Ca đăng ký

Ca vào sổ là khoảng thời gian tiến hành giao dịch tại cửa hàng. Dùng ca vào sổ để thường xuyên kiểm số dư két tiền mặt và để nhân viên chịu trách nhiệm với số tiền họ đã xử lý.

Mỗi iPad chỉ hiển thị các ca vào sổ trên iPad đó chứ không hiển thị ca vào sổ trên các iPad khác. Nếu bạn xóa và cài đặt lại ứng dụng Shopify POS hoặc nâng cấp lên iPad mới hơn, bạn sẽ mất dữ liệu ca vào sổ đã lưu của thiết bị.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể theo dõi số liệu vào sổ nếu cửa hàng của bạn sử dụng gói Shopify trở lên và sử dụng iPad. Không có tính năng cài đặt số liệu vào sổ trong Shopify POS dành cho Android hoặc iPhone.

Màn hình Vào sổ

Màn hình Sales register (Sổ doanh số) cho phép bạn tạo và theo dõi các ca vào sổ tại cửa hàng. Bạn có thể theo dõi tổng doanh số và các khoản hoàn tiền hằng ngày với mỗi phương thức thanh toán, cũng như tiền mặt trong ngăn đựng tiền.

Để mở màn hình Sales register (Sổ doanh số) trong ứng dụng Shopify POS trên iPad, chạm vào Cửa hàng, rồi chạm vào Sales register (Sổ doanh số):

Màn hình ca vào sổ — Shopify POS dành cho iPad

Cài đặt máy tính tiền

Nếu bạn đang sử dụng Shopify POS và cửa hàng của bạn sử dụng gói Shopify trở lên, bạn có thể đặt tùy chọn ưu tiên vào sổ trên màn hình cài đặt Register (Vào sổ).

Các bước thực hiện:

  1. Trong Shopify POS, chạm vào Cửa hàng, rồi chạm vào Sales register (Sổ doanh số).

  2. Chạm vào Cài đặt (Cài đặt):

    Nút cài đặt màn hình vào sổ — Shopify POS dành cho iPad

  3. Chạm vào nút bật/tắt để bật hoặc tắt các tùy chọn sau:

- Bật sổ doanh số

Tính năng này cho phép bạn kiểm tra các khoản thu được của mình một cách thường xuyên. Sử dụng tính năng này để theo dõi tổng doanh số của từng loại thanh toán và kiểm tra số tiền mặt trong ngăn đựng tiền.

- Theo dõi tiền mặt

Tính năng này cho phép bạn theo dõi số tiền tạm ứng của mỗi ca. Bạn sẽ không thấy tùy chọn này nếu tùy chọn Enable sales register (Bật sổ doanh số) đang tắt.

Mở ca vào sổ mới

Bạn có thể tạo ca vào sổ trên Shopify POS bằng một trong hai cách:

  • Theo cách thủ công, nếu bạn muốn chỉ định số tiền tạm ứng ban đầu cho ca vào sổ

  • Theo cách tự động, nếu bạn muốn Shopify sử dụng số tiền mặt dự kiến trong ngăn đựng tiền làm tiền tạm ứng cho ca vào sổ tiếp theo.

Mở ca vào sổ theo cách thủ công

Nếu bạn tạo thủ công ca vào sổ mới, bạn có thể nhập giá trị tiền tạm ứng. Tiền tạm ứng là số tiền được cấp ban đầu trong máy tính tiền để nhân viên trả tiền thừa cho các khoản thanh toán bằng tiền mặt.

Các bước thực hiện:

  1. Trên iPad, vào màn hình Register (Nhật ký) trong ứng dụng Shopify POS.

  2. Chạm vào nút +:

    Nút dấu cộng trên màn hình đăng ký — Shopify POS cho iPad

  3. Hộp thoại Open Shift (Mở ca) sẽ hiện ra. Nếu đã bật tùy chọn theo dõi tiền mặt trong cài đặt vào sổ, bạn có thể nhập số tiền tạm ứng:

    Hộp thoại Mở ca — Shopify POS dành cho iPad

  4. Không bắt buộc: Nhập ghi chú.

  5. Chạm vào Done (Đã xong). Ca vào sổ vẫn sẽ mở cho đến khi bạn tắt ca theo cách thủ công.

Mở ca vào sổ tự động

Nếu bạn đã đóng ca vào sổ và không mở ca nào khác trước khi xử lý đơn hàng tiếp theo, Shopify sẽ tự động mở ca vào sổ mới.

Ca tự động chưa bật theo dõi tiền mặt

Nếu chưa bật tùy chọn theo dõi tiền mặt trong cài đặt vào sổ, bạn sẽ thấy thông báo này khi giao dịch đầu tiên trong ca vào sổ mới được hoàn tất:

Tin nhắn đã tạo ca vào sổ (chưa bật theo dõi tiền mặt) — Shopify POS dành cho iPad

Ca tự động đã bật theo dõi tiền mặt

Nếu đã bật tùy chọn theo dõi tiền mặt trong cài đặt vào sổ, số dư tiền mặt theo tính toán ở cuối ca vào sổ trước được sử dụng làm số tiền tạm ứng (hoặc đầu ca). Nếu đây là ca vào sổ đầu tiên của cửa hàng, khoản tạm ứng được đặt thành 0.

Bạn sẽ thấy thông báo như sau:

Tin nhắn

Nếu bạn không chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt

Nếu không chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt, bạn có thể tắt tùy chọn theo dõi tiền mặt trong cài đặt vào sổ. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải cung cấp số tiền tạm ứng trong suốt ca vào sổ. Ca vào sổ của bạn sẽ tiếp tục theo dõi việc bán hàng được thực hiện bằng các phương thức thanh toán khác, miễn là bạn đã bật tùy chọn Open and close shifts (Mở và đóng ca) trong cài đặt vào sổ.

Xem thông tin chi tiết về ca vào sổ

Lưu ý: Bạn chỉ có thể theo dõi số liệu vào sổ nếu cửa hàng của bạn sử dụng gói Shopify trở lên.

Trên màn hình Sales register (Sổ doanh số), bạn có thể chạm vào bất kỳ ca nào để xem:

  • lịch sử ca vào sổ
  • thông tin chi tiết về doanh số đối với từng loại thanh toán.

Xem lịch sử ca vào sổ

Bạn có thể xem tóm tắt hoạt động trong một ca vào sổ.

Các bước thực hiện:

  1. Trên iPad, mở màn hình Đăng ký trong ứng dụng Shopify POS.

  2. Chạm vào ca vào sổ có lịch sử mà bạn muốn xem.

Thông tin sẽ hơi khác tùy vào việc:

  • ca vào sổ bạn đang xem còn mở hay đã đóng
  • bạn có bật tính năng theo dõi tiền mặt hay không.

Thông tin sau đây luôn được hiển thị:

  • ngày của ca
  • tổng doanh số của ca đó
  • tên của nhân viên mở ca
  • khoản tạm ứng ban đầu (nếu bạn đã bật theo dõi tiền mặt trong phần cài đặt vào sổ)
  • mọi điều chỉnh mà nhân viên thực hiện với khoản tiền trong ngăn đựng tiền (ví dụ như nếu họ sử dụng tiền riêng để trả tiền thừa).

Màn hình chi tiết ca vào sổ — Shopify POS dành cho iPad

Nếu ca bạn đang xem bị đóng, bạn sẽ nhìn thấy tên của nhân viên đóng ca.

Nếu đã bật tùy chọn cash tracking (theo dõi tiền mặt) trong cài đặt vào sổ trước khi ca đóng, bạn sẽ thấy:

  • số tiền mặt đếm được vào cuối ca (với điều kiện bạn đã nhập khi đóng ca
  • số tiền mặt dự kiến trong ngăn đựng tiền khi đóng ca
  • số tiền mặt còn lại cho các khoản tạm ứng sau khi tính toán số dư sau cùng trong ngăn đựng tiền (thường được thực hiện bằng cách trừ đi toàn bộ doanh thu trong ngày).

Xem thông tin doanh số chi tiết của ca vào sổ

Bạn có thể xem thông tin doanh số của ca vào sổ dựa trên phương thức thanh toán.

Các bước thực hiện:

  1. Trên iPad, vào màn hình Sale register (Sổ doanh số) trong ứng dụng Shopify POS.

  2. Chạm vào ca đăng ký có thông tin chi tiết bạn muốn xem.

  3. Chạm vào View Details (Xem chi tiết):

    Nút Xem chi tiết ca vào sổ — Shopify POS dành cho iPad

    Chế độ xem này hiển thị tóm tắt về doanh số, tiền hoàn lại và tiền lãi ròng cho từng loại thanh toán (bao gồm cả máy quẹt thẻ thanh toán của tổ chức khác):

    Chi tiết ca vào sổ

Điều chỉnh số tiền tạm ứng

Lưu ý: Bạn chỉ có thể điều chỉnh tiền nổi nếu cửa hàng của bạn sử dụng gói Shopify trở lên.

Điều chỉnh số tiền tạm ứng được vào sổ liên quan đến việc thêm hoặc bớt tiền. Có thể cần làm điều này trong trường hợp:

  • nhân viên không thể trả đúng tiền thừa với số tiền mặt trong két
  • tiền mặt trong ngăn đựng tiền đã vượt quá giới hạn ưu tiên của bạn (một số công ty đặt ra giới hạn để ngăn trộm cắp hoặc tính toán sai lúc đóng ca)
  • nhân viên cần tạm thời rút tiền mặt khỏi quầy thu ngân.

Nếu đang theo dõi tiền mặt trong sổ, bạn nên ghi lại tất cả các điều chỉnh đã thực hiện, dù giá trị nhỏ thế nào.

Các bước thực hiện:

  1. Trên iPad, vào màn hình Sale register (Sổ doanh số) trong ứng dụng Shopify POS.

  2. Đảm bảo rằng bạn xem ca vào sổ đang mở.

  3. Chạm vào Make adjustment (Thực hiện điều chỉnh)

  4. Chạm vào Add (Thêm) hoặc Remove (Bớt), tùy vào loại giao dịch bạn muốn thực hiện.

  5. Nhập số tiền thêm hoặc bớt.

  6. Nhập ghi chú, nếu cần.

  7. Chạm vào Done (Đã xong).

Điều chỉnh trong sổ hiển thị trong lịch sử sổ trên màn hình chính của Sales register (Sổ doanh số):

Màn hình chi tiết ca vào sổ — Shopify POS dành cho iPad

Đóng ca vào sổ

Lưu ý: Bạn chỉ có thể theo dõi số liệu vào sổ nếu cửa hàng của bạn sử dụng gói Shopify trở lên.

Để quyết toán ngăn đựng tiền chính xác, bạn cần đóng ca vào sổ đều đặn (ví dụ như vào cuối ngày hoặc khi ca của nhân viên kết thúc).

Khi bạn đóng ca vào sổ, thông tin sau sẽ được thêm vào lịch sử ca vào sổ:

  • lượng tiền mặt đếm được vào cuối ca
  • giá trị tiền mặt dự kiến trong ngăn đựng tiền, được tính toán dựa trên tất cả các giao dịch tiền mặt diễn ra trong ca và cân nhắc số tiền tạm ứng ban đầu và các điều chỉnh đã thực hiện trong lúc mở ca
  • lượng tiền mặt còn lại để chi tiêu các khoản nhỏ sau khi tính toán số dư sau cùng trong két đựng tiền (thường được thực hiện bằng cách trừ đi tất cả chi phí trong ngày).

Lượng tiền mặt trong ngăn đựng tiền và số dư dự kiến phải như nhau.

Các bước thực hiện:

  1. Trên iPad, vào màn hình Sale register (Sổ doanh số) trong ứng dụng Shopify POS.

  2. Đảm bảo rằng bạn xem ca vào sổ đang mở.

  3. Chạm vào Close shift (Đóng ca). Nếu ca vào sổ đã mở lâu (vài ngày đến vài tuần), có thể mất vài giây để đóng ca.

    Nếu ca vào sổ không đóng sau khi chờ 10 giây, trong Cửa hàng > Sales register (Sổ doanh số) > Cài đặt, bật/tắt Enable sales register (Kích hoạt sổ doanh số) để đóng ca vào sổ.

  4. Nếu đã bật tùy chọn theo dõi tiền mặt trong cài đặt máy tính tiền, trong hộp thoại Close Shift (Đóng ca), bạn sẽ thấy trường Cash counted (Lượng tiền mặt đếm được). Đếm tiền mặt trong ngăn đựng tiền, rồi nhập số tiền tại đây (Shopify POS sẽ cho bạn biết số tiền nên ở bên trên trường Lượng tiền mặt đếm được):

    Hộp thoại Đóng ca — Shopify POS cho iPad

  5. Không bắt buộc: Nhập ghi chú.

  6. Chạm vào Done (Đã xong).

  7. Nếu bạn đã bật tùy chọn theo dõi tiền mặt trong cài đặt vào sổ, hộp thoại Final adjustment (Điều chỉnh cuối cùng) sẽ hiển thị:

    Hộp thoại Điều chỉnh cuối cùng — Shopify POS dành cho iPad

Giá trị đề xuất trong trường Amount removed (Số tiền đã chi) là tiền mặt ròng đã chi trong ca vào sổ. Bạn có thể nhập giá trị bất kỳ bạn thích vào trường này nhưng giá trị đó nên khớp với giá trị tiền mặt bạn đã lấy từ két. Khoản tiền còn lại trong két tiền sẽ được sử dụng làm số tiền tạm ứng cho ca tiếp theo trừ khi bạn cài đặt theo cách thủ công.

Nếu lượng tiền mặt đếm được không khớp với lượng tiền mặt dự kiến, bạn có thể điều chỉnh ngăn đựng tiền bằng cách cân đối số lượng thêm hoặc bớt.

  1. Chạm vào Done (Đã xong).

  2. Nếu bạn đã kết nối máy in biên lai với ca vào sổ, bạn có thể chạm vào Print (In) để in bản tóm tắt số liệu vào sổ. Bản tóm tắt số liệu vào sổ gồm doanh số, khoản hoàn tiền và hoạt động đăng ký trong suốt ca.

Bạn đã sẵn sàng bán hàng với Shopify?

Dùng thử miễn phí