Bestellingen terugbetalen en annuleren
Afhankelijk van je beleid voor retouren, moet je soms een bestelling terugbetalen of annuleren. Als je bestellingen op een snelle en professionele manier terugbetaalt, laat je zien dat je klantenservice belangrijk vindt en zijn klanten eerder geneigd om in de toekomst opnieuw bestellingen bij je te plaatsen.
U kunt een volledige bestelling of een deel van een bestelling terugbetalen. In sommige gevallen kunt u een bestelling annuleren en een terugbetaling uitvoeren.
Als je Shopify Payments gebruikt en een terugbetaling uitvoert, dan wordt het bedrag afgetrokken van je volgende uitbetaling.
Als u Shopify Payments gebruikt en uw uitbetaling onvoldoende saldo heeft voor de terugbetaling, kunt u het volgende doen:
voor winkels in Denemarken, Duitsland, Hongkong, Ierland, Italië, Nederland, Singapore, Spanje, Nieuw-Zeeland of het Verenigd Koninkrijk, wordt de rest van de terugbetaling afgetrokken van de volgende uitbetaling totdat het terugbetaalde bedrag is gedekt
voor winkels in de Verenigde Staten, Canada of Australië wordt het saldo van uw bankrekening afgeschreven op de dag van uitbetaling.
Een terugbetaling wordt meestal na 3 tot 5 werkdagen bijgeschreven voor je klant.
Als de uitbetaling vanwege een negatief saldo mislukt, wordt de uitbetaling binnen 3 werkdagen opnieuw geprobeerd. Zie de veelgestelde vragen over Shopify Payments voor meer informatie over het uitvoeren van terugbetalingen met Shopify Payments.
Een volledige bestelling terugbetalen
Bij een terugbetaling wordt het betaalde bedrag teruggestort. Wanneer u een bestelling terugbetaalt, hebt u de mogelijkheid om de artikelen opnieuw in voorraad op te nemen en een kennisgevingse-mail naar de klant te sturen.
Items in een bestelling worden gesorteerd op hun afhandelingsstatus.
Als u een terugbetaling bij het winkeltegoed voegt via Shopify POS, dan kunt u het bedrag later terugbetalen aan de oorspronkelijke betaalmethode. Zie Persoonlijke verkopen voor meer informatie over Shopify POS.
Stappen:
Ga vanaf de Shopify-beheerder naar Bestellingen.
Klik op de bestelling die u wilt terugbetalen.
Klik op Artikelen terugbetalen.
-
Voer de hoeveelheden van de artikelen in de bestelling in:
Het bedrag Terugbetalen met (niet het bedrag Totaal beschikbaar om terug te betalen ) wordt bijgewerkt, minus eventuele verzendkosten. Je kunt dit bedrag handmatig bewerken (bijvoorbeeld om uw klant kosten voor het opnieuw opnemen in de voorraad in rekening te brengen). Je kunt ook een terugbetaling voor eventuele verzendkosten toevoegen.
Optioneel: Voer in het veld Verzending het verzendbedrag in dat je wilt terugbetalen.
Als u de artikelen hebt verzonden maar de klant deze nog niet heeft geretourneerd, schakelt u Artikelen aanvullen uit. Dit selectievakje is alleen zichtbaar als u voorraad bijhoudt voor de artikelen in de bestelling.
Optionel: Voer een reden voor de terugbetaling in.
Als u geen e-mail naar je klant wilt sturen wanneer u de terugbetaling uitvoert, schakelt u het selectievakje Een melding versturen naar de klant uit. Deze optie is standaard ingeschakeld.
Klik op Terugbetaling om de bestelling van de klant terug te betalen.
Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
Tik op de bestelling die u wilt terugbetalen.
Tik in het scherm met bestelgegevens op Restitutiebetalingen:
Gebruik de
+-knop naast elke regelitem om in te voeren hoeveel er zijn verkocht:
Als u de items niet naar de voorraad wilt retourneren, schakelt u de optie Bijvullen uit.
-
Optioneel: Schakel de optie Verzendkosten terugbetalen in om de verzendkosten in de terugbetaling op te nemen.
Het getal in het veld Totaal moet nu gelijk zijn aan het getal in het veld Totaal beschikbaar om terug te betalen:
Optionel: Voer een reden voor de terugbetaling in.
Optioneel: Schakel de optie Klant informeren via e-mail in om een bevestigings-e-mail naar de klant te sturen over de terugbetaling.
Tik op Terugbetalen.
Als u zeker weet dat u de bestelling wilt terugbetalen, tikt u op Terugbetalen om dit te bevestigen.
Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
Tik op de bestelling die u wilt terugbetalen.
Tik in het scherm met bestelgegevens op de knop
⋮:
Tik op Bestelling terugbetalen.
Gebruik de
+-knop naast elke regelitem om in te voeren hoeveel er zijn verkocht:
Als u de items niet naar de voorraad wilt retourneren, schakelt u de optie Geretourneerde items terug naar voorraad uit.
-
Optioneel: Schakel de optie Verzendkosten terugbetalen in om de verzendkosten in de terugbetaling op te nemen.
Het getal in het veld Totaal moet nu gelijk zijn aan het getal in het veld Totaal beschikbaar om terug te betalen:
Optionel: Voer een reden voor de terugbetaling in.
Optioneel: Schakel de optie Klant informeren via e-mail uit als u geen bevestigings-e-mail naar de klant wilt sturen over de terugbetaling.
Tik op TERUGBETALEN.
Als u zeker weet dat u de bestelling wilt terugbetalen, tikt u op TERJeGBETALEN om dit te bevestigen.
Een deel van een bestelling terugbetalen
U kunt een gedeeltelijke terugbetaling voor specifieke items in een bestelling uitvoeren. U kunt vervolgens aanvullende gedeeltelijke terugbetalingen uitvoeren totdat u het totale beschikbare bedrag voor terugbetaling heeft bereikt, wat het oorspronkelijke bedrag van de bestelling is.
Als u een terugbetaling bij het winkeltegoed voegt via Shopify POS, dan kunt u het bedrag later terugbetalen aan de oorspronkelijke betaalmethode. Zie Persoonlijke verkopen voor meer informatie over Shopify POS.
Stappen:
Ga vanaf de Shopify-beheerder naar Bestellingen.
Klik op de bestelling die u wilt terugbetalen.
Klik in het gedeelte Bestelgegevens op Terugbetalen.
-
Stel de hoeveelheid in van elk product dat u terugbetaalt. Alle producten waarvan de hoeveelheid is ingesteld op
0, worden niet terugbetaald:
Het terugbetalingsbedrag (niet het bedrag Totaal beschikbaar om terug te betalen ) wordt bijgewerkt, minus eventuele verzendkosten. Je kunt dit bedrag handmatig bewerken (bijvoorbeeld om je klant kosten voor het opnieuw opnemen in de voorraad in rekening te brengen). Je kunt ook een terugbetaling voor eventuele verzendkosten toevoegen.
Optioneel: Voer in het veld Verzending het verzendbedrag in dat je wilt terugbetalen.
Als u de artikelen hebt verzonden maar de klant deze nog niet heeft geretourneerd, schakelt u Artikelen aanvullen uit. Dit selectievakje is alleen zichtbaar als u voorraad bijhoudt voor de artikelen in de bestelling.
Optionel: Voer een reden voor de terugbetaling in.
Klik op*Terugbetalen* om een terugbetaling voor de gekozen artikelen uit te voeren.
Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
Tik op de bestelling die u wilt terugbetalen.
Tik in het scherm met bestelgegevens op Restitutiebetalingen:
-
Gebruik de knoppen
-en+naast elk regelitem om in te voeren hoeveel je wilt terugbetalen:
Bij een hoeveelheid van 0 artikelen wordt geen terugbetaling uitgevoerd.
Optioneel: Als u de terugbetaalde items niet naar de voorraad wilt retourneren, tikt u op de optie Bijvullen om de optie uit te schakelen.
-
Optioneel: Schakel de optie Verzendkosten terugbetalen in om de verzendkosten in de terugbetaling op te nemen.
Het veld Totaal wordt bijgewerkt wanneer je je selecties maakt en het totaal ervan is lager dan het totaal in het veld Totaal beschikbaar om terug te betalen:
Optionel: Voer een reden voor de terugbetaling in.
Optioneel: Schakel de optie Klant informeren via e-mail in om een bevestigings-e-mail naar de klant te sturen over de terugbetaling.
Tik op Terugbetalen.
Als u zeker weet dat u de bestelling wilt terugbetalen, tikt u op Terugbetalen om dit te bevestigen.
Het scherm met bestelgegevens wordt bijgewerkt om weer te geven dat de bestelling gedeeltelijk is terugbetaald: Als u op een later tijdstip een extra terugbetaling voor de bestelling verwerkt, is het totale bedrag voor terugbetaling lager.
Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
Tik op de bestelling die u wilt terugbetalen.
Tik op de knop
⋮:Tik op Bestelling terugbetalen.
Gebruik de knoppen
-en+naast elk regelitem om in te voeren hoeveel je wil terugbetalen. Bij een hoeveelheid van 0 artikelen wordt geen terugbetaling uitgevoerd:
Als u de terugbetaalde items niet naar de voorraad wilt retourneren, tikt u op de optie Bijvullen om de optie uit te schakelen.
-
Optioneel: Schakel de optie Verzendkosten terugbetalen in om de verzendkosten in de terugbetaling op te nemen.
Het veld Totaal wordt bijgewerkt wanneer je je selecties maakt en het totaal ervan is lager dan het totaal in het veld Totaal beschikbaar om terug te betalen:
Optionel: Voer een reden voor de terugbetaling in.
Optioneel: Schakel de optie Klant informeren via e-mail uit als u geen bevestigings-e-mail naar de klant wilt sturen over de terugbetaling.
Tik op Terugbetalen.
Als u zeker weet dat u de bestelling wilt terugbetalen, tikt u op Terugbetalen om dit te bevestigen.
Het scherm met bestelgegevens wordt bijgewerkt om weer te geven dat de bestelling gedeeltelijk is terugbetaald: Als u op een later tijdstip een extra terugbetaling voor de bestelling verwerkt, is het totale bedrag voor terugbetaling lager.
Een bestelling annuleren
U kunt een bestelling annuleren in de volgende situaties:
- Je hebt geen betaling voor de bestelling geïnd.
- Je hebt een betaling voor de bestelling geïnd, maar er zijn geen items vervuld.
Als u de klant gedeeltelijk terugbetaalt bij het annuleren van de bestelling, kunt u later terugkeren naar de bestelling en extra gedeeltelijke terugbetalingen uitvoeren.
De meest voorkomende redenen voor het annuleren van een bestelling zijn onder andere:
- De bestelling was frauduleus.
- De klant is van gedachten veranderd.
- De bestelde artikelen zijn niet beschikbaar.
Als je transactiekosten om een of andere reden wilt annuleren, moet je de gerelateerde bestelling terugbetalen vanuit de Shopify-beheerder. Als een factuur niet is uitgegeven wanneer een bestelling wordt terugbetaald, worden er geen transactiekosten in rekening gebracht. Als transactiekosten al zijn gefactureerd, wordt het in rekening gebrachte bedrag bijgeschreven op je rekening. Als je een bestelling annuleert zonder terugbetaling, ontvang je geen krediet voor de transactiekosten.
Nadat u een bestelling geheel of gedeeltelijk hebt geannuleerd, worden de details over wat is bijgevuld en terugbetaald opgeslagen in de tijdlijn van de bestelling.
Stappen:
Ga vanaf de Shopify-beheerder naar Bestellingen.
Klik op de bestelling die u wilt annuleren.
Klik op*Meer acties* > Bestelling annuleren.
Als de betaling is vastgelegd:
- Er wordt standaard een volledige terugbetaling uitgevoerd. Als je een gedeeltelijke terugbetaling wil uitvoeren, gebruik je de vakken voor productaantallen, het veld voor de verzending of het veld voor de totale terugbetaling om het terugbetalingsbedrag te bewerken. - Als u de items niet naar de voorraad wilt retourneren, schakelt u de optie Bijvullen uit.
- Als de betaling niet is vastgelegd:
- Wanneer je de bestelling annuleert, is de betaling ongeldig en niet geïnd bij je klant. Je kan geen gedeeltelijke terugbetaling doen. - Als je niet wil dat artikelen worden bijgevuld in je inventaris, wijzig je het aantal items in 0.
Selecteer de reden voor annulering in het vervolgkeuzemenu.
Als je je annulering niet bij de klant wil melden, schakel je het vakje Een melding aan de klant verzenden uit.
Klik op*Bestelling annuleren*.
Een bestelling verwijderen
Als je een bestelling verwijdert, worden alle gegevens uit het Shopify-beheercentrum en je bestelgeschiedenis verwijderd. Alleen de volgende soorten bestellingen kunnen worden verwijderd:
- bestellingen die zijn betaald met een handmatige betaalmethode
- bestellingen die als concept zijn gestart en vervolgens als betaald zijn gemarkeerd
- bestellingen die zijn geïmporteerd via de Shopify-API
- bestellingen testen
Stappen:
Ga vanaf de Shopify-beheerder naar Bestellingen.
Klik op een gearchiveerde of geannuleerde bestelling.
Klik op Deze bestelling verwijderen onderaan de pagina.
De transactiegeschiedenis van een bestelling controleren
Je kunt de transactiegeschiedenis met terugbetalingen bekijken in het gedeelte Tijdlijn van de overzichtspagina van een bestelling.
De tijdlijn geeft aan wanneer een terugbetaling is uitgevoerd voor de klant.
Stappen:
Ga vanaf de Shopify-beheerder naar Bestellingen.
Klik op de bestelling die u wilt controleren.
Klik in het gedeelte Tijdlijn op een vermelding om meer informatie over de transactie te bekijken:
Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
Tik op de bestelling die u wilt controleren.
Veeg het scherm omlaag naar het gedeelte Tijdlijn:
Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
Tik op de bestelling die u wilt controleren.
Veeg het scherm omlaag naar het gedeelte Tijdlijn:
