Facturen beheren met Shopify Bill Pay

Nadat je facturen hebt toegevoegd, kun je ze rechtstreeks in het Shopify Bill Pay-account beheren. In Shopify Bill Pay kun je verschillende aspecten van je facturen volgen, wijzigen en afhandelen.

Inzicht in factuurstatussen

In Shopify Bill Pay krijgt elke factuur een status toegewezen die de huidige staat aangeeft. Hieronder volgt een overzicht van elke status en wat deze betekent:

Lijst met factuurstatussen met de beschrijving

Status	Beschrijving
Betaald	De factuur is volledig betaald en je hoeft niets meer te doen.
Onbetaald	De factuur is nog niet volledig betaald.
Achterstallig	De betaling is niet voltooid en de vervaldatum is verstreken.
Verificatie is in behandeling	Betaling via een bankrekening is geselecteerd, maar de verificatie van de bankrekening is nog in behandeling.
In afwachting van verkoper	In afwachting van de verkoper om de gewenste betaalmethode te selecteren.
Gepland	De betaling voor de factuur is gepland, maar is nog niet verwerkt.
Wordt uitgevoerd	De betaling is ingehouden en is in de verwerkingsfase.
Betaling mislukt	De betaalpoging is niet geslaagd. Lees waarom dit kan gebeuren en hoe je dit kunt oplossen.

Facturen sorteren, filteren en zoeken

Als je je facturen efficiënt beheert, kun je tijd besparen en je financiën beter onder controle houden. Om je te helpen bij het ordenen en vinden van je facturen, kun je deze sorteren, filteren en zoeken in Shopify Bill Pay.

Facturen sorteren

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik op de knop Sorteren.
3. Selecteer de sorteercriteria en de sorteervolgorde (oplopend of aflopend).

Facturen filteren

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik op de knop voor zoeken en filteren.
3. Klik op Filter toevoegen en selecteer op welke criteria je wilt filteren.
4. Selecteer de specifieke waarde waar je op wilt filteren.

Een factuur zoeken

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik op de knop voor zoeken en filteren.
3. Voer een zoekterm in en druk op Enter op het toetsenbord.

Betalingen opnieuw plannen en annuleren

Soms kun je van gedachten veranderen en wil je misschien een betaling opnieuw plannen of annuleren.

Een factuur opnieuw plannen

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik op de factuur.
3. Klik op Betaling bewerken.
4. Selecteer bij Bezorggegevens een nieuwe datum voor de afschrijving.
5. Klik op Betaling bijwerken.

Een geplande betaling annuleren

Je kunt een ingeplande betaling alleen bewerken als de verwerking nog niet is begonnen. Nadat de verwerking van de betaling is begonnen, kun je deze mogelijk niet meer annuleren. Als je hulp nodig hebt nadat de verwerking van een betaling is begonnen, neem dan contact op met Shopify Support.

Stappen:

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik op de factuur die je wilt verwijderen.
3. Klik in de meest recente betalingsactiviteit op Betaling annuleren en nog een keer op Betaling annuleren.

Facturen markeren als betaald

Als een enkele factuur of meerdere facturen worden betaald met een andere betaalmethode dan Bill Pay, kun je ze markeren als betaald via het Shopify-beheercentrum. Nadat je een factuur als betaald hebt gemarkeerd, wordt de factuur verplaatst naar het tabblad Betaald.

Een enkele factuur markeren als betaald

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik in het tabblad Niet betaald op de factuur die je als betaald wil markeren.
3. Bevestig de gegevens van de factuur en klik vervolgens op Doorgaan.
4. Klik op Markeren als betaald.
5. Klik op Markeren als betaald om te bevestigen.

Als je factuur is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks, bevat die mogelijk geen betalingsgegevens. Selecteer de bankrekening van waaruit de factuur is betaald om de factuur als betaald te markeren.

Meerdere facturen als betaald markeren

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Vink in het tabblad Niet betaald de facturen aan die je als betaald wil markeren.
3. Klik op Markeren als betaald.
4. Klik op Markeren als betaald om te bevestigen.

Als je facturen zijn gesynchroniseerd vanuit QuickBooks, bevatten ze mogelijk geen betalingsgegevens. Selecteer de bankrekening van waaruit de facturen zijn betaald om de facturen als betaald te markeren.

Een factuur verwijderen

Je kunt een factuur helemaal uit je administratie halen door deze te verwijderen.

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik op de factuur.
3. Klik op Factuur verwijderen en daarna op Verwijderen.

De gehele betalingsgeschiedenisgegevens exporteren

Je kunt een betalingsrapport exporteren in de vorm van een CSV-bestand met alle gegevens van verwerkte betalingen (gepland, in uitvoering, voltooid of mislukt) die zijn uitgevoerd gedurende een specifieke reeks datums.

Wanneer je een rapport genereert, kun je datums tot twaalf maanden in het verleden kiezen. Neem toekomstige datums op in het rapport als je geplande betalingen wil opnemen.

Het betalingsrapport bevat de volgende gegevens:

Tabel met de CSV-velden en beschrijvingen voor het exporteerbare betalingsrapport van Bill Pay.

Veldnaam	Beschrijving
Betalings-ID	De unieke betalings-ID.
Bedrijfsnaam verkoper	De naam van de verkoper.
Factuurnummer	De factuur-ID van de verkoper, zoals ingevoerd bij het aanmaken van de factuur.
Betalingsbedrag (USD)	Het betalingsbedrag, in USD.
Inningsdatum	De datum waarop de betaling voor het eerst is verwerkt.
Leverdatum	Voor ACH-bankoverschrijvingen: de datum waarop de verkoper de betaling heeft ontvangen. Voor cheques: de datum waarop de cheque naar de verkoper is verzonden.
Betaalmethode	Beschikbare opties zijn: ACH-bankoverschrijving, debetkaart of creditcard.
Opmerking voor jezelf	Door gebruikers ingevoerde opmerkingen.
Memo aan verkoper	Eventuele opmerkingen voor de verkoper.
Status betaling	Beschikbare opties zijn: In uitvoering: Bij betalingen via ACH-bankoverschrijving is het geld geïncasseerd, maar nog niet aangekomen. Bij cheques is de cheque verzonden, maar nog niet gestort. Voltooid: Een ACH-bankoverschrijving is aangekomen. Een cheque is gestort. Het geld is gestort op de debetkaart van de verkoper. Mislukt: we kunnen niks innen of overmaken.
Status controleren	Relevant voor betalingen per cheque. Beschikbare opties zijn: Geen waarde (lege cellen), Gestort en Niet gestort.
Bedrag bijbehorende kosten (USD)	Het totale bedrag van de bijbehorende kosten (zoals creditcard of snelle betalingskosten).
Gepland door	De voor- en achternaam van de gebruiker die de betaling heeft gepland.
Goedgekeurd door	De voor- en achternaam van de gebruiker die de betaling heeft goedgekeurd (voor betalingen waarvoor goedkeuring vereist is).

Stappen:

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik op Meer acties > Bill Pay beheren.
3. Klik in de sectie Rapporten onder Betalingen op Rapport aanmaken.

4. Selecteer in het dialoogvenster Betalingsrapport exporteren het datumbereik:

   • Selecteer Afgelopen 30 dagen om gegevens van de afgelopen 30 dagen te exporteren.
   • Selecteer Aangepaste datum om een aangepast datumbereik voor het rapport te kiezen. Selecteer datums in de toekomst om geplande betalingen op te nemen. Je kunt datums tot twaalf maanden in het verleden kiezen.

5. Klik op Betalingen exporteren.

Het rapport wordt naar je apparaat gedownload als CSV-bestand.