Innkjøpsordre

En innkjøpsordre viser produktene, prisene og antallet i en bestilling som en bedrift legger inn hos en leverandør.

Innkjøpsordre hjelper deg også med å spore detaljer, for eksempel innkommende lagerbeholdninger, lagerkostnader, betalingsbetingelser og estimerte ankomsttider. Sporing av denne informasjonen hjelper deg med å håndtere kundenes forventninger når det kommer til varetilgjengelighet, og styre beslutninger om å fylle på lageret og flytte lagerbeholdning mellom steder.

Opprett en innkjøpsordre

Når du oppretter en innkjøpsordre, kan du lagre den som et utkast for å jobbe med senere, eller merke den som Bestilt. Etter at du har merket en innkjøpsordre som Bestilt, oppdateres den innkommende lagerbeholdningen for hvert av produktene i innkjøpsordren.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
2. Klikk på Opprett innkjøpsordre.
3. Velg leverandør og destinasjon for innkjøpsordren. Hvis du må legge til en ny leverandør, kan du se Legge til en leverandør. Hvis du må legge til en lokalisasjon, kan du se Opprett og endre lokalisasjoner.
4. Angi eller velg produktene og variantene du vil bestille fra leverandøren i seksjonen Legg til produkter, og klikk deretter på Legg til.

5. For hvert produkt må du legge til følgende informasjon:

   • antall
   • leverandørens SKU (valgfritt)
   • individuell produktkostnad (valgfritt)
   • eventuelle skatteprosenter (valgfritt)

6. Valgfritt: Angi følgende i seksjonen Forsendelsesdetaljer:

   • en dato i feltet Estimert ankomst
   • Sporingsnummeret for forsendelsen
   • Transportøren. Transportøren velges automatisk basert på sporingsnummeret du angir, og kan justeres manuelt.

7. Valgfritt: Angi følgende detaljer i seksjonen Flere opplysninger:

   • et referansenummer
   • en merknad til leverandøren
   • eventuelle tagger til innkjøpsordren

8. Klikk på Lagre som utkast. Innkjøpsordren har nå status som utkast.

9. Klikk på Merk som bestilt for å indikere at innkjøpsordren er godkjent av leverandøren.

Legg til en leverandør

Når du har lagt til en leverandør, er de oppført i Velg leverandør-rullegardinmenyen.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
2. Klikk på Opprett innkjøpsordre.
3. I Leverandør-seksjonen klikker du på Velg leverandør-rullegardinmenyen.
4. Klikk Opprett ny leverandør.
5. Angi leverandørens detaljer og klikk på Lagre.

Rediger en leverandørs detaljer

Når du redigerer detaljene til en leverandør i en innkjøpsordre, oppdateres opplysningene om leverandøren i alle eksisterende innkjøpsordre.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
2. Klikk på Opprett innkjøpsordre eller klikk på navnet til en eksisterende innkjøpsordre.
3. I Leverandør-seksjonen klikker du på Velg leverandør-rullegardinmenyen og velger leverandøren.
4. Klikk på Vis detaljer.
5. Klikk på Rediger leverandørinformasjon.
6. Gjør endringer i leverandørens detaljer, og klikk på Lagre.
7. Hvis du opprettet en ny innkjøpsordre, kan du slette utkastet til innkjøpsordre.

Rediger en innkjøpsordre

Du kan når som helst redigere de fleste feltene i en innkjøpsordre, selv etter at den er markert som Bestilt. Du kan ikke slette et produkt fra en innkjøpsordre du allerede har mottatt lagerbeholdning for. Du kan ikke endre leverandør eller destinasjon etter at en innkjøpsordre er merket som Bestilt.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
3. Hvis du har merket innkjøpsordren som Bestilt, klikker du på Rediger.
4. Foreta endringene.
5. Klikk på Lagre.

Last ned en innkjøpsordre som en PDF

Du kan lagre innkjøpsordren som et PDF-dokument som kan sendes til leverandøren.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
3. I noen statuser eller enheter kan det hende du må klikke på Flere handlinger.
4. Klikk på Eksporter PDF.

Merk lagerbeholdning som mottatt

Når du mottar de fysiske produktene, kan du merke lagerbeholdningen som mottatt i Shopify-administrator. Dette oppdaterer de tilgjengelige lagernivåene basert på hva som ble mottatt. Du kan bare merke lagerbeholdning som mottatt etter at en innkjøpsordre er merket som Bestilt.

La oss si at du har 10 produkter som innkommende lagerbeholdning. Hvis du merker 5 som mottatt, blir de tilgjengelige lagerbeholdningen i butikken, og det vil fremdeles være 5 som innkommende lagerbeholdning.

Hvis du mottar skadede varer, kan du merke bestillingen som delvis mottatt ved å avvise den delen av leveransen som var skadede varer. Eventuell avvist lagerbeholdning fjernes fra den innkommende lagerbeholdningen.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
3. Klikk på Motta lagerbeholdning.
4. For hvert produkt angir du lagerbeholdningen som ble mottatt og ikke mottatt.
5. Klikk på Lagre.

Juster den mottatte lagerbeholdningen

Du kan justere den mottatte eller delvis mottatte lagerbeholdningen på en innkjøpsordre. La oss si at du har mottatt lagerbeholdning, men senere fant ut at to produkter aldri ble sendt. Du kan oppdatere lagerbeholdningen med et negativt tall, som justerer lagerbeholdningsnivåene og endrer status for innkjøpsordren til Delvis mottatt.

Hvis du for eksempel har mottatt 10 produkter, men oppdaget at ett manglet, angir du -1 i Godkjent-kolonnen for produktet.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
3. Klikk på Motta lagerbeholdning.
4. Ved siden av hvert produkt angir du antall varer du må justere i Godkjent- eller Avvist-kolonnen. Hvis du må redusere antall varer du har mottatt, angir du et negativt tall.
5. Klikk på Lagre.

Administrer innkjøpsbestillinger

Når du er ferdig med en innkjøpsordre, er det ulike handlinger du kan ta, avhengig av gjeldende status for bestillingen:

• Hvis innkjøpsordren er merket som Bestilt, kan du lukke bestillingen. Ved å lukke en innkjøpsordre før du har mottatt lagerbeholdningen, fjernes mengden av ikke-mottatte produkter fra innkommende lagerbeholdning.
• Hvis innkjøpsordren fortsatt er et utkast, kan du slette innkjøpsordren.

Slett en innkjøpsordre

Du kan slette en innkjøpsordre mens den fortsatt er et utkast. Hvis en innkjøpsordre er merket som Bestilt, må du lukke den i stedet.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre
2. Klikk på navnet til bestillingsordreutkastet.
3. Klikk på Slett.
4. Klikk på Slett innkjøpsordre i bekreftelsesdialogboksen.

Lukk en innkjøpsordre

Du kan lukke alle innkjøpsordre etter at de er merket som Bestilt. Hvis en innkjøpsordre fortsatt er et utkast, må du slette den i stedet.

Steg:

1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
3. Klikk Lukk.

Beregn lagerbeholdning

Hvis du lar Shopify spore lagerbeholdningen må du sikre at du forstår hvordan varer telles og spores når du mottar dem på en innkjøpsordre. Antall innkommende varer varierer basert på varene du har mottatt (uavhengig av om du merker dem som Godkjent eller Avvist).

Merk

Du finner antall innkommende varer for et produkt på produktets detaljside i seksjonen Lagerbeholdning (eller i seksjonen Varianter for produktvarianter).

La oss for eksempel si at du har en innkjøpsordre med 10 varer.

Hvis du bestilte 10 varer, mottok 7 av dem og markerte 4 som Godkjent og 3 som Avvist, vil det være 3 innkommende varer for produktet. Dette skjer fordi du har indikert at selv om 3 av varene du mottok ikke var i tilstanden du forventet (de 3 du merket som Avvist), har du mottatt 7 av varene som du bestilte.