Zrozumienie i skrócenie czasu przetwarzania

Czas przetwarzania to czas od momentu, gdy zamówienie zostanie złożone przez klienta do czasu realizacji zamówienia przez firmę. Zamówienia wymagające wysyłki są uznawane za zrealizowane, gdy firma przekazuje przesyłkę do przewoźnika.

Sprawdzenie zamówienia, drukowanie etykiet wysyłkowych, produktów opakowaniowych i przekazywanie przesyłek do przewoźnika, wszystko to przyczynia się do czasu realizacji zamówienia.

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności masz różną kontrolę nad czasem przetwarzania. Jeśli wykonujesz usługi dropshippingu, możesz jedynie sterować tym, z jakimi dostawcami pracujesz i jak szybko składasz zamówienia. Jeśli wysyłasz produkty samodzielnie, kontrolujesz wszystko, począwszy od tego, jak szybko pakujesz produkt aż po czasy nadawania przesyłek do przewoźników.

Wpływ czasów przetwarzania

Krótsze czasy przetwarzania dają następujące korzyści:

• Tańsza wysyłka - Możesz mieć opcję wyboru wolniejszej wysyłki, która mieści się w rozsądnych ramach czasowych.
• Większe zadowolenie klienta - Gdy klient otrzymuje zamówienie szybko, gromadzi pozytywne doświadczenia i zwiększa się jego zaufanie do Twojej firmy. Może to zwiększyć szanse na ponowne zamówienie przez klienta.
• Zapasy rotują szybciej - Jeśli przechowujesz swoje produkty w magazynach, produkty, które leżą mniej czasu na półkach, mogą obniżyć koszty magazynowania.
• Bardziej wydajny proces realizacji - poprzez poprawę czasu przetwarzania możesz upewnić się, że pracownicy pracują efektywnie i nie ma niepotrzebnych kosztów pracy.

Dłuższe czasy przetwarzania mogą powodować następujące problemy:

• Dodatkowe nakłady na obsługę - Klienci mogą kontaktować się z Tobą, aby uzyskać informacje o statusie zamówienia, a odpowiadanie na pytania może zająć dużo czasu.
• Niespełnione oczekiwania - Niektórzy klienci mogą oczekiwać, że zamówienia dotrą za kilka dni. Jeśli firma nie spełni ich oczekiwań, klient może zrezygnować z zamówień w danej firmie.
• Wyższe koszty - Nieefektywne czasy przetwarzania powodują wydłużenie czasu pracy pracowników i zaleganie produktów na półkach magazynowych, co kosztuje firmę więcej pieniędzy.

Znaczenie czasów przetwarzania

Gdy zrozumiesz każdy krok, który wykonujesz, aby przetworzyć zamówienie, możesz często znaleźć sposoby na zwiększenie skuteczności procesu realizacji. Usunięcie niepotrzebnych kroków, połączenie dwóch kroków w jeden lub wykonanie dwóch czynności jednocześnie może skrócić czas przetwarzania.

Krok 1 - Pogrupuj swoje produkty

Rozważ kroki przetwarzania dla każdego sprzedawanego produktu. Jeśli wszystkie produkty mają te same kroki, pogrupuj je razem.

Załóżmy na przykład, że sprzedajesz koszulki, kapelusze i biżuterię. Aby realizować zamówienia na kapelusze i koszulki, wystarczy umieścić je w wyściełanej kopercie, wydrukować etykietę wysyłkową i dostarczyć kopertę do przewoźnika. Jednak w przypadku zamówień na biżuterię, możesz musieć wypolerować produkt, umieścić go w małym pudełku na biżuterię, ozdobić pudełko, umieścić je w kartonie wysyłkowym, wydrukować etykietę wysyłkową, a następnie wysłać go do przewoźnika. W tym scenariuszu masz dwie grupy przetwarzania realizacji.

Krok 2 - Utwórz listę kroków przetwarzania dla każdej grupy produktów

Dla każdej grupy produktów zapisz każdy krok, który musisz wykonać, aby przetworzyć zamówienie na produkt w tej grupie.

Załóżmy na przykład, że sprzedajesz odbitki swoich prac artystycznych i drukujesz je na żądanie za pośrednictwem lokalnej firmy poligraficznej. Proces realizacji może być następujący:

1. Otwórz e-mail z zamówieniem.
2. Sprawdź żądany wydruk, a następnie otwórz klienta poczty e-mail i napisz e-mail do lokalnej firmy poligraficznej.
3. Załaduj plik wydruku do e-maila i wyślij go.
4. Poczekaj na potwierdzenie e-mailem od firmy poligraficznej, że wydruk jest gotowy.
5. Jedź do firmy poligraficznej, zapłać za wydruk i odbierz go.
6. Jedź do domu.
7. Zapakuj wydruk.
8. Kup i wydrukuj etykietę wysyłkową i dołącz ją do paczki.
9. Jedź do punktu nadania przesyłek danego przewoźnika.
10. Nadaj paczkę.

Krok 3 - Podaj dodatkowe szczegóły do każdego kroku

Dodaj dodatkowe szczegóły do kroków, takich jak:

• Czas trwania każdego kroku
• Wszelkie dodatkowe czynności, które musisz wykonać
• Wszelkie dodatkowe materiały wymagane do kroku

Krok 4 - Utwórz kroki przetwarzania dla zamówień zawierających produkty z różnych grup

Rozważmy na przykład scenariusz sklepu sprzedającego kapelusze, koszulki i biżuterię z 1. kroku. Potrzebny będzie osobny zestaw kroków dla zamówień, które zawierają pakowanie zarówno kapelusza, jak i biżuterii.

Skróć czasy przetwarzania

Po zrozumieniu kroków przetwarzania zamówienia rozważ następujący sposób poprawy każdego procesu:

• Zaznacz wszelkie kroki, które można przygotować z wyprzedzeniem. Na przykład, przygotowanie pudełka lub przeniesienie zapasów z magazynu do stacji wysyłkowej.
• Zautomatyzuj w jak największym stopniu wszelkie zadania wykonywane ręcznie.
• Jeśli korzystasz z usługi Shopify Shipping, kupuj etykiety wysyłkowe zbiorczo.
• Znajdź wszelkie kroki, które można wykonywać w tym samym czasie. Na przykład, jeśli krok wymaga poczekania 15 minut, rozważ, czy w tym czasie można wykonać także późniejszy krok.
• Usuń niepotrzebne kroki.

Na przykład, możesz ulepszyć proces realizacji wydruku artystycznego z kroku 2 w następujący sposób:

• Kroki 1-3 można połączyć - Załaduj wszystkie wydruki do usługi przechowywania plików w chmurze, np. Google Drive lub Dropbox. Zapewnij lokalnej firmie poligraficznej dostęp do wydruków. Skonfiguruj lokalną firmę poligraficzną jako usługę niestandardowej realizacji w panelu administracyjnym Shopify. Na koniec dostosuj ustawienia Shopify, aby automatycznie realizować zamówienia.

• Krok 8 może być wykonany równolegle do kroku 4 - Podczas oczekiwania na potwierdzenie e-mailem od firmy poligraficznej, przygotuj paczkę, drukując etykietę wysyłkową i dołączając ją do paczki.

• Krok 6 można usunąć - Jeśli przygotujesz opakowanie i etykietę przed odbiorem wydruku, możesz spakować wydruk natychmiast po jego otrzymaniu, a następnie przejechać bezpośrednio do lokalizacji nadawania przesyłek u przewoźnika.

Po dokonaniu powyższych zmian proces realizacji będzie następujący:

1. Otwórz e-mail z zamówieniem.
2. Kup i wydrukuj etykietę wysyłkową i dołącz ją do paczki.
3. Poczekaj na potwierdzenie e-mailem od firmy poligraficznej, że wydruk jest gotowy.
4. Jedź do firmy poligraficznej z opakowaniem, zapłać za wydruk, a następnie odbierz wydruk.
5. Zakończ pakowanie produktu.
6. Jedź do punktu nadania przesyłek danego przewoźnika.
7. Nadaj paczkę.

Zapoznaj się z poniższą listą, aby poznać inne sposoby automatyzowania procesów:

• Automatyczne przetwarzanie zamówienia
• Narzędzia zwiększające wydajność w panelu administracyjnym Shopify
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Przeglądaj opcje centrum realizacji

Jeśli przetwarzanie zamówień staje się zbyt czasochłonne, rozważ współpracę z centrum realizacji. Centra realizacji przetwarzają i wysyłają zamówienia w Twoim imieniu, dzięki czemu możesz skupić się na innych obszarach działania Twojej firmy.

Rozważ zapoznanie się z następującymi opcjami:

• Sieć realizacji Shopify
• Badanie lokalnych magazynów

Planowanie z wyprzedzeniem

Jeśli planujesz sprzedaż lub prowadzisz firmę, na którą duży wpływ ma pora roku, upewnij się, że Twoja firma jest przygotowana na większy wolumen zamówień.

Poniżej znajdziesz kilka sposobów przygotowania:

• Upewnij się, że masz wystarczającą pomoc.
• Przygotuj swoje produkty na kilka dni przed wydarzeniami.
• Upewnij się, że masz wystarczającą ilość materiałów wysyłkowych i opakowaniowych, takich jak pudełka, taśmy, koperty, papier do drukarki, tusz i etykiety.
• Dowiedz się, do której godziny wykonuje przyjęcia główny przewoźnik i zaplanuj wysyłkę w odpowiednim czasie. Na przykład, jeśli przewoźnik nie przyjmuje przesyłek po godz. 16, wykonaj wszystkie zamówienia do godz. 15:30.

Aby ułatwić Ci planowanie przyszłych zdarzeń, zanotuj rzeczy, których zabrakło lub kroki, które były czasochłonne. Rozważ, czy zaangażowanie większej liczby pracowników skróciłoby Twój czas przetwarzania lub czy istnieją sposoby na automatyzację czasochłonnych zadań ręcznych.