İşleme süresini anlama ve kısaltma

Müşterinin sipariş vermesi ve işletmenin bu siparişi göndermesi arasındaki zamana işleme süresi adı verilir. İşletme kargoyu bir kargo şirketine teslim ettiğinde, gönderim gerektiren siparişler gönderilmiş olarak değerlendirilir.

Bir siparişin incelenmesi, kargo etiketlerinin yazdırılması, ürünleri paketleme ve kargoları bir kargo şirketine teslim etme bir siparişin işlenme süresini oluşturmaktadır.

İşleme süresi üzerinde sahip olduğunuz denetim, işletmenizin türüne bağlı olarak değişiklik gösterir. Stoksuz satış yapıyorsanız hangi tedarikçilerle çalışacağınız ve bunlardan sipariş verme hızınız sizin denetiminizdedir. Ürünlerin gönderimini kendiniz yapıyorsanız söz konusu ürünlerin ne kadar sürede paketleneceği ve bunların, birlikte çalıştığınız kargo şirketine ne zaman teslim edileceği gibi tüm unsurları siz denetlersiniz.

İşleme süresinin etkileri

İşleme süresinin daha kısa olması size aşağıdaki avantajları sunabilir:

• Daha düşük kargo ücretleri: Daha yavaş gönderim seçeneklerini tercih edip kargonun yine de makul bir süre içerisinde ulaşmasını sağlayabilirsiniz.
• Daha yüksek müşteri memnuniyeti: Siparişini kısa sürede teslim alan müşterilerin işletmenize olan güveni artabilir ve bunun sonucunda, onlara pozitif bir deneyim sunabilirsiniz. Bu durum, müşterinin sizden tekrar sipariş verme olasılığını artırabilir.
• Sirkülasyonu daha hızlı envanter: Ürünlerinizi saklamak için depo kullanıyorsanız bunların rafta sergilenme süresini kısaltmak, depolamayla ilgili maliyetlerinizi azaltabilir.
• Daha verimli bir gönderim süreci: İşleme sürenizi iyileştirerek çalışanlarınızın verimli çalışmasını sağlayabilir ve gereksiz iş gücü maliyetlerinden tasarruf edebilirsiniz.

İşleme süresinin daha uzun olması aşağıdaki sorunlara yol açabilir:

• Destek ekibine ayrılan bütçe: Siparişlerinin durumuyla ilgili güncellemeleri almak isteyen müşteriler sizinle irtibat kurabilir ve bunları yanıtlamak çok vaktinizi alabilir.
• Karşılanmayan beklentiler: Bazı müşteriler siparişlerini hemen birkaç gün içinde teslim almayı bekleyebilir. İşletmeniz müşterilerin bu beklentilerini karşılamazsa müşteri, sizden tekrar sipariş vermeyebilir.
• Daha yüksek maliyet: Verimsiz işleme süreleri, çalışanların mesai yapmasına ve ürünlerin depo raflarında gereksiz bir alan kaplamasına neden olabilir. Bunlar, maliyeti artırıcı etkenlerdir.

İşleme süresini anlama

Siparişleri işlemede kullandığınız her bir adımı anlayarak gönderim sürecinizi daha verimli bir hale getirmenin yöntemlerini bulabilirsiniz. Gereksiz adımları kaldırmak, iki adımı birleştirmek veya aynı anda iki iş yapmak, işleme sürenizi kısaltmaya yardımcı olabilir.

Adım 1: Ürünlerinizi gruplandırma

Sattığınız her bir ürünle ilgili işleme adımlarını değerlendirin. Aynı adımların geçerli olduğu başka ürünler varsa bunları bir grup haline getirin.

Örneğin tişört, şapka ve mücevher sattığınız varsayalım. Şapka ve tişört siparişlerini işleme sırasında bunları yalnızca dolgulu bir zarfa yerleştirip kargo etiketini yazdırmanız ve zarfı, birlikte çalıştığınız kargo şirketine teslim etmeniz yeterli olabilir. Ancak mücevher siparişlerini işlerken ürüne son dokunuşlar yapmanız, bunu küçük bir mücevher kutusuna koymanız, kutuyu süslemeniz, ardından bir teslimat kutusuna yerleştirdikten ve kargo etiketini bastıktan sonra kargo şirketine teslim etmeniz gerekebilir. Bu durumda, iki farklı gönderim işleminiz olmuş olur.

Adım 2: Her ürün grubu için işleme adımlarının bir listesini oluşturma

Her bir ürün grubu için, bu grupta yer alan ürünlerin işlenmesine dahil adımları listeleyin.

Örneğin, tasarımlarınızı bastırıp sattığınızı ve bunun için yerel bir baskı şirketiyle çalıştığınızı varsayalım. Gönderim süreciniz aşağıdaki gibi olabilir:

1. Sipariş e-postasını açın.
2. Baskı talebini inceledikten sonra e-posta istemcinizi açıp yerel baskı şirketine bir e-posta yazmaya başlayın.
3. Basılacak içeriğin bulunduğu dosyayı yükleyip e-postayı gönderin.
4. Baskı şirketinden, basılı ürünün hazır olduğuna dair onay e-postasını bekleyin.
5. Baskı şirketine gidip gerekli ödemeyi yapın ve basılı ürünü teslim alın.
6. İş yerinize dönün.
7. Basılı ürünü paketleyin.
8. Kargo etiketini satın alıp yazdırın ve pakete iliştirin.
9. Kargo şirketinin teslimat yerine gidin.
10. Paketi teslim edin.

Adım 3: Adımlarla ilgili ek ayrıntıları not edin

Adımlarla ilgili ek ayrıntıları belirtin. Örneğin:

• Her bir adımın ne kadar sürdüğü
• Fazladan bir işlem yapmanız gerekip gerekmediği
• Adım için başka malzemelerin lazım olup olmadığı

Adım 4: Farklı gruplardan ürünleri barındıran siparişler için işleme adımları oluşturun

Adım 1'deki şapka, tişört ve mücevher örneğine geri dönelim. Hem şapka hem mücevherin paketlenmesini içeren siparişler için ayrı bir adımlar dizisine ihtiyacınız olur.

İşleme sürenizi iyileştirme

Siparişleri işleme adımlarınızı anladıktan sonra her bir işlemi iyileştirebilmek amacıyla aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Örneğin kutuyu hazırlamak veya stoğu depodan alıp kargo yerine götürmek gibi önceden yapılabilecek adımları belirleyin.
• Manuel görevleri mümkün olduğunca otomatikleştirin.
• Shopify Shipping'i kullanıyorsanız kargo etiketlerini toplu olarak satın alın.
• Aynı anda gerçekleştirebileceğiniz adımları tespit edin. Örneğin adımlardan biri için 15 dakika beklemeniz gerekiyorsa sonraki bir adımın da bu sürede yapılıp yapılamayacağını dikkate alın.
• Tüm gereksiz adımları kaldırın.

Örneğin Adım 2'deki tasarım baskısı örneğiyle ilgili gönderim işlemini aşağıdaki şekilde iyileştirebilirsiniz:

• 1-3 numaralı adımlar birleştirilebilir: Tüm baskılarınızı Google Drive veya Dropbox gibi bir bulut tabanlı dosya depolama hizmetine yükleyin. Yerel baskı şirketinize bu baskılara erişim izni verin. Shopify yöneticinizde yerel baskı şirketinizi bir özel gönderim hizmeti olarak ayarlayın. Son olarak, Shopify ayarlarınızı siparişleri otomatik olarak gönderecek şekilde düzenleyin.

• Adım 8, Adım 4 ile birlikte gerçekleştirilebilir: Baskı şirketinizden gelecek onay e-postasını beklerken paketi hazırlamak için kargo etiketini yazdırıp pakete iliştirin.

• Adım 6, uygulamadan kaldırılabilir: Basılı ürünleri teslim almadan önce paketi ve etiketi hazırlayabilir ve ürünü teslim alır almaz hemen paketleyip kargo şirketinin teslimat yerine götürebilirsiniz.

Yukarıdaki değişiklikleri uygulamanızın ardından gönderim süreciniz aşağıdaki gibi olur:

1. Sipariş e-postasını açın.
2. Kargo etiketini satın alıp yazdırın ve pakete iliştirin.
3. Baskı şirketinden, basılı ürünün hazır olduğuna dair onay e-postasını bekleyin.
4. Paketle birlikte baskı şirketine gidin, gerekli ödemeyi yapın ve basılı ürünü teslim alın.
5. Ürünü paketleyin.
6. Kargo şirketinin teslimat yerine gidin.
7. Paketi teslim edin.

İşlemlerinizi otomatikleştirmenin diğer yöntemlerini keşfetmek için aşağıdaki listeye göz atın:

• Sipariş işlemeyi otomatikleştirme
• Shopify yöneticisinde bulunan verimlilik araçları
• IFTTT uygulaması
• Zapier

Gönderim merkezi seçeneklerini keşfetme

Siparişleri kendiniz işlemek çok zaman alıcı hâle gelirse bir gönderim merkezi ile çalışmanızı öneririz. Gönderim merkezleri, siparişlerinizi sizin adınıza işler ve gönderir. Bu da, işletmenizin diğer alanlarına odaklanabilmeniz için size zaman kazandırır.

Aşağıdaki seçenekleri keşfedebilirsiniz:

• Shopify Gönderim Ağı
• Yerel depoları araştırma

Önceden plan yapma

İndirim yapmayı planlıyorsanız veya işletmenizin satışları yılın dönemlerine göre büyük ölçüde değişiklik gösteriyorsa işletmenizin, daha yüksek hacimlerdeki siparişleri karşılamaya hazır olmasını sağlayın.

Hazırlık aşamasında kullanabileceğiniz bazı yöntemler aşağıda verilmiştir:

• Yeterli iş gücüne sahip olduğunuzdan emin olun.
• Ürünlerinizi etkinliklerden birkaç gün önce hazırlayın.
• Yeterli miktarda kargo ve paket malzemeniz (ör. kutu, bant, zarf, yazıcı kağıdı, mürekkep ve etiket) bulunduğundan emin olun.
• En sık kullandığınız kargo şirketinin kapanış zamanını öğrenin ve planlarınızı buna göre yapın. Örneğin birlikte çalıştığınız kargo şirketi saat 16:00'dan sonra kargo kabul etmiyorsa tüm siparişlerinizi 15:30'a kadar tamamlayın.

Sonraki etkinlikleri planlarken yararlanmak üzere, süreç içerisinde tükenen malzemeleri veya uzun süren adımları not edin. Daha fazla kişiyi işe alarak işleme süresini kısaltıp kısaltamayacağınızı veya zaman alan manuel işleri nasıl otomatikleştirebileceğinizi değerlendirin.