瞭解並減少處理時間

處理時間為顧客下單到商家將訂單出貨之間的時間。在商家將貨件給貨運業者時,系統即會將需要運送的訂單視為已出貨。

檢視訂單、列印運送標籤、包裝產品,和處理貨件給貨運業者皆算在訂單處理時間內。

此區段包含組成訂單處理時間的時間軸

您的處理時間會因您的業務性質而有所不同。若您採用直運配送,則您僅能控制要合作的供應商以及要向他們下單的速度。若您親自運送產品,則您可以掌控一切,包括從包裝產品的速度到將貨件交給貨運業者的時間。

處理時間的影響

更快的處理時間可以帶來下列好處:

  • 較低的運費 - 您可能可以因為處理時間較快而選擇速度較慢的運送選項,但仍能在合理的時間範圍將貨件送達。
  • 較高的顧客滿意度 - 若顧客很快就收到訂單,就可以提升他們對您商家的信任,並產生正面的體驗。這會有很高的機率讓顧客再次向您訂購產品。
  • 庫存轉移更迅速 - 如果您將產品儲存在倉庫中,並讓產品待在架上的時間越短,就能減少倉儲成本。
  • 更有效率的出貨作業程序 - 透過改善您的處理時間,可以讓您確保您的員工工作時有效率,並不會產生不必要的人力成本。

較慢的處理時間可能會導致下列問題:

  • 支援服務成本 - 顧客可能向您聯繫以取得訂單的最新狀態,而回覆他們可能會花很多時間。
  • 未符預期 - 某些顧客可能預期訂單會在幾天內送達。如果商家未符合預期,則顧客可能下次就不會再向該商家下單。
  • 更高的成本 - 沒有效率的處理時間可能導致員工工時更長,而且產品也在倉庫貨架上佔據空間,兩者都會讓商家付出更多金錢成本。

瞭解您的處理時間

若您瞭解您用來處理訂單的每一個步驟,通常您就能找到可讓您的出貨作業程序更有效率的方式。像是移除不必要的步驟、將兩個步驟合併為一個步驟,或是同時處理兩個任務都能幫助您減少處理時間。

步驟 1 - 將產品分組

請想想您每項要販售產品的處理步驟。若有任何產品處理步驟相同,就把它們分到同一組。

例如,假設您所販售的產品為 T 恤、帽子和珠寶。若要處理帽子和 T 恤的訂單,您可能只需要將其放在具填充物的信封、列印運送標籤,並將信封交給貨運業者。然而,若要處理珠寶的訂單,您可能需要擦亮產品、將其置於小型珠寶盒、裝飾盒子、將其放置於配送裝運箱、列印標籤,然後將其交給您的貨運業者。在此情況下,您必須將出貨作業程序分為兩組進行。

步驟 2 - 為每組產品建立處理步驟清單

為每個群組的產品列出處理訂單所需的步驟。

例如,假設您販售藝術作品的印刷品,並透過當地印刷公司依照需求列印。您的出貨程序可能如下所示:

  1. 開啟訂單電子郵件。
  2. 檢視列印要求,然後開啟您的電子郵件用戶端並開始傳送電子郵件給當地印刷公司。
  3. 上傳要列印的檔案,然後傳送電子郵件。
  4. 等待印刷公司傳送電子郵件確認作品已列印完成。
  5. 開車到印刷公司、付錢然後取件。
  6. 開車回家。
  7. 包裝印刷品。
  8. 購買並列印運送標籤並將其黏貼至包裹上。
  9. 開車前往貨運業者的自行投遞地點。
  10. 投遞包裹。

步驟 3 - 為每個步驟提供更多詳細資訊

為每個步驟新增額外的詳細資訊,如下所示:

  • 每個步驟所需的時間長度
  • 任何您所需的額外動作
  • 步驟所需的任何額外材料

步驟 4 - 為有不同群組產品的訂單建立處理步驟

例如,請想想步驟 1 的帽子、T 恤和珠寶商家情況。您會需要不同套訂單步驟,內容包含包裝帽子和珠寶。

改善您的處理時間

在您瞭解處理訂單的步驟之後,請考量下列方式以改善每個程序:

  • 標示出任何可以事先準備的步驟。例如,準備箱子或將庫存從儲藏室移動至運送站。
  • 盡可能將手動任務改為自動化處理。
  • 如果您使用 Shopify Shipping,則可大量購買運送標籤
  • 尋找可以同時處理的步驟。例如,若有個步驟需要等 15 分鐘,那您可以考慮在等待期間處理後續步驟。
  • 移除所有不必要的步驟。

例如,您可以透過下列方式改善步驟 2 的藝術印刷品訂單出貨程序:

  • 步驟 1 到 3 可以合併 - 將所有印刷品上傳到雲端儲存服務系統,例如 Google 硬碟或 Dropbox。提供存取權限給您的當地印刷公司。將您當地的印刷公司在 Shopify 管理員介面中設定為自訂出貨服務。最後,調整您的 Shopify 設定,改為自動出貨訂單

    有了此設定,只要有顧客在您商店下單,您當地的印刷公司會立即收到內含所有詳細資訊的電子郵件,並可以透過雲端檔案儲存服務存取列印檔案。

  • 步驟 8 可以在步驟 4 執行 -在您等候印刷公司的確認電子郵件時,您可以先準備包裝作業,例如列印運送標籤和將其黏貼到包裹。

  • 可以移除步驟 6 - 若您在拿到印刷品前就先準備好包裹和標籤,那您一拿到印刷品就能開始包裝,接著直接開車前往貨運業者的自行投遞地點。

若您完成上述變更,您的訂單出貨程序會如下所示:

  1. 開啟訂單電子郵件。
  2. 購買並列印運送標籤並將其黏貼至包裹上。
  3. 等待印刷公司傳送電子郵件確認作品已列印完成。
  4. 帶著包裹開車前往印刷公司、付錢,然後取件。
  5. 完成裝箱產品。
  6. 開車前往貨運業者的自行投遞地點。
  7. 投遞包裹。

請參考以下清單來探索其他讓流程自動執行的方式:

事先計畫

如果您規劃了折扣活動,或是經營會深受年節時間影響的商家,那請確保您的商家已經準備好迎接更多訂單的挑戰。

以下是您可以準備的一些方法:

  • 請確保您已經有足夠的協助資源。
  • 在活動開始的前幾天就準備好產品。
  • 請確定您有足夠的運送及裝箱材料,例如箱子、膠帶、運送袋、印表機專用紙、墨水和標籤。
  • 瞭解您主要配合貨運業者的營業截止時間,並為此規劃。例如,若您的貨運業者下午 4 點後不收貨件,則請在下午 3 點半前完成所有訂單。

為了幫助您規劃未來活動,請記下您用完的物品或是耗時較久的步驟。思考是否增加更多員工可以減少處理時間,或者是否其他有方法將耗時的手動任務改為自動化處理。

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