés par American Express.

Pour vous aider à payer vos factures rapidement, suivez les recommandations ci-dessous :

• Connectez-vous et vérifiez votre compte bancaire avant de payer une facture par virement bancaire. L’ajout du compte bancaire au cours du processus de paiement des factures est possible, mais peut vous faire encourir des retards.
• Les paiements de facture dépassant certains montants peuvent être mis en attente à des fins de vérification. Pour accélérer le processus de vérification, ajoutez une image de la facture durant le processus de paiement de la facture.

Ajout de factures à Shopify Bill Pay

Vous pouvez ajouter des factures à Shopify Bill Pay des façons suivantes :

• manuellement via l’interface administrateur Shopify
• au moyen d’une adresse e-mail Bill Pay
• en les important depuis l’application Stocky
• en synchronisant un compte QuickBooks Online ou un compte Gmail

Ajouter une facture manuellement

Vous pouvez ajouter manuellement une facture à votre compte Shopify Bill Pay et la payer ultérieurement. Si vous souhaitez ajouter et payer manuellement la facture en une étape, reportez-vous au paiement d’une facture nationale ou d’une facture internationale.

Étapes :

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, cliquez sur Finances > Bill Pay.
2. Cliquez sur Ajouter la facture.

3. Ajoutez les informations de paiement :

   • Pour mettre en ligne un fichier de facture, cliquez sur Ajouter un fichier. Le fichier doit être au format PDF ou JPG.
   • Pour saisir manuellement les informations de la facture, cliquez sur Ajouter des informations manuellement.

4. Cliquez sur Enregistrer et payer plus tard.

Ajouter une facture par e-mail

Votre compte Shopify Bill Pay est lié à une adresse e-mail unique à laquelle vous ou vos fournisseurs pouvez envoyer des factures. Si vous n’avez aucune facture dans le compte Shopify Bill Pay, votre e-mail unique Shopify Bill Pay s’affiche sur la page d’accueil de Shopify Bill Pay. Si vous avez des factures, l’adresse e-mail s’affiche au-dessus de la zone de facture sur la page d’accueil.

Attention

Lorsqu’une facture libellée dans une devise autre que le dollar américain (USD) est envoyée par e-mail à votre compte Shopify Bill Pay, le montant n’est pas converti et affiche la valeur numérique comme s’il était en dollars américains (USD). Par exemple, si une facture est de 1 000 000 VND, elle affiche 1 000 000 USD sur votre compte Shopify Bill Pay, au lieu du montant converti d’environ 40 USD. Examinez attentivement les factures internationales et assurez-vous que vous payez le montant correct en dollars américains (USD).

Lorsque vous ou votre fournisseur envoyez une facture à cette adresse en y joignant le fichier de facture, la facture s’affiche ensuite dans votre compte Shopify Bill Pay, dans votre interface administrateur Shopify, avec toutes les informations de la facture renseignées, ou parfois une partie seulement. Le fichier de facture joint doit être au format PNG, JPG, PDF ou GIF et ne doit pas dépasser la taille maximale de 10 Mo.

L’ajout de factures par e-mail peut être un moyen rapide de renseigner votre compte Shopify Bill Pay avec les factures que vous devez payer. Vous pouvez employer les méthodes suivantes :

• Communiquer à vos fournisseurs votre adresse e-mail Shopify Bill Pay afin qu’ils y envoient directement des factures.
• Envoyer des e-mails contenant des factures jointes à votre adresse e-mail Shopify Bill Pay.
• Effectuer une capture d’écran ou prendre une photo de votre facture et la joindre à un e-mail que vous envoyez à votre adresse e-mail Shopify Bill Pay.

Ajout de factures par QuickBooks Online

Vous pouvez connecter votre compte QuickBooks Online afin que les factures de votre compte QuickBooks soient automatiquement ajoutées à votre compte Shopify Bill Pay. La synchronisation avec QuickBooks synchronise également votre liste de fournisseurs, et un profil de fournisseur est créé dans votre facture Shopify Bill Pay pour chaque fournisseur qui a une facture impayée.

Attention

Lorsqu’une facture contenant une devise autre que le dollar américain (USD) est synchronisée depuis votre compte QuickBooks Online, le montant n’est pas converti et affiche la valeur numérique comme s’il était en dollars américains (USD). Par exemple, si une facture est de 1 000 000 VND, elle affiche 1 000 000 USD sur votre compte Shopify Bill Pay, au lieu du montant converti d’environ 40 USD. Examinez attentivement les factures internationales et assurez-vous que vous payez le montant correct en dollars américains (USD).

Une fois votre compte connecté, les factures des 60 derniers jours sont synchronisées en quelques minutes. Par la suite, une synchronisation a lieu toutes les 2 heures pour amener les nouvelles factures.

Ajouter des factures via Gmail

Vous pouvez connecter votre compte Gmail de façon à ce que les factures qui se trouvent dans votre boîte de réception Gmail soient automatiquement ajoutées à votre compte Shopify Bill Pay.

Une fois connectée, l’application Shopify Bill Pay scanne régulièrement votre boîte de réception Gmail pour voir si des fournisseurs ont envoyé des factures contenant des fichiers en pièce jointe. Shopify Bill Pay n’importe ou n’a accès à aucun autre élément de votre boîte de réception.

Ajouter des factures via Stocky

Si vous utilisez l’application Stocky pour gérer les stocks de votre boutique, vous pouvez connecter Stocky à Shopify Bill Pay pour convertir vos bons de commande Stocky ouverts en factures dans Shopify Bill Pay.

Avant d’ajouter des factures par le biais de Stocky, vérifiez que vous avez connecté Stocky à Shopify Bill Pay au moyen de votre clé d’accès à l’API Stocky.

Lorsque vous créez des factures à partir de bons de commande Stocky, les informations suivantes se synchronisent avec les factures qui en résultent :

• Montant total en $
• Nom du fournisseur
• Date d’échéance
• N° de bon de commande

Les factures ajoutées par le biais de Stocky s’affichent dans votre boîte de réception Bill Pay avec le statut Unpaid (Impayé), et le nom de Stocky est indiqué comme point d’origine.

Étapes :

1. Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Finances > Bill Pay.
2. Cliquez sur Create bills from Stocky (Créer des factures depuis Stocky).
3. Sélectionnez les bons de commande que vous souhaitez convertir en factures, puis cliquez sur Create bills (Créer des factures).

Payer une facture

La première fois que vous payez un fournisseur par le biais de Shopify Bill Pay, les préférences de paiement que vous choisissez sont stockées pour la prochaine fois que vous payez ce fournisseur. Vous pouvez modifier ces préférences à chaque fois.

Si le fournisseur que vous payez n’a pas déjà un profil de fournisseur sur votre compte Shopify Bill Pay, un profil est créé automatiquement après avoir ajouté les détails du fournisseur de la facture.

Les options et les étapes de paiement d’une facture nationale sont différentes de celles d’une facture internationale.

Payer une facture nationale

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, cliquez sur Finances > Bill Pay.

2. Accédez à la configuration du paiement de la facture :

   • Si le fournisseur a envoyé la facture par e-mail à votre adresse Shopify Bill Pay, que la facture a été synchronisée via QuickBooks ou que vous avez déjà ajouté la facture, cliquez sur la facture.
   • Si vous paramétrez le paiement de la facture manuellement, cliquez sur Ajouter la facture.

3. Ajoutez ou examinez les détails de paiement de la facture :

   • Si tous les détails de la facture ou certains d’entre eux ont déjà été renseignés, examinez-les et saisissez les informations manquantes.
   • Si vous programmez le paiement de la facture manuellement, ajoutez les détails de paiement :
     • Pour mettre en ligne un fichier de facture, cliquez sur Ajouter un fichier. Le fichier doit être au format PDF ou JPG.
     • Pour saisir manuellement les informations de la facture, cliquez sur Ajouter des informations manuellement.

4. Cliquez sur Continuer.

5. Sélectionnez le moyen de paiement de la facture. Vous pouvez également sélectionner Ajouter un moyen de paiement dans le menu déroulant pour configurer un nouveau moyen.

6. Sélectionnez le mode de livraison du fournisseur pour le paiement. Si vous n’avez pas payé ce fournisseur avant d’utiliser Shopify Bill Pay, vous devrez peut-être saisir des informations supplémentaires sur le mode de livraison, telles qu’un numéro de routage et de compte si vous payez le fournisseur par le biais d’un transfert bancaire.

   • Pour que le fournisseur reçoive un transfert bancaire, sélectionnez Transfert bancaire ACH.
   • Pour que le fournisseur reçoive un chèque par la poste, cliquez sur Chèque papier. Si c’est la première fois que vous envoyez un chèque à ce fournisseur, vous êtes invité(e) à saisir son adresse de livraison. Si vous devez modifier l’adresse de livraison, cliquez sur Modifier. Vérifiez ce qui s’affiche sur le chèque.
   • Pour laisser le fournisseur décider comment il reçoit le paiement, cliquez sur Demander au fournisseur de choisir (fournisseurs américains uniquement). Un e-mail est envoyé au fournisseur pour configurer son mode de livraison. Le lien dans l’e-mail est valide pendant 7 jours.

7. Dans Date de la déduction, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que le paiement soit retiré de votre moyen de paiement.

8. Si vous avez sélectionné le transfert bancaire ACH, sélectionnez le délai de livraison.

9. Cliquez sur Programmer le paiement.

Payer une facture internationale

Les factures internationales doivent être payées au moyen d’un virement bancaire ou de votre compte Shopify Balance. Vous ne pouvez pas payer de facture internationale avec une carte de crédit ou de débit. Votre fournisseur est ensuite payé par le biais d’un virement bancaire international. Vous aurez besoin du numéro SWIFT ou IBAN de votre fournisseur.

Attention

Lorsqu’une facture contenant une devise autre que le dollar américain (USD) est envoyé par e-mail à votre compte Shopify Bill Pay ou synchronisé via QuickBooks Online, le montant n’est pas converti et affiche la valeur numérique comme s’il était en dollars américains (USD). Par exemple, si une facture est de 1 000 000 VND, elle affiche 1 000 000 USD sur votre compte Shopify Bill Pay, au lieu du montant converti d’environ 40 USD. Examinez attentivement les factures internationales et assurez-vous que vous payez le montant correct en dollars américains (USD).

Si c’est la première fois que vous payez une facture internationale, vous devez saisir des informations supplémentaires sur votre entreprise au cours du processus de paiement, telles que les informations fiscales de votre entreprise et les informations personnelles de tous les propriétaires d’entreprises qui possèdent au moins 25 % de l’entreprise ou des décisionnaires clés de l’entreprise.

Étapes :

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, cliquez sur Finances > Bill Pay.

2. Accédez à la configuration du paiement de la facture :

   • Si le fournisseur a envoyé la facture par e-mail à votre adresse Shopify Bill Pay, que la facture a été synchronisée via QuickBooks ou que vous avez déjà ajouté la facture, cliquez sur la facture.
   • Si vous paramétrez le paiement de la facture manuellement, cliquez sur Ajouter la facture.

3. Ajoutez ou examinez les détails de paiement de la facture :

   • Si tous les détails de la facture ou certains d’entre eux ont déjà été renseignés, examinez-les et saisissez les informations manquantes.
   • Si vous programmez le paiement de la facture manuellement, ajoutez les détails de paiement :
     • Pour mettre en ligne un fichier de facture, cliquez sur Ajouter un fichier. Le fichier doit être au format PDF ou JPG.
     • Pour saisir manuellement les informations de la facture, cliquez sur Ajouter des informations manuellement.

4. Cliquez sur Continuer.

5. Sélectionnez votre moyen de paiement pour la facture.

6. Sélectionnez Transfert international comme mode de livraison.

7. Si c’est la première fois que vous payez ce fournisseur, saisissez ses détails de paiement, puis cliquez sur Continuer.

8. Sélectionnez l’objet du paiement dans le menu déroulant. Si vous sélectionnez Autre, saisissez une description.

9. Cliquez sur Continuer.

10. Dans Date de la déduction, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que le paiement soit retiré de votre moyen de paiement.

11. Cliquez sur Programmer le paiement.