Forstå og reducer behandlingstid

Behandlingstiden er den tid, der går, fra en kunde afgiver en ordre, til ordren er klargjort af virksomheden. Ordrer, der kræver levering, anses for at være klargjort, når virksomheden overdrager forsendelsen til et fragtfirma.

Gennemgang af en ordre, udskrivning af fragtlabels, nedpakning af produkter og videregivelse af forsendelser til et fragtfirma bidrager alt sammen til en ordres behandlingstid.

Afhængigt af din virksomhed kan du have forskellige grader af kontrol over behandlingstiden. Hvis du foretager dropshipping, har du kontrol over, hvilke leverandører du samarbejder med, og hvor hurtigt du afgiver dine ordrer hos dem. Hvis du selv leverer dine produkter, har du kontrol over alt fra, hvor hurtigt du pakker produktet, til hvornår du afleverer forsendelser hos fragtfirmaerne.

Konsekvens af behandlingstider

Hurtige behandlingstider kan give følgende fordele:

• Billigere levering – Du kan muligvis vælge langsommere leveringsmuligheder og stadig sikre, at forsendelserne ankommer inden for rimelige tidsrammer.
• Større kundetilfredshed – Når en kunde modtager en ordre hurtigt, kan det øge kundens tillid til din virksomhed og give en positiv oplevelse. Dette kan øge chancen for, at kunden bestiller noget fra dig igen.
• Lagerbeholdningen sælges hurtigere – Hvis du opbevarer dine produkter på lager, kan det mindske lageromkostningerne, hvis produkterne ligger kortere tid på hylderne.
• En mere effektiv klargøringsproces – Ved at forbedre din behandlingstid kan du sikre, at dine medarbejdere arbejder effektivt, og at der ikke er unødvendige arbejdsomkostninger.

Langsomme behandlingstider kan medføre følgende problemer:

• Supportudgifter – Kunderne kontakter dig muligvis for at få opdateringer om deres ordrer, og det tage meget tid at besvare disse henvendelser.
• Uopfyldte forventninger – Nogle kunder forventer muligvis, at ordrerne ankommer inden for nogle få dage. Hvis en virksomhed ikke lever op til kundernes forventninger, vil nogle kunder muligvis ikke bestille varer fra virksomheden igen.
• Højere omkostninger – Ineffektive behandlingstider kan medføre, at medarbejderne har længere arbejdsdage, og produkterne optager plads på lagerhylderne. Begge dele koster virksomheden ekstra penge.

Forstå dine behandlingstider

Når du forstår hvert af de trin, du skal udføre for at behandle en ordre, kan du ofte finde måder at gøre din klargøringsproces mere effektiv på. Hvis du fjerner unødvendige trin, kombinerer to trin til ét eller sørger for, at to opgaver udføres samtidigt, kan det medvirke til at reducere din behandlingstid.

Trin 1 – Gruppér dine produkter

Overvej behandlingstrinnene for hvert af de produkter, du sælger. Hvis nogen af dine produkter har de samme trin, kan du gruppere dem sammen.

Forestil dig f.eks., at du sælger T-shirts, hatte og smykker. Hvis du vil behandle ordrer på hatte og T-shirts, behøver du måske kun at lægge dem i en foret kuvert, udskrive en fragtlabel og levere kuverten til dit fragtfirma. Hvis du derimod vil behandle ordrer på smykker, skal du muligvis lige pudse produktet en sidste gang, lægge det i en lille smykkeæske, pynte æsken, lægge den i en fragtæske, udskrive en label og derefter levere den til dit fragtfirma. I dette scenarie vil du have to forskellige klargøringsprocesser.

Trin 2 – Opret en liste over behandlingstrin for hver produktgruppe

For hver produktgruppe skal du angive hvert trin, som du udfører for at behandle en ordre på et produkt i denne gruppe.

Forestil dig f.eks., at du sælger print af dine kunstværker og printer dem efter anmodning via en lokal printvirksomhed. Din klargøringsproces kan være som følger:

1. Åbn mailen med ordren.
2. Gennemgå det print, der er bestilt, og åbn derefter din mailklient, og begynd at skrive en mail til den lokale printvirksomhed.
3. Upload printfilen til mailen, og send derefter mailen.
4. Vent på en mail med en bekræftelse fra printvirksomheden om, at printet er klar.
5. Kør til printvirksomheden, betal for printet, og hent printet.
6. Kør hjem.
7. Pak printet.
8. Køb og udskriv en fragtlabel, og sæt den på pakken.
9. Kør til fragtfirmaets afleveringssted.
10. Aflever pakken.

Trin 3 – Giv hvert trin yderligere detaljer

Føj yderligere detaljer til trinnene, f.eks. følgende:

• Hvor lang tid hvert trin tager
• Eventuelle ekstra handlinger, som du skal udføre
• Eventuelle ekstra materialer, der skal bruges til trinnet

Trin 4 – Opret behandlingstrin for ordrer, der indeholder produkter fra forskellige grupper

Overvej f.eks. scenariet med hatte, T-shirts og smykker fra trin 1. Her vil du skulle bruge et separat sæt trin for ordrer, der både omfatter pakning af en hat og et smykke.

Gør dine behandlingstider kortere

Når du forstår de trin, der er involveret i din behandling af en ordre, kan du overveje at forbedre hver enkelt proces på følgende måde:

• Fremhæv alle trin, der kan forberedes på forhånd. F.eks. klargøring af æsken eller flytning af lagerbeholdning fra lagerlokalet til leveringsstationen.
• Automatiser alle manuelle opgaver så meget som muligt.
• Hvis du bruger Shopify Shipping, skal du købe flere fragtlabels på samme tid.
• Find alle trin, der kan udføres på samme tid. Hvis et trin f.eks. kræver, at du venter 15 minutter, skal du overveje, om et senere trin kan udføres i dette tidsrum.
• Fjern unødvendige trin.

Du kan f.eks. forbedre processen til udskrivning af kunsttryk fra trin 2 på følgende måder:

• Trin 1-3 kan kombineres – Upload alle dine print til en skybaseret fillagringstjeneste, som f.eks. Google Drev eller Dropbox. Giv din lokale printvirksomhed adgang til printene. Opsæt din lokale printvirksomhed som en tilpasset distributionstjeneste i din Shopify-administrator. Til sidst skal du ændre dine Shopify-indstillinger til Klargør ordrer automatisk.

• Trin 8 kan udføres under trin 4 – Mens du venter på mailbekræftelsen fra printvirksomheden, kan du klargøre pakken ved at udskrive en fragtlabel og sætte den på pakken.

• Trin 6 kan fjernes – Hvis du klargør pakken og labelen, inden du henter printet, kan du pakke printet, når du modtager det, og derefter køre direkte til fragtfirmaets afleveringssted.

Når du har foretaget ændringerne herover, vil din klargøringsproces være på følgende måde:

1. Åbn mailen med ordren.
2. Køb og udskriv en fragtlabel, og sæt den på pakken.
3. Vent på en mail med en bekræftelse fra printvirksomheden om, at printet er klar.
4. Kør til printvirksomheden med emballagen, betal for printet, og hent derefter printet.
5. Færdiggør pakning af produktet.
6. Kør til fragtfirmaets afleveringssted.
7. Aflever pakken.

Se nedenstående liste for at finde ud af, hvordan du kan automatisere processerne på andre måder:

• Automatiser ordrebehandling
• Produktivitetsværktøjer i Shopify-administratoren
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Se muligheder for distributionscentre

Hvis det tager for lang tid at behandle dine ordrer selv, kan du overveje at samarbejde med et distributionscenter. Distributionscentre behandler og afsender ordrer på dine vegne, hvilket giver dig tid til at fokusere på andre områder af din virksomhed.

Du kan overveje at prøve én af følgende muligheder:

• Shopifys distributionsnetværk
• Find lokale lagre

Planlæg på forhånd

Hvis du planlægger et udsalg eller driver en virksomhed, som er stærkt påvirket af årstiden, skal du sørge for, at din virksomhed er forberedt på et større antal ordrer.

Herunder er nævnt nogle måder, du kan forberede dig på:

• Sørg for, at du har nok hjælp.
• Klargør dine produkter nogle dage før begivenhederne.
• Sørg for, at du har nok leverings- og emballagematerialer, f.eks. æsker, tape, kuverter, printerpapir, blæk og labels.
• Kend dit primære fragtfirmas skæringstidspunkter, og planlæg ud fra disse tidspunkter. Hvis dit fragtfirma f.eks. ikke modtager forsendelser efter klokken 16.00, skal du sørge for at færdiggøre alle dine ordrer senest klokken 15.30.

Som en hjælp til planlægning af fremtidige begivenheder kan du notere ting, som du løber tør for, eller trin, som det har taget lang tid at gennemføre. Overvej, om flere medarbejdere ville have forkortet din behandlingstid, eller om du kan automatisere nogle af de tidskrævende manuelle opgaver.