Verwerkingstijd begrijpen en verminderen

Verwerkingstijd is de tijd tussen het moment waarop een bestelling door een klant wordt geplaatst en wanneer de bestelling door het bedrijf wordt vervuld. Bestellingen die moeten worden verzonden, worden als afgehandeld beschouwd wanneer het bedrijf de zending verzendt naar een vervoerder.

Het controleren van een bestelling, het afdrukken van verzendetiketten, verpakkingsproducten en het overhandigen van zendingen naar een vervoerder draagt allemaal bij aan de verwerkingstijd van een bestelling.

De sectie van de tijdlijn van een bestelling die de verwerkingstijd vormt

Afhankelijk van uw bedrijf heeft u verschillende mate van controle over de verwerkingstijd. Als u Dropship gebruikt, heeft u alleen controle over met welke leveranciers u werkt en hoe snel u uw bestellingen met hen plaatst. Als u zelf producten verzendt kunt u alles bepalen, van hoe snel u het product inpakt tot wanneer u zendingen naar uw vervoerders wegstuurt.

Impact van verwerkingstijden

Snellere verwerkingstijden kunnen de volgende voordelen bieden:

  • Minder dure verzendkosten: u kunt de mogelijkheid hebben om langzamere verzendopties te kiezen en toch zullen uw zendingen in redelijke tijdsperioden aankomen.
  • Hogere klanttevredenheid: wanneer een klant snel een bestelling ontvangt, kan het vertrouwen in uw bedrijf toenemen en een positieve ervaring opleveren. Dit kan leiden tot een hogere kans dat de klant opnieuw bij u bestelt.
  • Voorraad beweegt sneller: als u uw producten in magazijnen opslaat, kunnen uw magazijnkosten worden verlaagd als uw producten minder tijd in de schappen doorbrengen.
  • Een efficiëntere afhandeling: door de verwerkingstijd te verbeteren, kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers efficiënt werken en dat er geen onnodige arbeidskosten zijn.

Langzamere verwerkingstijden kunnen de volgende problemen veroorzaken:

  • Schulden ondersteunen: klanten kunnen contact met u opnemen om updates te ontvangen over hun bestellingen en het antwoorden daarop kan veel tijd in beslag nemen.
  • Onvervulde verwachtingen: sommige klanten verwachten misschien dat bestellingen binnen slechts enkele paar dagen aankomen. Als een bedrijf niet voldoet aan hun verwachtingen, besteld de klant mogelijk niet meer bij dat bedrijf.
  • Hogere kosten: inefficiënte verwerkingstijden kunnen ertoe leiden dat medewerkers langer werken en dat producten onnodig ruimte innemen in magazijnen, beide kosten een bedrijf meer geld.

Uw verwerkingstijden begrijpen

Wanneer u elke stap die u neemt om een bestelling te verwerken begrijpt, kunt u vaak manieren vinden om uw afhandelingsproces efficiënter te maken. Het verwijderen van onnodige stappen, het combineren van stappen of het gelijktijdig uitvoeren van twee taken kan helpen om de verwerkingstijd te verminderen.

Stap 1: uw producten groeperen

Denk na over de verwerkingsstappen voor elk product dat u verkoopt. Als producten dezelfde stappen delen, groepeert u ze samen.

Stel dat u T-shirts, hoeden en sieraden verkoopt. Om bestellingen voor hoeden en T-shirts te verwerken, hoeft u ze misschien alleen maar in een opgevulde envelop te plaatsen, een verzendetiket af te drukken en de envelop bij uw vervoerder af te leveren. Om bestellingen voor sieraden te kunnen verwerken, moet u echter het product polijsten, het in een klein doosje met sieraden plaatsen, het doosje versieren, in een verpakking plaatsen, een etiket afdrukken en vervolgens aan uw vervoerder leveren. In dit scenario heeft u twee groepen uitvoering van verwerking.

Stap 2: Maak een lijst met verwerkingsstappen voor elke groep producten

Vermeld voor elke groep producten elke stap die u neemt om een bestelling voor een product in die groep te verwerken.

Stel dat u afdrukken van uw illustraties verkoopt en op aanvraag afdrukt via een lokaal drukkerij. Uw afhandelingsproces kan als volgt zijn:

  1. Open de e-mail van de bestelling.
  2. Controleer de gevraagde afdruk en open vervolgens uw e-mailclient om een e-mail naar het lokale drukkerij te sturen.
  3. Upload het print-bestand naar de e-mail en verstuur de e-mail.
  4. Wacht de bevestigingsmail af van het drukkerij dat de print gereed is.
  5. Bezoek het drukkerij, betaal voor de afdruk en neem vervolgens de afdruk mee.
  6. Keer terug naar uw bedrijf.
  7. Pak de print in.
  8. Koop het verzendetiket en druk het af en bevestig het op het pakket.
  9. Ga naar de afleverlocatie van de vervoerder.
  10. Lever het pakket af.

Stap 3: Geef elke stap extra details

Voeg extra details toe aan de stappen, zoals het volgende:

  • De tijdsduur die elke stap in beslag neemt
  • Eventuele extra acties die u nodig hebt
  • Extra materialen die u nodig hebt voor de stap

Stap 4: verwerkingsstappen maken voor bestellingen met producten van verschillende groepen

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het scenario hoed, T-shirt en juwelier van stap 1. U zou een afzonderlijke reeks stappen nodig hebben voor bestellingen van zowel een hoed als een sieraad.

Verbeter uw verwerkingstijden

Nadat u de stappen om een bestelling te verwerken begrijpt, kunt u het volgende doen:

  • Markeer alle stappen die u van tevoren kunt voorbereiden. Zo kunt u het sieradendoosje versieren of voorraad verplaatsen van de magazijn naar de verzendstation.
  • Automatiseer zo veel mogelijk handmatige taken.
  • Als u Shopify Shipping gebruikt, kunt u verzendlabels in bulk kopen.
  • Zoek alle stappen die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd. Als u voor een stap bijvoorbeeld 15 minuten moet wachten, kunt u overwegen of er in die periode een latere stap kan worden uitgevoerd.
  • Verwijder alle onnodige stappen.

Zo kunt u het afhandelingsproces voor kunst af te drukken van stap 2 op de volgende manieren verbeteren:

  • Stappen 1-3 kunnen worden gecombineerd: upload al uw afdrukken naar een cloud-based File Storage-service, zoals Google Drive of Dropbox. Geef uw lokale drukkerij toegang tot de prints. Stel uw lokale drukkerij in als een aangepaste afhandelings service in uw Shopify-beheerder. Wijzig ten slotte uw Shopify-instellingen om bestellingen automatischuit te voeren.

    Wanneer u een bestelling plaatst in uw winkel, ontvangt u met deze instelling onmiddellijk een e-mail met alle details van uw lokale drukkerij. Zij hebben toegang tot de afdruk via de Cloud File Storage-service.

  • Stap 8 kan in stap 4 plaatsvinden: wanneer u op de e-mail bevestiging van uw drukkerij wacht, kunt u het pakket klaarmaken door het verzendetiket af te drukken en aan het pakket toe te voegen.

  • Stap 6 kan worden verwijderd: als u het pakket en het etiket voorbereidt voordat u de print ophaalt, kunt u de afdruk inpakken zodra u deze hebt ontvangen en vervolgens rechtstreeks naar de afleverlocatie van de vervoerder brengen.

Nadat u de bovenstaande wijzigingen hebt aangebracht, moet u het afhandelingsproces als volgt uitvoeren:

  1. Open de e-mail van de bestelling.
  2. Koop het verzendetiket en druk het af en bevestig het op het pakket.
  3. Wacht de bevestigingsmail af van het drukkerij dat de print gereed is.
  4. Ga naar de drukkerij met de verpakking, betaal voor de afdruk en haal deze vervolgens op.
  5. Pak het product in.
  6. Ga naar de afleverlocatie van de vervoerder.
  7. Lever het pakket af.

Zie de volgende lijst om andere manieren te verkennen om uw processen te automatiseren:

Vooruit plannen

Als een verkoop te plant of een bedrijf runt dat sterk wordt beïnvloed door de tijd van het jaar, zorg er dan voor dat uw bedrijf voorbereid is op een groter aantal bestellingen.

Hieronder vindt u enkele manieren waarop u zich kunt voorbereiden:

  • Zorg ervoor dat u voldoende hulp hebt.
  • Bereid uw producten enkele dagen voor de evenementen voor.
  • Zorg ervoor dat u voldoende verzend-en verpakkingsmateriaal hebt, zoals dozen, plakband, posters, printerpapier, inkt en etiketten.
  • Ken de sluitingstijd van uw belangrijkste vervoerders en plan rond deze tijden. Als uw vervoerder bijvoorbeeld geen verzendingen accepteert na 4:00 pm, voltooit u al uw bestellingen vóór 3:30 uur.

Om u te helpen bij het plannen van toekomstige evenementen, kunt u aantekeningen maken van zaken waar u geen tijd meer voor heeft of stappen die lang hebben geduurd. Overweeg of meer personeel uw verwerkingstijd zou hebben verkort, of dat er manieren zijn om tijdrovende handmatige taken te automatiseren.

Klaar om te beginnen met verkopen met Shopify?

Probeer het gratis