Quản lý hóa đơn bằng Shopify Bill Pay

Sau khi thêm hóa đơn, bạn có thể quản lý tất cả hóa đơn ngay trong tài khoản Shopify Bill Pay. Trong Shopify Bill Pay, bạn sẽ theo dõi, sửa đổi và xử lý nhiều khía cạnh của hóa đơn.

Tìm hiểu về trạng thái hóa đơn

Trong Shopify Bill Pay, mỗi hóa đơn được chỉ định một trạng thái cho biết tình trạng hiện tại của hóa đơn đó. Sau đây là bản phân tích chi tiết từng trạng thái và ý nghĩa cho bạn:

Danh sách trạng thái có thể có của hóa đơn và mô tả trạng thái

Trạng thái	Mô tả
Đã thanh toán	Hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ và không cần thao tác gì thêm.
Chưa thanh toán	Hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ.
Quá hạn	Khoản thanh toán chưa hoàn tất và đã qua ngày đến hạn.
Đang chờ xác minh	Đã chọn thanh toán qua tài khoản ngân hàng, nhưng vẫn đang chờ xác minh tài khoản ngân hàng.
Đang chờ nhà cung cấp	Đang chờ nhà cung cấp chọn phương thức thanh toán mong muốn.
Đã lên lịch	Khoản thanh toán hóa đơn đã được lên lịch nhưng chưa được xử lý.
Đang thực hiện	Khoản thanh toán đã được trừ tiền và đang trong giai đoạn xử lý.
Không thể thanh toán	Lần thanh toán không thành công. Tìm hiểu lý do có thể dẫn đến tình trạng này và cách giải quyết.

Sắp xếp, lọc và tìm kiếm hóa đơn

Bằng việc quản lý hóa đơn hiệu quả, bạn có thể tiết kiệm thời gian và duy trì kiểm soát tình hình tài chính tốt hơn. Để hỗ trợ sắp xếp và tìm hóa đơn bạn cần, bạn có thể sắp xếp, lọc và tìm kiếm hóa đơn trong Shopify Bill Pay.

Sắp xếp hóa đơn

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Nhấp vào nút sắp xếp.
3. Chọn tiêu chí sắp xếp gồm sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Lọc hóa đơn

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Nhấp vào nút tìm kiếm và lọc.
3. Nhấp vào Thêm bộ lọc, rồi chọn tiêu chí bạn muốn lọc theo.
4. Chọn giá trị cụ thể để lọc.

Tìm hóa đơn

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Nhấp vào nút tìm kiếm và lọc.
3. Nhập cụm từ tìm kiếm rồi nhấn Enter trên bàn phím.

Lên lịch lại và hủy khoản thanh toán

Đôi khi, gói thay đổi và bạn có thể sẽ cần lên lịch lại hoặc hủy một khoản thanh toán.

Lên lại lịch thanh toán hóa đơn

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Nhấp vào hóa đơn.
3. Nhấp vào Chỉnh sửa khoản thanh toán.
4. Trong Chi tiết thanh toán, chọn ngày trừ tiền mới.
5. Nhấp vào Cập nhật thanh toán.

Hủy khoản thanh toán đã lên lịch

Bạn chỉ có thể hủy khoản thanh toán đã lên lịch trước khi bắt đầu xử lý thanh toán. Sau khi bắt đầu xử lý thanh toán, bạn sẽ không thể hủy khoản thanh toán đó. Nếu cần hỗ trợ sau khi bắt đầu xử lý thanh toán, bạn cần liên hệ với Bộ phận hỗ trợ của Shopify.

Bước:

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Nhấp vào hóa đơn bạn muốn xóa.
3. Trong hoạt động thanh toán gần đây nhất, nhấp vào Hủy thanh toán rồi nhấp vào Hủy thanh toán.

Đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán

Nếu đã thanh toán một hoặc nhiều hóa đơn bằng phương thức thanh toán khác ngoài Bill Pay, bạn có thể đánh dấu các hóa đơn đó là đã thanh toán trong trang quản trị Shopify. Sau khi bạn đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán, hóa đơn sẽ được chuyển sang tab Đã thanh toán.

Đánh dấu một hóa đơn là đã thanh toán

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Trong tab Chưa thanh toán, nhấp vào hóa đơn bạn muốn đánh dấu là đã thanh toán.
3. Xác nhận chi tiết hóa đơn, rồi nhấp vào Tiếp tục.
4. Nhấp vào Đánh dấu là đã thanh toán.
5. Nhấp vào Đánh dấu là đã thanh toán để xác nhận.

Nếu hóa đơn của bạn được đồng bộ từ QuickBooks, hóa đơn có thể không kèm theo chi tiết thanh toán. Bạn phải chọn tài khoản ngân hàng đã thanh toán hóa đơn đó để đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán.

Đánh dấu nhiều hóa đơn là đã thanh toán

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Trong tab Chưa thanh toán , chọn các hóa đơn bạn muốn đánh dấu là đã thanh toán.
3. Nhấp vào Đánh dấu là đã thanh toán.
4. Nhấp vào Đánh dấu là đã thanh toán để xác nhận.

Nếu các hóa đơn được đồng bộ từ QuickBooks, hóa đơn có thể không kèm theo chi tiết thanh toán. Bạn phải chọn tài khoản ngân hàng đã thanh toán các hóa đơn đó để đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán.

Xóa hóa đơn

Bạn có thể gỡ bỏ một hóa đơn hoàn toàn khỏi hồ sơ của mình bằng cách xóa hóa đơn đó.

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Nhấp vào hóa đơn.
3. Nhấp vào Xóa hóa đơn rồi nhấp vào Xóa.

Xuất dữ liệu lịch sử thanh toán

Bạn có thể xuất báo cáo thanh toán dưới dạng tệp CSV, trong đó chứa mọi chi tiết về các khoản thanh toán đã xử lý (đã lên lịch, đang thực hiện, đã hoàn tất hoặc không thành công) được thực hiện trong một nhóm ngày cụ thể.

Khi tạo báo cáo, bạn có thể chọn tối đa 12 tháng trở về trước. Nếu muốn bao gồm các khoản thanh toán đã lên lịch, bạn phải đưa ngày trong tương lai vào báo cáo.

Báo cáo thanh toán của bạn bao gồm các thông tin sau:

Bảng chứa các trường CSV và mô tả cho báo cáo thanh toán Bill Pay có thể xuất.

Tên trường	Mô tả
ID thanh toán	Mã nhận dạng thanh toán duy nhất.
Tên công ty nhà cung cấp	Tên nhà cung cấp.
Số hóa đơn	ID hóa đơn của nhà cung cấp, đã nhập khi tạo hóa đơn.
Số tiền thanh toán (USD)	Số tiền thanh toán bằng đồng USD.
Ngày thu tiền	Ngày xử lý khoản thanh toán lần đầu tiên.
Ngày giao hàng	Đối với giao dịch chuyển khoản ACH: ngày nhà cung cấp nhận được khoản thanh toán. Đối với séc: ngày gửi séc cho nhà cung cấp.
Phương thức thanh toán	Các tùy chọn có sẵn bao gồm: chuyển khoản ACH, thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng.
Ghi chú cho bản thân	Mọi ghi chú do người dùng nhập.
Bản ghi nhớ cho nhà cung cấp	Mọi ghi chú dành cho nhà cung cấp.
Trạng thái thanh toán	Có sẵn các tùy chọn sau: Đang thực hiện: Đối với các khoản thanh toán gửi bằng hình thức chuyển khoản ACH, tiền đã được thu nhưng chưa chuyển. Đối với séc, séc đã được gửi đi nhưng chưa chuyển tiền từ séc vào tài khoản ngân hàng. Đã hoàn tất: Đã thực hiện thành công giao dịch chuyển khoản ACH. Đã gửi tiền từ séc vào tài khoản ngân hàng. Tiền đã được chuyển vào thẻ ghi nợ của nhà cung cấp. Không thành công: Chúng tôi không thể thu tiền hoặc chuyển tiền.
Kiểm tra trạng thái	Liên quan đến các khoản thanh toán thực hiện bằng séc. Có sẵn các tùy chọn: Không có giá trị (ô trống), Đã gửi vào tài khoản và Chưa gửi vào tài khoản.
Số tiền phí liên quan (USD)	Tổng số tiền phí liên quan (ví dụ như thẻ tín dụng hoặc phí thanh toán nhanh).
Người lên lịch	Họ tên của người dùng đã lên lịch thanh toán.
Người phê duyệt	Họ tên của người dùng đã phê duyệt thanh toán (đối với các khoản thanh toán có yêu cầu phê duyệt).

Bước:

1. Trên trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
2. Nhấp vào Thao tác khác > Quản lý Bill Pay.
3. Trong mục Báo cáo, phần Thanh toán, nhấp vào Tạo báo cáo.

4. Trong hộp thoại Xuất báo cáo thanh toán, chọn khoảng ngày:

   • Chọn 30 ngày qua để xuất dữ liệu cho 30 ngày qua.
   • Chọn Ngày tùy chỉnh để chọn khoảng ngày tùy ý cho báo cáo. Để bao gồm các khoản thanh toán đã lên lịch, hãy chọn ngày trong tương lai. Bạn có thể chọn tối đa 12 tháng trở về trước.

5. Nhấp vào Xuất dữ liệu thanh toán.

Báo cáo được tải xuống thiết bị dưới dạng tệp CSV.