Inköpsordrar
En inköpsorder listar produkterna, priserna och kvantiteterna för en order som ett företag lägger hos en leverantör.
Inköpsordrar hjälper också till att spåra information, till exempel inkommande lagervärden, lagerkostnader, betalningsvillkor och beräknade ankomsttider. Spårning av denna information hjälper dig att ställa in kundernas förväntningar på artikeltillgänglighet och informerar om påfyllning och flyttning av lagervaror mellan platser.
På den här sidan
Skapa en inköpsorder
När du skapar en inköpsorder kan du spara den som ett utkast som du kan arbeta vidare med senare eller markera den som Beställd. När du har markerat en inköpsorder som Beställd uppdateras dina inkommande lagernivåer för varje produkt på inköpsordern.
Steg:
- Gå till Produkter > Inköpsordrar i Shopify admin.
- Klicka på Skapa inköpsorder.
- Välj leverantör och destination för inköpsordern. Se Lägg till leverantör om du behöver lägga till en ny leverantör. Se Skapa och ändra platser om du behöver lägga till en plats.
- I avsnittet Lägg till produkter anger eller väljer du de produkter och varianter som du vill beställa från leverantören och klickar sedan på Lägg till.
-
Lägg till följande information för varje produkt:
- kvantitet
- leverantörens lagerhållningsenhet (valfritt)
- individuell produktkostnad (valfritt)
- eventuella skatteprocent (valfritt)
-
Valfritt: I avsnittet Leveransinformation anger du följande:
- ett datum i fältet Beräknad ankomst
- Spårningsnumret för den leveransen
- Budföretaget. Budföretaget kan väljas automatiskt baserat på spårningsnumret som du skapade, men kan justeras manuellt.
-
Valfritt: Ange följande information i avsnittet Ytterligare information:
- ett referensnummer
- en anteckning till leverantören
- alla taggar till inköpsordern
Klicka på Spara som utkast. Din inköpsorder har nu statusen utkast.
Klicka på Markera som beställd för att visa att inköpsordern godkändes av din leverantör.
Lägg till en leverantör
När du har lagt till en leverantör listas de i rullgardinsmenyn Välj leverantör.
Steg:
- Gå till Produkter > Inköpsordrar i Shopify admin.
- Klicka på Skapa inköpsorder.
- Klicka på rullgardinsmenyn Välj leverantör i avsnittet Leverantörer.
- Klicka på Skapa ny leverantör.
- Ange leverantörsinformationen och klicka sedan på Spara.
Redigera en leverantörs kontaktuppgifter
När du redigerar uppgifterna för en leverantör i en inköpsorder uppdateras uppgifterna om leverantören i alla befintliga ordrar.
Steg:
- Gå till Produkter > Inköpsordrar i Shopify admin.
- Klicka på Skapa inköpsorder eller klicka på namnet på en befintlig inköpsorder.
- Klicka på rullgardinsmenyn Välj leverantör i avsnittet Leverantörer och välj sedan leverantör.
- Klicka på Visa information.
- Klicka på Redigera leverantörsuppgifter.
- Gör några ändringar i leverantörsinformationen och klicka sedan på Spara.
- Om du har skapat en ny inköpsorder kan du ta bort orderutkastet.
Redigera en inköpsorder
Du kan redigera de flesta fälten i en inköpsorder när som helst, även efter att du har markerat den som Beställd. Du kan inte ta bort en produkt från en inköpsorder som du redan har fått lager för. Du kan inte ändra leverantör eller destination efter att en inköpsorder har markerats som Beställd.
Steg:
- Gå till Produkter > Inköpsordrar i Shopify admin.
- Klicka på inköpsorderns namn.
- Klicka på Redigera om du har markerat inköpsordern som Beställd.
- Gör dina ändringar.
- Klicka på Spara.
Ladda ner en inköpsorder som en PDF
Du kan spara din inköpsorder som en PDF för att skicka till din leverantör.
Steg:
- Gå till Produkter > Inköpsordrar i Shopify admin.
- Klicka på inköpsorderns namn.
- I vissa statusar eller enheter kan du behöva klicka på Fler åtgärder.
- Klicka på Exportera PDF.
Markera lagervaror som mottagna
När du har fått de fysiska produkterna kan du markera lagervarorna som mottagna i Shopify admin. Då uppdateras dina tillgängliga lagernivåer baserat på vad som mottogs. Du kan markera lagervarorna som mottagna först efter att en inköpsorder har markerats som Beställd.
Anta att du exempelvis hade 10 produkter som inkommande lagervaror. Om du markerar 5 som mottagna blir de tillgängliga som lagervaror i din butik, och det finns fortfarande 5 som inkommande lagervaror.
Om du får skadade varor kan du markera att ordern är delvis mottagen genom att avvisa det antal lagervaror som var skadats. Alla avvisade lagervaror tas bort från den inkommande lagernivån.
Steg:
- Gå till Produkter > Inköpsordrar i Shopify admin.
- Klicka på inköpsorderns namn.
- Klicka på Ta emot lagervaror.
- För varje produkt anger du de lagervaror som mottogs och inte mottogs.
- Klicka på Spara.
Justera lagervarorna som mottogs
Du kan justera de lagervaror som mottogs eller delvis mottogs för en inköpsorder. Anta att du exempelvis har fått lagervarorna men senare upptäckt att två produkter aldrig skickades. Du kan då uppdatera lagret med ett negativt tal, vilket justerar lagernivåerna och ändrar inköpsorderns status till Delvis mottagen.
Om du till exempel fick 10 produkter men upptäckte att en saknades kan du skriva in -1 i kolumnen Accepterad för den produkten.
Steg:
- Gå till Produkter > Inköpsordrar i Shopify admin.
- Klicka på inköpsorderns namn.
- Klicka på Ta emot lagervaror.
- Bredvid varje produkt anger du antalet lagervaror du behöver justera i kolumnen Accepterade eller Avvisade. Om du behöver minska antalet lagervaror som du tog emot anger du ett negativt tal.
- Klicka på Spara.
Hantera inköpsordrar
När du är klar med en inköpsorder finns det olika åtgärder du kan vidta beroende på orderns aktuella status:
- Om inköpsordern är markerad som Beställd kan du Stänga ordern. Om du stänger en inköpsorder innan du har tagit emot alla varorna tas antalet produkter som du inte tagit emot bort från dina inkommande lagervaror.
- Om inköpsordern fortfarande är ett utkast kan du ta bort inköpsordern.
Ta bort en inköpsorder
Du kan radera en inköpsorder medan den fortfarande är ett utkast. Om en inköpsorder är markerad som Beställd så måste du stänga den istället.
Steg:
- Gå till Produkter>Inköpsordrar i din Shopify-admin
- Klicka på utkastet till inköpsorderns namn.
- Klicka på Radera.
- Klicka på Radera inköpsorder i bekräftelsedialogrutan.
Stäng en inköpsorder
Du kan stänga en inköpsorder efter markera den som Beställd. Om en inköpsorder fortfarande är ett utkast måste du Ta bort den istället.
Steg:
- Gå till Produkter > Inköpsordrar i Shopify admin.
- Klicka på inköpsorderns namn.
- Klicka på St¨äng.
Beräkna lager
Om du aktiverar Shopify för att spåra ditt lager måste du se till att du förstår hur artiklarna räknas och spåras när du tar emot dem på en inköpsorder. Antalet inkommande artiklar varierar beroende på de artiklar du har tagit emot (oavsett om du markerar dem som Godkända eller Avvisade).
Låt oss till exempel anta att du har en inköpsorder med 10 artiklar.
Om du beställde 10 artiklar, tog emot 7 av dem och markerade 4 som Godkända och 3 som Avvisade kommer det att finnas 3 inkommande artiklar för den produkten. Detta beror på att du har angett att även om 3 av artiklarna du fick inte var i det skick som du förväntade dig (de 3 som du markerade som Avvisade) fick du fortfarande 7 av artiklarna som du beställde.