Retourzendingen en omruilingen aanmaken en verwerken
Je kunt retouren rechtstreeks vanuit je Shopify-beheercentrum aanmaken en beheren. Wanneer je een retourzending aanmaakt, kun je de verzendinformatie over retouren van klanten verzenden, zoals verzendinstructies of retourlabels en de geschatte terugbetaling bekendmaken. Je kunt ook ruilartikelen toevoegen aan een retourzending en het geschatte saldo communiceren dat mogelijk verschuldigd is. Door omruilen aan te bieden, kun je omzet behouden en misschien zelfs omzet verhogen via upsells.
Nadat je de geretourneerde artikelen hebt ontvangen, moet je de retourzending verwerken en een terugbetaling doen, de betaling innen of artikelen omruilen. Als je retour ruilartikelen bevat, handel dan ook deze ruilartikelen af.
Op deze pagina
Aandachtspunten bij het maken en verwerken van retouren
Voordat je een retourzending aanmaakt en verwerkt, raden we je aan om eerst de volgende aandachtspunten te lezen:
- Je kunt alleen een retourzending aanmaken voor afgehandelde artikelen die niet zijn terugbetaald.
- Aangepaste artikelen mogen niet worden omgeruild.
- Als je een Shopify Plus-abonnement hebt, kun je de functie voor omruilingen activeren met de functietestruns.
- De voorraad van ruilartikelen wordt niet gereserveerd totdat je de retourzending hebt verwerkt.
- Je kunt geen ruilartikelen toevoegen aan bestellingen met douanerechten, maar je kunt wel een retour aanmaken voor bestellingen met douanerechten.
- Kortingen op bestelniveau kunnen niet worden toegepast op ruilartikelen, maar je kunt wel een productkorting aan ruilartikelen toevoegen.
- Alleen als je de winkeleigenaar bent of de machtiging Retouren hebt, kun je retouren aanmaken. Als je een retourzending wil terugbetalen, moet je de machtiging Terugbetalen hebben. Lees meer over Medewerkersmachtigingen.
- Voor retourzendingen en omruilingen gelden dezelfde beperkingen als voor het bewerken van bestellingen. Bekijk de overwegingen voor het bewerken van bestellingen voor meer informatie.
Inzicht in retourneringsfinanciën
Wanneer je een retour aanmaakt, wordt de financiële uitkomst automatisch berekend. Kosten voor retourzendingen en ruilartikelen worden toegepast op geretourneerde artikelen om te bepalen of een restitutie is verschuldigd of een betaling moet worden geïnd. Het totaalbedrag van de bestelling wordt bijgewerkt nadat je een retourzending verwerkt, om een eventueel resterend saldo weer te geven. Het retourbedrag wordt ook weerspiegeld in je totaalbedrag. Je kunt onmiddellijk een terugbetaling doen of wachten en deze later doen.
Voor retour met omruilingen ontvangen klanten een e-mail met daarin de artikelen die worden geruild en geretourneerd. Als een klant je geld schuldig is, kunnen ze betalen nadat je de retourzending hebt verwerkt. Je kunt ze een factuur sturen wanneer je een retour verwerkt of later vanuit de bestelgegevens.
Je kunt selecteren welk retourartikel je wilt verwerken. Het financiële resultaat van gedeeltelijk verwerkte items kan verschillen van het in één keer verwerken van alles. Als je bijvoorbeeld alleen ruilzendingen wilt verwerken, moet je misschien betalen, ook al zou het verwerken van alles resulteren in een restitutie. Houd rekening met de financiële impact wanneer je kiest welke items je samen wilt verwerken. Vermijd het uitgeven van restituties tijdens de gedeeltelijke verwerking als je de betaling voor de resterende artikelen later moet innen.
In de volgende tabel zie je hoe de geldstromen lopen bij retourneren en omruilen, en wat je in specifieke situaties kunt doen:
| Situatie | Actie |
|---|---|
| Je bent de klant geld verschuldigd voor een retour of omruiling waarbij de nieuwe artikelen goedkoper zijn dan de retourartikelen. | Je moet een retour verwerken en een terugbetaling doen aan je klant. Je kunt onmiddellijk een terugbetaling doen of wachten en deze later doen. |
| De klant is jou geld verschuldigd voor een retour of omruiling waarbij nieuwe artikelen en vergoedingen duurder zijn dan de geretourneerde artikelen. | Je moet een retour verwerken. Je kunt het saldo innen door een factuur te sturen bij het verwerken van een retourzending, of de betaling vastleggen of je bestelling als betaald markeren nadat je een retourzending hebt verwerkt. |
| Nieuwe artikelen en retourartikelen hebben dezelfde waarde, je kunt ze gewoon omruilen. | Je moet een retour verwerken. Het betaalde bedrag voor de retourartikelen wordt toegepast op de nieuwe artikelen. |
Een retour aanmaken
Je kunt een retour aanmaken vanuit je Shopify-beheercentrum. Wanneer je een retourzending aanmaakt, worden de retour- en herbevoorradingskosten weergegeven op basis van je retourregels. Je kunt ook de retourkosten voor een specifieke retourzending bewerken. De herbevoorradingskosten kunnen worden bewerkt per retourzending of per artikel, maar de verzendkosten voor retourzendingen kunnen alleen per retourzending worden bewerkt.
Je kunt ook ruilartikelen toevoegen aan je retourzending.
Stappen:
Desktop
Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.
Klik op de bestelling die je wilt retourneren.
Klik op Retourneren.
Voer in de sectie Retourartikelen selecteren het aantal artikelen in dat je wilt retourneren en selecteer vervolgens een reden voor retour.
Optioneel: Voer de volgende stappen uit om herbevoorradingskosten of verzendkosten voor een retourzending te bewerken:
- Klik in de sectie Overzicht op Herbevoorradingskosten of op Retourzending.
- Voer nieuwe herbevoorradingskosten of retourzending in.
- Klik op Opslaan.
- Optioneel: Je kunt ook de herbevoorradingskosten van één retourartikel bewerken door op de kosten onder het artikel te klikken.
Optioneel: Volg de volgende stappen om ruilartikelen aan een retour toe te toevoegen:
- Klik in de sectie Artikelen omruilen op Producten toevoegen.
- Selecteer de ruilartikelen en klik op Gereed.
- Optioneel: Voer de volgende stappen uit als je een productkorting wilt geven bij ruilartikelen: 1. Klik op Korting toepassen naast de prijs van het ruilartikel. 2. Voer het type korting, de waarde van de korting en de reden voor de korting in. 3. Klik op Toepassen.
Selecteer in het gedeelte Verzendopties voor retours een van de volgende opties:
- Selecteer Een retourlabel aanmaken in Shopify om een retourverzendlabel aan te maken voor je klant. Dit is alleen mogelijk als je hoofdlocatie en het verzendadres van de klant zich allebei in de Verenigde Staten bevinden.
- Selecteer Retourlabel uploaden om een bestaand retourverzendlabel voor de klant aan te maken. Upload een PDF- of JPEG-bestand voor het verzendlabel of voeg een retourlabel-URL toe. Je kunt ook een trackingnummer en vervoerder invoeren.
- Selecteer Geen verzending nodig om een retour aan te maken zonder informatie over de retourzending.
Klik op Retourzending maken.
iPhone
From the Shopify app, tap the
icon
.Tik op de bestelling die je wilt retourneren.
Tik op ... en tik vervolgens op Retour.
Voer in de sectie Retourartikelen selecteren het aantal artikelen in dat je wilt retourneren en selecteer vervolgens een reden voor retour.
Optioneel: Voer de volgende stappen uit om herbevoorradingskosten of verzendkosten voor een retourzending te bewerken:
- Tik in de sectie Overzicht op Herbevoorradingskosten of op Retourzending.
- Voer nieuwe herbevoorradingskosten of retourzending in.
- Tik op Gereed.
Optioneel: Volg de volgende stappen om ruilartikelen aan een retour toe te toevoegen:
- Tik in de sectie Artikelen omruilen op Producten toevoegen.
- Selecteer de ruilartikelen en tik dan op Gereed.
- Optioneel: Voer de volgende stappen uit als je een productkorting wilt geven bij ruilartikelen: 1. Tik op Korting toepassen naast de prijs van het ruilartikel. 2. Voer het type korting, de waarde van de korting en de reden voor de korting in. 3. Tik op Gereed.
Selecteer in het gedeelte Verzendopties voor retours een van de volgende opties:
- Selecteer Een retourlabel aanmaken in Shopify om een retourverzendlabel aan te maken voor je klant. Dit is alleen mogelijk als je hoofdlocatie en het verzendadres van de klant zich allebei in de Verenigde Staten bevinden.
- Selecteer Retourlabel uploaden om een bestaand retourverzendlabel voor de klant aan te maken. Upload een PDF- of JPEG-bestand voor het verzendlabel of voeg een retourlabel-URL toe. Je kunt ook een trackingnummer en vervoerder invoeren.
- Selecteer Geen verzending nodig om een retour aan te maken zonder informatie over de retourzending.
Tik op Retourzending aanmaken.
Android
From the Shopify app, tap the
icon
.Tik op de bestelling die je wilt retourneren.
Tik op ... en tik vervolgens op Retour.
Voer in de sectie Retourartikelen selecteren het aantal artikelen in dat je wilt retourneren en selecteer vervolgens een reden voor retour.
Optioneel: Voer de volgende stappen uit om herbevoorradingskosten of verzendkosten voor een retourzending te bewerken:
- Tik in de sectie Overzicht op Herbevoorradingskosten of op Retourzending.
- Voer nieuwe herbevoorradingskosten of retourzending in.
- Tik op Gereed.
Optioneel: Volg de volgende stappen om ruilartikelen aan een retour toe te toevoegen:
- Tik in de sectie Artikelen omruilen op Producten toevoegen.
- Selecteer de ruilartikelen en tik dan op Gereed.
- Optioneel: Voer de volgende stappen uit als je een productkorting wilt geven bij ruilartikelen: 1. Tik op Korting toepassen naast de prijs van het ruilartikel. 2. Voer het type korting, de waarde van de korting en de reden voor de korting in. 3. Tik op Gereed.
Selecteer in het gedeelte Verzendopties voor retours een van de volgende opties:
- Selecteer Een retourlabel aanmaken in Shopify om een retourverzendlabel aan te maken voor je klant. Dit is alleen mogelijk als je hoofdlocatie en het verzendadres van de klant zich allebei in de Verenigde Staten bevinden.
- Selecteer Retourlabel uploaden om een bestaand retourverzendlabel voor de klant aan te maken. Upload een PDF- of JPEG-bestand voor het verzendlabel of voeg een retourlabel-URL toe. Je kunt ook een trackingnummer en vervoerder invoeren.
- Selecteer Geen verzending nodig om een retour aan te maken zonder informatie over de retourzending.
Tik op Retourzending aanmaken.
Een retour verwerken
Nadat je je retourartikelen hebt ontvangen en gecontroleerd, moet je je retourzending verwerken. Je kunt een retourzending gedeeltelijk of in één keer verwerken, afhankelijk van het retour- of ruilartikel dat je wilt verwerken.
Wanneer je een retour verwerkt, worden de herbevoorradingskosten berekend op basis van het aantal artikelen dat je in een retour verwerkt. De retourkosten worden in rekening gebracht de eerste keer dat je de retourzending verwerkt.
Wanneer je een retour verwerkt, kun je meteen een terugbetaling doen of ervoor kiezen om dat later te doen. Als de retourzending resulteert in een te innen bedrag, kun je een factuur sturen bij het verwerken van de retourzending of de betaling innen bij de klant na het verwerken, via de betaalkaart op de bestelpagina.
Stappen:
Desktop
Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.
Klik op de bestelling waarvoor je een retour wil verwerken.
Klik in de sectie Retour wordt uitgevoerd, op de plek waar je een retour wil verwerken, op Retour verwerken.
Bekijk het retourartikel dat je verwacht te ontvangen:
- Selecteer in het gedeelte Retourartikelen om te ontvangen het retourartikel dat je wilt verwerken.
- Optioneel: om een retourartikel te herbevoorraden, selecteer Herbevoorraden bij, en kies vervolgens een locatie waar je je retourartikel wilt herbevoorraden.
Selecteer in het gedeelte Ruilartikelen om vrij te geven de ruilartikelen dat je wilt vrijgeven.
Optioneel: Voor het terugbetalen van verzendkosten selecteer je Verzendkosten onder Verzendkosten terugbetalen en vul je het bedrag in dat je wil terugbetalen.
Voer een terugbetaling uit of in een betaling, afhankelijk van de aanpassing aan je bestelling:
Als je aan je klant geld verschuldigd bent, kies je in de sectie Terugbetaling uitvoeren of je nu of later een terugbetaling wil uitvoeren:
- Als je nu meteen een terugbetaling wil uitvoeren, selecteer je Nu en klik je vervolgens op Verwerken en terugbetalen.
- Als je een terugbetaling later wil uitvoeren, selecteer je Later en klik je op Retour verwerken. Je kunt een terugbetaling later afzonderlijk uitvoeren.
Als je klant je geld schuldig is, kun je een factuur sturen wanneer je de retourzending verwerkt of de betaling van de betaalkaart innen op de bestelpagina nadat je de bestelling hebt verwerkt.
Optioneel: je ruilartikelen afhandelen:
- Optioneel: Als je wacht op betaling voor ruilartikelen, worden deze gepauzeerd. Je kunt wachten op betaling of klikken op Fulfilment vrijgeven om de fulfilment vrij te geven voordat je de betaling van je klant ontvangt.
- In de sectie Openstaand waar je de ruilartikelen wil afhandelen, handel je de ruilartikelen op dezelfde manier af als dat je normale bestellingen af zou handelen.
iPhone
From the Shopify app, tap the
icon
.Tik op de bestelling waarvoor je een retour wil verwerken.
Tik in de sectie Retour wordt uitgevoerd waar je een retour wil verwerken, op Retour verwerken.
Bekijk het retourartikel dat je verwacht te ontvangen:
- Selecteer in het gedeelte Retourartikelen om te ontvangen het retourartikel dat je wilt verwerken.
- Optioneel: om een retourartikel te herbevoorraden, selecteer Herbevoorraden bij, en kies vervolgens een locatie waar je je retourartikel wilt herbevoorraden.
Selecteer in het gedeelte Ruilartikelen om vrij te geven de ruilartikelen dat je wilt vrijgeven.
Optioneel: Voor het terugbetalen van verzendkosten selecteer je Verzendkosten onder Verzendkosten terugbetalen en vul je het bedrag in dat je wil terugbetalen.
Voer een terugbetaling uit of in een betaling, afhankelijk van de aanpassing aan je bestelling:
Als je aan je klant geld verschuldigd bent, kies je in de sectie Terugbetaling uitvoeren of je nu of later een terugbetaling wil uitvoeren:
- Als je meteen een terugbetaling wil uitvoeren, selecteer je Nu en tik je vervolgens op Verwerken en terugbetalen.
- Als je een terugbetaling later wil uitvoeren, selecteer je Later en tik je op Retour verwerken. Je kunt een terugbetaling later afzonderlijk uitvoeren.
Als je klant je geld schuldig is, kun je een factuur sturen wanneer je de retourzending verwerkt of de betaling van de betaalkaart innen op de bestelpagina nadat je de bestelling hebt verwerkt.
Optioneel: je ruilartikelen afhandelen:
- Optioneel: Als je wacht op betaling voor ruilartikelen, worden deze gepauzeerd. Je kunt wachten op de betaling of tikken op Fulfilment vrijgeven om de fulfilment vrij te geven voordat je de betaling van de klant ontvangt.
- In de sectie Openstaand waar je de ruilartikelen wil afhandelen, handel je de ruilartikelen op dezelfde manier af als dat je normale bestellingen af zou handelen.
Android
From the Shopify app, tap the
icon
.Tik op de bestelling waarvoor je een retour wil verwerken.
Tik in de sectie Retour wordt uitgevoerd waar je een retour wil verwerken, op Retour verwerken.
Bekijk het retourartikel dat je verwacht te ontvangen:
- Selecteer in het gedeelte Retourartikelen om te ontvangen het retourartikel dat je wilt verwerken.
- Optioneel: om een retourartikel te herbevoorraden, selecteer Herbevoorraden bij, en kies vervolgens een locatie waar je je retourartikel wilt herbevoorraden.
Selecteer in het gedeelte Ruilartikelen om vrij te geven de ruilartikelen dat je wilt vrijgeven.
Optioneel: Voor het terugbetalen van verzendkosten selecteer je Verzendkosten onder Verzendkosten terugbetalen en vul je het bedrag in dat je wil terugbetalen.
Voer een terugbetaling uit of in een betaling, afhankelijk van de aanpassing aan je bestelling:
Als je aan je klant geld verschuldigd bent, kies je in de sectie Terugbetaling uitvoeren of je nu of later een terugbetaling wil uitvoeren:
- Als je meteen een terugbetaling wil uitvoeren, selecteer je Nu en tik je vervolgens op Verwerken en terugbetalen.
- Als je een terugbetaling later wil uitvoeren, selecteer je Later en tik je op Retour verwerken. Je kunt een terugbetaling later afzonderlijk uitvoeren.
Als je klant je geld schuldig is, kun je een factuur sturen wanneer je de retourzending verwerkt of de betaling van de betaalkaart innen op de bestelpagina nadat je de bestelling hebt verwerkt.
Optioneel: je ruilartikelen afhandelen:
- Optioneel: Als je wacht op betaling voor ruilartikelen, worden deze gepauzeerd. Je kunt wachten op de betaling of tikken op Fulfilment vrijgeven om de fulfilment vrij te geven voordat je de betaling van de klant ontvangt.
- In de sectie Openstaand waar je de ruilartikelen wil afhandelen, handel je de ruilartikelen op dezelfde manier af als dat je normale bestellingen af zou handelen.
Een terugbetaling doen voor retourartikelen
Je kunt een terugbetaling doen voor geretourneerde artikelen wanneer je een retourzending verwerkt of een aparte terugbetaling doen op een later tijdstip.
Als je geld verschuldigd bent aan je klant, dan wordt er een banner met openstaand saldo weergegeven op je bestelling. Het bedrag dat je je klant verschuldigd bent, wordt automatisch toegevoegd aan het veld Restitutiebedrag wanneer je een restitutie afgeeft.
Stappen:
Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.
Klik op de bestelling waar je een terugbetaling voor wil uitvoeren.
Klik op Terugbetaling beheren.
Bekijk de items die je wilt terugbetalen.
Optioneel: Voor het terugbetalen van verzendkosten selecteer je Verzendkosten onder Verzendkosten terugbetalen en vul je het bedrag in dat je wil terugbetalen.
Optioneel: Voer in het gedeelte Reden voor terugbetaling een reden in voor de terugbetaling.
Optioneel: Als je geen e-mail naar je klant wil sturen wanneer je de terugbetaling uitvoert, deselecteer dan Klant na verwerking e-mailen. Deze optie is standaard geselecteerd.
Controleer in het gedeelte Restitutiebedrag het restitutiebedrag dat je wilt uitgeven.
Klik op Terugbetalen om de bestelling van de klant terug te betalen.
Retourartikelen uit een retourzending verwijderen
Als je klant geen retourpakket stuurt of als er een artikel ontbreekt in een retourzending, kun je dat artikel uit een retourzending verwijderen. Nadat je een retourartikel hebt verwijderd, wordt het saldo van de bestelling gecorrigeerd.
Je kunt geen terugbetaalde of weer in de voorraad opgenomen artikelen uit een retourzending verwijderen.
Stappen:
Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.
Klik op de bestelling waaruit je artikelen wilt verwijderen.
Klik in de sectie Retour wordt uitgevoerd op ....
Klik op Retourartikelen verwijderen.
Selecteer de artikelen die je uit een retourzending wilt verwijderen.
Klik op Artikel verwijderen en nogmaals op Artikel verwijderen om te bevestigen.
Je retour beheren
Je kunt een retourzending sluiten en annuleren. Je kunt ook een gesloten aangifte openen, maar geen geannuleerde aangifte.
Een retour annuleren
Als je per ongeluk een retour hebt gemaakt of je klant van gedachten is veranderd over het aanvragen van een retour, kun je de retour annuleren. Als je een retourzending met ruilartikelen wil annuleren, moet je een retourzending annuleren en daarna de bestelling bewerken om de niet-afgehandelde ruilartikelen te verwijderen.
Je kunt een retour alleen in de volgende gevallen annuleren:
- De retour is niet terugbetaald.
- De retour is niet op voorraad.
- De retour is open en niet gemarkeerd als geretourneerd.
- De retourzending heeft geen Shopify Shipping-retourlabel.
- De fulfilment voor de retour is niet geannuleerd.
Nadat je een retour hebt geannuleerd, kun je deze niet heropenen, maar je kunt wel een nieuwe retour aanmaken.
Stappen:
Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.
Klik op de bestelling voor de retour die je wilt annuleren.
Klik op de kaart Retour wordt uitgevoerd op ... en daarna op Retour annuleren.
Klik ter bevestiging op Retour annuleren.
Een retour openen
Als je nog openstaande taken hebt om te voltooien voor een retour, kun je een retour openen.
Stappen:
Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.
Klik op de bestelling voor de retour die je wilt openen.
Klik op de kaart Geretourneerd op … en daarna op Retour openen.
Een retour sluiten
Nadat je alle openstaande taken voor de retour hebt voltooid, kun je de retour sluiten. De retour wordt automatisch gesloten wanneer elk artikel is verwerkt en elk retourartikel is herbevoorraad. Als je artikelen ruilt, hoef je niet elk artikel terug te betalen, tenzij je de klant nog geld verschuldigd bent.
Stappen:
Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.
Klik op de bestelling waarvoor je een retour wilt sluiten.
Klik op de kaart Retour wordt uitgevoerd op ... en daarna op Retour sluiten.