Comprender y reducir el plazo de procesamiento

El plazo de procesamiento es el plazo entre que un cliente realiza un pedido y cuando el negocio prepara el pedido. Los pedidos que requieren envío se consideran preparados cuando el negocio entrega el producto a una empresa de transporte.

Revisar un pedido, imprimir etiquetas de envío, empaquetar productos y entregar envíos a una empresa de transporte aumentan el tiempo de procesamiento de un pedido.

Según el negocio que tengas, tendrás un tipo diferente de control sobre el plazo de procesamiento. Si haces dropshipping, solo controlas con qué proveedores trabajas y con qué rapidez realizas tus pedidos. Si envías productos tú mismo, entonces controlas todo, desde la rapidez con la que empaquetas el producto hasta el momento en que entregas los envíos a tus empresas de transporte.

Impacto de los plazos de procesamiento

Los plazos de procesamiento más rápidos pueden ofrecer los siguientes beneficios:

• Envíos menos costosos: es posible que tengas la opción de elegir opciones de envío más lentas y de que los envíos lleguen en plazos razonables.
• Mayor satisfacción del cliente: cuando un cliente recibe un pedido de forma rápida, puede aumentar su confianza en tu negocio y ofrecer una experiencia positiva. Esto puede aumentar las probabilidades de que el cliente te compre nuevamente.
• El inventario se mueve más rápido: si guardas tus productos en depósitos, tener tus productos menos tiempo en los estantes puede reducir costos de almacenamiento.
• Un proceso preparación de pedidos más eficiente: al mejorar tu tiempo de procesamiento, puedes asegurarte de que tus empleados están trabajando eficazmente y que no haya costos de mano de obra innecesarios.

Plazos de procesamiento más lentos pueden causar los siguientes problemas:

• Sobrecarga de servicio: los clientes pueden contactarte para solicitar actualizaciones sobre sus pedidos, y responderles puede ocupar mucho tiempo.
• Expectativas no satisfechas: algunos clientes podrían esperar que los pedidos lleguen en pocos días. Si un negocio no cumple con sus expectativas, es posible que ese cliente no compre en ese negocio nuevamente.
• Costos más altos: los plazos de procesamiento ineficaces pueden hacer que los empleados trabajen más horas y que los productos ocupen espacio en los depósitos, lo que aumenta los costos a los negocios.

Comprender los plazos de procesamiento

Cuando entiendes cada paso que sigues para procesar un pedido, muchas veces encuentras maneras de hacer tu preparación de pedidos más eficiente. Eliminar pasos innecesarios, fusionar dos pasos en uno o realizar dos tareas al mismo tiempo puede ayudarte a reducir el plazo de procesamiento.

Paso 1: agrupa los productos

Ten en cuenta los pasos de procesamiento para cada producto que vendas. Si algunos productos comparten los mismos pasos, agrúpalos.

Por ejemplo, supongamos que vendes camisetas, sombreros y joyas. Para procesar los pedidos de sombreros y camisetas, es posible que debas colocarlos en un sobre acolchado, imprimir una etiqueta de envío y entregarlo a tu empresa de transporte. Sin embargo, para procesar los pedidos de joyas, es posible que debas pulir el producto, ponerlo en una pequeña caja de joyería, adornar la caja, colocarlo en una caja de entrega, imprimir una etiqueta y luego entregarlo a tu empresa de transporte. En este caso, tendrás dos grupos de procesamiento de preparación de pedidos.

Paso 2: crea una lista de pasos de procesamiento para cada grupo de productos

Para cada grupo de productos, anota cada paso que sigues para procesar un pedido de un producto de ese grupo.

Por ejemplo, supongamos que vendes impresiones de tus ilustraciones y las imprimes bajo demanda a través de una imprenta local. Tu proceso de preparación de pedidos podría ser el siguiente:

1. Abrir el correo electrónico del pedido.
2. Revisar la impresión solicitada, luego abrir tu cliente de correo electrónico y enviar un mensaje a la imprenta local.
3. Adjuntar el archivo de impresión al correo electrónico y enviar el correo electrónico.
4. Esperar una confirmación por correo electrónico de la imprenta de que la impresión está lista.
5. Ir a la imprenta, pagar la impresión y luego retirar la impresión.
6. Regresar a casa.
7. Empaquetar la impresión.
8. Comprar e imprimir la etiqueta de envío y pegarla al paquete.
9. Ir al punto de entrega de la empresa de transporte.
10. Dejar el paquete.

Paso 3: anota detalles adicionales de cada paso

Agrega detalles adicionales a los pasos, como los siguientes:

• El tiempo que tarda cada paso
• Cualquier acción adicional que debas realizar
• Cualquier material adicional necesario para ese paso

Paso 4: crea pasos para procesar los pedidos que tienen productos de diferentes grupos

Por ejemplo, en el caso de la tienda de camisetas, sombreros y joyería del paso 1, necesitas un grupo distinto de pasos para los pedidos que implican empacar un sombrero y una joya.

Mejorar los plazos de procesamiento

Después de que entiendas tus pasos para procesar un pedido, considera los consejos siguientes para mejorar cada proceso:

• Enfatiza cualquier paso que se pueda preparar por adelantado. Por ejemplo, preparar la caja o mover el inventario del depósito a la estación de envío.
• Automatiza cualquier tarea manual tanto como sea posible.
• Si usas Shopify Shipping, compra etiquetas de envío en grandes cantidades.
• Identifica cualquier paso que puedas completar al mismo tiempo. Por ejemplo, si un paso te exige esperar 15 minutos, piensa si se podría completar un paso posterior durante ese tiempo.
• Elimina cualquier paso innecesario.

Por ejemplo, puedes mejorar el proceso de envío de la ilustración desde el paso 2 de las siguientes maneras:

• Los pasos del 1 al 3 se podrían combinar: sube todas tus impresiones a un servicio de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox. Da acceso a tu imprenta local a las impresiones. Configura la imprenta local como un servicio de logística personalizado en tu panel de control de Shopify. Por último, ajusta la configuración de Shopify para preparar automáticamente los pedidos.

• El paso 8 se puede completar durante el paso 4: mientras esperas la confirmación por correo electrónico de tu imprenta, prepara el paquete imprimiendo la etiqueta de envío y pegándola al paquete.

• Se puede eliminar el paso 6: si preparas el paquete y la etiqueta antes de retirar la impresión, puedes empaquetar la impresión tan pronto como la recibas, y luego ir directamente al punto de entrega de la empresa de transporte.

Después de realizar los cambios descritos anteriormente, tu proceso preparación de pedidos sería el siguiente:

1. Abrir el correo electrónico del pedido.
2. Comprar e imprimir la etiqueta de envío y pegarla al paquete.
3. Esperar una confirmación por correo electrónico de la imprenta de que la impresión está lista.
4. Ir a la imprenta con el embalaje, pagar la impresión y luego retirar la impresión.
5. Terminar de empaquetar el producto.
6. Ir al punto de entrega de la empresa de transporte.
7. Dejar el paquete.

Consulta la siguiente lista para explorar otras formas de automatizar tus procesos:

• Automatizar el procesamiento de pedidos
• Herramientas de productividad dentro del panel de control de Shopify
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Explorar las opciones del centro de logística

Si procesar los pedidos por tu cuenta te lleva demasiado tiempo, considera la posibilidad de trabajar con un centro de logística. Los centros de logística procesan y envían pedidos en tu nombre, lo cual te libera de tiempo para concentrarte en otras áreas de tu negocio.

Considera explorar las siguientes opciones:

• Shopify Fulfillment Network
• Investigar depósitos locales

Planificar con anticipación

Si planificas una venta o tienes un negocio que se ve gravemente afectado por una época del año, asegúrate de que tu negocio esté preparado para un mayor número de pedidos.

A continuación te presentamos algunas maneras en las que puedes prepararte:

• Asegúrate de tener suficiente ayuda.
• Prepara tus productos unos días antes de los eventos.
• Asegúrate de tener suficientes materiales de envío y embalaje, como cajas, cintas, sobres, papel para impresoras, tinta y etiquetas.
• Conoce la hora de corte de tu empresa de transporte principal y planifícate en función de esa hora. Por ejemplo, si tu empresa de transporte no acepta envíos después de las 4:00 p.m., completa todos tus pedidos antes de las 3:30 p.m.

Para ayudarte a planificar los próximos eventos, toma notas de los elementos que se agotan o pasos que se hayan tardado mucho. Considera si tener más empleados habría disminuido el tiempo de procesamiento, o si hay formas de automatizar cualquier tarea manual que consuma mucho tiempo.