הגדרת מערכת המלאי בפעם הראשונה

הגדרה נכונה של מערכת המלאי מההתחלה עוזרת למנוע בעיות בהמשך ומבטיחה רמות מלאי מדויקות עבור הלקוחות שלך. מדריך זה עוזר לך להגדיר את מערכת המלאי שלך ב-Shopify, משלב ההחלטה אחרי אילו מוצרים לעקוב ועד להזנת הכמויות הראשוניות שלך.

לפני שמתחילים

לפני הגדרת מערכת המלאי, כדאי לחשוב על השאלות הבאות:

• האם יש לך מוצרים פיזיים שדורשים מעקב אחר כמות?
• האם יש לך מיקום אחד או ריבוי מיקומים?
• האם אתה משתמש ב-Shopify POS למכירות קמעונאיות?
• האם יש מוצרים שנשלחים ישירות מהספקים?

התשובות שלך יעזרו לקבוע מהי הגדרת מערכת המלאי הנכונה לעסק שלך.

שלב 1: החלטה אילו מוצרים דורשים מעקב מערכת המלאי

לא כל המוצרים דורשים מעקב מערכת המלאי ב-Shopify. מעקב מערכת המלאי שימושי כשצריך לנטר רמות מלאי ולמנוע מכירת יתר, אבל יש סוגי מוצרים שעובדים טוב יותר בלעדיו.

מוצרים שעשויים לדרוש מעקב מערכת המלאי

כדאי לשקול להפעיל מעקב מערכת המלאי עבור המוצרים הבאים:

• מוצרים פיזיים שאתה מוסיף למלאי ושולח
• מוצרים עם כמויות מוגבלות
• פריטים שצריך להזמין מחדש מהספקים
• מוצרים שנמכרים בחנויות קמעונאיות באמצעות Shopify POS

מוצרים שאולי לא דורשים מעקב מערכת המלאי

כדאי לשקול לא להפעיל מעקב מערכת המלאי עבור המוצרים הבאים:

• מוצרים דיגיטליים, כגון ספרים אלקטרוניים, הורדות מוזיקה או אמנות דיגיטלית
• שירותים, כגון פגישות ייעוץ, שיעורים או תורים
• מוצרים המיוצרים לפי הזמנה, כגון פריטים בהתאמה אישית שנוצרים לאחר הרכישה
• כרטיסי מתנה

טיפ

אם אתה עושה דרופשיפינג למוצרים שהספקים מנהלים את המלאי שלהם, תוכל לבחור בין מעקב מערכת המלאי ב-Shopify לבין שימוש ביישום דרופשיפינג שיבצע עבורך את ניהול מערכת המלאי.

שלב 2: סקירת הגדרת המיקומים שלך

המלאי מאוחסן במיקומים המייצגים מקומות פיזיים כגון מחסנים, חנויות קמעונאיות או מרכזים למילוי הזמנות. חנות Shopify שלך מגיעה עם מיקום אחד המוגדר כברירת מחדל, אבל תוכל להוסיף מיקומים נוספים במידת הצורך. כדאי להגדיר את המיקומים שלך לפני הקצאת מלאי למוצרים. פעולה זו תבטיח שתוכל להקצות את המלאי למיקומים הנכונים מההתחלה.

עליך לסקור את צורכי המיקום שלך:

• מיקום אחד: אם יש לך מחסן אחד או חנות אחת, מיקום ברירת המחדל יספיק.
• ריבוי מיקומים: אם יש לך מספר חנויות, מחסנים או שאתה מוכר גם פנים אל פנים וגם באופן מקוון, תצטרך להגדיר מיקומים נוספים.

למידע נוסף על הגדרה וניהול של מיקומים.

שלב 3: הפעלת מעקב מערכת המלאי למוצרים

לאחר שתקבע אילו מוצרים דורשים מעקב, עליך להפעיל את מעקב מערכת המלאי עבור מוצרים אלו. ההליך הבא מטפל במוצר אחד בכל פעם, ומגדיר גם את הכמות הראשונית של אותו מוצר ואת האפשרות להתנהגות במצב שבו אזל מהמלאי. שלבים 4 ו-5 מכסים את הדרכים האחרות לטפל בכל אחד מאלה.

אזהרה

האפשרות המשך למכור כשאוזל מהמלאי אינה חלה על Shopify POS. חברי הצוות יכולים להמשיך למכור מוצרים גם כשהמלאי הזמין מגיע לאפס ופחות מכך. המערכת של ה-POS תזהיר את הצוות לפני שהם ימכרו פריט שאינו זמין.

שלבים:

מחשב שולחני

1. מ-Shopify Admin שלך, עבור אל מוצרים.

2. לחץ על המוצר שברצונך לעקוב אחרי המלאי שלו.

3. אופציונלי: אם למוצר יש גרסאות, לחץ על הגרסה שברצונך לעקוב אחרי המלאי שלה.

4. במקטע מערכת מלאי, הפעל את ההגדרה מעקב אחר כמות.

5. אופציונלי: כדי לאפשר ללקוחות לרכוש את הפריט כשהוא אזל מהמלאי, לחץ על מכירה כשאוזל מהמלאי ואז בחר בהמשך למכור כשאוזל מהמלאי.

6. במקטע מערכת מלאי, הזן את מספר היחידות בסטטוס זמין שיש לך עבור המוצר או הגרסה.

7. לחץ על שמירה.

נייד

1. מיישום Shopify, הקש על הסמל .
2. הקש על המוצר שברצונך לעקוב אחרי המלאי שלו.
3. אופציונלי: אם למוצר יש גרסאות, יש להקיש על הגרסה שעבורה רוצים לעקוב אחרי מערכת המלאי.
4. במקטע מערכת מלאי, יש להקיש על עריכה.
5. במסך פרטי מערכת מלאי, יש להפעיל את ההגדרה מעקב אחר כמות.
6. אופציונלי: כדי לאפשר ללקוחות לרכוש את הפריט כשהוא אזל מהמלאי, יש להפעיל את ההגדרה המשך למכור כאשר אזל מהמלאי.
7. במקטע כמות, יש להזין את מספר היחידות בסטטוס זמין שיש לך עבור המוצר או הגרסה.
8. יש להקיש על שמירה או על ✓, ולאחר מכן להקיש על X ועל סיום כדי לחזור למסך פרטי המוצר.

יש לחזור על השלבים האלה עבור כל מוצר שדורש מעקב מערכת המלאי.

שלב 4: הזנת כמויות מערכת המלאי הראשוניות

יש להזין את הכמויות ההתחלתיות עבור כל מוצר. כמויות התחלתיות מדויקות מבטיחות שלקוחות יוכלו להזמין רק את מה שיש לך במלאי.

אפשר להזין כמויות בדרכים הבאות:

• בנפרד: הזנת כמויות לכל מוצר בנפרד בדף פרטי המוצר.
• עורך בכמות גדולה: עדכון של מספר מוצרים בו-זמנית באמצעות העורך בכמות גדולה.
• ייבוא מקובץ CSV: העלאת קובץ CSV עם כמויות עבור מוצרים רבים. למידע נוסף על ייבוא מערכת מלאי באמצעות קובצי CSV.

טיפ

אם לא בטוחים לגבי הכמויות המדויקות, יש להזין את ההערכה הטובה ביותר. אפשר להתאים את הכמויות מאוחר יותר כאשר מבצעים ספירות מערכת המלאי פיזיות.

שלב 5: הגדרת התנהגות מוצר שאזל מהמלאי

יש להחליט מה קורה כאשר מוצרים אוזלים מהמלאי. אפשר לבחור מבין האפשרויות הבאות:

• הפסקת המכירה כאשר אזל מהמלאי: זוהי הגדרת ברירת המחדל. כאשר מלאי של מוצר מגיע לאפס, הלקוחות לא יכולים להוסיף אותו לסל שלהם. הגדרה זו מונעת מכירת יתר ואכזבה של לקוחות.
• המשך למכור כאשר אזל מהמלאי: ניתן לאפשר ללקוחות לרכוש מוצרים גם לאחר שהמלאי מגיע לאפס. אפשרות זו עשויה להיות שימושית עבור סוגי המוצרים או ההזמנות הבאים:
  • מוצרים שאפשר לחדש את המלאי שלהם במהירות
  • הזמנות מוקדמות למוצרים עתידיים
  • פריטים המיוצרים לפי הזמנה, שמיוצרים לאחר קבלת הזמנות

למידע נוסף על מכירה כאשר אזל מהמלאי ועל הסתרת מוצרים שאזלו מהמלאי.

שלב 6: בדיקת הגדרת מערכת המלאי שלך

לאחר הגדרת מערכת המלאי, יש לבדוק את התצורה כדי לוודא שהכול פועל כראוי.

אם מערכת המלאי לא מתעדכנת כצפוי, יש לבדוק את מצבי מערכת המלאי ולוודא שהמעקב הופעל בצורה נכונה.

שלבים:

1. ב-Shopify Admin, יש לעבור אל מוצרים > מערכת מלאי.

2. יש לוודא שהמוצרים שלך מוצגים עם הכמויות הנכונות.

3. אופציונלי: אפשר לבצע הזמנת בדיקה כדי לוודא שמערכת המלאי יורדת כראוי.

4. אופציונלי: אפשר לבטל את הזמנת הבדיקה ולוודא שמערכת המלאי חוזרת לכמות הקודמת.

תרחישים נפוצים להגדרת מערכת המלאי

לאחר בדיקת ההתקנה, יש לעיין בתרחישים הנפוצים הבאים כדי לקבוע איזה מהם תואם למודל העסקי שלך.

תרחיש א': חנות מקוונת בלבד עם מחסן אחד

• תרחיש: אתה מוכר נרות עבודת יד באופן מקוון מהסדנה הביתית שלך. יש לך במלאי 20 נרות וניל ו-15 נרות לבנדר.
• תוצאה: החנות שלך עוקבת אחרי מערכת המלאי של מוצרים פיזיים במיקום אחד ומונעת מכירת יתר.

שלבים:

1. שימוש במיקום ברירת המחדל שלך.
2. הפעלת המעקב עבור שני מוצרי הנרות.
3. הזנת כמויות: וניל (20), לבנדר (15).
4. שמירה על הגדרת ברירת המחדל עבור מוצרים שאזלו מהמלאי.

תרחיש ב': חנות קמעונאית ומכירות מקוונות

• תרחיש: יש לך חנות ספרים קמעונאית ואתה גם מוכר באופן מקוון. חלק מהמלאי נמצא בחנות שלך, וחלקו נמצא במחסן אחורי.
• תוצאה: יש מעקב נפרד אחר מערכת המלאי שלך בכל מיקום, ואתה יכול למכור גם בחנות הפיזית וגם באופן מקוון מהמיקומים הנכונים.

שלבים:

1. שינוי שם מיקום ברירת המחדל שלך ל-חנות ראשית.
2. הוספת מיקום בשם מחסן אחורי.
3. הפעלת מעקב עבור כל המוצרים הפיזיים.
4. הקצאת הספרים למיקומים המתאימים.
5. התקנת Shopify POS עבור מכירות קמעונאיות.
6. הגדרת אפשרויות שילוח מכל מיקום.

למידע נוסף על ניהול מערכת המלאי מריבוי מיקומים.

תרחיש ג': שילוב של מוצרים במלאי ומוצרי דרופשיפינג

• תרחיש: אתה מחזיק במלאי של חולצות טי פופולריות במחסן שלך, אך מבצע דרופשיפינג לפריטים מיוחדים מהספקים.
• תוצאה: למוצרים שבמלאי יש מעקב מערכת המלאי מדויק, בעוד שמוצרי הדרופשיפינג מנוהלים בנפרד.

שלבים:

1. שימוש במיקום ברירת המחדל עבור מוצרים שנמצאים במלאי.
2. הפעלת מעקב עבור חולצות טי שאתה מחזיק במלאי.
3. הזנת כמויות של חולצות טי במיקום המחסן שלך.
4. עבור פריטי דרופשיפינג, אין להפעיל מעקב, או שיש להשתמש ביישום דרופשיפינג שמסנכרן את מערכת המלאי של הספק.

תרחיש ד': ריבוי מיקומים קמעונאיים

• תרחיש: יש לך שלוש חנויות בגדים בערים שונות, וכל אחת מהן זקוקה למעקב מערכת מלאי נפרד.
• תוצאה: כל מיקום חנות עוקב אחר המלאי שלו בנפרד, ואתה יכול להעביר מלאי בין מיקומים לפי הצורך.

שלבים:

1. יצירת מיקומים: חנות במרכז העיר, מיקום בקניון ו-חנות במערב העיר.
2. הפעלת מעקב עבור כל פריטי הלבוש.
3. הקצאת מערכת מלאי לכל מיקום על סמך ספירות פיזיות.
4. התקנת Shopify POS בכל מיקום קמעונאי.
5. הגדרת העברות ממערכת המלאי בין מיקומים במידת הצורך.