Gestire le fatture con Shopify Bill Pay

Dopo aver aggiunto le fatture, puoi gestire tutte le fatture direttamente dal tuo account Shopify Bill Pay. All'interno di Shopify Bill Pay, monitora, modifica e gestisci vari aspetti delle tue fatture.

Capire gli stati delle fatture

In Shopify Bill Pay, a ogni fattura viene assegnato uno stato che indica lo stato attuale. Di seguito è riportato uno schema dettagliato di ogni stato e che cosa implica per te:

Elenco e descrizione degli stati possibili che una fattura può avere

Stato	Descrizione
Pagato	La fattura è interamente pagata e non è necessaria alcuna azione ulteriore.
Non pagato	La fattura non è ancora stata pagata per intero.
Scaduto	Il pagamento non è stato completato e la data di scadenza è passata.
In attesa di verifica	Il pagamento tramite conto bancario è selezionato, ma la verifica del conto bancario è ancora in sospeso.
Fornitore in attesa	Attendere che il fornitore selezioni il suo metodo di pagamento preferito.
Programmato	Il pagamento per la fattura è programmato, ma non è ancora stato elaborato.
In corso	Il pagamento è trattenuto ed è in fase di elaborazione.
Pagamento non riuscito	Il tentativo di pagamento non è riuscito. Scopri perché potrebbe accadere e come risolverlo.

Ordinamento, filtri e ricerca delle fatture

Gestire le fatture in modo efficiente può aiutarti a risparmiare tempo e a mantenere un maggiore controllo sulle tue finanze. Per aiutarti a organizzare e trovare le fatture di cui hai bisogno, puoi ordinare, filtrare e cercare le fatture all'interno di Shopify Bill Pay.

Ordinamento delle fatture

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca sul pulsante di ordinamento.
3. Seleziona i criteri di ordinamento e se ordinare in ordine crescente o decrescente.

Filtraggio delle fatture

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca sul pulsante di ricerca e filtro.
3. Clicca su Add filter (Aggiungi filtro), quindi seleziona i criteri per cui desideri filtrare.
4. Seleziona il valore specifico per il filtro.

Ricerca di una fattura

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca sul pulsante di ricerca e filtro.
3. Inserisci il termine da cercare, quindi premi Invio sulla tastiera.

Riprogrammazione e annullamento dei pagamenti

A volte i piani cambiano e potrebbe essere necessario riprogrammare o annullare un pagamento.

Riprogrammazione di una fattura

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca sulla fattura.
3. Clicca su Edit payment (Modifica pagamento).
4. In Delivery details (Dettagli di consegna), seleziona una nuova data di detrazione.
5. Clicca su Update payment (Aggiorna pagamento).

Annullamento di un pagamento programmato

L'annullamento di un pagamento programmato è possibile solo prima dell'inizio dell'elaborazione. Una volta avviata l'elaborazione di un pagamento, potrebbe non essere possibile annullarlo. Se hai bisogno di assistenza dopo che un pagamento inizia a essere elaborato, contatta l'Assistenza Shopify.

Passaggi:

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca sulla fattura che desideri eliminare.
3. Nell'attività di pagamento più recente, clicca su Cancel payment (Annulla pagamento), quindi clicca su Cancel payment (Annulla pagamento).

Contrassegno delle fatture come pagate

Se una singola fattura o più fatture vengono pagate utilizzando un metodo di pagamento diverso da Bill Pay, puoi contrassegnarle come pagate dal pannello di controllo Shopify. Dopo aver contrassegnato una fattura come pagata, questa viene spostata nella scheda Pagate.

Contrassegno di una singola fattura come pagata

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Nella scheda Non pagate, seleziona la fattura che desideri contrassegnare come pagata.
3. Conferma i dettagli della fattura, quindi clicca su Continua.
4. Clicca su Contrassegna come pagato.
5. Clicca su Contrassegna come pagato per confermare.

Se la fattura viene sincronizzata da QuickBooks, è possibile che i dettagli di pagamento non siano allegati. Devi selezionare il conto bancario con cui è stata pagata la fattura per contrassegnarla come pagata.

Contrassegno di più fatture come pagate

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Nella scheda Non pagato seleziona le fatture che desideri contrassegnare come pagate.
3. Clicca su Contrassegna come pagato.
4. Clicca su Contrassegna come pagato per confermare.

Se le fatture vengono sincronizzate da QuickBooks, è possibile che i dettagli di pagamento non siano allegati. Devi selezionare il conto bancario con cui sono state pagate le fatture per contrassegnarle come pagata.

Eliminazione di una fattura

Puoi rimuovere completamente una fattura dai tuoi record eliminandola.

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca sulla fattura.
3. Clicca su Delete bill (Elimina fattura), quindi su Delete (Elimina).

Esportazione dei dati della cronologia dei pagamenti

Puoi esportare un report sui pagamenti sotto forma di file CSV, che contiene tutti i dettagli dei pagamenti elaborati (programmati, in corso, completati o non riusciti) eseguiti in un intervallo specifico di date.

Quando generi un report, puoi selezionare fino a 12 mesi prima. Se desideri includere i pagamenti programmati, devi includere le date future nel report.

Il report sui pagamenti include le seguenti informazioni:

Tabella che include i campi CSV e le descrizioni del report esportabile di Bill Pay Payments.

Nome campo	Descrizione
ID pagamento	L'identificatore univoco del pagamento.
Nome dell'azienda del fornitore	Il nome del fornitore.
Numero fattura	ID della fattura del fornitore, così come è stato inserito al momento della creazione della fattura.
Importo pagamento (USD)	L'importo del pagamento, in USD.
Data riscossione	La data in cui il pagamento è stato elaborato per la prima volta.
Data di consegna	Per i bonifici bancari ACH: la data in cui il pagamento è stato ricevuto dal fornitore. Per gli assegni: la data in cui l'assegno è stato inviato al fornitore.
Metodo di pagamento	Le opzioni disponibili sono: bonifico bancario ACH, carta di debito o carta di credito.
Nota personale	Qualsiasi nota inserita dall'utente.
Promemoria per il fornitore	Eventuali note per il fornitore.
Stato del pagamento	Le opzioni disponibili sono: In corso: per i pagamenti effettuati tramite bonifico bancario ACH, il denaro è stato riscosso ma non ancora depositato. Per gli assegni, l'assegno è stato inviato, ma deve ancora essere depositato. Completato: il bonifico bancario ACH è stato completato correttamente. L'assegno è stato depositato. I fondi sono stati depositati sulla carta di debito del fornitore. Non riuscito: impossibile riscuotere o depositare.
Controlla lo stato	Pertinente ai pagamenti effettuati con assegno. Le opzioni disponibili sono: Nessun valore (cella vuota), Depositato e Non depositato.
Importo delle commissioni associate (USD)	L'importo totale delle commissioni associate (ad esempio, carte di credito o commissioni per i pagamenti veloci).
Programmato da	Il nome e il cognome dell'utente che ha programmato il pagamento.
Approvato da	Il nome e il cognome dell'utente che ha approvato il pagamento (per i pagamenti che richiedono l'approvazione).

Passaggi:

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca su More actions (Altre azioni) > Manage Bill Pay (Gestisci Bill Pay).
3. Nella sezione Report, in Pagamenti, clicca su Crea report.

4. Nella finestra di dialogo Export payments report (Esporta report pagamenti) seleziona l'intervallo di date:

   • Seleziona Ultimi 30 giorni per esportare i dati degli ultimi 30 giorni.
   • Seleziona Data personalizzata per scegliere un intervallo di date personalizzato per il report. Per includere i pagamenti programmati, seleziona le date future. Puoi selezionare fino a 12 mesi prima.

5. Clicca su Export payments (Esporta pagamenti).

Il report viene scaricato sul tuo dispositivo come file CSV.