پہلی بار انوینٹری کا سیٹ اپ کرنا

شروع سے ہی انوینٹری کا درست طریقے سے سیٹ اپ کرنے سے آپ کو بعد میں مسائل سے بچنے میں مدد ملتی ہے اور اپنے کسٹمر کے لیے درست اسٹاک لیول کو یقینی بنایا جا سکتا ہے۔ یہ گائیڈ Shopify میں آپ کی انوینٹری کا سیٹ اپ کرنے میں آپ کی مدد کرتی ہے، جس میں یہ فیصلہ کرنے سے لے کر کہ کن پروڈکٹ کو ٹریک کرنا ہے اپنی ابتدائی مقداریں درج کرنے تک سب شامل ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

انوینٹری کا سیٹ اپ کرنے سے پہلے، درج ذیل سوالات پر غور کریں:

• کیا آپ کے پاس فزیکل پروڈکٹ ہیں جنہیں مقدار کی ٹریکنگ درکار ہے؟
• کیا آپ کے پاس ایک لوکیشن ہے یا متعدد لوکیشن؟
• کیا آپ ریٹیل سیلز کے لیے Shopify POS استعمال کر رہے ہیں؟
• کیا کوئی پروڈکٹ براہ راست سپلائر کی طرف سے شپ کی جاتی ہیں؟

آپ کے جوابات آپ کے کاروبار کے لیے درست انوینٹری سیٹ اپ کا تعین کرنے میں مدد کرتے ہیں۔

مرحلہ 1: اس بات کا تعین کرنا کہ کن پروڈکٹ کو انوینٹری ٹریکنگ درکار ہے

Shopify میں تمام پروڈکٹ کو انوینٹری ٹریکنگ درکار نہیں ہوتی۔ انوینٹری ٹریکنگ اس وقت مفید ہوتی ہے جب آپ کو اسٹاک لیول کی نگرانی کرنی ہو اور اوور سیلنگ کو روکنا ہو، لیکن کچھ پروڈکٹ کی اقسام اس کے بغیر بہتر کام کرتی ہیں۔

وہ پروڈکٹ جنہیں انوینٹری ٹریکنگ درکار ہو سکتی ہے

درج ذیل پروڈکٹ کے لیے انوینٹری ٹریکنگ فعال کرنے پر غور کریں:

• فزیکل پروڈکٹ جنہیں آپ اسٹاک اور شپ کرتے ہیں
• محدود مقداروں والی پروڈکٹ
• وہ آئٹم جن کا آپ کو سپلائر سے دوبارہ آرڈر کرنے کی ضرورت ہے
• Shopify POS استعمال کر کے ریٹیل اسٹور میں فروخت ہونے والی پروڈکٹ

وہ پروڈکٹ جنہیں انوینٹری ٹریکنگ درکار نہیں ہو سکتی ہے

درج ذیل پروڈکٹ کے لیے انوینٹری ٹریکنگ فعال نہ کرنے پر غور کریں:

• ڈیجیٹل پروڈکٹ، جیسے ای بک، میوزک ڈاؤن لوڈ، یا ڈیجیٹل آرٹ
• سروس، جیسے مشورے، کلاس، یا اپوائنٹمنٹ
• آرڈر پر تیار کی جانے والی پروڈکٹ، جیسے خریداری کے بعد تخلیق کردہ حسب ضرورت آئٹم
• گفٹ کارڈ

ٹِپ

اگر آپ ایسی پروڈکٹ کی ڈراپ شپنگ کر رہے ہیں جہاں سپلائر انوینٹری کا نظم کرتے ہیں، تو آپ یا تو Shopify میں انوینٹری کو ٹریک کر سکتے ہیں یا کوئی ایسی ڈراپ شپنگ ایپ استعمال کر سکتے ہیں جو آپ کے لیے انوینٹری مینجمنٹ ہینڈل کرتی ہے۔

مرحلہ 2: اپنے لوکیشن سیٹ اپ کا جائزہ لینا

انوینٹری لوکیشن پر اسٹور کی جاتی ہے، جو فزیکل جگہوں جیسے ویئر ہاؤس، ریٹیل اسٹور یا فل فلمنٹ سینٹر کی نمائندگی کرتی ہیں۔ آپ کا Shopify اسٹور ایک ڈیفالٹ لوکیشن کے ساتھ آتا ہے، لیکن ضرورت پڑنے پر آپ مزید شامل کر سکتے ہیں۔ انوینٹری کو پروڈکٹ میں تفویض کرنے سے پہلے اپنی لوکیشن کا سیٹ اپ کرنے پر غور کریں۔ اس سے یہ یقینی بنایا جاتا ہے کہ آپ شروع سے ہی درست لوکیشن پر انوینٹری مختص کر سکتے ہیں۔

اپنی لوکیشن کی ضروریات کا جائزہ لیں:

• ایک لوکیشن: اگر آپ کے پاس ایک ہی ویئر ہاؤس یا اسٹور ہے، تو آپ کی ڈیفالٹ لوکیشن کافی ہے۔
• متعدد لوکیشن: اگر آپ کے پاس متعدد اسٹور، ویئر ہاؤس ہیں، یا آپ ذاتی طور پر اور آن لائن دونوں طرح سے فروخت کرتے ہیں، تو آپ کو اضافی لوکیشن کا سیٹ اپ کرنے کی ضرورت ہے۔

لوکیشن کا سیٹ اپ کرنے اور ان کا نظم کرنے کے بارے میں مزید جانیں۔

مرحلہ 3: پروڈکٹ کے لیے انوینٹری ٹریکنگ فعال کریں

اس بات کا تعین کرنے کے بعد کہ کن پروڈکٹ کو ٹریکنگ کی ضرورت ہے، ان پروڈکٹ کے لیے انوینٹری ٹریکنگ فعال کریں۔ درج ذیل طریقہ کار ایک وقت میں ایک پروڈکٹ کا احاطہ کرتا ہے، اور اس پروڈکٹ کی ابتدائی مقدار اور اسٹاک ختم ہونے کے آپشن کو بھی سیٹ کرتا ہے۔ مرحلہ 4 اور مرحلہ 5 ان میں سے ہر ایک کو ہینڈل کرنے کے دیگر طریقوں کا احاطہ کرتے ہیں۔

احتیاط

اسٹاک ختم ہونے پر فروخت جاری رکھیں آپشن Shopify POS پر لاگو نہیں ہوتا ہے۔ دستیاب انوینٹری کے صفر اور اس سے نیچے پہنچ جانے پر اسٹاف پروڈکٹ کی فروخت جاری رکھ سکتا ہے۔ دستیاب نہ ہونے والا آئٹم فروخت کرنے سے پہلے POS اسٹاف کو متنبہ کرے گا۔

مراحل:

ڈیسک ٹاپ

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹس پر جائیں۔

2. اس پروڈکٹ پر کلک کریں جس کی انوینٹری آپ ٹریک کرنا چاہتے ہیں۔

3. اختیاری: اگر پروڈکٹ کے ویریئنٹ ہیں، تو اس ویریئنٹ پر کلک کریں جس کی انوینٹری آپ ٹریک کرنا چاہتے ہیں۔

4. انوینٹری سیکشن میں، مقدار ٹریک کریں سیٹنگ کو فعال کریں۔

5. اختیاری: کسٹمر کو آئٹم کا اسٹاک ختم ہونے پر بھی اسے خریدنے کی اجازت دینے کے لیے، اسٹاک ختم ہونے پر فروخت کریں پر کلک کریں، اور پھر اسٹاک ختم ہونے پر فروخت جاری رکھیں کو منتخب کریں۔

6. انوینٹری سیکشن میں، پروڈکٹ یا ویریئنٹ کے لیے آپ کے پاس موجود دستیاب یونٹ کی تعداد درج کریں۔

7. محفوظ کریں پر کلک کریں۔

موبائل

1. Shopify ایپ سے، آئیکن پر ٹیپ کریں ۔
2. اس پروڈکٹ پر ٹیپ کریں جس کی انوینٹری آپ ٹریک کرنا چاہتے ہیں۔
3. اختیاری: اگر پروڈکٹ کے ویریئنٹ ہیں، تو اس ویریئنٹ پر ٹیپ کریں جس کی انوینٹری آپ ٹریک کرنا چاہتے ہیں۔
4. انوینٹری سیکشن میں، ترمیم کریں پر ٹیپ کریں۔
5. انوینٹری کی تفصیلات کی اسکرین پر، مقدار ٹریک کریں کی سیٹنگ ایکٹیویٹ کریں۔
6. اختیاری: جب آئٹم کا اسٹاک ختم ہو تو کسٹمر کو اسے خریدنے کی اجازت دینے کے لیے، اسٹاک ختم ہونے پر فروخت جاری رکھیں کی سیٹنگ ایکٹیویٹ کریں۔
7. مقدار سیکشن میں، پروڈکٹ یا ویریئنٹ کے لیے آپ کے پاس موجود دستیاب یونٹ کی تعداد درج کریں۔
8. محفوظ کریں یا ✓ پر ٹیپ کریں، پھر پروڈکٹ کی تفصیلات کی اسکرین پر واپس جانے کے لیے X اور مکمل پر ٹیپ کریں۔

ہر اس پروڈکٹ کے لیے ان اقدامات کو دہرائیں جس کے لیے انوینٹری ٹریکنگ درکار ہے۔

مرحلہ 4: اپنی انوینٹری کی ابتدائی مقدار درج کرنا

ہر پروڈکٹ کے لیے ابتدائی مقدار درج کریں۔ درست ابتدائی مقدار اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ کسٹمر صرف اسی چیز کا آرڈر دے جو آپ کے پاس اسٹاک میں موجود ہے۔

آپ درج ذیل طریقوں سے مقدار درج کر سکتے ہیں:

• انفرادی طور پر: پروڈکٹ کی تفصیلات کے صفحہ پر ایک وقت میں ایک پروڈکٹ کی مقدار درج کریں۔
• بلک ایڈیٹر: بلک ایڈیٹر کا استعمال کرتے ہوئے بیک وقت متعدد پروڈکٹ کو اپ ڈیٹ کریں۔
• CSV امپورٹ: بہت سے پروڈکٹ کی مقدار کے ساتھ ایک CSV فائل اپ لوڈ کریں۔ CSV فائل کا استعمال کرتے ہوئے انوینٹری امپورٹ کرنے کے بارے میں جانیں۔

ٹِپ

اگر آپ کو درست مقدار کا یقین نہیں ہے، تو اپنا بہترین تخمینہ درج کریں۔ فزیکل انوینٹری کاؤنٹ مکمل کرنے کے بعد آپ مقدار کو بعد میں ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔

مرحلہ 5: پروڈکٹ کا اسٹاک ختم ہونے کے برتاؤ کی تشکیل

فیصلہ کریں کہ پروڈکٹ کا اسٹاک ختم ہونے پر کیا ہوتا ہے۔ آپ درج ذیل اختیارات میں سے انتخاب کر سکتے ہیں:

• اسٹاک ختم ہونے پر فروخت روک دیں: یہ ڈیفالٹ سیٹنگ ہے۔ جب پروڈکٹ کی انوینٹری صفر ہو جاتی ہے، تو کسٹمر اسے اپنے کارٹ میں شامل نہیں کر سکتا۔ یہ اوور سیلنگ اور کسٹمر کی مایوسی کو روکتا ہے۔
• اسٹاک ختم ہونے پر فروخت جاری رکھیں: آپ کسٹمر کو انوینٹری صفر ہونے کے بعد بھی پروڈکٹ خریدنے کی اجازت دے سکتے ہیں۔ یہ درج ذیل قسم کے پروڈکٹ یا آرڈر کے لیے مفید ہو سکتا ہے:
  • ایسے پروڈکٹ جنہیں آپ تیزی سے دوبارہ اسٹاک کر سکتے ہیں
  • آنے والے پروڈکٹ کے لیے پری آرڈر
  • آرڈر پر تیار کیے جانے والے آئٹم جو آپ آرڈر موصول ہونے کے بعد بناتے ہیں

اسٹاک ختم ہونے پر فروخت کرنے اور اسٹاک ختم ہونے والے پروڈکٹ کو چھپانے کے بارے میں مزید جانیں۔

مرحلہ 6: اپنے انوینٹری سیٹ اپ کی جانچ کریں

انوینٹری سیٹ اپ کرنے کے بعد، یہ یقینی بنانے کے لیے اپنی کنفیگریشن کو ٹیسٹ کریں کہ ہر چیز درست طریقے سے کام کر رہی ہے۔

اگر انوینٹری توقع کے مطابق اپ ڈیٹ نہیں ہوتی ہے، تو اپنے انوینٹری اسٹیٹس کا جائزہ لیں اور یقینی بنائیں کہ ٹریکنگ درست طریقے سے ایکٹیویٹ کی گئی ہے۔

مراحل:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹس > انوینٹری پر جائیں۔

2. تصدیق کریں کہ آپ کے پروڈکٹ درست مقدار کے ساتھ دکھائے گئے ہیں۔

3. اختیاری: اس بات کی تصدیق کرنے کے لیے ایک ٹیسٹ آرڈر دیں کہ انوینٹری درست طریقے سے کم ہوتی ہے۔

4. اختیاری: ٹیسٹ آرڈر منسوخ کریں اور تصدیق کریں کہ انوینٹری پچھلی مقدار پر واپس آ گئی ہے۔

عام انوینٹری سیٹ اپ کے منظر نامے

اپنے سیٹ اپ کو ٹیسٹ کرنے کے بعد، درج ذیل عام منظر ناموں کا جائزہ لیں تاکہ یہ تعین کیا جا سکے کہ کون سا آپ کے کاروباری ماڈل سے میل کھاتا ہے۔

منظر نامہ A: ایک ویئر ہاؤس کے ساتھ صرف آن لائن اسٹور

• منظر نامہ: آپ اپنے گھر کی ورکشاپ سے دستکاری شدہ موم بتیاں آن لائن فروخت کرتے ہیں۔ آپ کے پاس اسٹاک میں 20 ونیلا موم بتیاں اور 15 لیوینڈر موم بتیاں ہیں۔
• نتیجہ: آپ کا اسٹور ایک لوکیشن پر فزیکل پروڈکٹ کے لیے انوینٹری ٹریک کرتا ہے اور اوور سیلنگ کو روکتا ہے۔

مراحل:

1. اپنی ڈیفالٹ لوکیشن کا استعمال کریں۔
2. موم بتی کے دونوں پروڈکٹ کے لیے ٹریکنگ ایکٹیویٹ کریں۔
3. مقدار درج کریں: ونیلا (20)، لیوینڈر (15)۔
4. اسٹاک ختم ہونے کی ڈیفالٹ سیٹنگ برقرار رکھیں۔

منظر نامہ B: ریٹیل اسٹور اور آن لائن فروخت

• منظر نامہ: آپ کا کتابوں کا ایک ریٹیل اسٹور ہے اور آپ آن لائن بھی فروخت کرتے ہیں۔ کچھ انوینٹری آپ کے اسٹور میں ہے، اور کچھ پیچھے کے ویئر ہاؤس میں ہے۔
• نتیجہ: آپ کی انوینٹری ہر لوکیشن پر الگ سے ٹریک کی جاتی ہے، اور آپ درست لوکیشن سے اسٹور اور آن لائن دونوں جگہ فروخت کر سکتے ہیں۔

مراحل:

1. اپنی ڈیفالٹ لوکیشن کا نام تبدیل کر کے Main Store رکھیں۔
2. Back Warehouse کے نام سے ایک لوکیشن شامل کریں۔
3. تمام فزیکل پروڈکٹ پر ٹریکنگ ایکٹیویٹ کریں۔
4. کتابیں مناسب لوکیشن پر تفویض کریں۔
5. ریٹیل فروخت کے لیے Shopify POS سیٹ اپ کریں۔
6. ہر لوکیشن سے شپنگ کنفیگر کریں۔

متعدد مقامات سے انوینٹری کا نظم کرنے کے بارے میں جانیں۔

منظر نامہ C: اسٹاک کیے گئے اور ڈراپ شپ کیے گئے پروڈکٹ کا مرکب

• منظر نامہ: آپ اپنے ویئر ہاؤس میں مقبول ٹی شرٹس اسٹاک کرتے ہیں لیکن سپلائر سے خاص آئٹم ڈراپ شپ کرتے ہیں۔
• نتیجہ: آپ کے اسٹاک کردہ پروڈکٹ کی درست انوینٹری ٹریکنگ ہوتی ہے، جبکہ ڈراپ شپ کیے گئے پروڈکٹ کا الگ سے نظم کیا جاتا ہے۔

مراحل:

1. اسٹاک کیے گئے پروڈکٹ کے لیے اپنی ڈیفالٹ لوکیشن کا استعمال کریں۔
2. آپ جو ٹی شرٹس اسٹاک کرتے ہیں ان کے لیے ٹریکنگ ایکٹیویٹ کریں۔
3. اپنے ویئر ہاؤس کی لوکیشن پر ٹی شرٹ کی مقدار درج کریں۔
4. ڈراپ شپ کیے گئے آئٹم کے لیے، یا تو ٹریکنگ ایکٹیویٹ نہ کریں، یا کوئی ایسی ڈراپ شپنگ ایپ استعمال کریں جو سپلائر کی انوینٹری کو مطابقت پذیر کرتی ہو۔

منظر نامہ D: متعدد ریٹیل لوکیشن

• منظر نامہ: آپ کے پاس مختلف شہروں میں کپڑوں کے تین اسٹور ہیں جن میں سے ہر ایک کے لیے الگ انوینٹری ٹریکنگ کی ضرورت ہوتی ہے۔
• نتیجہ: ہر اسٹور کا مقام اپنی انوینٹری خود ٹریک کرتا ہے، اور آپ ضرورت کے مطابق لوکیشن کے درمیان اسٹاک ٹرانسفر کر سکتے ہیں۔

مراحل:

1. لوکیشن بنائیں: Downtown Store، Mall Location، اور Westside Shop۔
2. کپڑوں کے تمام آئٹم پر ٹریکنگ ایکٹیویٹ کریں۔
3. فزیکل گنتی کی بنیاد پر ہر لوکیشن پر انوینٹری تفویض کریں۔
4. ہر ریٹیل لوکیشن پر Shopify POS سیٹ اپ کریں۔
5. ضرورت پڑنے پر لوکیشن کے درمیان انوینٹری ٹرانسفر کنفیگر کریں۔