Xuất và nhập hàng tồn kho bằng tệp CSV

Bạn có thể xuất tệp CSV hàng tồn kho để tải xuống số lượng hàng tồn kho hiện tại. Có thể sử dụng tệp CSV đã xuất để cập nhật mức hàng, sau đó nhập tệp CSV nhằm cập nhật số lượng hàng tồn kho cho sản phẩm ở từng địa điểm trong bảng điều khiển quản trị Shopify.

Hãy cân nhắc sử dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho này khi cần cập nhật hàng loạt số lượng lớn hàng tồn kho.

Tệp CSV hàng tồn kho chứa thông tin nhận dạng duy nhất sản phẩm, biến thể sản phẩm và số lượng hàng tồn kho tại địa điểm của bạn hoặc các địa điểm được chỉ định. Bạn có thể tải xuống và xem tệp CSV hàng tồn kho mẫu để làm mẫu.

Xuất hàng tồn kho

Bạn có thể xuất hàng tồn kho từ một hoặc mọi địa điểm để tạo mẫu cho việc cập nhật hàng loạt, hoặc dùng dữ liệu này trên các hệ thống khác. Tệp xuất bao gồm thông tin chi tiết để nhận dạng sản phẩm và các mức tồn kho hiện tại.

Bạn có thể chọn xuất hàng tồn kho kèm tất cả các trạng thái hàng tồn kho, hoặc chỉ xuất số lượng hàng có sẵn:

• Tất cả trạng thái (khuyên dùng): Chứa các hàng riêng biệt cho từng địa điểm với các cột thể hiện mọi trạng thái hàng tồn kho. Định dạng CSV này cung cấp chế độ xem hàng tồn kho hoàn chỉnh và giúp bảo vệ để tránh việc vô tình ghi đè.
• Có sẵn: Chứa tiêu đề cột là tên địa điểm và liệt kê số lượng hàng có sẵn ở bên dưới. Đây là định dạng CSV đơn giản hơn để cập nhật hàng tồn kho cơ bản và chỉ bao gồm hàng tồn kho có sẵn. Định dạng CSV này không giúp bảo vệ để tránh việc vô tình ghi đè.

Xem các ví dụ sau về cách hiển thị tệp CSV dựa trên định dạng CSV đã chọn.

Ví dụ về bản xuất tệp CSV chứa Tất cả trạng thái

Định dạng CSV Tất cả trạng thái chứa mọi trạng thái hàng tồn kho

Tên định danh	Tiêu đề	Địa điểm	Tên thùng	Hàng sắp về (không thể chỉnh sửa)	Không có sẵn (không thể chỉnh sửa)	Đã cam kết (không thể chỉnh sửa)	Có sẵn (không thể chỉnh sửa)	Còn trong kho (hiện tại)	Còn trong kho (mới)
strbry-jam	Strawberry Jam	Ottawa	A-2-3	20	3	5	10	18
strbry-jam	Strawberry Jam	New York	A-7-3	0	1	10	50	61
rspbry-jam	Raspberry Jam	Ottawa	A-9-3	15	0	3	25	28
rspbry-jam	Raspberry Jam	New York	A-3-5	0	5	6	35	46

Ví dụ về bản xuất tệp CSV Có sẵn

Định dạng CSV Có sẵn hiển thị tên địa điểm ở dạng tiêu đề cột

Tên định danh	Tiêu đề	Ottawa	New York
strbry-jam	Strawberry Jam	10	50
rspbry-jam	Raspberry Jam	25	35

Xuất hàng tồn kho ra tệp CSV

Có thể xuất hàng tồn kho dựa trên loại số lượng đối với các địa điểm và sản phẩm cụ thể.

Các bước:

1. Trong trang quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Hàng tồn kho.

2. Nhấp vào Xuất.

3. Tùy chọn: Từ menu thả xuống Xuất từ, chọn một địa điểm muốn xuất hàng tồn kho hoặc chọn Tất cả địa điểm để xuất hàng tồn kho từ tất cả địa điểm.

4. Trong mục Trạng thái hàng tồn kho được hiển thị, chọn xem muốn tệp CSV chứa tất cả trạng thái hàng tồn kho có bảo vệ chống ghi đè do nhầm lẫn hay chỉ chứa trạng thái Có sẵn:

   • Để chỉ xuất số lượng hàng tồn kho có sẵn, chọn Có sẵn.
   • Để xuất mọi trạng thái hàng tồn kho, chọn Tất cả trạng thái.

5. Trong mục Xuất, chọn các biến thể sản phẩm mà bạn muốn xuất hàng tồn kho:

• Để xuất các mẫu mã trên trang hiện tại, chọn Trang hiện tại.
• Để xuất mọi mẫu mã, chọn Tất cả mẫu mã.
• Để xuất các mẫu mã đã chọn, chọn Đã chọn: mẫu mã.
• Để xuất các mẫu mã khớp với tìm kiếm, chọn mẫu mã khớp với tìm kiếm của bạn.

6. Trong mục Xuất dưới dạng, chọn định dạng tệp mà bạn muốn xuất hàng tồn kho ra.
7. Nhấp vào Xuất hàng tồn kho.

Cập nhật số lượng hàng tồn kho trong tệp CSV

Sau khi xuất tệp CSV chứa hàng tồn kho, bạn có thể thay đổi hàng tồn kho hàng loạt. Tệp CSV bao gồm các cột nhận dạng sản phẩm để đảm bảo cập nhật được áp dụng cho đúng sản phẩm và mẫu mã.

Khi cập nhật số lượng hàng tồn kho, hãy đảm bảo chỉ sử dụng số nguyên thay vì số thập phân, chẳng hạn như 1.5. Bạn có thể sử dụng số dương, số âm hoặc 0. Sử dụng not stocked đối với các sản phẩm chưa từng được nhập về địa điểm đó.

Mẹo

Bạn có thể để trống cột Còn trong kho (mới) đối với các sản phẩm không cần thay đổi số lượng. Điều này hữu ích khi cập nhật các thông tin khác, chẳng hạn như tên thùng, mã HS hoặc quốc gia xuất xứ mà không thay đổi số lượng hàng tồn kho.

Các bước:

1. Mở tệp CSV đã xuất trong chương trình bảng tính.
2. Cập nhật số lượng dựa trên định dạng tệp xuất:
   • Nếu đã chọn xuất tệp CSV Tất cả trạng thái, hãy cập nhật số lượng hàng tồn kho Còn trong kho (mới).
   • Nếu đã chọn xuất tệp CSV Có sẵn, hãy cập nhật số lượng hàng tồn kho có sẵn cho từng tên địa điểm.
3. Lưu tệp.

Nhập hàng tồn kho từ tệp CSV

Trước khi nhập hàng tồn kho, hãy đảm bảo bạn tạo tệp CSV đúng định dạng. Tệp CSV chứa hàng tồn kho không được vượt quá 15 MB.

Khi tệp CSV bao gồm cả cột Còn trong kho (hiện tại) và cột Còn trong kho (mới), Shopify sẽ sử dụng chức năng xác thực an toàn để ngăn việc ghi đè do nhầm lẫn. Mức tồn kho dự kiến sẽ được đối chiếu với mức hiện tại trước khi thực hiện thay đổi. Nếu hàng tồn kho thay đổi sau khi xuất, các hàng bị ảnh hưởng sẽ không được nhập và bạn sẽ nhận được email cho biết chi tiết về các lỗi xác thực. Tính năng này giúp bảo vệ bạn khỏi việc vô tình ghi đè lên các thay đổi về hàng tồn kho gần đây.

Thận trọng

Nếu cần bỏ qua quy trình xác thực an toàn trong trường hợp khẩn cấp, hãy xóa nội dung cột Còn trong kho (hiện tại) và chỉ sử dụng cột Còn trong kho (mới). Hãy sử dụng tính năng này một cách cẩn trọng vì việc này sẽ loại bỏ lớp bảo vệ chống ghi đè do nhầm lẫn.

Các bước:

1. Trong trang quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Hàng tồn kho.

2. Nhấp vào Nhập.

3. Nhấp vào Thêm tệp, rồi chọn tệp CSV đã cập nhật.

4. Nhấp vào Tải tệp lên.

5. Xem lại bản tóm tắt tệp nhập rồi nhấp vào Bắt đầu nhập.

6. Tùy chọn: Nếu có hàng không xác thực được, bạn sẽ nhận được email chứa thông tin chi tiết về các hàng bị lỗi đó. Xem lại thông tin trong email, cập nhật tệp CSV, sau đó nhập lại tệp CSV.

Định dạng tệp CSV chứa hàng tồn kho

Tệp CSV hàng tồn kho chứa các cột để nhận dạng sản phẩm cùng các mẫu mã tương ứng, và dữ liệu hàng tồn kho cho từng địa điểm. Việc hiểu rõ các cột này giúp đảm bảo quá trình nhập diễn ra chính xác.

Các cột sau là bắt buộc trong tệp CSV hàng tồn kho:

• Handle: Tên định danh sản phẩm duy nhất.
• Location: Tên địa điểm để xác định nơi đặt hàng tồn kho.
• Giá trị tùy chọn 1: Bắt buộc để xác định biến thể sản phẩm cụ thể. Nếu sản phẩm sử dụng các tùy chọn bổ sung thì Giá trị tùy chọn 2 và Giá trị tùy chọn 3 cũng là bắt buộc.

Xem lại bảng sau để tìm hiểu thêm về định dạng, các cột và phần mô tả của tệp CSV hàng tồn kho.

Danh sách đầy đủ các cột CSV và mục đích sử dụng

Cột	Mô tả
Handle	Tên duy nhất cho mỗi sản phẩm. Tên định danh có thể chứa chữ cái, dấu gạch ngang và số nhưng không được có khoảng trắng. Tên định danh được sử dụng trong URL cho từng sản phẩm.
Title	Tên sản phẩm. Cột này là tùy chọn và có thể để trống.
Option 1 Name	Tên tùy chọn đầu tiên, ví dụ như Màu sắc. Nếu sản phẩm không có tùy chọn nào, hãy nhập Title. Cột này không bắt buộc và chỉ dùng để người dùng dễ đọc. Cột này không cập nhật tên tùy chọn.
Option 1 Value	Giá trị tùy chọn đầu tiên, ví dụ như Xanh dương. Nếu sản phẩm không có tùy chọn nào, hãy nhập Default Title. Cột này là bắt buộc để xác định mẫu mã. Cột này không cập nhật giá trị tùy chọn.
Option 2 Name	Tên tùy chọn thứ hai khi sản phẩm có nhiều tùy chọn. Cột này không bắt buộc và chỉ dùng để người dùng dễ đọc.
Option 2 Value	Giá trị tùy chọn thứ hai khi sản phẩm có nhiều tùy chọn. Cột này là bắt buộc để xác định mẫu mã khi mẫu mã sử dụng tùy chọn thứ hai.
Option 3 Name	Tên tùy chọn thứ ba khi sản phẩm có nhiều tùy chọn. Cột này không bắt buộc và chỉ dùng để người dùng dễ đọc.
Option 3 Value	Giá trị tùy chọn thứ ba khi sản phẩm có nhiều tùy chọn. Cột này là bắt buộc để xác định mẫu mã khi mẫu mã sử dụng tùy chọn thứ ba.
SKU	Mã nhận dạng sản phẩm để theo dõi hàng tồn kho. Cột này không bắt buộc. Cột này không cập nhật Mã SKU của mẫu mã. Thay vào đó, bạn cần sử dụng CSV sản phẩm để cập nhật Mã SKU.
HS Code	Mã hệ thống hài hòa dùng để ước tính thuế cho khách hàng quốc tế (tùy chọn)
COO	Quốc gia xuất xứ sử dụng mã quốc gia ISO cho vận chuyển quốc tế (tùy chọn)
Location	Tên của từng địa điểm. Tên địa điểm phân biệt chữ hoa chữ thường và phải khớp chính xác với tên địa điểm trên Shopify. Đối với mỗi mẫu mã, hãy thêm một hàng cho từng địa điểm muốn cập nhật hàng tồn kho. Xóa mọi hàng của các địa điểm khác.
Bin name	Các kệ, giá hoặc ngăn chứa hàng tồn kho cụ thể trong địa điểm thực tế của bạn.
Incoming (not editable)	Hàng tồn kho đang trên đường đến địa điểm của bạn. Hàng chuẩn bị nhập kho không có sẵn để bán cho đến khi được nhận.
Unavailable (không thể chỉnh sửa)	Hàng tồn kho không có sẵn để bán. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu hàng tồn kho là không có sẵn khi hàng bị hỏng, đang được kiểm soát chất lượng, được dành làm hàng dự trữ an toàn hoặc vì các lý do khác.
Committed (not editable)	Số lượng sản phẩm thuộc đơn hàng đã đặt nhưng chưa được hoàn tất.
Available (not editable)	Hàng tồn kho có thể bán. Hàng tồn kho có sẵn chưa được cam kết cho bất kỳ đơn hàng nào hoặc được dành riêng cho đơn hàng nháp.
On hand (current)	Số lượng sản phẩm có tại một địa điểm khi xuất tệp CSV. Cột này cung cấp thông tin tổng quan về mức tồn kho tại thời điểm xuất và đảm bảo xác thực an toàn trong quá trình nhập. Khi nhập tệp CSV có cả giá trị On hand (current) và On hand (new), mức tồn kho hiện tại sẽ được so sánh với giá trị On hand (current) để tránh vô tình ghi đè.
On hand (new)	Số lượng hàng tồn kho mới cần thiết lập. Để trống nếu bạn không muốn thay đổi số lượng.

Các tình huống ví dụ về việc cập nhật hàng tồn kho bằng tệp CSV

Xem lại các tình huống sau và kết quả khi cập nhật hàng tồn kho bằng tệp CSV. Mỗi tình huống hiển thị một tệp CSV ví dụ.

Tình huống 1: Điều chỉnh hàng tồn kho hằng ngày sau khi bán

• Tình huống: Bạn bán được 8 áo thun màu đỏ và muốn cập nhật thông tin kiểm kê.
• Kết quả: Số lượng hàng tồn kho cho áo thun màu đỏ được cập nhật từ 150 thành 142.

Tình huống hiển thị cách cập nhật số lượng hàng tồn kho sau khi bán bằng CSV hàng tồn kho

Mã SKU	Địa điểm	Tên thùng	Còn trong kho (hiện tại)	Còn trong kho (mới)
TSHIRT-RED-M	Warehouse-A	A-2-3	150	142

Tình huống 2: Nhập tệp CSV đã lỗi thời

• Tình huống: Bạn đã xuất tệp CSV vào hôm qua nhưng quên nhập vào bảng điều khiển quản trị Shopify. Bạn có thêm đơn bán hàng mới sau khi xuất.
• Kết quả: Bản cập nhật hàng tồn kho bị từ chối vì số lượng hàng tồn kho thực tế là 140 chứ không phải 142. Bạn cần xuất dữ liệu hàng tồn kho mới nhất.

Tình huống hiển thị việc nhập tệp CSV đã lỗi thời bằng tệp CSV hàng tồn kho.

Mã SKU	Địa điểm	Tên thùng	Còn trong kho (hiện tại)	Còn trong kho (mới)
TSHIRT-RED-M	Warehouse-A	A-2-3	150	140

Tình huống 3: Mở địa điểm bán lẻ mới

• Tình huống: Bạn thêm 50 nến hương oải hương vào hàng sẵn có của cửa hàng mới tại NYC. Địa điểm cửa hàng tại NYC chưa hoạt động trong quá trình xuất.
• Kết quả: Cửa hàng ở NYC của bạn đã nhập kho 50 nến oải hương. Địa điểm của bạn vẫn ở trạng thái ngừng hoạt động.

Tình huống hiển thị cách cập nhật hàng tồn kho cho một địa điểm bán lẻ mới bằng tệp CSV hàng tồn kho.

Mã SKU	Địa điểm	Tên thùng	Còn trong kho (hiện tại)	Còn trong kho (mới)
CANDLE-LAVENDER	Store-NYC	R-1-1	Chưa thêm hàng tồn	50

Tình huống 4: Tổ chức lại kho

• Tình huống: Bạn đang di chuyển túi đựng máy tính xách tay sang lối đi C để tổ chức tốt hơn.
• Kết quả: Túi đựng máy tính xách tay được di chuyển sang lối đi C. Số lượng hàng tồn kho giữ nguyên.

Tình huống hiển thị tác vụ tổ chức lại kho nhưng không cập nhật hàng tồn kho bằng tệp CSV hàng tồn kho.

Mã SKU	Địa điểm	Tên thùng	Còn trong kho (hiện tại)	Còn trong kho (mới)
LAPTOP-CASE	Warehouse-A	C-5-2	75

Tình huống 5: Chuẩn bị hàng tồn kho cho BFCM

• Tình huống: Đang thiết lập thùng nhựa cho máy chơi game sẽ về vào tuần tới và muốn chuẩn bị thùng để nhận mặt hàng mới. Địa điểm đang không hoạt động trong quá trình xuất.
• Kết quả: Thùng nhựa của bạn đã được thiết lập cho máy chơi game. Địa điểm của bạn vẫn ở trạng thái ngừng hoạt động.

Tình huống minh họa cách chuẩn bị hàng tồn kho cho BFCM bằng tệp CSV hàng tồn kho.

Mã SKU	Địa điểm	Tên thùng	Còn trong kho (hiện tại)	Còn trong kho (mới)
CONSOLE-GAMING	Warehouse-B	BF-1-1	Chưa thêm hàng tồn

Tình huống 6: Chuẩn bị mở rộng sang Liên minh Châu Âu

• Tình huống: Chuẩn bị mã hải quan cho kho tại EU trước khi lô hàng từ Trung Quốc về. Địa điểm đang không hoạt động trong quá trình xuất.
• Kết quả: Siêu dữ liệu sản phẩm, chẳng hạn như quốc gia xuất xứ và Mã HS, được cập nhật cho hàng tồn kho. Địa điểm vẫn không hoạt động.

Tình huống minh họa cách mở rộng hàng tồn kho sang kho mới ở EU bằng tệp CSV hàng tồn kho.

Mã SKU	Địa điểm	Tên thùng	Mã HS	COO	Còn trong kho (hiện tại)	Còn trong kho (mới)
WIDGET-STEEL	Warehouse-EU		7326.90.98	CN	Chưa thêm hàng tồn

Tình huống 7: Vô tình để trống hàng trong tệp CSV

• Tình huống: Vô tình để trống một hàng trong tệp CSV.
• Kết quả: Không có hành động nào được thực hiện và bản cập nhật này bị bỏ qua.

Tình huống minh họa điều gì sẽ xảy ra khi vô tình để trống một hàng trong tệp CSV.

Mã SKU	Địa điểm	Tên thùng	Mã HS	COO	Còn trong kho (hiện tại)	Còn trong kho (mới)
EMPTY-ROW	Warehouse-A				Chưa thêm hàng tồn