Thiết lập hàng tồn kho lần đầu

Việc thiết lập đúng hàng tồn kho ngay từ đầu giúp tránh sự cố về sau và đảm bảo mức tồn kho chính xác cho khách hàng. Hướng dẫn này giúp bạn thiết lập hàng tồn kho trên Shopify, từ việc quyết định sẽ theo dõi sản phẩm nào đến khâu nhập số lượng ban đầu.

Trên trang này

Trước khi bắt đầu

Trước khi thiết lập hàng tồn kho, hãy xem xét các câu hỏi sau:

Bạn có sản phẩm vật lý cần theo dõi số lượng không?
Bạn có một hay nhiều địa điểm?
Bạn có sử dụng Shopify POS để bán lẻ không?
Có sản phẩm nào gửi hàng trực tiếp từ nhà cung cấp không?

Câu trả lời của bạn sẽ giúp xác định phương án thiết lập hàng tồn kho phù hợp cho doanh nghiệp.

Bước 1: Xác định sản phẩm cần theo dõi hàng tồn kho

Không phải mọi sản phẩm đều cần theo dõi hàng tồn kho trên Shopify. Tính năng theo dõi hàng tồn kho rất hữu ích khi bạn cần giám sát mức tồn kho và ngăn tình trạng bán quá mức tồn kho, nhưng một số loại sản phẩm sẽ hoạt động tốt hơn nếu không dùng tính năng này.

Sản phẩm có thể cần theo dõi hàng tồn kho

Cân nhắc kích hoạt tính năng theo dõi hàng tồn kho cho các sản phẩm sau:

Sản phẩm vật lý bạn lưu kho và gửi hàng
Sản phẩm có số lượng giới hạn
Mặt hàng bạn cần đặt hàng lại từ nhà cung cấp
Sản phẩm bán tại cửa hàng bán lẻ dùng Shopify POS

Sản phẩm có thể không cần theo dõi hàng tồn kho

Cân nhắc không kích hoạt tính năng theo dõi hàng tồn kho cho các sản phẩm sau:

Sản phẩm kỹ thuật số, chẳng hạn như sách điện tử, tải xuống bản nhạc hoặc tác phẩm nghệ thuật kỹ thuật số
Dịch vụ, chẳng hạn như buổi tư vấn, lớp học hoặc cuộc hẹn
Sản phẩm làm theo đơn đặt hàng, chẳng hạn như các mặt hàng tùy chỉnh được tạo sau khi mua
Thẻ quà tặng

Bước 2: Xem lại thiết lập địa điểm

Hàng tồn kho được lưu trữ tại các địa điểm, là các địa điểm thực tế như kho, cửa hàng bán lẻ hoặc trung tâm hoàn thiện đơn hàng. Cửa hàng Shopify của bạn có sẵn một địa điểm mặc định nhưng bạn có thể thêm địa điểm khác nếu cần. Cân nhắc thiết lập các địa điểm trước khi chỉ định hàng tồn kho cho sản phẩm. Việc này giúp đảm bảo phân bổ hàng tồn kho đến đúng địa điểm ngay từ đầu.

Xem lại nhu cầu về địa điểm:

Một địa điểm: Nếu bạn có duy nhất một kho hoặc cửa hàng, địa điểm mặc định là đủ.
Nhiều địa điểm: Nếu có nhiều cửa hàng, kho hoặc bán cả trực tiếp và trực tuyến, bạn cần thiết lập thêm địa điểm.

Tìm hiểu thêm về thiết lập và quản lý địa điểm.

Bước 3: Kích hoạt theo dõi hàng tồn kho cho sản phẩm

Sau khi xác định sản phẩm cần theo dõi, hãy kích hoạt tính năng theo dõi hàng tồn kho cho các sản phẩm đó.

Các bước thực hiện:

Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm.
Nhấp vào sản phẩm muốn theo dõi.
Trong phần Hàng tồn kho, kích hoạt theo dõi hàng tồn kho.
Tùy chọn: Nếu bạn có nhiều địa điểm, hãy chọn địa điểm lưu trữ sản phẩm này từ menu thả xuống Lưu trữ hàng tồn kho tại.
Nhấp vào Lưu.

Lặp lại các bước này cho từng sản phẩm cần theo dõi hàng tồn kho.

Tìm hiểu thêm về thiết lập theo dõi hàng tồn kho.

Bước 4: Nhập số lượng hàng tồn kho ban đầu

Nhập số lượng ban đầu cho từng sản phẩm. Số lượng ban đầu chính xác đảm bảo khách hàng chỉ có thể đặt những mặt hàng bạn có sẵn.

Bạn có thể nhập số lượng theo những cách sau:

Riêng lẻ: Nhập số lượng của từng sản phẩm trên trang chi tiết sản phẩm.
Trình chỉnh sửa hàng loạt: Cập nhật nhiều sản phẩm cùng lúc bằng trình chỉnh sửa hàng loạt.
Nhập bằng tệp CSV: Tải lên tệp CSV có số lượng cho nhiều sản phẩm. Tìm hiểu về cách nhập hàng tồn kho bằng tệp CSV.

Bước 5: Cấu hình hành vi khi sản phẩm hết hàng

Quyết định điều sẽ xảy ra khi sản phẩm hết hàng. Có thể chọn trong các tùy chọn sau:

Ngừng bán khi hết hàng: Đây là cài đặt mặc định. Khi hàng tồn kho của sản phẩm bằng 0, khách hàng không thể thêm sản phẩm vào giỏ hàng. Điều này giúp ngăn tình trạng bán quá mức tồn kho và khiến khách hàng thất vọng.
Tiếp tục bán khi hết hàng: Tiếp tục bán khi hết hàng**: Cho phép khách hàng mua sản phẩm ngay cả khi hàng tồn kho bằng 0. Tùy chọn này có thể hữu ích đối với các loại sản phẩm hoặc đơn hàng sau:
- Sản phẩm có thể nhanh chóng bổ sung hàng
- Đơn hàng đặt trước cho sản phẩm sắp ra mắt
- Mặt hàng làm theo yêu cầu được sản xuất sau khi nhận đơn hàng

Tìm hiểu thêm về cách bán khi hết hàng và cách ẩn sản phẩm hết hàng.

Bước 6: Kiểm tra thiết lập hàng tồn kho

Sau khi thiết lập hàng tồn kho, hãy kiểm tra cấu hình để đảm bảo mọi thứ hoạt động chính xác.

Nếu hàng tồn kho không cập nhật như mong đợi, hãy xem xét trạng thái hàng tồn kho và đảm bảo tính năng theo dõi đã được kích hoạt chính xác.

Các bước thực hiện:

Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Hàng tồn kho.
Xác minh xem sản phẩm có hiển thị đúng số lượng không.
Không bắt buộc: Đặt đơn hàng thử nghiệm để xác nhận hàng tồn kho đã giảm chính xác.
Không bắt buộc: Hủy đơn hàng thử nghiệm và xác minh hàng tồn kho đã trở về số lượng trước đó.

Các tình huống thiết lập hàng tồn kho phổ biến

Sau khi kiểm tra thiết lập, hãy xem xét các tình huống phổ biến sau để xác định tình huống phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

Tình huống A: Cửa hàng chỉ trực tuyến có một kho

Tình huống: Bạn bán nến thủ công trực tuyến từ xưởng tại nhà. Bạn có sẵn 20 nến hương vani và 15 nến hương hoa oải hương.
Kết quả: Cửa hàng theo dõi hàng tồn kho cho các sản phẩm vật lý tại một địa điểm và ngăn chặn việc bán quá mức tồn kho.

Các bước thực hiện:

Sử dụng địa điểm mặc định.
Kích hoạt tính năng theo dõi cho cả hai sản phẩm nến.
Nhập số lượng: Vani (20), Hoa oải hương (15).
Giữ nguyên cài đặt hết hàng mặc định.

Tình huống B: Cửa hàng bán lẻ và bán hàng trực tuyến

Tình huống: Bạn có một cửa hàng sách bán lẻ và đồng thời bán hàng trực tuyến. Một phần hàng tồn kho nằm ở cửa hàng và phần còn lại nằm ở kho phía sau.
Kết quả: Hàng tồn kho được theo dõi riêng tại từng địa điểm, bạn có thể bán cả tại cửa hàng và trực tuyến từ đúng các địa điểm đó.

Các bước thực hiện:

Đổi tên địa điểm mặc định thành "Cửa hàng chính".
Thêm một địa điểm có tên "Kho sau".
Kích hoạt tính năng theo dõi đối với mọi sản phẩm vật lý.
Phân bổ sách vào các địa điểm phù hợp.
Thiết lập Shopify POS để bán lẻ.
Cấu hình hoạt động vận chuyển từ từng địa điểm.

Tìm hiểu về cách quản lý hàng tồn kho từ nhiều địa điểm.

Tình huống C: Kết hợp sản phẩm có sẵn trong kho và dropship

Tình huống: Bạn dự trữ các mẫu áo thun phổ biến trong kho nhưng dropship những mặt hàng đặc biệt từ nhà cung cấp.
Kết quả: Sản phẩm có sẵn trong kho được theo dõi hàng tồn kho chính xác, còn sản phẩm dropship được quản lý riêng.

Các bước thực hiện:

Sử dụng địa điểm mặc định cho các sản phẩm có sẵn trong kho.
Kích hoạt tính năng theo dõi cho các mẫu áo thun có sẵn trong kho.
Nhập số lượng áo thun tại địa điểm kho.
Đối với mặt hàng dropship, không kích hoạt tính năng theo dõi hoặc sử dụng ứng dụng dropshipping có đồng bộ hóa hàng tồn kho của nhà cung cấp.

Tình huống D: Nhiều địa điểm bán lẻ

Tình huống: Bạn có ba cửa hàng quần áo ở các thành phố khác nhau và mỗi cửa hàng cần được theo dõi hàng tồn kho riêng.
Kết quả: Mỗi địa điểm cửa hàng tự theo dõi hàng tồn kho riêng và bạn có thể chuyển hàng giữa các địa điểm khi cần.

Các bước thực hiện:

Tạo địa điểm: "Cửa hàng trung tâm", "Địa điểm trung tâm thương mại", "Cửa hàng phía Tây".
Kích hoạt tính năng theo dõi trên tất cả các mặt hàng quần áo.
Phân bổ hàng tồn kho cho từng địa điểm dựa trên số lượng kiểm kê thực tế.
Thiết lập Shopify POS tại từng địa điểm bán lẻ.
Cấu hình hoạt động chuyển hàng tồn kho giữa các địa điểm nếu cần.