Bearbeitungszeit verstehen und reduzieren

Die Bearbeitungszeit ist die Zeitspanne zwischen dem Zeitpunkt, zu dem eine Bestellung von einem Kunden aufgegeben wird, und dem Zeitpunkt, zu dem die Bestellung vom Unternehmen ausgeführt wird. Bestellungen, die eine Lieferung erfordern, gelten als ausgeführt, wenn das Unternehmen die Sendung einem Versanddienstleister übergibt.

Das Überprüfen einer Bestellung, das Drucken von Versandetiketten, das Verpacken von Produkten und die Übergabe von Sendungen an einen Versanddienstleister tragen zur Bearbeitungszeit einer Bestellung bei.

Abhängig von deinem Geschäft hast du eine andere Kontrolle über deine Bearbeitungszeit. Wenn du ein Versandunternehmen hast, ist deine einzige Kontrolle über die Lieferanten, mit denen du zusammenarbeitest, und wie schnell du deine Bestellungen aufgibst. Wenn du Produkte selbst versendest, kontrolliere alles, von der Dauer der Produktverpackung bis zum Zurücksenden von Sendungen zu deinen Versanddienstleistern.

Auswirkungen der Bearbeitungszeiten

Kürzere Bearbeitungszeiten können folgende Vorteile bieten:

• Günstiger Versand – Du hast möglicherweise die Option, langsamere Versandoptionen auszuwählen und immer noch Sendungen bei annehmbaren Laufzeiten zu versenden.
• Höhere Kundenzufriedenheit – Wenn ein Kunde eine Bestellung schnell erhält, kann dies sein Vertrauen in dein Unternehmen steigern und ein positives Erlebnis bieten. Dies kann zu einer höheren Wahrscheinlichkeit führen, dass der Kunde wieder bei dir bestellt.
• Bestand bewegt sich schneller - Wenn du deine Produkte in Lagerhäusern lagerst, kannst du die Lagerhaltungskosten senken, wenn deine Produkte kürzer in den Regalen liegen.
• Effizienterer Fulfillment-Prozess - Durch die Verbesserung deiner Bearbeitungszeit kannst du sicherstellen, dass deine Mitarbeiter effizient arbeiten und keine unnötigen Arbeitskosten entstehen.

Langsamere Bearbeitungszeiten können folgende Probleme verursachen:

• Support-Aufwand - Kunden wenden sich ggf. an dich, um Statusinformationen zu ihrer Bestellungen zu erhalten, und die Beantwortung kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
• Unerfüllte Erwartungen - Einige Kunden erwarten, dass die Bestellungen in wenigen Tagen eintreffen. Wenn ein Unternehmen diese Erwartungen nicht erfüllt, dann kann es sein, dass ein Kunde nicht mehr bei diesem Unternehmen bestellt.
• Höhere Kosten - Ineffiziente Durchlaufzeiten können dazu führen, dass die Mitarbeiter länger arbeiten und die Produkte Platz in den Lagerregalen beanspruchen, beides kostet ein Unternehmen mehr Geld.

Bearbeitungszeiten nachvollziehen

Wenn du jeden Schritt, den du zur Bearbeitung einer Bestellung machst, verstehst, kannst du oft Wege finden, um Fulfillment-Prozess effizienter zu gestalten. Das Beseitigen unnötiger Schritte, das Kombinieren von zwei Schritten zu einem oder das gleichzeitige Ausführen von zwei Aufgaben kann dir helfen, deine Bearbeitungszeit zu verkürzen.

Schritt 1 – Produkte gruppieren

Berücksichtige die Bearbeitungsschritte für jedes Produkt, das du verkaufst. Wenn Produkte die gleichen Schritte aufweisen, dann gruppiere diese zusammen.

Nehmen wir zum Beispiel an, du verkaufst T-Shirts, Hüte und Schmuck. Um Bestellungen von Hüten und T-Shirts zu bearbeiten, musst du diese eventuell nur in einen gepolsterten Umschlag stecken, ein Versandetikett drucken und den Umschlag an deiner Spediteur liefern. Um Schmuckbestellungen zu bearbeiten, musst du das Produkt jedoch eventuell abschließend polieren, in eine kleine Schmuckschachtel legen, die Schachtel dekorieren, sie in einen Lieferkarton legen, ein Etikett ausdrucken und es dann an deinen Spediteur liefern. In diesem Szenario hättest du zwei Gruppen von Fulfillment-Abwicklungen.

Schritt 2 – Liste der Bearbeitungsschritte für jede Produktgruppe erstellen

Führe für jede Produktgruppe jeden einzelnen Schritt auf, den du zur Bearbeitung einer Bestellung für ein Produkt dieser Gruppe durchführst.

Nehmen wir zum Beispiel an, du verkaufst Drucke deiner Kunstwerke und druckst sie auf Anfrage über eine lokale Druckerei. Dein Fulfillment-Prozess könnte wie folgt aussehen:

1. Öffnen der Bestell-E-Mail.
2. Überprüfen des angeforderten Drucks, Öffnen deines E-Mail-Clients und Verfassen einer E-Mail an die lokale Druckerei.
3. Hochladen der Druckdatei in die E-Mail und Absenden der E-Mail.
4. Warten auf die E-Mail-Bestätigung der Druckerei, dass der Druck fertig ist.
5. Fahrt zur Druckerei, Bezahlen und Abholen des Drucks.
6. Rückfahrt.
7. Verpacken des Drucks.
8. Kaufen und Drucken des Versandetiketts und Aufkleben auf das Paket.
9. Fahrt zur Aufgabestelle des Versanddienstleisters.
10. Aufgeben des Pakets.

Schritt 3 – Bei jedem Schritt zusätzliche Details hinzufügen

Füge den Schritten zusätzliche Details hinzu, wie z. B. Folgendes:

• Die Dauer der einzelnen Schritte
• Zusätzliche Aktionen, die von dir benötigt werden
• Zusätzliche Materialien, die für den Schritt benötigt werden

Schritt 4 – Bearbeitungsschritte für Bestellungen mit Produkten aus verschiedenen Gruppen erstellen

Betrachte zum Beispiel das Szenario mit Hut, T-Shirt und Juweliergeschäft aus Schritt 1. Für Bestellungen, bei denen sowohl ein Hut als auch ein Schmuckstück verpackt werden müssen, benötigst du einen separaten Satz von Schritten.

Bearbeitungszeiten verkürzen

Nachdem du deine Schritte zur Bearbeitung einer Bestellung verstanden hast, solltest du die folgenden Möglichkeiten zur Verbesserung der einzelnen Prozesse in Betracht ziehen:

• Markiere alle Schritte, die im Voraus vorbereitet werden können. Zum Beispiel das Vorbereiten des Kartons oder das Umlagern von Bestand vom Lager zur Versandstation.
• Automatisiere alle manuellen Aufgaben so weit wie möglich.
• Wenn du Shopify Shipping verwendest, dann kaufe Versandetiketten in großen Mengen.
• Identifiziere alle Schritte, die zur gleichen Zeit passieren können. Wenn du zum Beispiel für einen Schritt 15 Minuten warten musst, dann überlege, ob ein späterer Schritt in dieser Zeit durchgeführt werden kann.
• Eliminiere alle unnötigen Schritte.

Du kannst beispielsweise den Fulfillment-Prozess beim Kunstdruck aus Schritt 2 folgendermaßen verbessern:

• Die Schritte 1-3 könnten kombiniert werden – Lade alle deine Drucke auf einen Cloud-basierten Dateispeicherdienst wie Google Drive oder Dropbox hoch. Gib deiner lokalen Druckerei Zugang zu den Druckdateien. Richte deine lokale Druckerei als benutzerdefinierten Fulfillmentdienst in deinem Shopify-Adminbereich ein. Passe schließlich deine Shopify-Einstellungen an, um Bestellungen automatisch auszuführen.

• Schritt 8 kann während des Schritts 4 durchgeführt werden – während du auf die E-Mail-Bestätigung deiner Druckerei wartest, bereite das Paket vor, indem du das Versandetikett ausdruckst und es auf das Paket klebst.

• Schritt 6 kann entfallen. Wenn du Paket und Etikett vorbereitest, bevor du den Druck abholst, kannst du den Druck sofort nach Erhalt verpacken und dann direkt zur Aufgabestelle des Versanddienstleisters fahren.

Nachdem du die oben genannten Änderungen vorgenommen hast, würde dein Fulfillment-Prozess wie folgt aussehen:

1. Öffnen der Bestell-E-Mail.
2. Kaufen und Drucken des Versandetiketts und Aufkleben auf das Paket.
3. Warten auf die E-Mail-Bestätigung der Druckerei, dass der Druck fertig ist.
4. Fahrt zur Druckerei mit der Verpackung, Bezahlen und Abholung des Drucks.
5. Verpacken des Produkts.
6. Fahrt zur Aufgabestelle des Versanddienstleisters.
7. Aufgeben des Pakets.

Weitere Möglichkeiten zur Automatisierung deiner Prozesse findest du in der folgenden Liste:

• Automatisierung der Bestellabwicklung
• Produktivitätstools im Shopify-Adminbereich
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Fulfillment-Center-Optionen erkunden

Wenn die eigene Verarbeitung von Bestellungen zu zeitaufwändig wird, solltest du mit einem Fulfillment-Center zusammenarbeiten. Fulfillment-Center verarbeiten und versenden Bestellungen in deinem Auftrag, wodurch du Zeit hast, dich auf andere Bereiche deines Geschäfts zu konzentrieren.

Erwäge, die folgenden Optionen zu erkunden:

• Shopify Fulfillment Network
• Lokale Lager suchen

Vorausschauende Planung

Wenn du einen Verkauf planst oder ein Geschäft betreibst, das stark der jeweiligen Jahreszeit unterliegt, dann stelle sicher, dass dein Unternehmen auf ein höheres Bestellvolumen vorbereitet ist.

Nachfolgend findest du einige Möglichkeiten, wie du dich vorbereiten kannst:

• Stelle sicher, dass du genügend Hilfe hast.
• Bereite deine Produkte einige Tage vor den Ereignissen vor.
• Vergewissere dich, dass du genügend Versand- und Verpackungsmaterial wie Kartons, Klebeband, Versandmaterial, Druckerpapier, Tinte und Etiketten hast.
• Kenne den Annahmeschluss deines Spediteurs und plane anhand dieser Zeiten. Wenn dein Spediteur zum Beispiel nach 16:00 Uhr keine Sendungen mehr annimmt, dann schließe alle deine Bestellungen bis 15:30 Uhr ab.

Mache dir zwecks Planung künftiger Veranstaltungen Notizen über Dinge, die dir ausgegangen sind oder Schritte, die lange gedauert haben. Überlege dir, ob mehr Personal deine Bearbeitungszeit verkürzt hätte oder ob es Möglichkeiten gibt, zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu automatisieren.