Ρύθμιση αποθέματος για πρώτη φορά

Η σωστή ρύθμιση του αποθέματος από την αρχή σάς βοηθά να αποφύγετε προβλήματα αργότερα και διασφαλίζει ακριβή επίπεδα αποθέματος για τους πελάτες σας. Αυτός ο οδηγός σάς βοηθά να ρυθμίσετε το απόθεμά σας στο Shopify, από την απόφαση για το ποια προϊόντα θα παρακολουθείτε, μέχρι την εισαγωγή των αρχικών ποσοτήτων σας.

Πριν ξεκινήσετε

Πριν ρυθμίσετε το απόθεμα, σκεφτείτε τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Έχετε φυσικά προϊόντα που χρειάζονται παρακολούθηση ποσότητας;
• Έχετε μία ή πολλαπλές τοποθεσίες;
• Χρησιμοποιείτε το Shopify POS για πωλήσεις λιανικής;
• Αποστέλλονται κάποια προϊόντα απευθείας από προμηθευτές;

Οι απαντήσεις σας βοηθούν να καθορίσετε τη σωστή ρύθμιση αποθέματος για την επιχείρησή σας.

Βήμα 1: Καθορισμός των προϊόντων που χρειάζονται παρακολούθηση αποθέματος

Δεν απαιτούν όλα τα προϊόντα παρακολούθηση αποθέματος στο Shopify. Η παρακολούθηση αποθέματος είναι χρήσιμη όταν χρειάζεται να παρακολουθείτε τα επίπεδα αποθέματος και να αποτρέψετε την υπερπώληση, αλλά ορισμένοι τύποι προϊόντων λειτουργούν καλύτερα χωρίς αυτήν.

Προϊόντα που ενδέχεται να χρειάζονται παρακολούθηση αποθέματος

Εξετάστε το ενδεχόμενο να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αποθέματος για τα εξής προϊόντα:

• Φυσικά προϊόντα για τα οποία διατηρείτε απόθεμα και αποστέλλετε
• Προϊόντα με περιορισμένες ποσότητες
• Είδη για τα οποία πρέπει να κάνετε εκ νέου παραγγελία από προμηθευτές
• Προϊόντα που πωλούνται σε καταστήματα λιανικής με χρήση του Shopify POS

Προϊόντα που ενδέχεται να μην χρειάζονται παρακολούθηση αποθέματος

Εξετάστε το ενδεχόμενο να μην ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αποθέματος για τα εξής προϊόντα:

• Ψηφιακά προϊόντα, όπως ηλεκτρονικά βιβλία, λήψεις μουσικής ή ψηφιακή τέχνη
• Υπηρεσίες, όπως συμβουλευτική, μαθήματα ή ραντεβού
• Προϊόντα κατά παραγγελία, όπως προσαρμοσμένα είδη που δημιουργούνται μετά την αγορά
• Δωροκάρτες

Συμβουλή

Αν κάνετε τριγωνική πώληση (dropshipping) προϊόντων όπου οι προμηθευτές διαχειρίζονται το απόθεμα, τότε μπορείτε είτε να παρακολουθείτε το απόθεμα στο Shopify είτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή τριγωνικής πώλησης (dropshipping) που αναλαμβάνει τη διαχείριση αποθεμάτων για εσάς.

Βήμα 2: Έλεγχος των ρυθμίσεων της τοποθεσίας σας

Το απόθεμα αποθηκεύεται σε τοποθεσίες, οι οποίες αντιπροσωπεύουν φυσικούς χώρους, όπως αποθήκες, καταστήματα λιανικής ή κέντρα διεκπεραίωσης. Το κατάστημα Shopify σας διαθέτει μία προεπιλεγμένη τοποθεσία, αλλά μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες αν χρειάζεται. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε τις τοποθεσίες σας πριν εκχωρήσετε απόθεμα σε προϊόντα. Αυτό διασφαλίζει ότι μπορείτε να κατανείμετε το απόθεμα στις σωστές τοποθεσίες από την αρχή.

Ελέγξτε τις ανάγκες σας για τοποθεσίες:

• Μία τοποθεσία: Αν έχετε μόνο μία αποθήκη ή κατάστημα, τότε η προεπιλεγμένη τοποθεσία σας είναι επαρκής.
• Πολλαπλές τοποθεσίες: Αν έχετε πολλαπλά καταστήματα, αποθήκες ή αν πουλάτε τόσο διά ζώσης όσο και διαδικτυακά, τότε πρέπει να ρυθμίσετε πρόσθετες τοποθεσίες.

Μάθετε περισσότερα για τη ρύθμιση και διαχείριση τοποθεσιών.

Βήμα 3: Ενεργοποίηση παρακολούθησης αποθέματος για προϊόντα

Αφού καθορίσετε ποια προϊόντα χρειάζονται παρακολούθηση, ενεργοποιήστε την παρακολούθηση αποθέματος για τα εν λόγω προϊόντα. Η ακόλουθη διαδικασία καλύπτει ένα προϊόν τη φορά, ενώ ορίζει επίσης την αρχική ποσότητα του προϊόντος και την επιλογή εκτός αποθέματος. Το Βήμα 4 και το Βήμα 5 καλύπτουν τους άλλους τρόπους διαχείρισης καθεμιάς από αυτές τις περιπτώσεις.

Προσοχή

Η επιλογή Συνέχιση της πώλησης όταν είναι εκτός αποθέματος δεν ισχύει για το Shopify POS. Το προσωπικό μπορεί να συνεχίσει να πουλά προϊόντα όταν το διαθέσιμο απόθεμα φτάσει στο μηδέν και κάτω. Το POS θα προειδοποιήσει το προσωπικό προτού πουλήσει ένα κομμάτι που δεν είναι διαθέσιμο.

Βήματα:

Επιφάνεια εργασίας

1. Από τον διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα.

2. Κάντε κλικ στο προϊόν για το οποίο θέλετε να παρακολουθείτε το απόθεμα.

3. Προαιρετικό: Αν το προϊόν έχει παραλλαγές, τότε κάντε κλικ στην παραλλαγή για την οποία θέλετε να παρακολουθείτε το απόθεμα.

4. Στην ενότητα Απόθεμα, ενεργοποιήστε τη ρύθμιση Παρακολούθηση ποσότητας.

5. Προαιρετικό: Για να επιτρέψετε στους πελάτες να αγοράσουν το κομμάτι όταν είναι εκτός αποθέματος, κάντε κλικ στο Πώληση όταν είναι εκτός αποθέματος, και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συνέχιση της πώλησης όταν είναι εκτός αποθέματος.

6. Στην ενότητα Απόθεμα, εισαγάγετε τον αριθμό των Διαθέσιμων μονάδων που έχετε για το προϊόν ή την παραλλαγή.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Κινητό

1. Από την εφαρμογή Shopify, πατήστε το εικονίδιο .
2. Πατήστε το προϊόν για το οποίο θέλετε να παρακολουθείτε το απόθεμα.
3. Προαιρετικό: Αν το προϊόν έχει παραλλαγές, πατήστε την παραλλαγή για την οποία θέλετε να παρακολουθείτε το απόθεμα.
4. Στην ενότητα Απόθεμα, πατήστε Επεξεργασία.
5. Στην οθόνη Λεπτομέρειες αποθέματος, ενεργοποιήστε τη ρύθμιση Παρακολούθηση ποσότητας.
6. Προαιρετικό: Για να επιτρέπετε στους πελάτες να αγοράζουν το κομμάτι όταν είναι εκτός αποθέματος, ενεργοποιήστε τη ρύθμιση Συνέχιση πώλησης όταν είναι εκτός αποθέματος.
7. Στην ενότητα Ποσότητα, εισαγάγετε τον αριθμό των Διαθέσιμων μονάδων που έχετε για το προϊόν ή την παραλλαγή.
8. Πατήστε Αποθήκευση ή ✓ και, στη συνέχεια, πατήστε X και Τέλος για να επιστρέψετε στην οθόνη λεπτομερειών προϊόντος.

Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για κάθε προϊόν που χρειάζεται παρακολούθηση αποθέματος.

Βήμα 4: Εισαγωγή αρχικών ποσοτήτων αποθέματος

Εισαγάγετε τις αρχικές ποσότητες για κάθε προϊόν. Οι ακριβείς αρχικές ποσότητες διασφαλίζουν ότι οι πελάτες μπορούν να παραγγέλνουν μόνο ό,τι έχετε σε απόθεμα.

Μπορείτε να εισαγάγετε ποσότητες με τους εξής τρόπους:

• Μεμονωμένα: Εισαγάγετε τις ποσότητες για ένα προϊόν κάθε φορά στη σελίδα λεπτομερειών προϊόντος.
• Πρόγραμμα μαζικής επεξεργασίας: Ενημερώστε πολλά προϊόντα ταυτόχρονα χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα μαζικής επεξεργασίας.
• Εισαγωγή CSV: Μεταφορτώστε ένα αρχείο CSV με ποσότητες για πολλά προϊόντα. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την εισαγωγή αποθέματος με χρήση αρχείων CSV.

Συμβουλή

Εάν δεν είστε σίγουροι για τις ακριβείς ποσότητες, εισαγάγετε την καλύτερη δυνατή εκτίμηση. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ποσότητες αργότερα, καθώς ολοκληρώνετε απογραφές φυσικού αποθέματος.

Βήμα 5: Διαμόρφωση συμπεριφοράς προϊόντος εκτός αποθέματος

Αποφασίστε τι θα συμβαίνει όταν τα προϊόντα εξαντλούνται. Μπορείτε να επιλέξετε από τις ακόλουθες επιλογές:

• Διακοπή πώλησης όταν είναι εκτός αποθέματος: Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση. Όταν το απόθεμα ενός προϊόντος μηδενιστεί, οι πελάτες δεν μπορούν να το προσθέσουν στο καλάθι τους. Αυτό αποτρέπει την υπερπώληση και την απογοήτευση των πελατών.
• Συνέχιση πώλησης όταν είναι εκτός αποθέματος: Μπορείτε να επιτρέπετε στους πελάτες να αγοράζουν προϊόντα ακόμη και αφού το απόθεμα μηδενιστεί. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για τους ακόλουθους τύπους προϊόντων ή παραγγελιών:
  • Προϊόντα των οποίων το απόθεμα μπορείτε να ανανεώσετε γρήγορα
  • Προπαραγγελίες για επερχόμενα προϊόντα
  • Κομμάτια κατά παραγγελία, τα οποία παράγετε αφού λάβετε παραγγελίες

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την πώληση προϊόντων που είναι εκτός αποθέματος και την απόκρυψη προϊόντων που είναι εκτός αποθέματος.

Βήμα 6: Δοκιμή της ρύθμισης αποθέματος

Αφού ρυθμίσετε το απόθεμα, δοκιμάστε τη διαμόρφωσή σας για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν σωστά.

Εάν το απόθεμα δεν ενημερώνεται όπως αναμένεται, ελέγξτε τις καταστάσεις αποθέματος και βεβαιωθείτε ότι η παρακολούθηση είναι ενεργοποιημένη σωστά.

Βήματα:

1. Από τον διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα > Απόθεμα.

2. Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα σας εμφανίζονται με τις σωστές ποσότητες.

3. Προαιρετικό: Κάντε μια δοκιμαστική παραγγελία για να επιβεβαιώσετε ότι το απόθεμα μειώνεται σωστά.

4. Προαιρετικό: Ακυρώστε τη δοκιμαστική παραγγελία και βεβαιωθείτε ότι το απόθεμα επιστρέφει στην προηγούμενη ποσότητα.

Συνήθη σενάρια ρύθμισης αποθέματος

Μετά τη δοκιμή της ρύθμισής σας, εξετάστε τα ακόλουθα συνήθη σενάρια για να προσδιορίσετε ποιο ταιριάζει στο επιχειρηματικό μοντέλο σας.

Σενάριο Α: Αποκλειστικά διαδικτυακό κατάστημα με μία αποθήκη

• Σενάριο: Πουλάτε χειροποίητα κεριά διαδικτυακά από το οικιακό εργαστήριό σας. Έχετε 20 κεριά βανίλιας και 15 κεριά λεβάντας σε απόθεμα.
• Αποτέλεσμα: Το κατάστημά σας παρακολουθεί το απόθεμα για φυσικά προϊόντα σε μία τοποθεσία και αποτρέπει την υπερπώληση.

Βήματα:

1. Χρήση της προεπιλεγμένης τοποθεσίας σας.
2. Ενεργοποίηση της παρακολούθησης και για τα δύο προϊόντα κεριών.
3. Εισαγωγή ποσοτήτων: Βανίλια (20), Λεβάντα (15).
4. Διατήρηση της προεπιλεγμένης ρύθμισης για περιπτώσεις εξάντλησης του αποθέματος.

Σενάριο Β: Κατάστημα λιανικής και διαδικτυακές πωλήσεις

• Σενάριο: Έχετε ένα βιβλιοπωλείο λιανικής και παράλληλα πουλάτε διαδικτυακά. Ορισμένο απόθεμα βρίσκεται στο κατάστημά σας και ορισμένο σε μια πίσω αποθήκη.
• Αποτέλεσμα: Το απόθεμά σας παρακολουθείται ξεχωριστά σε κάθε τοποθεσία και μπορείτε να πραγματοποιείτε πωλήσεις τόσο στο κατάστημα όσο και διαδικτυακά από τις σωστές τοποθεσίες.

Βήματα:

1. Μετονομασία της προεπιλεγμένης τοποθεσίας σας σε Κεντρικό κατάστημα.
2. Προσθήκη μιας τοποθεσίας με το όνομα Πίσω αποθήκη.
3. Ενεργοποίηση της παρακολούθησης σε όλα τα φυσικά προϊόντα.
4. Εκχώρηση βιβλίων στις κατάλληλες τοποθεσίες.
5. Εγκατάσταση του Shopify POS για πωλήσεις λιανικής.
6. Διαμόρφωση αποστολής από κάθε τοποθεσία.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση αποθέματος από πολλαπλές τοποθεσίες.

Σενάριο Γ: Μείγμα προϊόντων σε απόθεμα και προϊόντων dropshipping

• Σενάριο: Διατηρείτε δημοφιλή t-shirt στην αποθήκη σας, αλλά παρέχετε υπηρεσίες dropshipping για εξειδικευμένα κομμάτια από προμηθευτές.
• Αποτέλεσμα: Τα προϊόντα σας σε απόθεμα έχουν ακριβή παρακολούθηση αποθέματος, ενώ τα προϊόντα dropshipping διαχειρίζονται ξεχωριστά.

Βήματα:

1. Χρήση της προεπιλεγμένης τοποθεσίας σας για προϊόντα σε απόθεμα.
2. Ενεργοποίηση της παρακολούθησης για τα t-shirt που διατηρείτε σε απόθεμα.
3. Εισαγωγή ποσοτήτων για τα t-shirt στην τοποθεσία της αποθήκης σας.
4. Για τα κομμάτια dropshipping, είτε μην ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση είτε χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή dropshipping που συγχρονίζει το απόθεμα του προμηθευτή.

Σενάριο Δ: Πολλαπλές τοποθεσίες λιανικού εμπορίου

• Σενάριο: Έχετε τρία καταστήματα ρούχων σε διαφορετικές πόλεις, καθένα από τα οποία χρειάζεται ξεχωριστή παρακολούθηση αποθέματος.
• Αποτέλεσμα: Κάθε τοποθεσία καταστήματος παρακολουθεί το δικό της απόθεμα και μπορείτε να μεταφέρετε απόθεμα μεταξύ των τοποθεσιών, όπως απαιτείται.

Βήματα:

1. Δημιουργία τοποθεσιών: Κατάστημα κέντρου, Τοποθεσία εμπορικού κέντρου και Κατάστημα δυτικών προαστίων.
2. Ενεργοποίηση παρακολούθησης σε όλα τα ρούχα.
3. Εκχώρηση αποθέματος σε κάθε τοποθεσία βάσει καταμετρήσεων φυσικού αποθέματος.
4. Εγκατάσταση του Shopify POS σε κάθε τοποθεσία λιανικού εμπορίου.
5. Διαμόρφωση μεταφορών αποθέματος μεταξύ τοποθεσιών, εάν απαιτείται.