Comprendre et réduire le délai de traitement

Le délai de traitement correspond à la période qui sépare le moment où un client passe une commande du moment où celle-ci est traitée par l'entreprise. Les commandes qui doivent être expédiées sont considérées comme traitées lorsque l’entreprise confie l’expédition à un service de transporteur.

La vérification d’une commande, l’impression d’étiquettes d’expédition, l’emballage de produits et la remise de colis à un transporteur sont comptés dans le délai de traitement d’une commande.

Section du calendrier d’une commande constituant le délai de traitement

Le niveau de contrôle que vous avez sur votre délai de traitement varie selon votre activité. Si vous vendez en dropshipping, le seul contrôle que vous exercez porte sur le choix des fournisseurs avec lesquels vous travaillez et la rapidité avec laquelle vous leur passez vos commandes. Si vous expédiez les produits vous-même, vous contrôlez tout, de la vitesse à laquelle vous emballez le produit au moment où vous déposez les envois chez vos transporteurs.

Impact des délais de traitement

Les délais de traitement rapides présentent les avantages suivants :

  • Une expédition moins coûteuse – vous aurez peut-être la possibilité de choisir des options d’expédition plus lentes tout en maintenant des délais de livraison raisonnables.
  • Une plus grande satisfaction du client – plus un client reçoit sa commande rapidement, plus il est susceptible de vous faire confiance et de vivre une expérience d'achat positive. Cela peut augmenter les chances qu'il repasse commande auprès de votre entreprise.
  • Un stock plus dynamique – si vous stockez vos produits dans des entrepôts, il est possible qu'ils passent moins de temps dans les rayons, ce qui peut réduire vos coûts d'entreposage.
  • Un processus de traitement des commandes plus efficace – en améliorant votre délai de traitement, vous pouvez faire en sorte que vos employés fonctionnent de manière efficace et éviter ainsi les coûts de main-d’œuvre inutiles.

En revanche, des délais de traitement lents peuvent entraîner les problèmes suivants :

  • Une charge supplémentaire pour le service client – les clients peuvent vous contacter pour avoir des nouvelles de leurs commandes, et leur répondre peut prendre beaucoup de temps.
  • Des attentes déçues – certains clients pourraient s’attendre à ce que les commandes arrivent en quelques jours seulement. Or, si une entreprise ne répond pas à leurs attentes, il se peut qu’ils ne repassent plus commande auprès d'elle.
  • Des coûts plus élevés – des délais de traitement inefficaces peuvent obliger les employés à effectuer plus d'heures de travail et amener l'entreprise à stocker des produits plus longtemps, ce qui a toujours un coût.

Comprendre vos délais de traitement des commandes

En comprenant chaque étape du traitement d'une commande, vous pouvez souvent trouver des moyens de rendre le processus plus efficace. Ainsi, supprimer les étapes inutiles, combiner deux étapes en une seule ou effectuer deux tâches en même temps peut vous permettre de réduire votre délai de traitement.

Étape 1 – regrouper vos produits

Tenez compte des étapes de traitement de chaque produit que vous vendez. Si certaines étapes sont communes à plusieurs des produits, regroupez ces derniers.

Par exemple, imaginons que vous vendez des tee-shirts, des casquettes et des bijoux. Pour traiter les commandes de casquettes et de tee-shirts, il vous suffira peut-être de les glisser dans une enveloppe matelassée, d'imprimer une étiquette d’expédition et de remettre l’enveloppe à votre transporteur. Mais pour traiter les commandes de bijoux, vous devrez peut-être procéder à un dernier nettoyage du produit, le placer dans une petite boîte à bijoux, décorer la boîte, placer celle-ci dans un colis, imprimer une étiquette, puis livrer le tout à votre transporteur. Dans ce cas, vous auriez deux groupes de traitement des commandes.

Étape 2 – créer une liste des étapes de traitement pour chaque groupe de produits

Pour chaque groupe de produits, dressez la liste des étapes que vous effectuez pour traiter une commande d'un produit de ce groupe.

Par exemple, supposons que vous vendiez des tirages de vos œuvres d'art et que vous les imprimiez sur demande par le biais d’un imprimeur local. Votre processus de traitement peut être comme suit :

  1. Vous ouvrez l’e-mail de commande.
  2. Vous vérifiez le tirage demandé, vous ouvrez votre client de messagerie et vous commencez à rédiger un e-mail à l'attention de l’imprimeur local.
  3. Vous téléchargez le fichier à imprimer dans l’e-mail, puis vous envoyez celui-ci.
  4. Vous attendez l'e-mail de confirmation de l'imprimeur indiquant que le tirage est prêt.
  5. Vous vous rendez chez l'imprimeur, vous payez le tirage, puis vous le récupérez.
  6. Vous rentrez chez vous.
  7. Vous emballez le tirage.
  8. Vous achetez et imprimez l’étiquette d’expédition, puis vous la collez sur le colis.
  9. Vous vous rendez jusqu'au point de dépôt du transporteur.
  10. Vous déposez le colis.

Étape 3 – donner des détails supplémentaires à chaque étape

Ajoutez des détails supplémentaires aux différentes étapes, tels que :

  • La durée qu'exige l'exécution de chaque étape
  • Les actions supplémentaires que vous devez éventuellement effectuer
  • Le matériel supplémentaire requis pour chaque étape

Étape 4 – créer des étapes de traitement pour les commandes comportant des produits issus de différents groupes

Par exemple, pensez au scénario de la casquette, du tee-shirt et du bijou de l’étape 1. Pour les commandes nécessitant l’emballage d’un chapeau et d’un bijou, il vous faudrait deux séries d’étapes distinctes.

Améliorer vos délais de traitement

Une fois que vous avez compris quelles sont vos étapes de traitement d’une commande, tenez compte de la méthode suivante pour améliorer chaque processus :

  • Mettez en évidence toutes les étapes qu'il est possible d'exécuter à l’avance. Par exemple : la préparation du colis ou le déplacement du stock de votre salle de stockage au poste d’expédition.
  • Automatisez les tâches manuelles autant que possible.
  • Si vous utilisez la solution d'expédition de Shopify, achetez des étiquettes d’expédition en gros.
  • Repérez les étapes qui peuvent être effectuées simultanément. Par exemple, si une étape vous oblige à patienter 15 minutes, déterminez si vous pouvez vous acquitter d'une étape ultérieure au cours de cette période.
  • Supprimez toutes les étapes inutiles.

Par exemple, vous pouvez améliorer le processus de traitement de la commande d'une œuvre imprimée à partir de l’étape 2 en procédant comme suit :

  • Les étapes 1 à 3 pourraient être combinées – Mettez toutes vos œuvres imprimables en ligne via un service de stockage de fichiers basé sur le cloud, tel que Google Drive ou Dropbox. Donnez à votre imprimeur local l'accès aux fichiers. Configurez votre imprimeur local en tant que service de traitement des commandes personnalisé dans votre interface administrateur Shopify. Enfin, ajustez vos paramètres Shopify de manière à traiter automatiquement les commandes.

    Avec cette configuration, lorsqu’une commande est passée dans votre boutique, votre imprimeur local reçoit immédiatement un e-mail avec tous les détails, et il peut accéder au fichier à imprimer via le service de stockage de fichiers basé sur le cloud.

  • L'étape 8 peut s'effectuer en même temps que l’étape 4 – En attendant l'e-mail de confirmation de votre imprimeur, préparez le colis en imprimant l’étiquette d’expédition et en la collant sur le colis.

  • L'étape 6 peut être supprimée – Si vous préparez le colis et l’étiquette avant de récupérer le tirage, vous pouvez emballer celui-ci dès réception, puis vous rendre directement au point de dépôt du transporteur.

Une fois les modifications ci-dessus effectuées, votre processus de traitement serait donc le suivant :

  1. Vous ouvrez l’e-mail de commande.
  2. Vous achetez et imprimez l’étiquette d’expédition, puis vous la collez sur le colis.
  3. Vous attendez l'e-mail de confirmation de l'imprimeur indiquant que le tirage est prêt.
  4. Vous vous rendez chez l'imprimeur avec le colis, vous payez l’impression, puis vous récupérez le tirage.
  5. Vous terminez l’emballage du produit.
  6. Vous vous rendez jusqu'au point de dépôt du transporteur.
  7. Vous déposez le colis.

Consultez la liste suivante pour découvrir d’autres façons d’automatiser vos processus :

Étudier les options de centres de traitement

Si vous traitez vous-même les commandes et que cela commence à vous prendre beaucoup de temps, envisagez de travailler avec un centre de traitement. Les centres de traitement traitent et expédient les commandes pour vous, ce qui vous libère du temps et vous permet de vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.

Étudiez les options suivantes :

Planifier

Si vous préparez des soldes ou que votre activité varie fortement selon la période de l’année, faites en sorte que votre entreprise soit en mesure de faire face à un afflux de commandes.

Vous trouverez ci-après quelques conseils pour vous préparer :

  • Assurez-vous d’avoir suffisamment de main-d'œuvre.
  • Préparez vos produits plusieurs jours avant les événements.
  • Prévoyez suffisamment de fournitures d’expédition et d’emballage (colis, scotch, enveloppes, papier d’imprimante, encre, étiquettes, etc.).
  • Tenez-vous au courant des heures de service de votre transporteur principal et planifiez en fonction d'elles. Par exemple, si votre transporteur ne prend pas en charge les envois après 16 heures, terminez toutes vos commandes avant 15 h 30.

Pour vous aider à planifier vos futurs événements, notez toutes les choses dont vous avez manqué ou les étapes qui vous ont pris beaucoup de temps. Déterminez si une main-d'œuvre plus importante aurait diminué votre délai de traitement ou si certaines tâches manuelles fastidieuses peuvent être automatisées.

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