Verwerkingstijd begrijpen en verminderen

Verwerkingstijd is de tijd tussen het moment waarop een bestelling door een klant wordt geplaatst en wanneer de bestelling door het bedrijf wordt afgehandeld. Bestellingen die moeten worden verzonden, worden als afgehandeld beschouwd wanneer het bedrijf de zending verzendt naar een vervoerder.

Het controleren van een bestelling, het afdrukken van verzendlabels, verpakkingsproducten en het overhandigen van zendingen naar een vervoerder draagt allemaal bij aan de verwerkingstijd van een bestelling.

Afhankelijk van je bedrijf heb je verschillende mate van controle over de verwerkingstijd. Als je Dropship gebruikt, heb je alleen controle over met welke leveranciers je werkt en hoe snel je je bestellingen met hen plaatst. Als je zelf producten verzendt kun je alles bepalen, van hoe snel je het product inpakt tot wanneer je zendingen naar je vervoerders wegstuurt.

Impact van verwerkingstijden

Snellere verwerkingstijden kunnen de volgende voordelen bieden:

• Minder dure verzendkosten: je kunt de mogelijkheid hebben om langzamere verzendopties te kiezen en toch zullen je zendingen in redelijke tijdsperioden aankomen.
• Hogere klanttevredenheid: wanneer een klant snel een bestelling ontvangt, kan het vertrouwen in je bedrijf toenemen en een positieve ervaring opleveren. Dit kan leiden tot een hogere kans dat de klant opnieuw bij je bestelt.
• Voorraad beweegt sneller: als je je producten in magazijnen opslaat, kunnen je magazijnkosten worden verlaagd als je producten minder tijd in de schappen doorbrengen.
• Een efficiëntere afhandeling: door de verwerkingstijd te verbeteren, kun je ervoor zorgen dat je medewerkers efficiënt werken en dat er geen onnodige arbeidskosten zijn.

Langzamere verwerkingstijden kunnen de volgende problemen veroorzaken:

• Schulden ondersteunen: klanten kunnen contact met je opnemen om updates te ontvangen over hun bestellingen en het antwoorden daarop kan veel tijd in beslag nemen.
• Onvervulde verwachtingen: sommige klanten verwachten misschien dat bestellingen binnen slechts enkele paar dagen aankomen. Als een bedrijf niet voldoet aan hun verwachtingen, besteld de klant mogelijk niet meer bij dat bedrijf.
• Hogere kosten: inefficiënte verwerkingstijden kunnen ertoe leiden dat medewerkers langer werken en dat producten onnodig ruimte innemen in magazijnen, beide kosten een bedrijf meer geld.

Inzicht in verwerkingstijden

Wanneer je elke stap die je neemt om een bestelling te verwerken begrijpt, kun je vaak manieren vinden om je afhandelingsproces efficiënter te maken. Het verwijderen van onnodige stappen, het combineren van stappen of het gelijktijdig uitvoeren van twee taken kan helpen om de verwerkingstijd te verminderen.

Stap 1: Producten groeperen

Denk na over de verwerkingsstappen voor elk product dat je verkoopt. Als producten dezelfde stappen delen, groepeer ze dan samen.

Stel dat je T-shirts, hoeden en sieraden verkoopt. Om bestellingen voor hoeden en T-shirts te verwerken, hoef je ze misschien alleen maar in een opgevulde envelop te plaatsen, een verzendlabel af te drukken en de envelop bij je vervoerder af te leveren. Om bestellingen voor sieraden te kunnen verwerken, moet je echter het product polijsten, het in een klein doosje met sieraden plaatsen, het doosje versieren, in een verpakking plaatsen, een label afdrukken en vervolgens aan je vervoerder afgeven. In dit scenario heb je twee groepen uitvoering van verwerking.

Stap 2: Een lijst met verwerkingsstappen maken voor elke groep producten

Vermeld voor elke groep producten elke stap die je neemt om een bestelling voor een product in die groep te verwerken.

Stel dat je afdrukken van je illustraties verkoopt en op aanvraag afdrukt via een lokaal drukkerij. Je afhandelingsproces kan als volgt zijn:

1. Open de e-mail van de bestelling.
2. Controleer de gevraagde afdruk en open vervolgens je e-mailclient om een e-mail naar het lokale drukkerij te sturen.
3. Upload het print-bestand naar de e-mail en verstuur de e-mail.
4. Wacht de bevestigingsmail af van het drukkerij dat de print gereed is.
5. Bezoek het drukkerij, betaal voor de afdruk en neem vervolgens de afdruk mee.
6. Keer terug naar je bedrijf.
7. Pak de print in.
8. Koop het verzendlabel en druk het af en bevestig het op het pakket.
9. Ga naar de afleverlocatie van de vervoerder.
10. Lever het pakket af.

Stap 3: Elke stap extra gegevens geven

Voeg extra details toe aan de stappen, zoals het volgende:

• De tijdsduur die elke stap in beslag neemt
• Eventuele extra acties die je nodig hebt
• Extra materialen die je nodig hebt voor de stap

Stap 4: Verwerkingsstappen maken voor bestellingen met producten van verschillende groepen

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het scenario hoed, T-shirt en juwelier van stap 1. Je zou een afzonderlijke reeks stappen nodig hebben voor bestellingen van zowel een hoed als een sieraad.

Verwerkingstijden verbeteren

Nadat je de stappen om een bestelling te verwerken begrijpt, kun je het volgende doen:

• Markeer alle stappen die je van tevoren kunt voorbereiden. Zo kun je het sieradendoosje versieren of voorraad verplaatsen van de magazijn naar de verzendstation.
• Automatiseer zo veel mogelijk handmatige taken.
• Als je Shopify Shipping gebruikt, kun je verzendlabels in bulk kopen.
• Zoek alle stappen die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd. Als je voor een stap bijvoorbeeld 15 minuten moet wachten, kun je overwegen of er in die periode een latere stap kan worden uitgevoerd.
• Verwijder alle onnodige stappen.

Zo kun je het afhandelingsproces voor kunst af te drukken van stap 2 op de volgende manieren verbeteren:

• Stappen 1-3 kunnen worden gecombineerd: upload al je afdrukken naar een cloud-based File Storage-service, zoals Google Drive of Dropbox. Geef je lokale drukkerij toegang tot de prints. Stel je lokale drukkerij in als een aangepaste fulfilmentservice in je Shopify-beheercentrum. Wijzig ten slotte je Shopify-instellingen om bestellingen automatisch uit te voeren.

• Stap 8 kan in stap 4 plaatsvinden: wanneer je op de e-mail bevestiging van je drukkerij wacht, kun je het pakket klaarmaken door het verzendlabel af te drukken en aan het pakket toe te voegen.

• Stap 6 kan worden verwijderd: als je het pakket en het label voorbereidt voordat je de print ophaalt, kun je de afdruk inpakken zodra je deze hebt ontvangen en vervolgens rechtstreeks naar de afleverlocatie van de vervoerder brengen.

Nadat je de bovenstaande wijzigingen hebt aangebracht, moet je het afhandelingsproces als volgt uitvoeren:

1. Open de e-mail van de bestelling.
2. Koop het verzendlabel en druk het af en bevestig het op het pakket.
3. Wacht de bevestigingsmail af van het drukkerij dat de print gereed is.
4. Ga naar de drukkerij met de verpakking, betaal voor de afdruk en haal deze vervolgens op.
5. Pak het product in.
6. Ga naar de afleverlocatie van de vervoerder.
7. Lever het pakket af.

Zie de volgende lijst om andere manieren te verkennen om je processen te automatiseren:

• Automatiseer de verwerking van bestellingen
• Productivity tools binnen het Shopify-beheercentrum
• Als dit dan dat (IFTTT)
• Zapier

De opties van het fulfilmentcentrum ontdekken

Als het zelf verwerken van bestellingen te tijdrovend wordt, overweeg dan om met een fulfilmentcentrum te werken. Fulfilmentcentra verwerken en verzenden bestellingen namens jou, waardoor jij tijd overhoudt om je op andere gebieden van je bedrijf te concentreren.

Overweeg de volgende opties te verkennen:

• Shopify Fulfillment Network
• Zoek lokale magazijnen

Vooruit plannen

Als een verkoop te plant of een bedrijf runt dat sterk wordt beïnvloed door de tijd van het jaar, zorg er dan voor dat je bedrijf voorbereid is op een groter aantal bestellingen.

Hieronder vind je enkele manieren waarop je je kunt voorbereiden:

• Zorg ervoor dat je voldoende hulp hebt.
• Bereid je producten enkele dagen voor de evenementen voor.
• Zorg ervoor dat je voldoende verzend-en verpakkingsmateriaal hebt, zoals dozen, plakband, posters, printerpapier, inkt en labels.
• Ken de sluitingstijd van je belangrijkste vervoerders en plan rond deze tijden. Voltooi al je bestellingen vóór 3:30 uur als je vervoerder bijvoorbeeld geen verzendingen accepteert na 4:00 pm.

Om je te helpen bij het plannen van toekomstige evenementen, kun je aantekeningen maken van zaken waar je geen tijd meer voor hebt of stappen die lang hebben geduurd. Overweeg of meer medewerkers je verwerkingstijd zou hebben verkort, of dat er manieren zijn om tijdrovende handmatige taken te automatiseren.