Gestion de vos factures avec Shopify Bill Pay

Une fois que vous avez ajouté vos factures, vous pouvez toutes les gérer directement dans votre compte Shopify Bill Pay. Avec Shopify Bill Pay, vous pouvez suivre, modifier et gérer différents aspects de vos factures.

Comprendre les statuts des factures

Dans Shopify Bill Pay, chaque facture se voit attribuer un statut qui indique son état actuel. Vous trouverez ci‑dessous une description de chaque statut et ce qu’il signifie pour vous :

Liste des statuts possibles qu’une facture peut avoir et description du statut

Statut	Description
Payé	La facture est entièrement payée, et aucune action supplémentaire n’est nécessaire.
Impayées	La facture n’est pas encore entièrement payée.
Impayée	Le paiement n’a pas été effectué et la date d’échéance est passée.
Vérification en attente	Le paiement par le biais d’un compte bancaire est sélectionné, mais la vérification du compte bancaire est toujours en attente.
Fournisseur en attente	En attente que le fournisseur sélectionne son moyen de paiement préféré.
Programmée	Le paiement de la facture est programmé, mais n’a pas encore été traitée.
En cours	Le paiement a été déduit et est en cours de traitement.
Paiement échoué	La tentative de paiement a échoué. Découvrez les raisons de cet échec et comment le résoudre.

Tri, filtrage et recherche de factures

Une gestion efficace de vos factures peut vous faire gagner du temps et vous aider à mieux contrôler vos finances. Pour vous aider à organiser et trouver les factures dont vous avez besoin, vous pouvez trier, filtrer et rechercher vos factures dans Shopify Bill Pay.

Trier ses factures

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Cliquez sur le bouton de tri.
3. Sélectionnez les critères de tri, et choisissez de les trier par ordre croissant ou décroissant.

Filtrer ses factures

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Cliquez sur le bouton Rechercher et filtrer.
3. Cliquez sur Ajouter un filtre, puis sélectionnez les critères selon lesquels vous souhaitez appliquer le filtre.
4. Sélectionnez la valeur spécifique pour laquelle appliquer le filtre.

Rechercher une facture

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Cliquez sur le bouton Rechercher et filtrer.
3. Saisissez votre terme de recherche, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.

Reprogrammer et annuler des paiements

Parfois, les forfaits changent, et vous devrez peut‑être reprogrammer ou annuler un paiement.

Reporter une facture

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Cliquez sur la facture.
3. Cliquez sur Modifier le paiement.
4. Dans Détails de livraison, sélectionnez une nouvelle date de déduction.
5. Cliquez sur Mettre à jour le paiement.

Annuler un paiement prévu

L’annulation d’un paiement programmé n’est possible qu’avant de commencer le début du traitement. Après le début du traitement, il se peut qu’il ne soit pas possible de l’annuler. Si vous avez besoin d’aide après le début du traitement d’un paiement, vous devez contacter l’assistance Shopify.

Étapes :

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Cliquez sur la facture que vous souhaitez supprimer.
3. Dans l’activité de paiement la plus récente, cliquez sur Annuler le paiement, puis sur Annuler le paiement.

Marquage des factures comme payé

Si une ou plusieurs factures sont payées à l’aide d’un moyen de paiement autre que Bill Pay, vous pouvez les marquer comme payées à partir de votre interface administrateur Shopify. Une fois que vous avez marqué une facture comme payée, elle est déplacée vers l’onglet Payé.

Marquer une seule facture comme payée

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Dans l’onglet Impayé, cliquez sur la facture que vous souhaitez marquer comme payée.
3. Confirmez les détails de la facture, puis cliquez sur Continuer.
4. Cliquez sur Marquer comme payé.
5. Cliquez sur Marquer comme payé pour confirmer.

Si votre facture est synchronisée à partir de QuickBooks, il se peut qu’elle ne soit pas accompagnée de détails de paiement. Vous devez sélectionner le compte bancaire à partir duquel la facture a été payée afin de marquer la facture comme payée.

Marquer plusieurs factures comme payées

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Dans l’onglet Impayé, vérifiez les factures que vous souhaitez marquer comme payées.
3. Cliquez sur Marquer comme payé.
4. Cliquez sur Marquer comme payé pour confirmer.

Si vos factures sont synchronisées à partir de QuickBooks, il se peut qu’elles ne soient pas accompagnées de détails de paiement. Vous devez sélectionner le compte bancaire à partir duquel les factures ont été payées afin de marquer les factures comme payées.

Supprimer une facture

Vous pouvez supprimer entièrement une facture de vos enregistrements en la supprimant.

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Cliquez sur la facture.
3. Cliquez sur Supprimer la facture, puis sur Supprimer.

Exporter vos données d’historique de paiement

Vous pouvez exporter un rapport de paiement sous la forme d’un fichier CSV, qui contient tous les détails des paiements traités (programmés, en cours, terminés ou ayant échoué) effectués sur une période spécifique de dates.

Lors de la création d’un rapport, vous pouvez sélectionner une période remontant jusqu’à 12 mois dans le passé. Si vous souhaitez inclure des paiements programmés, vous devez inclure les dates futures dans votre rapport.

Votre rapport de paiement comprend les informations suivantes :

Tableau comprenant les champs CSV et leurs descriptions pour le rapport exportable Bill Pay.

Nom de champ	Description
ID de paiement	L’identifiant de paiement unique.
Nom de la société du fournisseur	Le nom du fournisseur.
Numéro de facture	L’ID de facture du fournisseur, tel que saisi lors de la création de la facture.
Montant du paiement (USD)	Le montant du paiement, en USD.
Date de perception	Date à laquelle le paiement a été initialement traité.
Date de livraison	Pour les virements bancaires ACH : date à laquelle le fournisseur a reçu le paiement. Pour les chèques : date à laquelle le chèque a été envoyé au fournisseur.
Facturation et paiement	Les options disponibles sont les suivantes : virements bancaires ACH, cartes de débit ou cartes de crédit.
Remarque personnelle	Toutes les remarques saisies par l’utilisateur.
Remarque au fournisseur	Toutes les remarques destinées au fournisseur.
Statut du paiement	Les options disponibles sont les suivantes : En cours : pour les paiements effectués par virement bancaire ACH, les fonds ont été prélevés mais n’ont pas encore été perçus.Pour les chèques, le chèque a été envoyé, mais n’a pas encore été déposé. Terminé : le virement bancaire ACH a été effectué avec succès.Le chèque a été déposé. Les fonds ont été transférés sur la carte de débit du fournisseur. Échec  : nous n’avons pas pu percevoir ou prélever les fonds.
Vérifier le statut	Pertinent pour les paiements effectués par chèque. Les options disponibles sont les suivantes : Pas de valeur (cellule vide), Déposé, et Non déposé.
Montant des frais associés (USD)	Le montant total des frais associés (comme les frais de carte de crédit ou de paiement rapide).
Programmé par	Prénom et nom de l’utilisateur qui a programmé le paiement.
Approuvé par	Prénom et nom de l’utilisateur qui a approuvé le paiement (pour les paiements qui nécessitent une approbation).

Étapes :

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, accédez à Finance > Bill Pay.
2. Cliquez sur Autres actions > Gérer Bill Pay.
3. Dans la section Rapports, sous Paiements, cliquez sur Créer un rapport.

4. Dans la boîte de dialogue Export payments report (Exporter les paiements), sélectionnez la plage de dates :

   • Sélectionnez 30 derniers jours afin d’exporter les données des 30 derniers jours.
   • Sélectionnez Date personnalisée pour choisir une plage de dates personnalisée pour votre rapport. Pour inclure les paiements programmés, sélectionnez des dates ultérieures. Vous pouvez sélectionner une période allant jusqu’à 12 mois dans le passé.

5. Cliquez sur Export payments (Exporter les paiements).

Le rapport est téléchargé sur votre appareil sous la forme d’un fichier CSV.