Noções básicas e redução do tempo de processamento

O tempo de processamento é o período entre o momento em que um pedido é feito por um cliente e o momento em que o pedido é processado pela empresa. Pedidos que exigem frete são considerados processados quando a empresa entrega a remessa para uma transportadora.

Revisar um pedido, imprimir etiquetas de frete, produtos de embalagem e entregar remessas a uma transportadora contribuem para o tempo de processamento de um pedido.

A seção da linha do tempo de um pedido que compõe o tempo de processamento

Dependendo da sua empresa, você terá um nível de controle diferente sobre o tempo de processamento. Se você fizer dropship, seu único controle é sobre os fornecedores com quem você trabalha e a rapidez com que faz seus pedidos. Se você remete produtos por conta própria, controlará tudo, desde a agilidade com que o produto é embalado até o momento em que você entrega as remessas às transportadoras.

Impacto dos tempos de processamento

Os tempos de processamento mais rápidos podem oferecer os seguintes benefícios:

  • Frete menos caro - é possível que você tenha a opção de escolher opções de frete mais lentas que, ainda assim, possibilitem a chegada das remessas em prazos razoáveis.
  • Maior satisfação do cliente : um pedido recebido rapidamente pelo cliente pode aumentar a confiança desse cliente em sua empresa e proporcionar uma experiência positiva. Isso pode aumentar as chances de novos pedidos desse cliente para você.
  • Movimentação mais rápida do estoque: se você armazena seus produtos em depósitos, a permanência deles nas prateleiras por menos tempo pode reduzir os custos de armazenamento.
  • Um processo de processamento mais eficiente: ao melhorar seu tempo de processamento, você pode garantir que seus funcionários estejam trabalhando com eficácia e não haja custos trabalhistas desnecessários.

Os tempos de processamento mais lentos podem causar os seguintes problemas:

  • Compromisso de atendimento ao cliente: os clientes podem entrar em contato com você para receber atualizações sobre os pedidos deles, e a resposta a eles pode exigir muito tempo.
  • Expectativas não atendidas: alguns clientes podem ter a expectativa de que os pedidos cheguem em apenas alguns dias. Se uma empresa não atender às suas expectativas, o cliente pode não fazer outros pedidos a essa empresa no futuro.
  • Custos mais elevados: tempos de processamento ineficientes podem resultar em mais tempo de trabalho dos funcionários e produtos ocupando espaço nas prateleiras de armazenamento, sendo que ambas as situações acarretam mais custos a uma empresa.

Entenda seus tempos de processamento

Quando você compreende cada etapa necessária para processar um pedido, muitas vezes consegue encontrar maneiras de tornar o processo de processamento mais eficiente. A remoção de etapas desnecessárias, a combinação de duas etapas em uma ou a realização de duas tarefas ao mesmo tempo podem ajudar a reduzir o tempo de processamento.

Etapa 1 - agrupar seus produtos

Pense nas etapas de processamento de cada produto que você vende. Se houver produtos que compartilham as mesmas etapas, agrupe-os.

Por exemplo, suponha que você venda camisetas, chapéus e joias. Para processar pedidos de chapéus e camisetas, talvez você precise apenas colocá-los num envelope acolchoado, imprimir uma etiqueta de frete e entregá-los à sua transportadora. No entanto, para processar pedidos de joias, talvez seja necessário dar um polimento final ao produto, colocá-lo em uma caixa de joia pequena, decorar a caixa, colocá-la numa caixa de entrega, imprimir uma etiqueta e entregá-lo à transportadora. Nesse cenário, você teria dois grupos de processamento de pedidos.

Etapa 2 - criar uma lista das etapas de processamento de cada grupo de produtos

Enumere cada etapa necessária para processar o pedido de um produto de cada grupo de produtos.

Por exemplo, suponha que você venda impressões de gravuras suas e as imprima sob demanda por meio de uma empresa de impressão local. Seu processo de processamento pode ser o seguinte:

  1. Abrir o e-mail do pedido.
  2. Analisar a impressão solicitada, abrir o cliente de e-mail e iniciar um e-mail para a empresa de impressão local.
  3. Carregar o arquivo de impressão no e-mail e carregar o e-mail.
  4. Aguardar a confirmação por e-mail da empresa de impressão de que o serviço está pronto.
  5. Dirigir até a empresa de impressão, pagar a impressão e, depois, receber a impressão.
  6. Dirigir para casa.
  7. Empacotar a impressão.
  8. Comprar e imprimir a etiqueta de frete para colocá-la no pacote.
  9. Dirigir até o local de entrega da transportadora.
  10. Entregar o pacote.

Passo 3 - detalhar cada etapa

Adicione detalhes extras às etapas, como:

  • a duração de cada etapa;
  • as ações extras que você precisa realizar;
  • os materiais extras necessários na etapa.

Etapa 4 - criar etapas de processamento para pedidos que tenham produtos de grupos diferentes

Por exemplo, considere o cenário da loja de chapéus, camisetas e joias da etapa 1. Você precisaria de um conjunto separado de etapas para os pedidos que incluem a embalagem de um chapéu e de uma joia.

Melhore seus tempos de processamento

Depois de compreender suas etapas para processar um pedido, considere a seguinte maneira de melhorar cada processo:

  • Destaque as etapas que podem ser preparadas antecipadamente. Por exemplo, a preparação da caixa ou a movimentação de peças do estoque para a estação de remessa.
  • Automatize ao máximo as tarefas manuais.
  • Se você usa o Shopify Shipping, compre etiquetas de frete em massa.
  • Localize as etapas que podem acontecer simultaneamente. Por exemplo, se uma etapa exigir que você aguarde 15 minutos, considere se uma etapa posterior pode ser feita durante esse período.
  • Remova todas as etapas desnecessárias.

Por exemplo, você pode melhorar o processo de processamento da impressão de gravuras da etapa 2 destas maneiras:

  • As etapas de 1 a 3 podem ser combinadas: envie todas as suas impressões para um serviço de armazenamento de arquivos na nuvem, como Google Drive ou Dropbox. Dê à sua empresa de impressão local acesso às impressões. Configure sua empresa de impressão local como um serviço personalizado de processamento de pedidos no seu admin da Shopify. Por fim, ajuste suas configurações da Shopify para processar automaticamente os pedidos.

    Com essa configuração, quando um pedido for feito em sua loja, sua empresa de impressão local receberá imediatamente um e-mail com todas as informações e poderá acessar a impressão por meio do serviço de armazenamento de arquivos na nuvem.

  • A etapa 8 pode ocorrer durante a etapa 4: enquanto aguarda a confirmação por e-mail da empresa de impressão, prepare o pacote, imprimindo a etiqueta de frete e colocando-a no pacote.

  • A etapa 6 pode ser removida: se você preparar o pacote e a etiqueta antes de pegar a impressão, poderá empacotá-la assim que recebê-la e, em seguida, dirigir diretamente para o local de entrega da transportadora.

Depois de fazer as alterações acima, seu processo de processamento seria o seguinte:

  1. Abrir o e-mail do pedido.
  2. Comprar e imprimir a etiqueta de frete para colocá-la no pacote.
  3. Aguardar a confirmação por e-mail da empresa de impressão de que o serviço está pronto.
  4. Dirigir até a empresa de impressão com a embalagem, pagar a impressão e, depois, receber a impressão.
  5. Terminar de embalar o produto.
  6. Dirigir até o local de entrega da transportadora.
  7. Entregar o pacote.

Consulte na lista a seguir outras maneiras de automatizar seus processos:

Planeje antecipadamente

Se você planeja uma liquidação ou dirige uma empresa que é bastante afetada pela época do ano, assegure-se de que sua empresa está preparada para o volume maior de pedidos.

Abaixo estão algumas maneiras de você se preparar:

  • Confirme se tem ajuda suficiente.
  • Prepare seus produtos alguns dias antes dos eventos.
  • Confirme se você tem materiais de remessa e embalagens suficientes, como caixas, fitas, envelopes, papel de impressora, tinta e etiquetas.
  • Saiba qual é o prazo-limite de sua transportadora principal e se planeje de acordo com esse prazo. Por exemplo, se a sua transportadora não aceitar remessas após as 16h, conclua todos os pedidos até 15h30.

Para ajudar você a se planejar para eventos futuros, faça anotações sobre itens que acabaram ou etapas que levaram muito tempo. Pense se uma quantidade maior de membros da equipe teria diminuído seu tempo de processamento ou se há maneiras de automatizar alguma tarefa manual demorada.

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