Theo dõi doanh số trong Shopify POS
Phiên theo dõi là khoảng thời gian tiến hành giao dịch trong cửa hàng. Bạn có thể sử dụng phiên theo dõi để thường xuyên quyết toán ngăn đựng tiền và để nhân viên chịu trách nhiệm đối với số tiền họ đã xử lý.
Trên trang này
Theo dõi thanh toán trong ứng dụng Shopify POS
Màn hình Vào sổ cho phép bạn tạo và xem lại các phiên theo dõi của cửa hàng. Bạn có thể theo dõi giao dịch tiền mặt hằng ngày cũng như các điều chỉnh do nhân viên thực hiện.
Sau khi bắt đầu phiên theo dõi, bạn cũng có thể theo dõi doanh số bán hàng từ các loại thanh toán khác, ví dụ như thẻ tín dụng.
Kích hoạt phiên theo dõi
- Trong Shopify POS, chạm vào ☰ > Cài đặt > Hình thức thanh toán.
- Chạm vào Tiền mặt.
- Chạm vào nút chuyển để kích hoạt hoặc hủy kích hoạt Theo dõi tiền mặt.
Bắt đầu phiên theo dõi mới
Bạn có thể bắt đầu phiên theo dõi trong Shopify POS bằng một trong hai cách:
- Bằng cách thủ công, nếu bạn muốn chỉ định số tiền khởi điểm ban đầu cho phiên theo dõi.
- Bằng cách tự động, nếu bạn muốn Shopify sử dụng số tiền dự kiến trong ngăn đựng tiền làm số tiền khởi điểm cho phiên theo dõi.
Bắt đầu thủ công phiên theo dõi
Nếu bạn bắt đầu phiên theo dõi mới theo cách thủ công, bạn có thể nhập giá trị số tiền khởi điểm. Số tiền khởi điểm là số tiền ban đầu được cấp trong máy tính tiền để nhân viên có thể trả tiền thừa cho các khoản thanh toán bằng tiền mặt.
Các bước thực hiện:
- Trong Shopify POS, chạm vào ☰ > Máy tính tiền.
- Chạm vào Start tracking session (Bắt đầu phiên theo dõi). Hộp thoại Start tracking session (Bắt đầu phiên theo dõi) mở ra.
- Nhập số tiền khởi điểm.
- Không bắt buộc: Nhập ghi chú.
- Chạm vào Confirm(Xác nhận). Phiên theo dõi sẽ mở cho đến khi bạn đóng lại thủ công.
Tự động bắt đầu phiên theo dõi
Nếu bạn đã kết thúc phiên theo dõi và không bắt đầu phiên khác trước khi xử lý đơn hàng tiếp theo, Shopify sẽ tự động bắt đầu một phiên theo dõi mới.
Số dư tiền mặt được tính vào cuối phiên theo dõi trước đó sẽ được sử dụng làm số tiền khởi điểm. Nếu đây là phiên theo dõi đầu tiên của cửa hàng, số tiền khởi điểm sẽ được đặt là 0.
Xem chi tiết phiên theo dõi
Thông tin có chút khác biệt tùy theo việc bạn đang xem phiên theo dõi thanh toán đang mở hay đã đóng.
Thông tin sau đây luôn được hiển thị:
- ngày thực hiện phiên theo dõi
- tổng doanh số của phiên đó
- tên nhân viên đã bắt đầu phiên
- số tiền khởi điểm
- mọi điều chỉnh mà nhân viên thực hiện với khoản tiền trong ngăn đựng tiền (ví dụ như nếu họ sử dụng tiền riêng để trả tiền thừa).
Nếu phiên theo dõi đã đóng, thông tin sau sẽ hiển thị:
- tên nhân viên đã kết thúc phiên
- số tiền mặt đếm được khi phiên kết thúc (với điều kiện bạn đã nhập số tiền khi kết thúc phiên)
- số tiền mặt dự kiến trong ngăn đựng tiền khi kết thúc phiên
- số tiền mặt còn lại trong ngăn đựng tiền sau khi tính toán số dư sau cùng trong ngăn đựng tiền (thường được thực hiện bằng cách trừ đi toàn bộ doanh thu trong ngày)
- bản chi tiết các khoản thanh toán được sắp xếp theo loại
Xem phiên theo dõi mở
- Trong Shopify POS, chạm vào ☰ > Máy tính tiền.
- Chạm vào View open session (Xem phiên mở).
Xem lịch sử phiên theo dõi đã đóng
- Trong Shopify POS, chạm vào ☰ > Máy tính tiền.
- Chạm vào Session history (Lịch sử phiên).
- Chạm vào phiên theo dõi bạn muốn xem.
- Không bắt buộc: Chạm vào Xem loại thanh toán để xem chi tiết các loại thanh toán được sử dụng trong phiên.
- Không bắt buộc: Chạm vào Print page (In trang) để in thông tin loại thanh toán.
Điều chỉnh số tiền ban đầu
Điều chỉnh số tiền ban đầu trong máy tính tiền liên quan đến việc thêm hoặc bớt tiền. Có thể bạn sẽ phải làm thao tác này nếu:
- nhân viên không thể trả đúng tiền thừa với số tiền mặt trong ngăn đựng tiền
- tiền mặt trong két đã vượt quá giới hạn ưu tiên của bạn (một số công ty đặt ra giới hạn để ngăn trộm cắp hoặc tính toán sai lúc đóng ca)
- nhân viên cần tạm thời rút tiền mặt khỏi ngăn đựng tiền.
Các bước thực hiện:
- Trong Shopify POS, chạm vào ☰ > Máy tính tiền.
- Chạm vào View open session (Xem phiên mở).
- Chạm vào Add (Thêm) hoặc Remove (Bớt), tùy vào loại giao dịch bạn muốn thực hiện.
- Nhập số tiền thêm hoặc bớt.
- Nhập ghi chú, nếu cần.
- Chạm vào Confirm (Xác nhận).
Các điều chỉnh cho máy tính tiền sẽ hiển thị trong mục hoạt động liên quan đến tiền mặt trên trang thông tin chi tiết phiên.
Xem chi tiết theo dõi thanh toán trên trang quản trị Shopify
Bạn có thể xem báo cáo về các phiên theo dõi tiền mặt trên trang quản trị Shopify. Bạn cũng có thể lọc danh sách phiên theo dõi tiền mặt theo địa điểm và khoảng ngày. Nhân viên phải kích hoạt quyền Xem lịch sử phiên theo dõi thanh toán và Xem phiên theo dõi thanh toán trong kênh POS trong Point of Sale để xem thông tin theo dõi tiền mặt.
Xem bảng sau để tìm hiểu thêm về chi tiết theo dõi thanh toán mà bạn có thể xem:
| Chi tiết | Mô tả |
|---|---|
| Tóm tắt chênh lệch | Tổng quan về số tiền dự kiến và số tiền thực tế được tính cho tất cả các phiên diễn ra tại địa điểm đã chọn trong một khoảng thời gian. Chênh lệch xảy ra khi có sự khác biệt giữa số tiền dự kiến và số tiền đã tính.
|
| Hoạt động liên quan đến tiền mặt | Tổng quan về các khoản thanh toán tiền mặt cho tất cả các phiên diễn ra tại địa điểm đã chọn trong một khoảng thời gian.
|
| Danh sách phiên | Hiển thị các phiên diễn ra tại địa điểm đã chọn trong một khoảng thời gian. Mỗi hàng là một phiên và hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc phiên, ID đăng ký, trạng thái Mở hoặc Đóng và tổng chênh lệch trong phiên. Bạn có thể nhấp vào tiêu đề cột để sắp xếp danh sách phiên theo thời gian bắt đầu phiên, kết thúc phiên hoặc tổng chênh lệch. |
Các bước thực hiện:
Trong trang quản trị Shopify, nhấp vào Cài đặt > Ứng dụng và kênh bán hàng.
Trong trang Ứng dụng và kênh bán hàng, nhấp vào Point of Sale.
Nhấp vào Mở kênh bán hàng.
Nhấp vào Địa điểm rồi nhấp vào địa điểm bạn muốn xem chi tiết phiên.
Trong mục Theo dõi tiền mặt, nhấp vào Xem phiên theo dõi tiền mặt.
Không bắt buộc: Chọn khoảng ngày để lọc thông tin hiển thị.
Đóng phiên theo dõi thanh toán
Bạn có thể đóng phiên theo dõi thanh toán ngay trên Shopify POS hoặc đóng phiên từ xa trên trang quản trị Shopify.
Để cân đối chính xác ngăn đựng tiền, hãy cân nhắc kết thúc các phiên theo dõi đều đặn, ví dụ như vào cuối ngày hoặc vào cuối ca làm của nhân viên. Khi bạn kết thúc phiên theo dõi, thông tin sau sẽ được thêm vào lịch sử phiên:
- số tiền mặt tính được khi phiên thanh toán kết thúc
- giá trị tiền mặt dự kiến trong ngăn đựng tiền được tính dựa trên tất cả các giao dịch tiền mặt diễn ra trong phiên và bao gồm số tiền khởi điểm cùng mọi điều chỉnh đã thực hiện trong ca làm việc
- số tiền mặt còn lại của tiền nổi sau khi tính toán số dư sau cùng trong ngăn đựng tiền (thường được thực hiện bằng cách trừ đi tất cả doanh thu trong ngày)
- bản chi tiết các khoản thanh toán được sắp xếp theo loại
Số tiền mặt trong két đựng tiền và số dư dự kiến phải giống nhau.
Đóng phiên theo dõi thanh toán trên Shopify POS
Bạn có thể đóng phiên theo dõi thanh toán ngay trên thiết bị Shopify POS.
Các bước thực hiện:
- Trong Shopify POS, chạm vào ☰ > Máy tính tiền.
- Chạm vào View open session (Xem phiên mở).
- Chạm vào End tracking session (Kết thúc phiên theo dõi).
- Nhập số tiền mặt trong ngăn đựng tiền và chạm vào Next (Tiếp theo).
- Xem lại tổng giá trị trên trang Tổng kết tiền mặt và chạm vào Tiếp. Nếu tổng giá trị trên trang Tổng kết tiền mặt không khớp, bạn có thể điều chỉnh số tiền đã tính bằng cách chạm vào Quay lại.
- Chọn số tiền để lại trong ngăn đựng tiền và chạm vào Next (Tiếp).
- Xác nhận số tiền mặt bạn muốn xóa khỏi phiên vào sổ và chạm vào Confirm (Xác nhận).
- Xem lại tổng kết phiên theo dõi.
- Không bắt buộc: Chạm vào In. Thao tác này chỉ in thông tin về tiền mặt trong phiên theo dõi này. Nếu muốn in bản tổng kết của tất cả các loại thanh toán, bạn cần mở lịch sử phiên.
- Chạm vào Done (Đã xong).
Đóng phiên theo dõi thanh toán từ xa trên trang quản trị Shopify
Nếu bạn không thể đóng phiên theo dõi tiền mặt trên thiết bị, bạn có thể đóng phiên từ kênh bán hàng Point of Sale trên trang quản trị Shopify. Nếu có giao dịch đang diễn ra và bạn đóng phiên theo dõi tiền mặt, phiên mới sẽ tự động được mở khi giao dịch đó hoàn tất.
Sau khi đóng phiên, bạn không thể mở lại hoặc chỉnh sửa phiên. Lịch sử hoạt động của phiên sẽ được cập nhật để thêm hoạt động đóng phiên từ xa và các thay đổi bạn đã thực hiện đối với số tiền trong ngăn đựng tiền.
Các bước thực hiện:
Trong trang quản trị Shopify, nhấp vào Cài đặt > Ứng dụng và kênh bán hàng.
Trong trang Ứng dụng và kênh bán hàng, nhấp vào Point of Sale.
Nhấp vào Mở kênh bán hàng.
Nhấp vào Địa điểm rồi nhấp vào địa điểm bạn muốn đóng phiên theo dõi thanh toán.
Trong mục Theo dõi tiền mặt, nhấp vào Xem phiên đang mở.
Nhấp vào Đóng phiên.
Trong trường Số tiền mặt đã đếm, nhập số tiền mặt đếm được trong ngăn đựng tiền. Nếu bạn chưa biết, hãy giữ số tiền mặc định.
Trong mục Xác nhận số tiền mặt còn trong ngăn, chọn hoặc nhập số tiền mặt còn lại trong ngăn đựng tiền. Số tiền mặc định là 0 USD.
Để xác nhận chênh lệch đã tính, chọn Xác nhận chênh lệch về số tiền mặt đã đếm.
Nhấp vào Kết thúc phiên.
Xuất chi tiết phiên theo dõi thanh toán trên trang quản trị Shopify
Bạn có thể xuất chi tiết phiên theo dõi thanh toán vào tệp CSV. Nếu phiên vẫn đang mở, bạn chỉ có thể xuất báo cáo Hoạt động phiên. Bạn có thể xuất các báo cáo khác khi đóng phiên.
| Báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Hoạt động phiên | Báo cáo hoạt động phiên chi tiết được gửi đến email của bạn. |
| Tóm tắt chênh lệch | Báo cáo giản lược có tô sáng tổng chênh lệch. |
| Hoạt động liên quan đến tiền mặt | Báo cáo giản lược có tô sáng hoạt động liên quan đến tiền mặt. |
| Bản tóm tắt số liệu vào sổ | Bản kê chi tiết mọi hoạt động vào sổ bao gồm hoạt động phiên và hoạt động liên quan đến tiền mặt. |
Các bước thực hiện:
Trong trang quản trị Shopify, nhấp vào Cài đặt > Ứng dụng và kênh bán hàng.
Trong trang Ứng dụng và kênh bán hàng, nhấp vào Point of Sale.
Nhấp vào Mở kênh bán hàng.
Nhấp vào Địa điểm rồi nhấp vào một địa điểm bạn muốn xuất chi tiết phiên.
Trong mục Theo dõi tiền mặt, nhấp vào Xem phiên theo dõi tiền mặt.
Nhấp vào Export (Xuất).
Chọn chi tiết phiên bạn muốn xuất.
Nhấp vào Export (Xuất).