Tìm hiểu và tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng

Thời gian xử lý đơn hàng là khoảng thời gian từ khi khách hàng đặt đơn hàng đến khi đơn hàng được doanh nghiệp thực hiện. Các đơn hàng yêu cầu vận chuyển được xem là đã thực hiện khi doanh nghiệp giao lô hàng cho dịch vụ của hãng vận chuyển.

Các thao tác xem lại đơn hàng, in nhãn vận chuyển, đóng gói sản phẩm và bàn giao lô hàng cho hãng vận chuyển đều được tính vào thời gian xử lý đơn hàng.

Mục trong lịch trình đơn hàng tạo nên thời gian xử lý

Tùy theo tính chất doanh nghiệp, bạn sẽ có mức độ kiểm soát thời gian xử lý đơn hàng riêng. Nếu bán hàng trung gian, bạn chỉ có thể kiểm soát việc lựa chọn đơn vị cung ứng và tốc độ đặt hàng với các bên đó. Nếu tự vận chuyển sản phẩm, bạn có quyền kiểm soát mọi thứ từ tốc độ đóng gói sản phẩm đến thời điểm gửi lô hàng cho hãng vận chuyển.

Ảnh hưởng của thời gian xử lý

Thời gian xử lý nhanh hơn có thể mang lại những lợi ích sau:

  • Vận chuyển ít tốn kém hơn - Bạn có thể chọn các tùy chọn vận chuyển chậm hơn mà lô hàng vẫn đến trong khung thời gian phù hợp.
  • Mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn - Khi khách hàng nhận hàng sớm, khách hàng sẽ tin tưởng doanh nghiệp của bạn hơn và có trải nghiệm tích cực. Do đó, khả năng khách hàng tiếp tục đặt hàng sẽ cao hơn.
  • Hàng trong kho bán nhanh hơn - Nếu bạn lưu trữ sản phẩm trong kho, bạn có thể tiết kiệm chi phí lưu kho nếu sản phẩm bán nhanh hơn.
  • Quá trình thực hiện hiệu quả hơn - Nhờ giảm thời gian xử lý, bạn có thể đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả và không có chi phí nhân công không cần thiết.

Thời gian xử lý chậm hơn có thể gây ra những vấn đề sau:

  • Gánh nặng cho đội ngũ hỗ trợ - Khách hàng có thể liên hệ với bạn để được cập nhật về đơn hàng và có thể mất rất nhiều thời gian để trả lời khách.
  • Không đáp ứng được kỳ vọng - Một số khách hàng có thể muốn nhận hàng trong vài ngày. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được kỳ vọng, khách hàng có thể sẽ không đặt hàng từ doanh nghiệp đó nữa.
  • Tốn kém hơn - Thời gian xử lý kém hiệu quả có thể khiến nhân viên phải làm việc nhiều giờ hơn và sản phẩm tồn kho lâu hơn, cả hai vấn đề này đều tiêu tốn chi phí của doanh nghiệp.

Tìm hiểu về thời gian xử lý

Khi đã nắm rõ từng bước cần thực hiện để xử lý đơn hàng, bạn thường có thể tìm ra cách để triển khai quá trình thực hiện đơn hàng hiệu quả hơn. Bạn có thể tiết kiệm thời gian xử lý bằng cách bỏ các bước không cần thiết, kết hợp hai bước thành một hoặc thực hiện đồng thời hai thao tác.

Bước 1 - Phân nhóm sản phẩm

Cân nhắc các bước xử lý cho từng sản phẩm bạn bán. Nhóm các sản phẩm có cùng thao tác xử lý.

Ví dụ, giả sử bạn bán áo phông, mũ và trang sức. Để xử lý đơn hàng mũ và áo phông, bạn có thể chỉ cần đặt chúng vào phong bì có đệm, in nhãn vận chuyển rồi giao phong bì cho hãng vận chuyển. Tuy nhiên, để xử lý đơn hàng trang sức, bạn có thể cần đánh bóng hoàn thiện sản phẩm, đặt sản phẩm vào hộp đựng trang sức nhỏ, trang trí hộp, đặt hộp đựng trang sức vào hộp giao hàng, in nhãn rồi gửi cho hãng vận chuyển. Trong trường hợp này, bạn có hai nhóm xử lý thực hiện.

Bước 2 - Tạo danh sách các bước xử lý cho từng nhóm sản phẩm

Đối với mỗi nhóm sản phẩm, liệt kê từng bước xử lý đơn hàng cho sản phẩm trong nhóm đó.

Ví dụ, giả sử bạn bán bản in của tác phẩm nghệ thuật và in theo yêu cầu thông qua công ty in ấn địa phương. Quá trình thực hiện có thể như sau:

  1. Mở email đặt hàng.
  2. Xem lại bản in được yêu cầu rồi mở ứng dụng email và bắt đầu gửi email cho công ty in ấn địa phương.
  3. Tải tệp cần in lên email rồi gửi email.
  4. Chờ công ty in ấn gửi email xác nhận đã có bản in.
  5. Lái xe đến công ty in ấn, thanh toán cho bản in rồi nhận bản in.
  6. Lái xe về nhà.
  7. Đóng gói bản in.
  8. Mua và in nhãn vận chuyển và gắn nhãn vào gói hàng.
  9. Lái xe đến địa điểm tập kết của hãng vận chuyển.
  10. Gửi gói hàng.

Bước 3 - Thêm thông tin chi tiết cho từng bước

Thêm thông tin chi tiết cho các bước, ví dụ như sau:

  • Thời gian thực hiện mỗi bước
  • Thao tác bổ sung cần thực hiện
  • Vật tư bổ sung cần thiết để thực hiện các bước

Bước 4 - Tạo các bước xử lý cho đơn hàng có sản phẩm thuộc nhiều nhóm

Ví dụ, xem xét trường hợp về mũ, áo phông và trang sức trong bước 1. Bạn phải đề ra các bước riêng cho đơn hàng cần đóng gói cả mũ và trang sức.

Rút ngắn thời gian xử lý

Sau khi nắm rõ các bước xử lý đơn hàng, cân nhắc những cách dưới đây để cải thiện từng quá trình:

  • Tô sáng các bước có thể chuẩn bị trước. Ví dụ như chuẩn bị hộp hoặc chuyển hàng lưu kho từ phòng kho đến trạm vận chuyển.
  • Tự động hóa mọi tác vụ thủ công nhiều nhất có thể.
  • Nếu bạn dùng Shopify Shipping, hãy mua hàng loạt nhãn vận chuyển.
  • Tìm các bước có thể thực hiện đồng thời. Ví dụ, nếu một bước yêu cầu bạn phải đợi 15 phút, hãy cân nhắc xem có thể thực hiện bước nào sau đó trong thời gian này không.
  • Xóa mọi bước không cần thiết.

Ví dụ, bạn có thể cải thiện quá trình thực hiện bản in nghệ thuật ở bước 2 theo cách sau:

  • Gộp các bước từ 1 đến 3 - Tải tất cả các bản in lên dịch vụ lưu trữ tệp trên đám mây như Google Drive hoặc Dropbox. Cấp quyền truy cập bản in cho công ty in ấn địa phương. Đặt công ty in ấn địa phương là dịch vụ hoàn tất đơn hàng tự chọn trong trang quản trị Shopify. Cuối cùng, điều chỉnh cài đặt Shopify để tự động thực hiện đơn hàng.

    Với thiết lập này, khi có đơn hàng trong cửa hàng, công ty in ấn địa phương sẽ nhận ngay email chứa mọi thông tin chi tiết và có thể truy cập bản in thông qua dịch vụ lưu trữ tệp trên đám mây.

  • Có thể thực hiện bước 8 khi đang triển khai bước 4 - Trong khi chờ công ty in ấn gửi email xác nhận, hãy chuẩn bị gói hàng bằng cách in nhãn vận chuyển và gắn nhãn vào gói hàng.

  • Có thể bỏ bước 6 - Nếu bạn chuẩn bị gói hàng và nhãn trước khi đi lấy bản in, bạn có thể đóng gói bản in ngay khi nhận rồi lái xe trực tiếp đến địa điểm tập kết của hãng vận chuyển.

Sau khi thực hiện những thay đổi trên, quá trình thực hiện của bạn sẽ như sau:

  1. Mở email đặt hàng.
  2. Mua và in nhãn vận chuyển và gắn nhãn vào gói hàng.
  3. Chờ công ty in ấn gửi email xác nhận đã có bản in.
  4. Mang theo bao bì đóng gói rồi lái xe đến công ty in ấn, thanh toán cho bản in rồi nhận bản in.
  5. Hoàn tất đóng gói sản phẩm.
  6. Lái xe đến địa điểm tập kết của hãng vận chuyển.
  7. Gửi gói hàng.

Tham khảo danh sách sau để tìm hiểu những cách khác giúp tự động hóa quá trình:

Lên kế hoạch trước

Nếu kế hoạch bán hàng hoặc vận hành doanh nghiệp của bạn bị ảnh hưởng nhiều bởi thời gian trong năm, đảm bảo doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng cho số lượng đơn hàng lớn hơn.

Dưới đây là một số cách bạn có thể chuẩn bị:

  • Đảm bảo có đủ người hỗ trợ.
  • Chuẩn bị sản phẩm từ vài ngày trước khi sự kiện diễn ra.
  • Đảm bảo có đủ vật tư vận chuyển và đóng gói như hộp, băng dính, túi, giấy in, mực và nhãn.
  • Nắm được hạn chót của hãng vận chuyển chính và lên kế hoạch trong khoảng thời gian này. Ví dụ, nếu hãng vận chuyển không nhận lô hàng sau 4h00 chiều, hãy hoàn thành tất cả các đơn hàng trước 3h30 chiều.

Để lập kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai dễ dàng hơn, ghi lại những mặt hàng đã hết hoặc các bước cần nhiều thời gian để thực hiện. Cân nhắc xem có thể giảm thời gian xử lý khi có nhiều nhân viên hay không hoặc có cách nào để tự động hóa các tác vụ thủ công tốn thời gian không.

Bạn đã sẵn sàng bán hàng với Shopify?

Dùng thử miễn phí