Inventory management basics

Varastonhallintaan kuuluu yrityksen varaston seuranta. Varasto sisältää esimerkiksi kaikki raaka-aineet, komponentit ja valmiit tuotteet. Tämän oppaan strategioiden ja käytäntöjen avulla hallinnoit varastoa tehokkaasti.

Voit hallinnoida ja seurata varastoa Shopify-ylläpitäjän Varasto-sivulla.

Varastomyyntisykli selitettynä

Varaston menestyksekäs hallinnointi edellyttää myyntisyklin tuntemista. Menneitä myyntitietoja analysoimalla voit tunnistaa kaavoja ja ennustaa tulevaa myyntiä.

Varastomyyntisykli tarkoittaa koko prosessia alkaen siitä, kun yritys vastaanottaa varastokohteen, siihen asti, kun se myydään loppuasiakkaalle. Sykli sisältää varaston vastaanotto-, varastointi-, hallinta- ja myyntivaiheet. Syklit toistuvat jokaisella uudella varastokohteella.

Tuotesivulla olevalla tuotevaraston analytiikkapalkilla voit tarkastella tuotevaraston mittareita, jotka auttavat varastonhallinnassa, varastoon palautuksessa ja suunnittelussa. Lue lisää varastoanalytiikan käyttämisestä.

Tuotteen tyypillinen varastomyyntisykli voi sisältää seuraavat vaiheet:

  1. Hankinta: tunnista tietyn tuotteen tarve kaupassa ja hanki tavarat tilaamalla ne toimittajalta.
  2. Vastaanotto ja tarkastus: Tarkasta, että varaston laatu ja määrä vastaavat tilausta. Ilmoita eroavuuksista tai vahingoista toimittajalle.
  3. Varastointi: Varastoi tuotteita niiden tyypin ja vaatimusten perusteella. Asianmukaiset varastointikäytännöt ovat tärkeitä varaston vahingoittumisen tai katoamisen estämiseksi.
  4. Varastonhallinta: Hallinnoi varastotasoja Shopify-ylläpitäjän Varasto-sivulla seurataksesi kaupan kunkin tuotteen määrää. Luokittele tuotteet, määritä SKU-koodit ja päivitä varastotietueet säännöllisesti.
  5. Myynti: kun asiakkaat tekevät tilauksia, varastoa myydään asiakkaille ja varastotasot päivitetään automaattisesti Shopify-ylläpitäjässä.
  6. Toimitus: Pakkaa tuote ja lähetä se asiakkaalle. Asiakastyytyväisyyden ylläpitämiseksi lähetä tuotteet nopeasti ja käytä luotettavia toimituspalveluja.
  7. Tilaus uudestaan: Päätä myyntitietojen ja nykyisten varastotasojen perusteella, milloin tuotetta pitää tilata uudestaan. Voit käyttää kaupan varastoanalytiikkaa Shopifyssa ymmärtääksesi läpimyyntiprosentin ja ennustetun myynnin.
  8. Asiakaspalautteiden ja palautusten hallinta: Kerää asiakaspalautetta ja käsittele palautukset tai vaihdot. Asiakaspalaute voi olla hyödyllistä tulevan varaston suunnittelua varten.

Varastonhallintamenetelmät

Käytettävissä on erilaisia menetelmiä sen varmistamiseksi, että yrityksellä on saatavilla oikeat tuotteet oikeaan aikaan. Samalla voit minimoida kustannukset ja vastata asiakkaiden kysyntään.

Oikean varastonhallintamenetelmän valitseminen riippuu useista tekijöistä, kuten yritysmuodosta, tuotteiden tyypistä, kysynnän vaihtelusta ja toimittajien luotettavuudesta. Yritykset käyttävät usein menetelmien yhdistelmää varastonhallinnan optimoimiseksi.

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto yleisistä varastonhallintaan käytetyistä menetelmistä:

Varastonhallintamenetelmät
Menetelmä Kuvaus
Optimaalinen tilauskoko (EOQ) EOQ tarkoittaa menetelmää, jossa lasketaan tuotteelle kustannustehokkain määrä, joka yrityksen pitäisi tilata. Tavoitteena on minimoida varaston tilaamiseen ja hallussapitoon liittyvät kustannukset. Tämä menetelmä tasapainottaa varastointikustannukset tilauskustannusten kanssa.
Juuri ajoissa (Just-in-Time eli JIT) JIT-menetelmän tavoitteena on lisätä tehokkuutta ja vähentää hukkaa vastaanottamalla tavaroita vasta, kun niitä tarvitaan tuotantoprosessissa. Näin alennetaan varastointikustannuksia. Menetelmä edellyttää tarkkoja ennusteita ja luotettavia toimittajia.
ABC-analyysi Tässä menetelmässä varasto luokitellaan kolmeen luokkaan tuotteiden tärkeyden mukaan: ”A”-tuotteet ovat arvokkaita tuotteita, joiden myyntitiheys on alhainen. ”B”-tuotteet ovat kohtalaisen arvokkaita tuotteita, joiden myyntitiheys on kohtalainen. ”C”-tuotteet ovat vähäarvoisia tuotteita, joiden myyntitiheys on suuri. Näin yritykset voivat keskittyä hallinnoimaan arvokkaimpia tuotteitaan. Lue lisää.
Varmuusvarasto Varmuusvarasto on pieni lisämäärä, jota pidetään varastossa suojaamaan markkinoiden kysynnän vaihteluilta tai toimitusviiveiltä. Tämä menetelmä auttaa estämään varaston loppumista ja ylläpitämään asiakastyytyväisyyttä.
Jatkuva varastonhallinta Tässä menetelmässä varastotietueet päivitetään reaaliaikaisesti, kun myyntiä ja ostoja tapahtuu. Menetelmällä saadaan tarkat varastomäärät, ja se voidaan automatisoida varastonhallintaohjelmistolla.
Vanhin ensin jakeluun (First-in, First-Out eli FIFO) FIFO tarkoittaa varaston arvostuksen menetelmää, jossa ensin tuotetut tai hankitut resurssit myydään, käytetään tai hävitetään ensin. Menetelmä on erityisen tärkeä helposti pilaantuville tuotteille, mutta se on yleisesti ottaen hyvä käytäntö kaikille tuotteille, jotta ne eivät vanhene tai mene pilalle.
Suoratoimitus (dropshipping) Suoratoimitus eli dropshipping tarkoittaa jakelutapaa, jossa kauppa ei itse säilytä myymiään tuotteita varastossa. Kun kauppa myy tuotteen, se ostaa sen kolmannelta osapuolelta ja lähettää sen suoraan asiakkaalle. Tässä menetelmässä ei tarvita varastonhallintaa.
Konsignaatio Konsignaatiomenetelmässä tavarat lähetetään vastaanottajalle, mutta lähettäjä (toimittaja) pysyy tavaroiden omistajana, kunnes ne on myyty. Tämä menetelmä pienentää vähittäismyyjien riskiä, koska he maksavat vain myymästään varastosta.

Varaston tarkistaminen

Voit tarkistaa varaston fyysisesti säännöllisesti varmistaaksesi, että tietueet vastaavat saatavilla olevaa varastoa. Varaston tarkistus eli inventointi on tärkeä käytäntö kaikille fyysisiä tavaroita käsitteleville yrityksille. Tarkka varastonhallinta on tärkeää yrityksen menestymisen kannalta. Sen avulla varmistat, että varastoa on riittävästi asiakkaiden kysyntään vastaamiseksi. Lisäksi se auttaa tunnistamaan ja ehkäisemään ongelmia, kuten varkauksia tai katoamisia, ja saat sitä arvokasta tietoa suunnittelua varten.

Seuraavassa kerrotaan inventoinnin perusvaiheet:

  1. Suunnittele: Päätä, milloin inventointi tehdään, kuka sen tekee ja mitkä alueet tai tuotteet lasketaan. Inventointi on yleensä parasta tehdä hiljaisina aikoina tai yrityksen ollessa suljettuna, jotta laskennan aikaisesta myynnistä aiheutuvat eroavuudet vältetään.
  2. Järjestä: Varmista, että varasto on järjestetty hyvin. Merkitse kaikki tuotteet ja järjestä ne niin, että laskeminen on helppoa. Järjestä tuotteet tyypin, sijainnin tai muun yrityksen kannalta järkevän tavan mukaan.
  3. Ota työkaluja käyttöön: Sujuvoita prosessia varastonhallintatyökaluilla tai -ohjelmistolla. Voit käyttää kynää ja paperia, laskentataulukkoa tai erityistä varastonhallintaohjelmistoa. Myös viivakoodinlukijat voivat nopeuttaa prosessia ja vähentää virheitä.
  4. Laske: Pane jokainen tuote huolellisesti merkille ja kirjaa määrä. Usein on hyvä saada mukaan kaksi henkilöä – toinen laskee ja toinen kirjaa. Tarkista kaikki alueet, joilla varastoa saattaa olla, mukaan lukien varastoalueet, kauppatilat ja ulkopuoliset sijainnit.
  5. Laske uudelleen: Tarkista laskemalla toiseen kertaan. Tämä on erityisen tärkeää tuotteilla, joilla on eroavuuksia lasketun määrän ja järjestelmään kirjatun määrän välillä.
  6. Päivitä tietueet: kun laskenta on valmis ja tarkistettu, päivitä varastotietueisiin uudet määrät.
  7. Analysoi: Vertaa inventoinnin tuloksia varastotietueisiin. Jos eroavuudet ovat merkittäviä, saatat haluta tutkia mahdollisia syitä. Tutkimus voi tuoda esiin varkauksia, vahinkoja, katoamisia tai osto- tai myyntitietueiden virheitä.
  8. Toista säännöllisesti: Tarkista varasto säännöllisesti. Varastotarkistusten tiheys riippuu yrityksen tyypistä ja koosta. Osa yrityksistä tekee täydellisen inventoinnin vuosittain ja pienempiä tarkistuksia arvokkaille tuotteille useammin.

Valmiina aloittamaan Shopifyssa?

Kokeile ilmaiseksi