Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng liệt kê các sản phẩm, giá và số lượng cho đơn hàng mà doanh nghiệp đặt hàng với đơn vị cung ứng.
Đơn đặt hàng cũng giúp theo dõi các chi tiết như số lượng hàng chuẩn bị nhập kho, chi phí lưu kho, điều khoản thanh toán và thời gian đến ước tính. Nhờ theo dõi thông tin này, bạn có thể đặt ra kỳ vọng của khách hàng về tình trạng còn hàng của hàng hóa cũng như đưa ra quyết định sáng suốt về việc tái nhập kho và di chuyển hàng trong kho giữa các địa điểm.
Trên trang này
Tạo đơn đặt hàng
Khi tạo đơn đặt hàng, bạn có thể lưu dưới dạng bản nháp để xử lý sau hoặc đánh dấu là Đã đặt hàng. Sau khi đánh dấu đơn đặt hàng là Đã đặt hàng, thông tin về hàng chuẩn bị nhập kho sẽ được cập nhật cho từng sản phẩm trong đơn đặt hàng.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
- Nhấp vào Tạo đơn đặt hàng.
- Chọn đơn vị cung ứng và nơi nhận cho đơn đặt hàng. Nếu bạn cần thêm đơn vị cung ứng mới, hãy tham khảo Thêm đơn vị cung ứng. Nếu bạn cần thêm địa điểm, hãy tham khảo phần Tạo và sửa đổi địa điểm.
- Trong mục Thêm sản phẩm, nhập hoặc chọn sản phẩm và mẫu mã bạn muốn đặt hàng từ đơn vị cung ứng rồi nhấp vào Thêm.
-
Với mỗi sản phẩm, hãy thêm những thông tin sau:
- số lượng
- SKU của đơn vị cung ứng (không bắt buộc)
- chi phí sản phẩm riêng (không bắt buộc)
- mọi tỷ lệ phần trăm thuế (không bắt buộc)
-
Không bắt buộc: Trong mục Chi tiết lô hàng, hãy nhập các thông tin sau:
- ngày trong trường Thời điểm đến dự kiến
- Mã theo dõi của lô hàng đó
- Hãng vận chuyển. Hãng vận chuyển có thể được chọn tự động dựa trên mã theo dõi bạn tạo và có thể được điều chỉnh thủ công.
-
Không bắt buộc: Nhập các thông tin chi tiết sau vào mục Chi tiết bổ sung:
- số tham chiếu
- ghi chú cho đơn vị cung ứng
- bất kỳ thẻ nào cho đơn đặt hàng
Nhấp vào Lưu thành bản nháp. Đơn đặt hàng của bạn đang ở trạng thái bản nháp.
Để cho biết rằng đơn đặt hàng đã được đơn vị cung ứng phê duyệt, nhấp vào Đánh dấu là đã đặt hàng.
Thêm đơn vị cung ứng
Đơn vị cung ứng sẽ được liệt kê trong menu thả xuống Chọn đơn vị cung ứng sau khi bạn thêm.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
- Nhấp vào Tạo đơn đặt hàng.
- Trong mục Đơn vị cung ứng, nhấp vào menu thả xuống Chọn đơn vị cung ứng.
- Nhấp vào Tạo đơn vị cung ứng mới.
- Nhập thông tin chi tiết của đơn vị cung ứng rồi nhấp vào Lưu.
Sửa thông tin chi tiết của đơn vị cung ứng
Khi bạn chỉnh sửa thông tin chi tiết của một đơn vị cung ứng trong đơn đặt hàng, thông tin chi tiết của đơn vị cung ứng đó sẽ được cập nhật trong tất cả các đơn đặt hàng hiện có.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
- Nhấp vào Tạo đơn đặt hàng hoặc nhấp vào tên của đơn đặt hàng hiện có.
- Trong mục Đơn vị cung ứng, nhấp vào menu thả xuống Chọn đơn vị cung ứng rồi chọn đơn vị cung ứng.
- Nhấp vào Xem chi tiết.
- Nhấp vào Sửa chi tiết về đơn vị cung ứng.
- Thay đổi bất kỳ thông tin chi tiết nào của đơn vị cung ứng rồi nhấp vào Lưu.
- Nếu đã tạo đơn đặt hàng mới, bạn có thể xóa đơn đặt hàng nháp.
Sửa đơn đặt hàng
Bạn có thể chỉnh sửa hầu hết các trường của đơn đặt hàng bất kỳ lúc nào, ngay cả khi đã đánh dấu đơn hàng là Đã đặt hàng. Bạn không thể xóa sản phẩm khỏi đơn đặt hàng mà bạn đã nhận hàng trong kho. Bạn không thể thay đổi đơn vị cung ứng hoặc nơi nhận sau khi đơn đặt hàng được đánh dấu là Đã đặt hàng.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
- Nhấp vào tên đơn đặt hàng.
- Nếu bạn đã đánh dấu đơn đặt hàng là Đã đặt hàng, hãy nhấp vào Sửa.
- Thay đổi theo ý muốn.
- Nhấp vào Lưu.
Tải xuống đơn đặt hàng dưới dạng PDF
Bạn có thể lưu đơn đặt hàng dưới dạng PDF để gửi đến đơn vị cung ứng.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
- Nhấp vào tên đơn đặt hàng.
- Trong một số trạng thái hoặc thiết bị, bạn cần nhấp vào Thao tác khác.
- Nhấp vào Xuất PDF.
Đánh dấu hàng trong kho là đã nhận
Sau khi nhận được sản phẩm thực tế, bạn có thể đánh dấu hàng trong kho là đã nhận trên trang quản trị Shopify. Thao tác này sẽ cập nhật thông tin về lượng hàng sẵn có trong kho dựa trên sản phẩm nhận được. Bạn chỉ có thể đánh dấu hàng trong kho là đã nhận sau khi đơn đặt hàng được đánh dấu là Đã đặt hàng.
Ví dụ: giả sử bạn có 10 sản phẩm là hàng chuẩn bị nhập kho. Nếu bạn đánh dấu 5 sản phẩm là đã nhận thì những sản phẩm này sẽ trở thành hàng sẵn có trong kho tại cửa hàng của bạn và vẫn còn 5 sản phẩm là hàng chuẩn bị nhập kho.
Nếu mặt hàng bạn nhận được bị hỏng, bạn có thể đánh dấu đơn hàng là đã nhận một phần bằng cách từ chối số lượng hàng bị hỏng. Mọi lượng hàng bị từ chối sẽ bị xóa khỏi danh mục hàng chuẩn bị nhập kho.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
- Nhấp vào tên đơn đặt hàng.
- Nhấp vào Nhận hàng.
- Đối với mỗi sản phẩm, nhập lượng hàng đã nhận được và chưa nhận được.
- Nhấp vào Lưu.
Điều chỉnh lượng hàng đã nhận
Bạn có thể điều chỉnh lượng hàng đã nhận hoặc nhận một phần trên đơn đặt hàng. Ví dụ: giả sử bạn đã nhận được hàng nhưng sau đó phát hiện ra hai sản phẩm chưa được vận chuyển. Bạn có thể cập nhật hàng trong kho bằng số âm để điều chỉnh lượng hàng trong kho và thay đổi trạng thái đơn đặt hàng thành Đã nhận một phần.
Ví dụ: nếu bạn đã nhận được 10 sản phẩm nhưng phát hiện ra thiếu một sản phẩm, bạn sẽ nhập -1 vào cột Đã chấp nhận cho sản phẩm đó.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
- Nhấp vào tên đơn đặt hàng.
- Nhấp vào Nhận hàng.
- Bên cạnh mỗi sản phẩm, nhập số lượng hàng trong kho bạn cần điều chỉnh trong cột Đã chấp nhận hoặc Đã từ chối. Nếu bạn cần giảm số lượng hàng đã nhận được, hãy nhập số âm.
- Nhấp vào Lưu.
Quản lý đơn đặt hàng
Sau khi hoàn thành đơn đặt hàng, bạn có thể thực hiện những thao tác khác nhau tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của đơn hàng:
- Nếu đơn đặt hàng được đánh dấu là Đã đặt hàng, bạn có thể đóng đơn hàng. Việc đóng đơn đặt hàng trước khi bạn nhận đủ lượng hàng sẽ xóa số lượng sản phẩm chưa nhận được khỏi danh mục hàng chuẩn bị nhập kho.
- Nếu đơn đặt hàng vẫn là bản nháp, bạn có thể xóa đơn đặt hàng.
Xóa đơn đặt hàng
Bạn có thể xóa đơn đặt hàng khi đơn đặt hàng vẫn là bản nháp. Nếu đơn đặt hàng được đánh dấu là Đã đặt hàng, bạn sẽ không xóa mà đóng đơn hàng đó.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng
- Nhấp vào tên của đơn đặt hàng nháp.
- Nhấp vào Delete (Xóa).
- Trong hộp thoại xác nhận, nhấp vào Xóa đơn đặt hàng.
Đóng đơn đặt hàng
Bạn có thể đóng bất kỳ đơn đặt hàng nào sau khi đánh dấu là Đã đặt hàng. Nếu đơn đặt hàng vẫn là bản nháp, bạn cần xóa đơn hàng đó chứ không phải đóng.
Các bước thực hiện:
- Trên trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
- Nhấp vào tên đơn đặt hàng.
- Nhấp vào Đóng.
Tính hàng trong kho
Nếu bạn cho phép Shopify theo dõi hàng trong kho, đảm bảo rằng bạn hiểu cách tính và theo dõi các mặt hàng trên đơn đặt hàng khi nhận được hàng. Số lượng mặt hàng chuẩn bị nhập kho thay đổi tùy theo số mặt hàng bạn nhận được (bất kể bạn đánh dấu là Đã chấp nhận hay Đã từ chối).
Ví dụ: Giả sử bạn có một đơn đặt hàng với 10 mặt hàng.
Nếu bạn đặt 10 mặt hàng, đã nhận 7 trong số đó và đã đánh dấu 4 mặt hàng là Đã chấp nhận và 3 mặt hàng là Đã từ chối thì sản phẩm đó có 3 mặt hàng chuẩn bị tới. Có thể kết luận như vậy bởi bạn đã chỉ ra rằng mặc dù 3 trong số những mặt hàng bạn nhận không trong tình trạng mong muốn (3 mặt hàng bạn đánh dấu là Đã từ chối), bạn vẫn nhận được 7 trong số các mặt hàng đã đặt.