Voorraad exporteren en importeren met een CSV-bestand

Je kunt een CSV-voorraadbestand exporteren om je huidige voorraadaantallen te downloaden. Je kunt het geëxporteerde CSV-bestand gebruiken om de voorraadaantallen bij te werken en het CSV-bestand vervolgens importeren om de voorraadaantallen voor je producten op elke locatie in het Shopify-beheercentrum bij te werken.

Overweeg deze methode voor voorraadbeheer te gebruiken wanneer je grote hoeveelheden voorraad in bulk moet bijwerken.

Het CSV-voorraadbestand bevat informatie waarmee producten, productvarianten en hun voorraadaantallen op je locatie of opgegeven locaties uniek worden geïdentificeerd. Je kunt een voorbeeld van een CSV-voorraadbestand downloaden en bekijken om als template te gebruiken.

Voorraad exporteren

Je kunt voorraad exporteren van één locatie of alle locaties om een template voor bulkupdates aan te maken of om de gegevens in andere systemen te gebruiken. De export bevat productidentificatiegegevens en de huidige voorraadniveaus.

Je kunt ervoor kiezen om je voorraad te exporteren met alle voorraadstatussen of alleen met de beschikbare aantallen:

• Alle statussen (aanbevolen): bevat afzonderlijke rijen voor elke locatie met kolommen voor alle voorraadstatussen. Deze CSV-indeling biedt een compleet voorraadoverzicht en bescherming tegen onbedoeld overschrijven.
• Beschikbaar: bevat locatienamen als kolomkoppen met daaronder de beschikbare aantallen. Dit is een eenvoudigere CSV-indeling voor eenvoudige voorraadupdates en bevat alleen je beschikbare voorraad. Deze CSV-indeling biedt geen bescherming tegen onbedoeld overschrijven.

Bekijk de volgende voorbeelden van hoe het CSV-bestand wordt weergegeven op basis van de CSV-indeling die je selecteert.

Voorbeeld van de CSV-export Alle statussen

CSV-indeling 'Alle statussen' met alle voorraadstatussen

Handle	Titel	Locatie	Baknaam	Inkomend (niet bewerkbaar)	Niet beschikbaar (niet bewerkbaar)	Toegewezen (niet bewerkbaar)	Beschikbaar (niet bewerkbaar)	Op voorraad (huidig)	Op voorraad (nieuw)
strbry-jam	Strawberry Jam	Ottawa	A-2-3	20	3	5	10	18
strbry-jam	Strawberry Jam	New York	A-7-3	0	1	10	50	61
rspbry-jam	Raspberry Jam	Ottawa	A-9-3	15	0	3	25	28
rspbry-jam	Raspberry Jam	New York	A-3-5	0	5	6	35	46

Voorbeeld van de CSV-export Beschikbaar

CSV-indeling 'Beschikbaar' waarin locatienamen als kolomkoppen worden weergegeven

Handle	Titel	Ottawa	New York
strbry-jam	Strawberry Jam	10	50
rspbry-jam	Raspberry Jam	25	35

Voorraad exporteren naar een CSV-bestand

Je kunt je voorraad exporteren op basis van het hoeveelheidstype voor specifieke locaties en producten.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Voorraad.

2. Klik op Exporteren.

3. Optioneel: Selecteer in de vervolgkeuzelijst Exporteren vanuit een locatie waarvandaan je de voorraad wilt exporteren, of selecteer Alle locaties om de voorraad van al je locaties te exporteren.

4. Kies in de sectie Weergegeven voorraadstatussen of je CSV-bestand alle voorraadstatussen moet bevatten met bescherming tegen onbedoeld overschrijven, of alleen de status Beschikbaar:

   • Selecteer Beschikbaar om alleen de beschikbare voorraadaantallen te exporteren.
   • Selecteer Alle statussen om alle voorraadstatussen te exporteren.

5. Kies in de sectie Exporteren voor welke productvarianten je voorraad wilt exporteren:

• Selecteer Huidige pagina om varianten van de huidige pagina te exporteren.
• Selecteer Alle varianten om alle varianten te exporteren.
• Selecteer Geselecteerd: varianten om de geselecteerde varianten te exporteren.
• Selecteer varianten die overeenkomen met je zoekopdracht om varianten te exporteren die aan je zoekopdracht voldoen.

6. Selecteer in de sectie Exporteren als de bestandsindeling waarnaar je je voorraad wilt exporteren.
7. Klik op Voorraad exporteren.

Voorraadaantallen updaten in een CSV-bestand

Nadat je het CSV-voorraadbestand hebt geëxporteerd, kun je bulksgewijs voorraadwijzigingen aanbrengen. Het CSV-bestand bevat kolommen voor productidentificatie om ervoor te zorgen dat updates worden toegepast op de juiste producten en varianten.

Zorg er bij het updaten van voorraadaantallen voor dat je alleen gehele getallen gebruikt en geen decimalen, zoals 1,5. Je kunt positieve getallen, negatieve getallen of 0 gebruiken. Gebruik not stocked voor producten die nooit op die locatie in voorraad zijn geweest.

Tip

Je kunt de kolom Op voorraad (nieuw) leeg laten voor producten waarvan je de aantallen niet wilt wijzigen. Dit is handig wanneer je andere informatie bijwerkt, zoals baknamen, HS-codes of het land van herkomst, zonder de voorraadaantallen te wijzigen.

Stappen:

1. Open je geëxporteerde CSV-bestand in een spreadsheetprogramma.
2. Update de aantallen op basis van je exportindeling:
   • Als je de CSV-bestandsoptie Alle statussen hebt geëxporteerd, update je de voorraadaantallen in Op voorraad (nieuw).
   • Als je de CSV-bestandsoptie Beschikbaar hebt geëxporteerd, update je de beschikbare voorraadaantallen voor elke locatienaam.
3. Sla het bestand op.

Voorraad importeren uit een CSV-bestand

Zorg voordat je voorraad importeert dat je een CSV-bestand hebt aangemaakt in de juiste bestandsindeling. Je CSV-voorraadbestand mag niet groter zijn dan 15 MB.

Als je CSV-bestand zowel de kolom Op voorraad (huidig) als Op voorraad (nieuw) bevat, gebruikt Shopify een veiligheidsvalidatie om onbedoeld overschrijven te voorkomen. Je verwachte voorraadniveaus worden vergeleken met de huidige niveaus voordat er wijzigingen worden aangebracht. Als je voorraad verandert na de export, worden de betreffende rijen niet geïmporteerd en ontvang je een e-mail met informatie over de validatiefouten. Dit beschermt je tegen het onbedoeld overschrijven van recente voorraadwijzigingen.

Let op

Als je in noodgevallen de veiligheidsvalidatie moet overslaan, wis dan de kolom Op voorraad (huidig) en gebruik alleen Op voorraad (nieuw). Wees hier voorzichtig mee, want dit verwijdert de bescherming tegen onbedoeld overschrijven.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Voorraad.

2. Klik op Importeren.

3. Klik op Bestand toevoegen en selecteer vervolgens je bijgewerkte CSV-bestand.

4. Klik op Bestand uploaden.

5. Controleer je importoverzicht en klik vervolgens op Import starten.

6. Optioneel: Als sommige rijen niet door de validatie komen, ontvang je een e-mail met gegevens over de mislukte rijen. Controleer de informatie in de e-mail, update je CSV-bestand en importeer je CSV-bestand opnieuw.

Bestandsindeling van CSV-voorraadbestand

Het voorraad-CSV-bestand bevat kolommen voor de identificatie van producten en productvarianten, en voorraadgegevens voor elke locatie. Een goed begrip van deze kolommen zorgt ervoor dat je imports correct worden verwerkt.

De volgende kolommen zijn vereist in je voorraad-CSV-bestand:

• Handle: unieke product-ID.
• Location: de locatienaam die aangeeft waar de voorraad zich bevindt.
• Optie 1-waarde: vereist om de specifieke productvariant te identificeren. Als het product extra opties gebruikt, zijn Optie 2-waarde en Optie 3-waarde ook vereist.

Bekijk de volgende tabel voor meer informatie over de indeling van het voorraad-CSV-bestand, de kolommen en de bijbehorende beschrijvingen.

Volledige lijst met CSV-kolommen en hun doel

Kolom	Beschrijving
Handle	De unieke naam voor elk product. Handles kunnen letters, koppeltekens en cijfers bevatten, maar geen spaties. Een handle wordt gebruikt in de URL voor elk product.
Title	De producttitel. Deze kolom is optioneel en kan leeg worden gelaten.
Option 1 Name	De eerste optienaam, zoals Kleur. Als een product geen opties heeft, vul je Titel in. Deze kolom is optioneel en wordt alleen gebruikt voor de leesbaarheid. De optienaam wordt hiermee niet geüpdatet.
Option 1 Value	De eerste optiewaarde, zoals Blauw. Als een product geen opties heeft, vul je Standaardtitel in. Deze kolom is vereist om de variant te identificeren. De optiewaarde wordt hiermee niet geüpdatet.
Option 2 Name	De tweede optienaam wanneer een product meerdere opties heeft. Deze kolom is optioneel en wordt alleen gebruikt voor de leesbaarheid.
Option 2 Value	De tweede optiewaarde wanneer een product meerdere opties heeft. Deze kolom is vereist om de variant te identificeren wanneer deze een tweede optie gebruikt.
Option 3 Name	De derde optienaam wanneer een product meerdere opties heeft. Deze kolom is optioneel en wordt alleen gebruikt voor de leesbaarheid.
Option 3 Value	De derde optiewaarde wanneer een product meerdere opties heeft. Deze kolom is vereist om de variant te identificeren wanneer deze een derde optie gebruikt.
SKU	De product-ID voor voorraadtracking. Deze kolom is niet vereist. De SKU van de variant wordt hier niet mee geüpdatet. Je moet in plaats daarvan de product-CSV gebruiken om de SKU te updaten.
HS Code	De geharmoniseerde systeemcode voor het schatten van douanerechten en belastingen voor internationale klanten (optioneel)
COO	Het land van herkomst met gebruik van ISO-landcodes voor internationale verzending (optioneel)
Location	De namen van al je locaties. De locatienaam is hoofdlettergevoelig en moet exact overeenkomen met je Shopify-locatienaam. Neem voor elke variant een rij op voor elke locatie waarvan je de voorraad wilt updaten. Verwijder alle andere locatierijen.
Bin name	De specifieke schappen, rekken of vakken van je voorraad binnen je fysieke locatie.
Incoming (not editable)	Voorraad die onderweg is naar je locatie. Binnenkomende voorraad is niet beschikbaar voor verkoop totdat deze is ontvangen.
Niet beschikbaar (niet bewerkbaar)	Voorraad die niet beschikbaar is voor verkoop. Je kunt bijvoorbeeld voorraad niet-beschikbaar maken als deze beschadigd is, wordt beoordeeld voor kwaliteitscontrole, is gereserveerd als veiligheidsvoorraad of om andere redenen.
Committed (not editable)	Het aantal eenheden dat deel uitmaakt van een geplaatste bestelling, maar nog niet is afgehandeld.
Available (not editable)	Voorraad die je kunt verkopen. Beschikbare voorraad is niet toegewezen aan bestellingen of gereserveerd voor conceptbestellingen.
On hand (current)	Het aantal eenheden dat je op een locatie had toen je het CSV-bestand exporteerde. Deze kolom geeft een momentopname van je voorraadniveaus op het moment van exporteren en zorgt voor een veiligheidsvalidatie tijdens het importeren. Wanneer je je CSV-bestand importeert met waarden voor zowel On hand (current) als On hand (new), worden je huidige voorraadniveaus vergeleken met de waarden bij On hand (current) om te voorkomen dat gegevens per ongeluk worden overschreven.
On hand (new)	Het nieuwe voorraadaantal dat je wilt instellen. Laat dit leeg als je de aantallen niet wilt wijzigen.

Voorbeeldscenario's voor het updaten van voorraad met een CSV-bestand

Bekijk de volgende scenario's en de resultaten ervan bij het updaten van de voorraad met een CSV-bestand. Elk scenario toont een voorbeeld van een CSV-bestand.

Scenario 1: Dagelijkse voorraadwijziging na verkopen

• Scenario: Je hebt 8 rode T-shirts verkocht en wilt je voorraadaantal updaten.
• Resultaat: Je voorraadaantal voor de rode T-shirts wordt geüpdatet van 150 naar 142.

Scenario dat laat zien hoe je het voorraadaantal na verkopen updatet met het voorraad-CSV-bestand.

SKU	Locatie	Baknaam	Op voorraad (huidig)	Op voorraad (nieuw)
TSHIRT-RED-M	Warehouse-A	A-2-3	150	142

Scenario 2: Een verouderd CSV-bestand importeren

• Scenario: Je hebt gisteren het CSV-bestand geëxporteerd, maar bent vergeten het te importeren in je Shopify-beheercentrum. Na de export heb je nieuwe verkopen ontvangen.
• Resultaat: Je voorraadupdate wordt afgewezen omdat je werkelijke voorraadaantal 140 is, en niet 142. Je moet je nieuwste voorraadgegevens exporteren.

Scenario dat een import van een verouderd CSV-bestand weergeeft met behulp van het voorraad-CSV-bestand.

SKU	Locatie	Baknaam	Op voorraad (huidig)	Op voorraad (nieuw)
TSHIRT-RED-M	Warehouse-A	A-2-3	150	140

Scenario 3: Een nieuwe winkellocatie openen

• Scenario: Je bevoorraadt je nieuwe winkel in NYC met 50 lavendelkaarsen. Je winkellocatie in NYC is inactief tijdens de export.
• Resultaat: je winkel in NYC heeft een voorraad van 50 lavendelkaarsen. Je locatie blijft inactief.

Scenario dat laat zien hoe je de voorraad voor een nieuwe winkellocatie updatet met behulp van het voorraad-CSV-bestand.

SKU	Locatie	Baknaam	Op voorraad (huidig)	Op voorraad (nieuw)
CANDLE-LAVENDER	Store-NYC	R-1-1	Not stocked	50

Scenario 4: Reorganisatie van het magazijn

• Scenario: Je verplaatst laptophoezen naar gangpad C voor een betere organisatie.
• Resultaat: Je laptophoezen worden verplaatst naar gangpad C. Het voorraadaantal blijft hetzelfde.

Scenario dat de reorganisatie van het magazijn weergeeft zonder de voorraad te updaten met het voorraad-CSV-bestand.

SKU	Locatie	Baknaam	Op voorraad (huidig)	Op voorraad (nieuw)
LAPTOP-CASE	Warehouse-A	C-5-2	75

Scenario 5: Voorraad voorbereiden voor BFCM

• Scenario: Je stelt bakken in voor gameconsoles die volgende week aankomen en je wilt de bakken voorbereiden om de nieuwe artikelen te ontvangen. Je locatie is inactief tijdens de export.
• Resultaat: je bak is ingesteld voor gameconsoles. Je locatie blijft inactief.

Scenario dat laat zien hoe je de voorraad voorbereidt op BFCM met het CSV-voorraadbestand.

SKU	Locatie	Baknaam	Op voorraad (huidig)	Op voorraad (nieuw)
CONSOLE-GAMING	Warehouse-B	BF-1-1	Not stocked

Scenario 6: Voorbereiden op uitbreiding naar de Europese Unie

• Scenario: Je bereidt douanecodes voor je EU-magazijn voor voordat de zendingen uit China arriveren. Je locatie is inactief tijdens de export.
• Resultaat: Je productmetagegevens, zoals het land van herkomst en HS-codes, worden bijgewerkt voor je voorraad. Je locatie blijft inactief.

Scenario dat laat zien hoe je de voorraad uitbreidt naar een nieuw magazijn in de EU met het CSV-voorraadbestand.

SKU	Locatie	Baknaam	HS-code	COO	Op voorraad (huidig)	Op voorraad (nieuw)
WIDGET-STEEL	Warehouse-EU		7326.90.98	CN	Not stocked

Scenario 7: Per ongeluk een lege rij in een CSV-bestand

• Scenario: Je laat per ongeluk een lege rij staan in je CSV-bestand.
• Resultaat: Er wordt geen actie ondernomen en deze update wordt genegeerd.

Scenario dat laat zien wat er gebeurt als er per ongeluk een lege rij in een CSV-bestand staat.

SKU	Locatie	Baknaam	HS-code	COO	Op voorraad (huidig)	Op voorraad (nieuw)
EMPTY-ROW	Warehouse-A				Not stocked