Administrere fakturaer med Shopify Bill Pay

Når du har lagt til fakturaer, kan du administrere alle fakturaer direkte i Shopify Bill Pay-kontoen. I Shopify Bill Pay kan du holde oversikt over, endre og håndtere ulike ting ved fakturaer.

Forstå fakturastatuser

I Shopify Bill Pay er hver faktura tilordnet en status, som indikerer den gjeldende tilstanden. Under ser du en oversikt over hver status, og hva det betyr for deg:

En liste over mulige statuser en faktura kan ha, og en beskrivelse av statusen

Status	Beskrivelse
Betalt	Fakturaen er fullt betalt, og du trenger ikke gjøre noe mer.
Ubetalt	Fakturaen er ikke fullt betalt ennå.
Forfalt	Betalingen er ikke gjennomført, og forfallsdatoen har passert.
Venter på bekreftelse	Betaling gjennom en bankkonto er valgt, men bekreftelsen av bankkontoen er ikke fullført.
Venter på selger	Venter på at selgeren skal velge sin ønskede betalingsmåte.
Planlagt	Betaling for fakturaen er planlagt, men ikke behandlet ennå.
Pågår	Betalingen er trukket, og er under behandling.
Betaling mislyktes	Betalingsforsøket mislyktes. Finn ut hvorfor dette kan skje, og hvordan du løser det.

Sortering, filtrering og søk etter fakturaer

Effektiv håndtering av fakturaer kan spare deg for tid, og bidra til at det blir enklere å holde oversikt over økonomien. For å gjøre det enklere å organisere og finne fakturaene du har behov for, kan du sortere, filtrere og søke etter fakturaer i Shopify Bill Pay.

Sorter fakturaer

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Klikk på sorteringsknappen.
3. Velg sorteringskriterier, og hvorvidt du vil sortere i stigende eller synkende rekkefølge.

Filtrer fakturaer

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Klikk på knappen for søk og filtrering.
3. Klikk på Legg til filter, og velg kriteriene du ønsker å filtrere etter.
4. Velg den spesifikke verdien du vil filtrere etter.

Søk etter en faktura

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Klikk på knappen for søk og filtrering.
3. Angi søkeordet, og trykk på Enter-tasten.

Planlegge betalinger på nytt og kansellere betalinger

Noen ganger kan planer endre seg, og det kan hende du må planlegge en betaling på nytt eller kansellere en betaling.

Planlegg en faktura på nytt

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Klikk på fakturaen.
3. Klikk på Rediger betaling.
4. Velg en ny trekkdato i Leveringsdetaljer.
5. Klikk på Oppdater betaling.

Kanseller en planlagt betaling

Du kan bare kansellere en betaling før behandlingen har startet. Når behandlingen av en betaling har startet, er det ikke sikkert den kan kanselleres. Hvis du trenger hjelp etter at behandlingen av en betaling har startet, må du kontakte Shopifys brukerstøtte.

Trinn:

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Klikk på fakturaen du vil slette.
3. Klikk på Kanseller betaling under den siste betalingsaktiviteten, og klikk deretter på Kanseller betaling.

Merke fakturaer som betalt

Hvis en enkeltfaktura eller flere fakturaer er betalt med en annen betalingsmåte enn Bill Pay, kan du merke dem som betalt fra Shopify-administrator. Når du merker en faktura som betalt, flyttes fakturaen til fanen Betalt.

Merk en enkeltfaktura som betalt

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Klikk på fakturaen du vil merke som betalt i fanen Ubetalt.
3. Kontroller detaljene for fakturaen, og klikk på Fortsett.
4. Klikk på Merk som betalt.
5. Klikk på Merk som betalt for å bekrefte.

Hvis fakturaen er synkronisert fra QuickBooks, kan det hende betalingsdetaljene ikke medfølger. Du må velge bankkontoen fakturaen er betalt fra for å merke fakturaen som betalt.

Merke flere fakturaer som betalt

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Merk av for fakturaene du vil merke som betalt i fanen Ubetalt.
3. Klikk på Merk som betalt.
4. Klikk på Merk som betalt for å bekrefte.

Hvis fakturaene dine synkroniseres fra QuickBooks, kan det hende de ikke har tilhørende betalingsdetaljer. Du må velge bankkontoen fakturaene er betalt fra for å merke fakturaene som betalt.

Slette en faktura

Du kan fjerne en faktura helt fra oppføringene dine ved å slette den.

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Klikk på fakturaen.
3. Klikk på Slett faktura og deretter på Slett.

Eksporter data om betalingshistorikk

Du kan eksportere en betalingsrapport i form av en CSV-fil, som inneholder all informasjon om en behandlet betaling (planlagt, pågår, fullført eller mislykket) som er utført over et bestemt sett med datoer.

Når du genererer en rapport kan du velge inntil 12 måneder tilbake. Hvis du ønsker å inkludere planlagte betalinger, må du inkludere fremtidige datoer i rapporten.

Betalingsrapporten din inneholder følgende informasjon:

Tabell inkludert CSV-felter og beskrivelser for den eksporterbare betalingsrapporten fra Bill Pay.

Feltnavn	Beskrivelse
Betalings-ID	Den unike betalingsidentifikatoren.
Leverandørens firmanavn	Leverandørens navn.
Fakturanummer	Leverandørens faktura-ID, som angitt da fakturaen ble opprettet.
Betalingsbeløp (USD)	Betalingsbeløpet, i USD.
Innhentingsdato	Datoen betalingen først ble behandlet.
Leveringsdato	For ACH-bankoverføringer: datoen betalingen ble mottatt av selgeren. For sjekker: datoen sjekken ble sendt til selgeren.
Betalingsmåte	Tilgjengelige alternativer er: ACH-bankoverføring, debetkort eller kredittkort.
Merknad til deg selv	Eventuelle merknader registrert av brukeren.
Notat til selger	Eventuelle notater som er lagt inn til selgeren.
Betalingsstatus	Tilgjengelige alternativer er: Pågår: For betalinger som er levert med en ACH-bankoverføring, er pengene innhentet, men ikke levert ennå. For sjekker er sjekken sendt, men den er ikke overført ennå. Fullført: ACH-bankoverføringen er levert. Sjekken er overført. Midlene er overført til selgerens debetkort. Mislykket: Vi kunne ikke innhente eller levere.
Kontroller status	Relevant for betalinger som er gjort med sjekk. Tilgjengelige alternativer er: Ingen verdi (tom celle), Overført og Ikke overført.
Tilknyttet avgiftsbeløp (USD)	Det totale beløpet for tilhørende avgifter (som for eksempel avgifter for kredittkort eller raske betalinger).
Planlagt av	For- og etternavnet til brukeren som planla betalingen.
Godkjent av	For- og etternavnet til brukeren som godkjente betalingen (for betalinger som krever godkjenning).

Trinn:

1. Gå til Økonomi > Bill Pay fra Shopify-administrator.
2. Klikk på Flere handlinger > Administrer Bill Pay.
3. Klikk på Opprett rapport under Betalinger i seksjonen Rapporter.

4. Velg datointervallet i dialogboksen Eksporter betalingsrapport:

   • Velg De 30 seneste dagene for å eksportere data fra de 30 seneste dagene.
   • Velg Egendefinert dato for å velge et tilpasset datointervall for rapporten. For å inkludere planlagte betalinger må du velge fremtidige datoer. Du kan velge inntil 12 måneder tilbake.

5. Klikk på Eksporter betalinger.

Rapporten lastes ned til enheten din som en CSV-fil.