Quản lý hàng tồn kho

Việc theo dõi hàng trong kho của bạn rất quan trọng để đảm bảo có thể thực hiện đơn hàng của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Làm việc với Mạng lưới giao hàng Shopify để đảm bảo có thể dự tính và hạch toán hàng tồn kho sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên khi thực hiện và quản lý đơn hàng của bạn.

Để xây dựng thông lệ đối với hàng trong kho theo kế hoạch khi sử dụng Mạng lưới giao hàng Shopify, có một số khái niệm và quy trình bạn cần biết.

Trạng thái hàng trong kho

Trạng thái hàng trong kho giúp bạn chia hàng trong kho thành các nhóm cho biết vị trí của hàng trong kho trên thực tế và liệu có thể bán hàng trong kho hay không. Mạng lưới giao hàng Shopify sử dụng các trạng thái sau để ghép hoặc nhóm hàng trong kho của bạn:

  • Còn trong kho - Hàng trong kho có mặt tại trung tâm xử lý đơn hàng Mạng lưới giao hàng Shopify. Hàng trong kho có sẵn bao gồm hàng đã có khách đặt nhưng chưa giao và hàng có sẵn chưa có khách đặt.
  • Sắp tới - Hàng trong kho đang vận chuyển và dự kiến sẽ đến trung tâm xử lý đơn hàng. Hàng trong kho này không có sẵn để bán cho đến khi được nhận và chuyển thành còn hàng.
  • Đã có khách đặt nhưng chưa giao - Hàng trong kho sắp được hoặc đã được phân bổ cho các đơn hàng sẽ do Mạng lưới giao hàng Shopify thực hiện.
  • Có sẵn - Hàng trong kho có sẵn để phân bổ cho đơn hàng mới.

Hàng trong kho có sẵn được tính bằng phương trình sau:

Còn trong kho - Đã có khách đặt nhưng chưa giao = Có sẵn

Đồng bộ hóa hàng trong kho

Ghi chép chính xác về trạng thái hiện tại của hàng trong kho sẽ giúp thực hiện đơn hàng hiệu quả và giúp bạn lập kế hoạch cho hàng trong kho mà bạn cần trong tương lai gần.

Để đảm bảo mức hàng trong kho của Mạng lưới giao hàng Shopify khớp với mức hàng trong kho của bạn, hãy thực hiện đồng bộ hóa kho hàng định kỳ. Có thể sử dụng hai phương thức sau để đồng bộ hóa kho hàng: đồng bộ hóa chênh lệch và đồng bộ hóa thông tin ghi đè. Nếu bạn không chắc mình đang sử dụng phương thức đồng bộ hóa nào cho vị trí kho hàng của Mạng lưới giao hàng Shopify, hãy liên hệ đội ngũ Thực hiện đơn hàng từ tab Overview (Tổng quan) trong ứng dụng Mạng lưới giao hàng Shopify.

Đồng bộ hóa chênh lệch

Khi SKU mới được gửi đến Mạng lưới giao hàng Shopify trong đợt chuyển về, trung tâm xử lý đơn hàng sẽ phê duyệt và xác minh để thực hiện đơn hàng. Để biết thêm thông tin về việc tìm kiếm số lượng hàng trong kho có sẵn trong trang quản trị Shopify, tham khảo Xem hàng trong kho.

Nếu cửa hàng của bạn dùng phương thức đồng bộ hóa chênh lệch, số lượng Có sẵn tại địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify sẽ cập nhật mỗi khi có đơn hàng được đặt. Nếu có điều chỉnh tại trung tâm xử lý đơn hàng, ví dụ như tính sai, sản phẩm bị hư hại hoặc các dự án đặc biệt, điều chỉnh sẽ được áp dụng cho hàng trong kho Có sẵn vào tối ngày hôm đó.

Mạng lưới giao hàng Shopify không bao giờ tự động ghi đè số lượng Có sẵn. Nếu bạn thay đổi số lượng này theo cách thủ công, mức hàng trong kho mới có khả năng sẽ không chính xác.

Đồng bộ hóa thông tin ghi đè

Tương tự như đồng bộ hóa chênh lệch, khi SKU được gửi đến Mạng lưới giao hàng Shopify trong đợt chuyển về, trung tâm xử lý đơn hàng sẽ phê duyệt và xác minh để thực hiện đơn hàng. Sau khi đã xác minh SKU, hàng trong kho Có sẵn của địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify trong trang quản trị Shopify của bạn sẽ được cập nhật.

Nếu cửa hàng của bạn sử dụng phương thức đồng bộ hóa thông tin ghi đè thì hàng trong kho Có sẵn sẽ được tính lại nhiều lần khi có thay đổi đối với SKU của bạn, ví dụ như mỗi lần đơn hàng của SKU đó được tạo hoặc chỉnh sửa. Điều này có nghĩa là bạn không thể thay đổi số lượng hàng tồn kho của địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify trong trang quản trị Shopify mà không bị ghi đè.

Bộ sản phẩm theo yêu cầu

Bộ sản phẩm theo yêu cầu là SKU được lắp ráp từ SKU khác. Bạn có thể yêu cầu trung tâm xử lý đơn hàng lắp ráp những bộ sản phẩm theo yêu cầu này cho bạn. Nếu bạn đã thiết lập để Mạng lưới giao hàng Shopify thực hiện bộ sản phẩm theo yêu cầu, có vài điều bạn cần biết để luôn bổ sung hàng trong kho và hiểu nội dung bạn thấy là số lượng Có sẵn.

Các tiêu chí sau đây được sử dụng để xác định số lượng bộ sản phẩm bạn có thể bán tại cửa hàng:

  • số lượng Có sẵn của từng phần SKU
  • số lượng thành phần bắt buộc của mỗi bộ sản phẩm
  • số lượng Có sẵn của mỗi trung tâm xử lý đơn hàng

Khi bổ sung các phần của bộ sản phẩm qua đợt chuyển về đến trung tâm xử lý đơn hàng, hãy cân nhắc đến tất cả những yếu tố này.

Cài đặt ưu tiên thực hiện đơn hàng

Nếu bạn có hàng trong kho được quản lý theo nhiều địa điểm, bạn cần đặt thứ tự ưu tiên thực hiện đơn hàng.

Các đơn hàng được chỉ định cho địa điểm dựa trên ưu tiên thực hiện và các quy tắc sau:

  • Cố gắng chỉ định đơn hàng cho một địa điểm duy nhất.
  • Nếu bắt buộc, chỉ định một mục hàng cho một địa điểm có đủ hàng trong kho nhưng không phân chia mục hàng giữa các địa điểm.
  • Nếu mặt hàng đã bán vượt mức, hãy chỉ định đơn hàng cho địa điểm ưu tiên còn hàng trong kho.

Ví dụ: Giả sử các địa điểm của bạn được đặt theo thứ tự ưu tiên thực hiện sau:

  1. Mạng lưới giao hàng Shopify
  2. Văn phòng tại nhà
  3. Cửa hàng bán lẻ

Trong ví dụ này, Mạng lưới giao hàng Shopify có ưu tiên số một dành cho đơn hàng sắp tới có sản phẩm được chỉ định cho địa điểm của Mạng lưới giao hàng Shopify. Tất cả đơn hàng sắp tới sẽ tuân thủ các quy tắc nêu trên và cố gắng thực hiện đơn hàng qua Mạng lưới giao hàng Shopify trước.

Để tìm hiểu thêm về cách cài đặt thứ tự ưu tiên thực hiện đơn hàng, tham khảo Cài đặt thứ tự ưu tiên về địa điểm thực hiện đơn hàng.

Tránh bán quá số hàng trong kho

Hiện tượng bán quá số hàng trong kho xảy ra khi cửa hàng Shopify của bạn có hàng trong kho Có sẵn đối với một sản phẩm nhưng Mạng lưới giao hàng Shopify không có hàng trong kho cho sản phẩm đó để phân bổ cho đơn hàng đã đặt. Xem lại bảng sau để tìm hiểu cách tránh bán quá số hàng trong kho.

Nguyên nhân của bán quá số hàng trong kho và cách tránh
Nguyên nhân Các bước để tránh
Điều chỉnh thủ công Tránh thực hiện các điều chỉnh thủ công đối với hàng trong kho của địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify trong trang quản trị Shopify. Sử dụng đồng bộ hóa thông tin ghi đè làm phương thức đồng bộ hóa hàng trong kho.
Bộ sản phẩm theo yêu cầu Do tính chất của bộ sản phẩm theo yêu cầu nên luôn có rủi ro bán quá số hàng trong kho, đặc biệt là trong những thời điểm có nhu cầu cao. Điều này là do các phần của bộ sản phẩm dùng được cho nhiều bộ sản phẩm và đôi khi được bán riêng lẻ, dẫn đến sự chậm trễ trong việc tính toán hàng trong kho theo thời gian thực. Đảm bảo các phần của bộ sản phẩm dùng được cho các bộ sản phẩm theo yêu cầu có tình trạng còn hàng cao để tránh bán quá số hàng trong kho hoặc hết hàng.
Ứng dụng bên thứ ba Một số ứng dụng bên thứ ba, như các giải pháp quản lý hàng tồn kho, bán trước và ứng dụng bán theo gói, cố gắng điều chỉnh hàng trong kho Có sẵn tại các địa điểm được quản lý trong trang quản trị Shopify. Đảm bảo bạn không sử dụng ứng dụng có thể điều chỉnh hàng trong kho Có sẵn tại địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify.

Bạn đã sẵn sàng bán hàng với Shopify?

Dùng thử miễn phí