Inkooporders

Een inkooporder bevat de producten, prijzen en hoeveelheden voor een bestelling die een bedrijf bij een leverancier plaatst.

Inkooporders helpen ook bij het volgen van gegevens, zoals de hoeveelheid van inkomende voorraad, voorraadkosten, betalingsvoorwaarden en geschatte tijden van aankomst. Wanneer je deze gegevens traceert, kun je de verwachtingen van klanten instellen voor artikelbeschikbaarheid en kun je geïnformeerde beslissingen maken over het aanvullen en verplaatsen van voorraad tussen locaties.

Creëer inkooporder

Wanneer je een inkooporder creëert, kun je deze als concept opslaan om later te bewerken of markeren als Besteld. Nadat je een inkooporder als Besteld hebt gemarkeerd, wordt de inkomende voorraad bijgewerkt voor elk van de producten in de inkooporder.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
2. Klik op Inkooporder maken.
3. Selecteer de leverancier en de bestemming voor de inkooporder. Raadpleeg Een leverancier toevoegen als je een nieuwe leverancier wilt toevoegen. Raadpleeg Locaties aanmaken als je een locatie wilt toevoegen.
4. Voer in het gedeelte Producten toevoegen de producten en varianten in die je bij de leverancier wilt bestellen of selecteer deze en klik vervolgens op Toevoegen.

5. Voeg voor elk product de volgende gegevens toe:

   • aantal
   • SKU leverancier (optioneel)
   • individuele kostprijs (optioneel)
   • eventuele belastingpercentages (optioneel)

6. Optioneel: Voer in het gedeelte Gegevens van zending het volgende in:

   • een datum in het veld Verwachte aankomst.
   • het Trackingnummer voor die zending;
   • de Vervoerder; de vervoerder wordt automatisch gekozen op basis van het aangemaakte trackingnummer, maar je kunt deze handmatig aanpassen.

7. Optioneel: Voer de volgende gegevens in in het gedeelte Aanvullende gegevens:

   • een referentienummer
   • een notitie voor de leverancier
   • alle tags van de inkooporder

8. Klik op Opslaan als concept. De inkooporder heeft nu een conceptstatus.

9. Klik op Markeren als besteld om aan te geven dat de inkooporder is goedgekeurd door de leverancier.

Voeg een leverancier toe

Nadat je een leverancier hebt toegevoegd, wordt deze weergegeven in de vervolgkeuzelijst Leverancier selecteren.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
2. Klik op Inkooporder maken.
3. Klik in het gedeelte Leverancier op de vervolgkeuzelijst Leverancier selecteren.
4. Klik op Nieuwe leverancier maken.
5. Voer de gegevens van de leverancier in en klik vervolgens op Opslaan.

De gegevens van een leverancier bewerken

Wanneer je de gegevens van een leverancier in een inkooporder bewerkt, worden de gegevens van de leverancier bijgewerkt in alle bestaande inkooporders.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
2. Klik op Inkooporder maken of klik op de naam van een bestaande inkooporder.
3. Klik in het gedeelte Leverancier op de vervolgkeuzelijst Leverancier selecteren en kies vervolgens de leverancier.
4. Klik op Gegevens weergeven.
5. Klik op Leveranciersgegevens bewerken.
6. Breng wijzigingen aan in de gegevens van de leverancier en klik vervolgens op Opslaan.
7. Als je een nieuwe inkooporder hebt gemaakt, kun je de conceptinkooporder verwijderen.

Inkooporder bewerken

Je kunt de meeste velden van een inkooporder op elk gewenst moment bewerken, zelfs nadat je deze als Besteld hebt gemarkeerd. Je kunt een product niet verwijderen uit een inkooporder waarvoor je al een voorraad hebt ontvangen. Je kunt de leverancier of bestemming niet wijzigen nadat je een inkooporder hebt gemarkeerd als Besteld.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
2. Klik op de naam van de inkooporder.
3. Als je de inkooporder als Besteldhebt gemarkeerd, klik op Bewerken.
4. Wijzigingen aanbrengen.
5. Klik op Opslaan.

Een inkooporder downloaden als een PDF-bestand

Je kunt je inkooporder opslaan als een PDF om deze bij je leverancier in te dienen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
2. Klik op de naam van de inkooporder.
3. In sommige statussen of op bepaalde apparaten kan het nodig zijn om op Meer acties te klikken.
4. Klik op PDF exporteren.

Voorraad markeren als ontvangen

Nadat je de fysieke producten hebt ontvangen, kun je de voorraad markeren als ontvangen in je Shopify-beheercentrum. Hiermee worden je beschikbare voorraadniveaus bijgewerkt op basis van wat is ontvangen. Je kunt de voorraad alleen als ontvangen markeren nadat een inkooporder is gemarkeerd als Besteld.

Stel dat je 10 producten als inkomende voorraad hebt. Als je 5 als ontvangen markeert, wordt de beschikbare voorraad weergegeven in je winkel en zijn er nog steeds 5 als inkomende voorraad.

Als je beschadigde artikelen ontvangt, kun je de bestelling markeren als gedeeltelijk ontvangen door het aantal beschadigde voorraad af te keuren. Elke afgewezene voorraad wordt verwijderd uit de inkomende voorraad.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
2. Klik op de naam van de inkooporder.
3. Klik op voor Voorraad ontvangen.
4. Voer voor elk product de voorraad in die is ontvangen en niet is ontvangen.
5. Klik op Opslaan.

De ontvangen voorraad aanpassen

Je kunt de ontvangen of gedeeltelijk ontvangen voorraad op een inkooporder aanpassen. Stel dat je voorraad hebt ontvangen, maar later hebt vastgesteld dat er nooit twee producten zijn verzonden. Je kunt de voorraad bijwerken met een negatief getal, dat de voorraadniveaus aanpast en de status van de inkooporder wijzigt in Gedeeltelijk ontvangen.

Als je bijvoorbeeld 10 producten hebt ontvangen, maar er één ontbreekt, voer -1 in de kolom Geaccepteerd voor dat product.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
2. Klik op de naam van de inkooporder.
3. Klik op voor Voorraad ontvangen.
4. Voer naast elk product het aantal voorraad in dat je moet aanpassen in de kolom Geaccepteerd of Afgewezen. Als je het aantal voorraad moet verminderen dat je had ontvangen, voer een negatief getal in.
5. Klik op Opslaan.

Inkooporders beheren

Als je klaar bent met een inkooporder, zijn er verschillende acties die je kunt ondernemen, afhankelijk van de huidige status van de bestelling:

• Als de inkooporder is gemarkeerd als Besteld, kun je de bestelling sluiten. Wanneer je een inkooporder sluit voordat je de voorraad volledig hebt ontvangen, wordt het aantal niet-ontvangen producten uit je inkomende voorraad verwijderd.
• Als de inkooporder nog steeds een concept is, kun je de inkooporder verwijderen.

Een inkooporder verwijderen

Je kunt een inkooporder verwijderen als deze nog een conceptversie is. Als een inkooporder is gemarkeerd als Besteld, moet je deze sluiten.

Stappen:

1. Ga in je Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders
2. Klik op de naam van de conceptbestelling.
3. Klik op Verwijderen.
4. Klik in het bevestigingsdialoogvenster op Inkooporder verwijderen.

Een inkooporder sluiten

Je kunt elke inkooporder sluiten nadat je deze als Besteld hebt gemarkeerd. Als een inkooporder nog steeds een concept is, moet je deze verwijderen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
2. Klik op de naam van de inkooporder.
3. Klik op Sluiten.

Voorraad berekenen

Als je Shopify inschakelt om de voorraad te volgen, zorg je ervoor dat je begrijpt hoe artikelen worden geteld en gevolgd wanneer je ze ontvangt op een inkooporder. Het aantal binnenkomende artikelen varieert op basis van de ontvangen artikelen (ongeacht of je deze als Geaccepteerd of Afgewezen markeert).

Opmerking

Je kunt het aantal inkomende artikelen voor een product vinden op de gegevenspagina van het product in het gedeelte Voorraad (of in het gedeelte Varianten voor productvarianten).

Stel dat je een inkooporder met tien artikelen hebt.

Als je 10 artikelen hebt besteld, er 7 van hebt ontvangen en 4 als Geaccepteerd en 3 als Geweigerd hebt gemarkeerd, zijn er drie inkomende artikelen voor dat product. Dit komt omdat je hebt aangegeven dat hoewel 3 van de artikelen die je hebt ontvangen niet in de staat waren die je verwachtte (de 3 die je hebt gemarkeerd als Geweigerd), je nog steeds 7 van de artikelen die je hebt besteld, hebt ontvangen.