Voorraad voor de eerste keer instellen

Als je de voorraad vanaf het begin correct instelt, voorkom je problemen op de lange termijn en zorg je voor nauwkeurige voorraadniveaus voor je klanten. Deze gids helpt je bij het instellen van je voorraad in Shopify, van het bepalen welke producten je wilt volgen tot het invoeren van je beginvoorraadaantallen.

Voordat je begint

Stel jezelf de volgende vragen voordat je de voorraad instelt:

• Heb je fysieke producten waarvan het aantal moet worden bijgehouden?
• Heb je één of meerdere locaties?
• Gebruik je Shopify POS voor winkelverkoop?
• Worden er producten rechtstreeks door leveranciers verzonden?

Je antwoorden helpen bij het bepalen van de juiste voorraadinstellingen voor je bedrijf.

Stap 1: Bepalen voor welke producten voorraadtracking nodig is

Niet alle producten vereisen voorraadtracking in Shopify. Voorraadtracking is handig wanneer je voorraadniveaus wilt bewaken en overselling wilt voorkomen, maar bij sommige producttypen werkt het beter zonder.

Producten waarvoor mogelijk voorraadtracking nodig is

Overweeg voorraadtracking te activeren voor de volgende producten:

• Fysieke producten die je op voorraad hebt en verzendt
• Producten met beperkte aantallen
• Artikelen die je opnieuw moet bestellen bij leveranciers
• Producten die via Shopify POS in winkels worden verkocht

Producten waarvoor mogelijk geen voorraadtracking nodig is

Overweeg voorraadtracking niet te activeren voor de volgende producten:

• Digitale producten, zoals e-books, muziekdownloads of digitale kunst
• Diensten, zoals consulten, lessen of afspraken
• Op bestelling gemaakte producten, zoals gepersonaliseerde artikelen die na aankoop worden gemaakt
• Cadeaubonnen

Tip

Als je dropshipping gebruikt voor producten waarvan leveranciers de voorraad beheren, kun je de voorraad bijhouden in Shopify of een dropshipping-app gebruiken die het voorraadbeheer voor je regelt.

Stap 2: Je locatie-instellingen controleren

Voorraad wordt opgeslagen op locaties. Dit zijn fysieke plaatsen, zoals magazijnen, winkels of fulfilmentcentrums. Je Shopify-winkel heeft één standaardlocatie, maar je kunt er indien nodig meer toevoegen. Overweeg je locaties in te stellen voordat je voorraad aan producten toewijst. Dit zorgt ervoor dat je vanaf het begin voorraad aan de juiste locaties kunt toewijzen.

Bekijk wat je nodig hebt qua locaties:

• Eén locatie: Als je één magazijn of winkel hebt, is je standaardlocatie voldoende.
• Meerdere locaties: Als je meerdere winkels of magazijnen hebt, of als je zowel persoonlijk als online verkoopt, moet je extra locaties instellen.

Meer informatie over het instellen en beheren van locaties.

Stap 3: Voorraadtracking activeren voor producten

Zodra je hebt bepaald voor welke producten tracking nodig is, activeer je voorraadtracking voor deze producten. In de volgende procedure wordt één product tegelijk behandeld en worden ook de beginvoorraad en de optie voor 'niet op voorraad' van dat product ingesteld. Stap 4 en stap 5 behandelen de andere manieren om met elk hiervan om te gaan.

Let op

De optie Doorgaan met verkopen wanneer niet op voorraad is niet van toepassing op Shopify POS. Medewerkers kunnen producten blijven verkopen wanneer de beschikbare voorraad nul of lager is. POS waarschuwt de medewerkers voordat ze een artikel verkopen dat niet beschikbaar is.

Stappen:

Desktop

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Producten.

2. Klik op het product waarvoor je de voorraad wilt bijhouden.

3. Optioneel: Als het product varianten heeft, klik je op de variant waarvoor je de voorraad wilt bijhouden.

4. Activeer in de sectie Voorraad de instelling Aantal bijhouden.

5. Optioneel: Om klanten in staat te stellen het artikel te kopen wanneer het niet op voorraad is, klik je op Verkopen wanneer niet op voorraad en selecteer je vervolgens Doorgaan met verkopen wanneer niet op voorraad.

6. Voer in de sectie Voorraad het aantal Beschikbare eenheden in dat je hebt voor het product of de variant.

7. Klik op Opslaan.

Mobiel

1. Tik in de Shopify-app op het pictogram .
2. Tik op het product waarvoor je de voorraad wilt bijhouden.
3. Optioneel: Als het product varianten heeft, tik dan op de variant waarvoor je de voorraad wilt bijhouden.
4. Tik in de sectie Voorraad op Bewerken.
5. Activeer in het scherm met Voorraadgegevens de instelling Aantal bijhouden.
6. Optioneel: Om klanten in staat te stellen het artikel te kopen wanneer het niet op voorraad is, activeer je de instelling Doorgaan met verkopen wanneer niet op voorraad.
7. Voer in de sectie Aantal het aantal Beschikbare eenheden in dat je hebt voor het product of de variant.
8. Tik op Opslaan of ✓ en tik vervolgens op X en Gereed om terug te keren naar het scherm met productgegevens.

Herhaal deze stappen voor elk product dat voorraadtracking vereist.

Stap 4: Je initiële voorraadaantallen invoeren

Voer de beginhoeveelheden voor elk product in. Nauwkeurige initiële aantallen zorgen ervoor dat klanten alleen kunnen bestellen wat je op voorraad hebt.

Je kunt aantallen op de volgende manieren invoeren:

• Individueel: Voer de aantallen voor één product tegelijk in op de pagina met productgegevens.
• Bulk-editor: Update meerdere producten tegelijkertijd met de bulk-editor.
• CSV-import: Upload een CSV-bestand met aantallen voor veel producten. Meer informatie over voorraad importeren met CSV-bestanden.

Tip

Als je niet zeker bent van de exacte aantallen, voer dan je beste schatting in. Je kunt de aantallen later aanpassen wanneer je fysieke inventarisaties voltooit.

Stap 5: Het gedrag configureren voor producten die niet op voorraad zijn

Bepaal wat er gebeurt wanneer producten niet meer op voorraad zijn. Je kunt kiezen uit de volgende opties:

• Stoppen met verkopen indien niet op voorraad: Dit is de standaardinstelling. Wanneer de voorraad van een product nul bereikt, kunnen klanten het niet aan hun winkelwagen toevoegen. Dit voorkomt overselling en teleurstelling bij klanten.
• Doorgaan met verkopen wanneer niet op voorraad: Je kunt klanten in staat stellen producten te kopen, zelfs nadat de voorraad nul bereikt. Dit kan handig zijn voor de volgende soorten producten of bestellingen:
  • Producten die je snel kunt herbevoorraden
  • Pre-orders voor aankomende producten
  • Op bestelling gemaakte artikelen die je produceert na ontvangst van bestellingen

Meer informatie over verkopen wanneer niet op voorraad en het verbergen van producten die niet op voorraad zijn.

Stap 6: Je voorraadinstallatie testen

Test na het instellen van de voorraad je configuratie om er zeker van te zijn dat alles correct werkt.

Als de voorraad niet wordt geüpdatet zoals verwacht, controleer dan je voorraadstatussen en zorg ervoor dat tracking correct is geactiveerd.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Producten > Voorraad.

2. Controleer of je producten worden weergegeven met de juiste aantallen.

3. Optioneel: Plaats een testbestelling om te bevestigen dat de voorraad correct afneemt.

4. Optioneel: Annuleer de testbestelling en controleer of de voorraad terugkeert naar het vorige aantal.

Veelvoorkomende scenario's voor voorraadinstallatie

Bekijk na het testen van je installatie de volgende veelvoorkomende scenario's om te bepalen welke overeenkomt met jouw bedrijfsmodel.

Scenario A: Uitsluitend onlinewinkel met één magazijn

• Scenario: Je verkoopt online handgemaakte kaarsen vanuit je workshop thuis. Je hebt 20 vanillekaarsen en 15 lavendelkaarsen op voorraad.
• Resultaat: Je winkel houdt de voorraad bij voor fysieke producten op één locatie en voorkomt overselling.

Stappen:

1. Gebruik je standaardlocatie.
2. Activeer tracking voor beide kaarsproducten.
3. Voer de aantallen in: vanille (20), lavendel (15).
4. Behoud de standaardinstelling voor niet op voorraad.

Scenario B: Winkel en online verkoop

• Scenario: Je hebt een fysieke boekenwinkel en verkoopt ook online. Een deel van de voorraad bevindt zich in je winkel en een ander deel in een magazijn achterin.
• Resultaat: Je voorraad wordt voor elke locatie afzonderlijk bijgehouden en je kunt zowel in de winkel als online verkopen vanaf de juiste locaties.

Stappen:

1. Hernoem je standaardlocatie naar Main Store.
2. Voeg een locatie toe met de naam Magazijn achterin.
3. Activeer tracking voor alle fysieke producten.
4. Wijs boeken toe aan de juiste locaties.
5. Stel Shopify POS in voor winkelverkoop.
6. Configureer verzending vanaf elke locatie.

Meer informatie over voorraad beheren vanaf meerdere locaties.

Scenario C: Mix van bevoorrade en dropshipping-producten

• Scenario: Je bevoorraadt populaire T-shirts in je magazijn, maar doet aan dropshipping voor speciale artikelen van leveranciers.
• Resultaat: Je bevoorrade producten hebben nauwkeurige voorraadtracking, terwijl dropshipping-producten afzonderlijk worden beheerd.

Stappen:

1. Gebruik je standaardlocatie voor bevoorrade producten.
2. Activeer tracking voor T-shirts die je op voorraad hebt.
3. Voer de aantallen T-shirts in voor je magazijnlocatie.
4. Activeer voor dropshipping-artikelen geen tracking, of gebruik een dropshipping-app die de voorraad van leveranciers synchroniseert.

Scenario D: Meerdere winkellocaties

• Scenario: Je hebt drie kledingwinkels in verschillende steden die elk afzonderlijke voorraadtracking nodig hebben.
• Resultaat: Elke winkellocatie houdt de eigen voorraad bij en je kunt naar behoefte voorraad overdragen tussen locaties.

Stappen:

1. Maak locaties aan: Winkel Centrum, Locatie Winkelcentrum en Winkel West.
2. Activeer tracking voor alle kledingstukken.
3. Wijs voorraad toe aan elke locatie op basis van fysieke inventarisaties.
4. Stel Shopify POS in op elke winkellocatie.
5. Configureer indien nodig voorraadoverdrachten tussen locaties.