Suivi de caisse

Un suivi de caisse est une période de temps pendant laquelle des transactions ont lieu dans votre boutique. Vous utilisez les suivis de caisse pour équilibrer votre tiroir-caisse régulièrement et tenir vos employés responsables de l'argent qui passe entre leurs mains.

Chaque iPad affiche uniquement ses propres suivis de caisse, et pas ceux des autres iPads. Si vous supprimez et réinstallez l'application Shopify PDV ou que vous passez à un iPad plus récent, vous perdrez les données de suivi de caisse enregistrées dans l'appareil.

L'écran Register (Caisse)

L'écran Sales register (Suivi des ventes) vous permet de créer des suivis de caisse et de suivre la caisse de votre boutique. Vous pouvez suivre le total de vos ventes et remboursements quotidiens pour chaque moyen de paiement, ainsi que tout l'argent dans votre tiroir-caisse.

Pour ouvrir l'écran Suivi des ventes de l'application Shopify PDV sur votre iPad, appuyez sur Boutique, puis sur Suivi des ventes :

Écran des suivis de caisse — Shopify PDV pour iPad

Paramètres de la caisse enregistreuse

Si vous utilisez Shopify PDV avec le forfait Shopify ou un forfait supérieur, vous pouvez définir vos préférences de caisse sur l'écran des paramètres Register (Caisse).

Étapes :

  1. À partir de Shopify PDV, appuyez sur Store (Boutique), puis sur Sales register (Suivi des ventes).

  2. Appuyez sur Paramètres :

    Bouton des paramètres de l'écran Register (Caisse) : Shopify PDV pour iPad

  3. Appuyez sur les boutons bascule pour activer ou désactiver les options suivantes :

- Activer le suivi des ventes

Cette fonctionnalité vous permet de vérifier vos recettes de manière régulière. Utilisez-la pour suivre le total des ventes pour chaque type de paiement et vérifier les espèces dans votre tiroir-caisse.

- Suivre les espèces

Cette fonctionnalité vous permet de suivre votre fonds de caisse pour chaque équipe. Vous ne verrez pas cette option si l'option Enable sales register (Activer le suivi des ventes) est désactivée.

Gérez vos ventes quotidiennes

Vous pouvez créer un suivi de caisse Shopify PDV de deux manières :

  • Manuellement, si vous souhaitez spécifier le fonds de caisse initial pour le suivi de caisse

  • Automatiquement, si vous souhaitez que Shopify utilise la somme d'argent attendue dans le tiroir-caisse comme fonds pour le prochain suivi de caisse.

Ouvrir un suivi de caisse manuellement

Si vous créez manuellement un nouveau suivi de caisse, vous aurez la possibilité de saisir une valeur pour votre fonds de caisse. Le fonds de caisse est la somme d'argent initialement fournie dans la caisse enregistreuse pour que les employés puissent faire de la monnaie pour les paiements en espèces.

Étapes :

  1. Sur votre iPad, allez à l'écran Register (Caisse) de l'application Shopify PDV.

  2. Appuyez sur le bouton + :

    Bouton et écran Register (Caisse) - Shopify PDV pour iPad

  3. La boîte de dialogue Open Shift (Ouvrir un suivi) s'ouvre. Si le suivi des espèces est activé dans les paramètres de votre caisse, vous pouvez saisir le montant de votre fonds de caisse :

    Boîte de dialogue Ouvrir un suivi — Shopify PDV pour iPad

  4. Facultatif : saisissez un commentaire.

  5. Appuyez sur Done (Terminé). Le suivi de caisse reste ouvert jusqu'à ce que vous le fermiezmanuellement.

Ouverture automatique des suivis de caisse

Si vous avez fermé un suivi de caisse et que vous n'en ouvrez pas un autre avant de traiter la commande suivante, Shopify en ouvre automatiquement un nouveau.

Suivis automatiques sans suivi des espèces

Si le suivi des espèces n'est pas activé dans vos paramètres de caisse, ce message s'affichera à la fin de la première transaction de la nouvelle équipe travaillant en caisse :

Message créé par le suivi de caisse (suivi des espèces désactivé) : Shopify PDV pour iPad

Suivis automatiques avec suivi des espèces activé

Si le suivi des espèces est activé dans vos paramètres de caisse, le solde en espèces calculé à la fermeture du suivi de caisse précédent est utilisé comme fonds de caisse (ou montant d'ouverture). S'il s'agit du premier suivi de caisse de votre boutique, le fonds de caisse est configuré sur 0 $.

Le message que vous voyez ressemblera à ceci :

Message créé par l'équipe travaillant en caisse (suivi des espèces activé) — Shopify PDV pour iPad

Si vous n'acceptez pas les paiements en espèces

Si vous n'acceptez pas les paiements en espèces, vous pouvez désactiver le suivi des espèces dans vos paramètres de caisse. Cela signifie que vous n’aurez pas à fournir de fonds de caisse lors d’un suivi de caisse. Votre équipe travaillant en caisse continuera à suivre toutes les ventes réalisées avec d'autres moyens de paiement, à condition que vous ayez activé l'option Open and close shifts (Ouvrir et fermer les suivis) dans vos paramètres de caisse.

Afficher les détails d'un suivi de caisse

Depuis votre écran Sales register (Suivi des ventes), vous pouvez appuyer sur n’importe quel suivi de caisse pour afficher :

  • l'historique du suivi de caisse
  • des informations détaillées sur les ventes pour chaque type de paiement.

Afficher l'historique d'un suivi de caisse

Vous pouvez voir un résumé de l'activité d'un suivi de caisse.

Étapes :

  1. Sur votre iPad, allez à l'écran Register (Caisse) de l'application Shopify PDV.

  2. Appuyez sur le suivi de caisse dont vous souhaitez afficher l'historique.

Les informations varient légèrement selon que :

Les informations suivantes sont toujours affichées :

  • la date du suivi
  • le total des ventes pour cette équipe
  • le nom du membre de l'employé qui a commencé le suivi
  • le montant initial du fonds (si le suivi des espèces est activé dans vos paramètres de caisse)
  • tous les ajustements apportés par les employés à la somme d’argent dans le tiroir (par exemple, s’ils ont utilisé une partie de leur propre argent pour faire de la monnaie).

Écran de détails de suivi de caisse : Shopify PDV pour iPad

Si le suivi de caisse affiché est fermé, vous verrez le nom de l'employé qui l'a fermé.

Si un suivi de caisse était activé dans vos paramètres de suivi avant sa fermeture, vous verrez également :

  • l'argent compté à la fin du suivi (tant que vous l'avez saisi lorsque vous avez fermé le suivi
  • le montant d'argent dans le tiroir prévu lors de la fermeture du suivi
  • l'argent restant dans le fonds après avoir effectué le solde final du tiroir-caisse (généralement lorsque vous retirez les recettes du jour).

Afficher les informations des ventes détaillées pour un suivi de caisse

Vous pouvez afficher des informations sur les ventes réalisées par une équipe travaillant en caisse en fonction du moyen de paiement.

Étapes :

  1. Sur votre iPad, allez à l'écran Sales register (Suivi des ventes) l'application Shopify PDV.

  2. Appuyez sur le suivi de caisse dont vous souhaitez afficher les détails.

  3. Appuyez sur View Details (Afficher les détails) :

    Bouton Afficher les détails d'un suivi de caisse - Shopify PDV pour iPad

    Cet affichage présente un résumé des ventes, des remboursements et des recettes nettes pour chaque type de paiement (y compris les terminaux de paiement externes) :

    Détails du suivi de caisse

Ajuster le fonds de caisse

Un ajustement du fonds de caisse implique l'ajout ou le retrait d'espèces. Cela peut être nécessaire si, par exemple :

  • un employé ne peut pas rendre le bon montant avec l'argent actuellement dans le tiroir
  • l'argent dans le tiroir a dépassé votre limite préférée (certaines sociétés imposent une limite pour prévenir le vol ou une erreur de calcul à la fermeture)
  • un employés doit retirer temporairement des espèces de la caisse.

Si vous suivez les espèces dans votre caisse, vous devez enregistrer tous les ajustements effectués, même les plus minimes.

Étapes :

  1. Sur votre iPad, allez à l'écran Sales register (Suivi des ventes) l'application Shopify PDV.

  2. Assurez-vous que vous visualisez le suivi de caisse actuellement ouvert.

  3. Appuyez sur Make adjustment (Effectuer un ajustement)

  4. Appuyez sur Add (Ajouter) ou Remove (Supprimer), selon le type de transaction que vous souhaitez effectuer.

  5. Saisissez le montant ajouté ou retiré.

  6. Saisissez un commentaire, si nécessaire.

  7. Appuyez sur Done.

Les ajustements apportés à une caisse apparaissent dans l'historique de la caisse à l'écran principal Sales register (Suivi des ventes) :

Écran de détails de suivi de caisse : Shopify PDV pour iPad

Fermer un suivi de caisse

Pour équilibrer précisément votre tiroir-caisse, vous devez fermer les suivis de caisse à intervalles réguliers (par exemple, à la fin de chaque journée ou à la fin du service d'un employé).

Lorsque vous fermez un suivi de caisse, les informations suivantes sont ajoutées à l'historique du suivi de caisse :

  • les espèces comptées à la fin du suivi
  • la valeur prévue en espèces dans le tiroir, calculée en fonction de toutes les transactions en espèces qui ont eu lieu au cours du suivi, et qui prend en compte le fonds de caisse initial ainsi que les ajustements effectués pendant que le suivi était ouvert
  • les espèces restant dans le fonds après avoir effectué le solde final du tiroir-caisse (généralement lorsque vous retirez les recettes du jour).

Le montant d'argent dans le tiroir-caisse et le solde attendu doivent être les mêmes.

Étapes :

  1. Sur votre iPad, allez à l'écran Sales register (Suivi des ventes) l'application Shopify PDV.

  2. Assurez-vous que vous visualisez le suivi de caisse actuellement ouvert.

  3. Appuyez sur Close shift (Fermer le suivi). Si le registre a été ouvert longtemps (de quelques jours à plusieurs semaines), sa fermeture peut prendre plusieurs secondes.

    S'il ne se ferme pas après 10 secondes, sous Store (Boutique) > Sales register (Suivi des ventes) > Settings (Paramètres), activez et désactivez l'option Enable sales register (Activer le suivi des ventes) pour fermer le suivi de caisse.

  4. Si l'option Cash Tracking (Suivi des espèces) est activée sous Register Settings (Paramètres de caisse), un champ Cash counted (Compte des espèces) apparaît dans la boîte de dialogue Close Shift (Fermer le suivi). Comptez les espèces dans le tiroir, puis saisissez le montant ici (Shopify PDV vous indique combien il devrait y avoir au-dessus du champ Cash counted (Compte des espèces) :

    Boîte de dialogue Close Shift (Fermer le suivi) - Shopify PDV pour iPad

  5. Facultatif : saisissez un commentaire.

  6. Appuyez sur Done.

  7. Si le suivi des espèces est activé dans vos paramètres de caisse, une boîte de dialogue Ajustement final s'affiche :

    Dialogue d'ajustement final — Shopify PDV pour iPad

La valeur suggérée dans le champ Amount removed (Montant retiré) correspond au montant net prélevé lors du suivi de caisse. Vous pouvez saisir n'importe quelle valeur dans ce champ, mais elle doit correspondre au montant en espèces que vous retirez de la caisse. Le montant restant dans le tiroir-caisse sera utilisé comme fonds pour la prochaine équipe travaillant en caisse, à moins que vous ne le définissiez manuellement.

Si le montant compté ne correspond pas au montant d'espèces prévu, vous pouvez rapprocher la caisse en ajustant le montant à ajouter ou à retirer.

  1. Appuyez sur Done.

  2. Si une imprimante de reçus est connectée à votre caisse, vous pouvez appuyer sur Print (Imprimer) pour imprimer le récapitulatif de votre caisse. Le récapitulatif de votre caisse répertorie vos ventes, vos remboursements et l'activité de votre caisse tout au long du suivi de caisse.

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