Capire e ridurre i tempi di elaborazione

Il tempo di elaborazione è il tempo che intercorre tra quando un ordine viene effettuato da un cliente e quando l'ordine viene evaso dall'azienda. Gli ordini che richiedono la spedizione sono considerati evasi quando l'azienda affida la spedizione a un corriere.

Il tempo di elaborazione di un ordine è dato dalla verifica di un ordine, dalla stampa di etichette di spedizione, dall'imballaggio dei prodotti e dalla consegna delle spedizioni a un corriere.

La sezione della timeline di un ordine che raffigura le fasi del tempo di elaborazione

A seconda della tua attività commerciale, il livello di controllo che puoi esercitare sul tempo di elaborazione varia. Se effettui il dropship, puoi controllare unicamente con quali fornitori lavori e la rapidità con cui effettui gli ordini. Se spedisci tu stesso i prodotti devi controllare tutto, dai tempi di imballaggio del prodotto all'affidamento delle spedizioni ai corrieri.

Impatto dei tempi di elaborazione

Tempi di elaborazione più rapidi possono offrire i seguenti vantaggi:

  • Spese di spedizione meno costose: potresti optare per una spedizione più lenta ma consegnare comunque in tempi ragionevoli.
  • Maggiore soddisfazione del cliente: quando un cliente riceve rapidamente un ordine, cresce la sua fiducia nella tua attività e si garantisce un'esperienza positiva. La probabilità che il cliente ordini nuovamente da te quindi può aumentare.
  • Maggiore mobilità dell'inventario: se conservi i tuoi prodotti in magazzino, una minore permanenza dei prodotti sugli scaffali riduce i costi di magazzino.
  • Maggiore efficienza della procedura di evasione: migliorando il tempo di elaborazione, puoi assicurarti che i tuoi dipendenti operino in modo efficiente e che non vi siano costi inutili di lavoro.

Tempi di elaborazione più lenti possono causare i seguenti problemi:

  • Assistenza: è possibile che i clienti ti contattino per ricevere aggiornamenti sugli ordini e rispondere a tali clienti può richiedere molto tempo.
  • Aspettative non soddisfatte: alcuni clienti si aspettano che gli ordini arrivino in pochi giorni. Se un'attività non soddisfa le aspettative, il cliente potrebbe non ordinare nuovamente dalla stessa attività.
  • Costi più elevati: tempi di elaborazione inefficienti possono significare più ore di lavoro per i dipendenti e più spazio occupato dai prodotti sugli scaffali in magazzino, entrambi gli aspetti rappresentano un costo per l'attività.

Capire i tempi di elaborazione

Capire ogni passaggio nell'elaborazione di un ordine significa rendere più efficiente la procedura di evasione. La rimozione di passaggi inutili, la combinazione di due passaggi in uno o lo svolgimento di due attività contemporaneamente può aiutarti a ridurre il tempo di elaborazione.

Passaggio 1: raggruppa i tuoi prodotti

Valuta la procedura di elaborazione per ciascun prodotto che vendi. Se alcuni prodotti condividono gli stessi passaggi, raggruppali.

Supponiamo, ad esempio, che tu venda magliette, cappelli e gioielli. Per elaborare gli ordini per cappelli e magliette potresti aver bisogno di inserirli solo in una busta imbottita, stampare un'etichetta di spedizione e consegnare la busta al tuo spedizioniere. Tuttavia, per elaborare gli ordini di gioielleria, potrebbe essere necessario effettuare una lucidatura finale del prodotto, metterlo in un piccolo cofanetto per monili, decorarlo, inserirlo in una scatola di consegna, stampare un'etichetta e poi consegnarla al corriere. In questo caso, avresti due gruppi di elaborazione evasione.

Passaggio 2: crea un elenco dei passaggi di elaborazione per ciascun gruppo di prodotti

Per ogni gruppo di prodotti, elenca ciascun passaggio che effettui per elaborare un ordine per un prodotto in quel gruppo.

Supponiamo, ad esempio, che tu venda stampe artistiche e le stampi su richiesta tramite una tipografia locale. La procedura di evasione dell'ordine potrebbe essere la seguente:

  1. Apri l'email dell'ordine.
  2. Controlla la stampa richiesta, poi apri il tuo client di posta elettronica e scrivi un'email alla tipografia locale.
  3. Carica il file di stampa sull'email, quindi invia l'email.
  4. Attendi una conferma via email dalla tipografia che la stampa è pronta.
  5. Recati alla tipografia, paga la stampa e recuperala.
  6. Torna a casa.
  7. Imballa la stampa.
  8. Acquista e stampa l'etichetta di spedizione e attaccala al pacco.
  9. Recati alla sede di consegna del corriere.
  10. Lascia il pacco.

Passaggio 3: fornisci dettagli ulteriori per ogni passaggio

Aggiungi ulteriori dettagli ai passaggi, come i seguenti:

  • Il periodo di tempo che ogni passaggio richiede
  • Eventuali azioni aggiuntive da te richieste
  • Eventuali materiali aggiuntivi necessari per il passaggio

Step 4: crea passaggi di elaborazione per ordini con prodotti di diversi gruppi

Ad esempio, considera il caso descritto nel passaggio 1 del negozio di cappelli, magliette e gioielleria. Avrai bisogno di una serie separata di passaggi per gli ordini che includono l'imballaggio sia un cappello che un gioiello.

Migliora i tempi di elaborazione

Dopo aver compreso i passaggi per elaborare un ordine, considera i suggerimenti sotto riportati per migliorare ogni passaggio:

  • Evidenzia eventuali passaggi che possono essere preparati in anticipo. Ad esempio, preparare la scatola o spostare le scorte dal magazzino di stoccaggio alla sede di spedizione.
  • Automatizza le attività manuali il più possibile.
  • Se utilizzi Shopify Shipping, acquista le etichette di spedizione in blocco.
  • Identifica quali passaggi possono svolgersi contemporaneamente. Ad esempio, se un passaggio richiede che tu attenda 15 minuti, prendi in considerazione la possibilità di eseguire un passaggio successivo durante questo lasso di tempo.
  • Rimuovi eventuali passaggi non necessari.

Ad esempio, puoi migliorare la procedura di evasione della stampa artistica nel passaggio 2 nei modi seguenti:

  • I passaggi 1-3 possono essere combinati: carica tutte le tue stampe su un servizio di archiviazione di file basato su cloud, come Google Drive o Dropbox. Consenti l'accesso alle stampe da parte della tipografia locale. Configura la tua tipografia locale come servizio di evasione ordini personalizzato nel tuo pannello di controllo Shopify. Infine, modifica le impostazioni di Shopify per evadere automaticamente gli ordini.

    Con questa configurazione, quando viene effettuato un ordine nel tuo negozio, la tua azienda di stampa locale riceve immediatamente un'email con tutti i dettagli e può accedere alla stampa tramite il servizio di archiviazione dei file basato su cloud.

  • Il passaggio 8 può essere effettuato durante il passaggio 4: mentre aspetti l'email di conferma dalla tipografia, prepara il pacco stampando l'etichetta di spedizione e attaccandola al pacco.

  • Il passaggio 6 può essere eliminato: se prepari il pacco e l'etichetta prima di ritirare la stampa, puoi impacchettare la stampa non appena lo ricevi e poi recarti direttamente nella sede di consegna del corriere.

Dopo aver apportato le modifiche di cui sopra, la procedura di evasione degli ordini sarà la seguente:

  1. Apri l'email dell'ordine.
  2. Acquista e stampa l'etichetta di spedizione e attaccala al pacco.
  3. Attendi una conferma via email dalla tipografia che la stampa è pronta.
  4. Ti rechi alla tipografia con l'imballaggio, paghi la stampa e poi la recuperi.
  5. Termini l'imballaggio del prodotto.
  6. Recati alla sede di consegna del corriere.
  7. Lascia il pacco.

Consulta il seguente elenco per vagliare altri modi per automatizzare le procedure:

Pianifica in anticipo

Se prevedi di vendere o gestire un'attività con flussi di lavoro intensi in un certo periodo dell'anno, verifica che la tua attività sia pronta per un volume superiore di ordini.

Ecco come puoi prepararti:

  • Assicurati di avere assistenza sufficiente.
  • Prepara i tuoi prodotti alcuni giorni prima degli eventi.
  • Assicurati di disporre di materiali di spedizione e imballaggio sufficienti, ad esempio cassette, nastri, buste imbottite, carta per stampanti, inchiostro ed etichette.
  • Considera gli orari del tuo corriere principale e pianifica i tempi. Ad esempio, se il tuo corriere non accetta spedizioni dopo le 16:00, completa tutti i tuoi ordini entro le 15:30.

Per aiutarti a pianificare gli eventi futuri, annota le cose che hai esaurito o i passaggi che hanno richiesto più tempo. Cerca di capire se aumentare i membri dello staff può contribuire a ridurre i tempi di elaborazione o se esistono modi per automatizzare le attività manuali che richiedono più tempo.

Sei pronto per iniziare a vendere con Shopify?

Provalo, è gratis