Aggiunta e pagamento delle fatture tramite Bill Pay di Shopify

Bill Pay di Shopify supporta i pagamenti di fatture nazionali e internazionali. La prima volta che configuri un pagamento con un fornitore, aggiungi i dettagli del fornitore e il metodo di pagamento preferito. Al prossimo pagamento di una fattura da parte di quel fornitore, le informazioni e le preferenze di pagamento verranno salvate per velocizzare la procedura.

Requisiti e considerazioni sulle fatture

Bill Pay di Shopify ti consente di pagare fatture nazionali e internazionali, con alcune eccezioni. Esamina le seguenti restrizioni:

• Tutte le fatture devono essere in USD.
• Le fatture per, da o all'interno del Porto Rico sono considerate pagamenti di fatture nazionali.
• Le attività commerciali con sede in Texas o Vermont non possono effettuare pagamenti di fatture internazionali.
• I pagamenti internazionali verso determinati paesi non sono supportati. Controlla l'elenco completo dei paesi supportati.
• American Express ha delle restrizioni sulle fatture che puoi pagare con le relative carte di credito, a seconda del settore del tuo fornitore. Controlla quali settori sono consentiti da American Express.

Per aiutarti a pagare le fatture in modo rapido, esamina le seguenti considerazioni:

• Collega e verifica il tuo conto bancario prima di pagare una fattura tramite un bonifico bancario. È possibile aggiungere il conto bancario durante la procedura di pagamento della fattura, ma potrebbero verificarsi ritardi.
• I pagamenti di fatture superiori a determinati valori possono essere trattenuti per la verifica. Per accelerare la procedura di verifica, aggiungi un'immagine della fattura durante il processo di pagamento.

Aggiunta di fatture a Bill Pay di Shopify

Le fatture possono essere aggiunte a Shopify Bill Pay nei seguenti modi:

• manualmente tramite il pannello di controllo Shopify;
• utilizzando un indirizzo email di Bill Pay;
• importandole dall'app Stocky;
• sincronizzando un account QuickBooks Online o un account Gmail.

Aggiunta manuale di una fattura

Puoi aggiungere manualmente una fattura al tuo account Bill Pay di Shopify e pagarla in seguito. Se desideri aggiungere e pagare la fattura manualmente in un unico passaggio, consulta la sezione Pagamento di una fattura nazionale o Pagamento di una fattura internazionale.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify clicca su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca su Add bill (Aggiungi fattura).

3. Aggiungi i dettagli di pagamento:

   • Per caricare un file della fattura clicca su Add file (Aggiungi file). Il file deve essere PDF o JPG.
   • Per inserire manualmente i dettagli della fattura, clicca su Add details manually (Aggiungi dettagli manualmente).

4. Clicca su Save and pay later (Salva e paga dopo).

Aggiunta di una fattura via email

Il tuo account Bill Pay di Shopify è dotato di un indirizzo email univoco a cui tu o i tuoi fornitori potete inviare fatture. Se non sono presenti fatture nell'account Bill Pay di Shopify, l'email univoca verrà visualizzata nella homepage di Bill Pay di Shopify. Se sono presenti fatture, l'indirizzo email viene visualizzato sopra l'area delle fatture nella homepage.

Attenzione

Quando una fattura contenente una valuta diversa da USD viene inviata via email al tuo account Bill Pay di Shopify, l'importo non viene convertito e viene visualizzato il valore numerico come se fosse in USD. Ad esempio, se una fattura ha un importo di 1.000.000 VND, nel tuo account Bill Pay di Shopify verrà visualizzato come 1.000.000 USD anziché come importo convertito di circa 40 USD. Controlla attentamente le fatture internazionali e assicurati di pagare l'importo corretto in USD.

Quando tu o il tuo fornitore inviate e allegate una fattura a questo indirizzo, questa viene visualizzata nel tuo account Bill Pay di Shopify nel pannello di controllo Shopify, con tutte o alcune delle relative informazioni compilate. La fattura allegata deve essere un file PNG, JPG, PDF o GIF e può avere una dimensione massima di 10 MB.

L'aggiunta di fatture via email può essere un modo veloce per inserire nel tuo account Bill Pay di Shopify le fatture da pagare. Valuta la possibilità di utilizzare alcuni dei seguenti metodi:

• Fai conoscere ai fornitori il tuo indirizzo email Bill Pay di Shopify in modo che possano inviarvi direttamente le fatture.
• Inoltra le email contenenti fatture allegate all'indirizzo email di Bill Pay di Shopify.
• Cattura una schermata o scatta una foto della fattura e allegala a un'email inviata all'indirizzo email di Bill Pay di Shopify.

Aggiunta di fatture tramite QuickBooks Online

Puoi collegare il tuo account QuickBooks Online in modo che le fatture del'account QuickBooks siano aggiunte automaticamente al tuo account Bill Pay di Shopify. La sincronizzazione con QuickBooks sincronizza anche l'elenco dei fornitori e viene creato un profilo fornitore nel tuo account Bill Pay di Shopify per ogni fornitore che ha una fattura non pagata.

Attenzione

Quando una fattura contenente una valuta diversa da USD viene sincronizzata dal tuo account QuickBooks Online, l'importo non viene convertito e viene visualizzato il valore numerico come se fosse in USD. Ad esempio, se una fattura ha un importo di 1.000.000 VND, nel tuo account Bill Pay di Shopify verrà visualizzato come 1.000.000 USD anziché come importo convertito di circa 40 USD. Controlla attentamente le fatture internazionali e assicurati di pagare l'importo corretto in USD.

Dopo aver connesso l'account, le fatture degli ultimi 60 giorni vengono sincronizzate entro qualche minuto. In seguito, viene eseguita una sincronizzazione ogni 2 ore per visualizzare eventuali nuove fatture.

Aggiunta di fatture tramite Gmail

Puoi collegare il tuo account Gmail in modo che le fatture della casella di posta di Google siano aggiunte automaticamente al tuo account Shopify Bill Pay.

Dopo aver effettuato il collegamento, Shopify Bill Pay ricerca regolarmente nella tua casella di posta di Gmail le fatture inviate dai venditori con file allegati. Shopify Bill Pay non importa gli altri elementi nella tua casella di posta e non vi ha accesso.

Aggiunta di fatture tramite Stocky

Se utilizzi l'app Stocky per gestire le scorte del tuo negozio, puoi collegare Stocky a Shopify Bill Pay per trasformare gli ordini d'acquisto aperti di Stocky in fatture su Shopify Bill Pay.

Prima di aggiungere fatture tramite Stocky, assicurati di aver collegato Stocky a Shopify Bill Pay utilizzando la tua chiave di accesso API di Stocky.

Quando crei fatture da ordini d'acquisto Stocky, le seguenti informazioni si sincronizzano con le fatture che ne risultano:

• Importo totale in USD
• Nome del fornitore
• Data di scadenza
• Numero ordine d'acquisto

Le fatture aggiunte tramite Stocky vengono visualizzate nella casella di posta di Bill Pay come Unpaid (Non pagate) e con Stocky indicato come origine.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca su Create bills from Stocky (Crea fatture da Stocky).
3. Seleziona gli ordini d'acquisto che vuoi convertire in fatture, quindi clicca su Create bills (Crea fatture).

Pagamento di una fattura

La prima volta che paghi un fornitore tramite Bill Pay di Shopify, le preferenze di pagamento che scegli vengono memorizzate per il prossimo pagamento allo stesso fornitore. Puoi modificare queste preferenze ogni volta.

Se il fornitore che paghi non ha ancora un profilo fornitore nel tuo account Bill Pay di Shopify, ne viene creato uno automaticamente dopo aver aggiunto i dettagli fornitore della fattura.

I pagamenti di fatture nazionali o internazionali hanno opzioni e passaggi diversi.

Pagamento di una fattura nazionale

1. Dal pannello di controllo Shopify clicca su Contabilità > Bill Pay.

2. Accedi alla configurazione del pagamento della fattura:

   • Se la fattura è stata inviata dal fornitore via email all'indirizzo email di Bill Pay di Shopify, è stata sincronizzata tramite QuickBooks o è stata aggiunta in precedenza, clicca sulla fattura.
   • Se stai configurando il pagamento della fattura manualmente, clicca su Add bill (Aggiungi fattura).

3. Aggiungi o verifica i dettagli di pagamento della fattura:

   • Se tutti o alcuni dettagli della fattura sono già stati compilati, controllali e inserisci le informazioni mancanti.
   • Se stai configurando il pagamento della fattura manualmente, aggiungi i dettagli di pagamento:
     • Per caricare un file della fattura clicca su Add file (Aggiungi file). Il file deve essere PDF o JPG.
     • Per inserire manualmente i dettagli della fattura, clicca su Add details manually (Aggiungi dettagli manualmente).

4. Clicca su Continua.

5. Seleziona il metodo di pagamento per la fattura. Puoi anche selezionare Add payment method (Aggiungi metodo di pagamento) dal menu a discesa per configurare un nuovo metodo.

6. Seleziona il metodo di consegna del fornitore per il pagamento. Se non hai pagato questo fornitore prima di utilizzare Bill Pay di Shopify, potresti dover inserire dettagli aggiuntivi sul metodo di consegna, ad esempio numero di routing e numero di conto se paghi il fornitore tramite bonifico bancario.

   • Per fare in modo che il fornitore riceva un bonifico bancario, seleziona ACH bank transfer (Bonifico bancario ACH).
   • Per fare in modo che il fornitore riceva un assegno per posta, clicca su Paper check (Assegno cartaceo). Se è la prima volta che invii un assegno a questo fornitore, ti viene richiesto di inserire il suo indirizzo di consegna. Se devi modificare l'indirizzo di consegna, clicca su Edit (Modifica). Controlla ciò che viene visualizzato sull'assegno.
   • Per consentire al fornitore di decidere come ricevere il pagamento, clicca su Ask vendor to choose (US vendors only) (Chiedi al fornitore di scegliere [solo per i fornitori negli Stati Uniti]). Verrà inviata un'email al fornitore per impostare il metodo di consegna. Il link all'interno dell'email è valido per 7 giorni.

7. In Deduction date (Data detrazione), seleziona la data in cui desideri che il pagamento sia prelevato dal tuo metodo di pagamento.

8. Se hai selezionato il bonifico bancario ACH, seleziona la velocità di consegna.

9. Clicca su Schedule payment (Pianifica pagamento).

Pagamento di una fattura internazionale

Le fatture internazionali devono essere pagate utilizzando un bonifico bancario o il tuo conto Shopify Balance: non puoi pagare una fattura internazionale utilizzando una carta di credito o di debito. Il fornitore viene quindi pagato tramite un bonifico bancario internazionale. È necessario il numero SWIFT o IBAN del fornitore.

Attenzione

Quando una fattura contenente una valuta diversa da USD viene inviata via email al tuo account Bill Pay di Shopify o sincronizzata con QuickBooks Online, l'importo non viene convertito e viene visualizzato il valore numerico come se fosse in USD. Ad esempio, se una fattura ha un importo di 1.000.000 VND, nel tuo account Bill Pay di Shopify verrà visualizzato come 1.000.000 USD anziché come importo convertito di circa 40 USD. Controlla attentamente le fatture internazionali e assicurati di pagare l'importo corretto in USD.

Se è la prima volta che paghi una fattura internazionale, devi inserire informazioni aggiuntive sulla tua attività commerciale durante il processo di pagamento, come i dati fiscali e i dati personali di tutti i titolari di attività commerciali che detengono il 25% o più dell'azienda o quelli che sono responsabili decisionali chiave dell'attività.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify clicca su Contabilità > Bill Pay.

2. Accedi alla configurazione del pagamento della fattura:

   • Se la fattura è stata inviata dal fornitore via email all'indirizzo email di Bill Pay di Shopify, è stata sincronizzata tramite QuickBooks o è stata aggiunta in precedenza, clicca sulla fattura.
   • Se stai configurando il pagamento della fattura manualmente, clicca su Add bill (Aggiungi fattura).

3. Aggiungi o verifica i dettagli di pagamento della fattura:

   • Se tutti o alcuni dettagli della fattura sono già stati compilati, controllali e inserisci le informazioni mancanti.
   • Se stai configurando il pagamento della fattura manualmente, aggiungi i dettagli di pagamento:
     • Per caricare un file della fattura clicca su Add file (Aggiungi file). Il file deve essere PDF o JPG.
     • Per inserire manualmente i dettagli della fattura, clicca su Add details manually (Aggiungi dettagli manualmente).

4. Clicca su Continua.

5. Seleziona il metodo di pagamento per la fattura.

6. Seleziona International wire (Bonifico internazionale) come metodo di consegna.

7. Se è la prima volta che paghi questo fornitore, inserisci i dettagli di pagamento e clicca su Continue (Continua).

8. Seleziona lo scopo del pagamento dal menu a discesa. Se selezioni Other (Altro), devi inserire una descrizione.

9. Clicca su Continua.

10. In Deduction date (Data detrazione), seleziona la data in cui desideri che il pagamento sia prelevato dal tuo metodo di pagamento.

11. Clicca su Schedule payment (Pianifica pagamento).