Bearbeitungszeit verstehen und reduzieren

Die Bearbeitungszeit ist die Zeitspanne zwischen dem Zeitpunkt, zu dem eine Bestellung von einem Kunden aufgegeben wird, und dem Zeitpunkt, zu dem die Bestellung vom Unternehmen ausgeführt wird. Bestellungen, die eine Lieferung erfordern, gelten als ausgeführt, wenn das Unternehmen die Sendung einem Versanddienstleister übergibt.

Das Überprüfen einer Bestellung, das Drucken von Versandetiketten, das Verpacken von Produkten und die Übergabe von Sendungen an einen Versanddienstleister tragen zur Bearbeitungszeit einer Bestellung bei.

Der Abschnitt der Zeitleiste einer Bestellung, aus dem sich die Verarbeitungszeit ergibt

Abhängig von Ihrem Geschäft haben Sie eine andere Kontrolle über Ihre Bearbeitungszeit. Wenn Sie ein Versandunternehmen haben, ist Ihre einzige Kontrolle über die Lieferanten, mit denen Sie zusammenarbeiten, und wie schnell Sie Ihre Bestellungen aufgeben. Wenn Sie Produkte selbst versenden, kontrollieren Sie alles, von der Dauer der Produktverpackung bis zum Zurücksenden von Sendungen zu Ihren Versanddienstleistern.

Auswirkungen der Bearbeitungszeiten

Kürzere Bearbeitungszeiten können folgende Vorteile bieten:

  • Günstiger Versand – Sie haben möglicherweise die Option, langsamere Versandoptionen auszuwählen und immer noch Sendungen bei annehmbaren Laufzeiten zu versenden.
  • Höhere Kundenzufriedenheit – Wenn ein Kunde eine Bestellung schnell erhält, kann dies sein Vertrauen in Ihr Unternehmen steigern und ein positives Erlebnis bieten. Dies kann zu einer höheren Wahrscheinlichkeit führen, dass der Kunde wieder bei Ihnen bestellt.
  • Bestand bewegt sich schneller - Wenn Sie Ihre Produkte in Lagerhäusern lagern, können Sie die Lagerhaltungskosten senken, wenn Ihre Produkte kürzer in den Regalen liegen.
  • Effizienterer Fulfillment-Prozess - Durch die Verbesserung Ihrer Bearbeitungszeit können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter effizient arbeiten und keine unnötigen Arbeitskosten entstehen.

Langsamere Bearbeitungszeiten können folgende Probleme verursachen:

  • Support-Aufwand - Kunden wenden sich ggf. an Sie, um Statusinformationen zu ihrer Bestellungen zu erhalten, und die Beantwortung kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
  • Unerfüllte Erwartungen - Einige Kunden erwarten, dass die Bestellungen in wenigen Tagen eintreffen. Wenn ein Unternehmen diese Erwartungen nicht erfüllt, dann kann es sein, dass ein Kunde nicht mehr bei diesem Unternehmen bestellt.
  • Höhere Kosten - Ineffiziente Durchlaufzeiten können dazu führen, dass die Mitarbeiter länger arbeiten und die Produkte Platz in den Lagerregalen beanspruchen, beides kostet ein Unternehmen mehr Geld.

Ihre Bearbeitungszeiten verstehen

Wenn Sie jeden Schritt, den Sie zur Bearbeitung einer Bestellung machen, verstehen, können Sie oft Wege finden, um Ihren Fulfillment-Prozess effizienter zu gestalten. Das Beseitigen unnötiger Schritte, das Kombinieren von zwei Schritten zu einem oder das gleichzeitige Ausführen von zwei Aufgaben kann Ihnen helfen, Ihre Bearbeitungszeit zu verkürzen.

Schritt 1 – Gruppieren Ihrer Produkte

Berücksichtigen Sie die Bearbeitungsschritte für jedes Produkt, das Sie verkaufen. Wenn Produkte die gleichen Schritte aufweisen, dann gruppieren Sie diese zusammen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verkaufen T-Shirts, Hüte und Schmuck. Um Bestellungen von Hüten und T-Shirts zu bearbeiten, müssen Sie diese eventuell nur in einen gepolsterten Umschlag stecken, ein Versandetikett drucken und den Umschlag an Ihren Spediteur liefern. Um Schmuckbestellungen zu bearbeiten, müssen Sie das Produkt jedoch eventuell abschließend polieren, in eine kleine Schmuckschachtel legen, die Schachtel dekorieren, sie in einen Lieferkarton legen, ein Etikett ausdrucken und es dann an Ihren Spediteur liefern. In diesem Szenario hätten Sie zwei Gruppen von Fulfillment-Abwicklungen.

Schritt 2 – Erstellen einer Liste der Bearbeitungsschritte für jede Produktgruppe

Führen Sie für jede Produktgruppe jeden einzelnen Schritt auf, den Sie zur Bearbeitung einer Bestellung für ein Produkt dieser Gruppe durchführen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verkaufen Drucke Ihrer Kunstwerke und drucken sie auf Anfrage über eine lokale Druckerei. Ihr Fulfillment-Prozess könnte wie folgt aussehen:

  1. Öffnen der Bestell-E-Mail.
  2. Überprüfen des angeforderten Drucks, Öffnen Ihres E-Mail-Clients und Verfassen einer E-Mail an die lokale Druckerei.
  3. Hochladen der Druckdatei in die E-Mail und Absenden der E-Mail.
  4. Warten auf die E-Mail-Bestätigung der Druckerei, dass der Druck fertig ist.
  5. Fahrt zur Druckerei, Bezahlen und Abholen des Drucks.
  6. Rückfahrt.
  7. Verpacken des Drucks.
  8. Kaufen und Drucken des Versandetiketts und Aufkleben auf das Paket.
  9. Fahrt zur Aufgabestelle des Versanddienstleisters.
  10. Aufgeben des Pakets.

Schritt 3 – Zuweisen zusätzlicher Details zu jedem Schritt

Fügen Sie den Schritten zusätzliche Details hinzu, wie z. B. Folgendes:

  • Die Dauer der einzelnen Schritte
  • Zusätzliche Aktionen, die von Ihnen benötigt werden
  • Zusätzliche Materialien, die für den Schritt benötigt werden

Schritt 4 – Erstellen von Bearbeitungsschritten für Bestellungen mit Produkten aus verschiedenen Gruppen

Betrachten Sie zum Beispiel das Szenario mit Hut, T-Shirt und Juweliergeschäft aus Schritt 1. Für Aufträge, bei denen sowohl ein Hut als auch ein Schmuckstück verpackt werden müssen, benötigen Sie einen separaten Satz von Schritten.

Verkürzen Ihrer Bearbeitungszeiten

Nachdem Sie Ihre Schritte zur Bearbeitung einer Bestellung verstanden haben, sollten Sie die folgenden Möglichkeiten zur Verbesserung der einzelnen Prozesse in Betracht ziehen:

  • Markieren Sie alle Schritte, die im Voraus vorbereitet werden können. Zum Beispiel das Vorbereiten des Kartons oder das Umlagern von Bestand vom Lager zur Versandstation.
  • Automatisieren Sie alle manuellen Aufgaben so weit wie möglich.
  • Wenn Sie Shopify Shipping verwenden, dann kaufen Sie Versandetiketten in großen Mengen.
  • Identifizieren Sie alle Schritte, die zur gleichen Zeit passieren können. Wenn Sie zum Beispiel für einen Schritt 15 Minuten warten müssen, dann überlegen Sie, ob ein späterer Schritt in dieser Zeit durchgeführt werden kann.
  • Eliminieren Sie alle unnötigen Schritte.

Sie können beispielsweise den Fulfillment-Prozess beim Kunstdruck aus Schritt 2 folgendermaßen verbessern:

  • Die Schritte 1-3 könnten kombiniert werden - Laden Sie alle Ihre Drucke auf einen Cloud-basierten Dateispeicherdienst wie Google Drive oder Dropbox hoch. Geben Sie Ihrer lokalen Druckerei Zugang zu den Druckdateien. Richten Sie Ihre lokale Druckerei als individuellen Fulfillmentdienst in Ihrem Shopify-Admin ein. Schließlich passen Sie Ihre Shopify-Einstellungen an, um Bestellungen automatisch zu erfüllen.

    Mit dieser Konfiguration erhält Ihre lokale Druckerei bei einer Bestellung in Ihrem Store sofort eine E-Mail mit allen Details und kann über den Cloud-basierten Dateispeicherdienst auf den Druck zugreifen.

  • Schritt 8 kann während des Schritts 4 durchgeführt werden – während Sie auf die E-Mail-Bestätigung Ihrer Druckerei warten, bereiten Sie das Paket vor, indem Sie das Versandetikett ausdrucken und es auf das Paket kleben.

  • Schritt 6 kann entfallen. Wenn Sie Paket und Etikett vorbereiten, bevor Sie den Druck abholen, können Sie den Druck sofort nach Erhalt verpacken und dann direkt zur Aufgabestelle des Versanddienstleisters fahren.

Nachdem Sie die oben genannten Änderungen vorgenommen haben, würde Ihr Fulfillment-Prozess wie folgt aussehen:

  1. Öffnen der Bestell-E-Mail.
  2. Kaufen und Drucken des Versandetiketts und Aufkleben auf das Paket.
  3. Warten auf die E-Mail-Bestätigung der Druckerei, dass der Druck fertig ist.
  4. Fahrt zur Druckerei mit der Verpackung, Bezahlen und Abholung des Drucks.
  5. Verpacken des Produkts.
  6. Fahrt zur Aufgabestelle des Versanddienstleisters.
  7. Aufgeben des Pakets.

Weitere Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer Prozesse finden Sie in der folgenden Liste:

Vorausschauende Planung

Wenn Sie einen Verkauf planen oder ein Geschäft betreiben, das stark der jeweiligen Jahreszeit unterliegt, dann stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auf ein höheres Auftragsvolumen vorbereitet ist.

Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie sich vorbereiten können:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Hilfe haben.
  • Bereiten Sie Ihre Produkte einige Tage vor den Ereignissen vor.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie genügend Versand- und Verpackungsmaterial wie Kartons, Klebeband, Versandmaterial, Druckerpapier, Tinte und Etiketten haben.
  • Kennen Sie den Annahmeschluss Ihres Spediteurs und planen Sie anhand dieser Zeiten. Wenn Ihr Spediteur zum Beispiel nach 16:00 Uhr keine Sendungen mehr annimmt, dann schließen Sie alle Ihre Bestellungen bis 15:30 Uhr ab.

Machen Sie sich zwecks Planung künftiger Veranstaltungen Notizen über Dinge, die Ihnen ausgegangen sind oder Schritte, die lange gedauert haben. Überlegen Sie sich, ob mehr Personal Ihre Bearbeitungszeit verkürzt hätte oder ob es Möglichkeiten gibt, zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu automatisieren.

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