Inventory management basics

La gestión de inventario implica el monitoreo del inventario del negocio, como cualquier materia prima, componentes y productos terminados. Esta guía te ofrece estrategias y prácticas para ayudarte a gestionar el inventario de manera efectiva.

Puedes gestionar y monitorear el inventario desde la página Inventario del panel de control de Shopify.

Entender el ciclo de ventas del inventario

Para gestionar el inventario correctamente, debes entender el ciclo de ventas. Puedes analizar los datos de ventas anteriores para ayudarte a identificar patrones y pronosticar ventas futuras.

Un ciclo de ventas de inventario se refiere a todo el proceso desde que un negocio recibe una unidad de inventario hasta que se vende al cliente final. Este ciclo incluye las etapas de recepción, almacenamiento, gestión y venta del inventario. Los ciclos se repiten para cada nuevo artículo de inventario.

Puedes ver métricas sobre el inventario de productos, que ayudan con la gestión, reposición y planificación del inventario, en la página Productos con la barra de informes y estadísticas del inventario de productos. Obtén más información sobre cómo usar los informes y estadísticas del inventario.

Un ciclo de ventas de inventario típico para un artículo puede incluir las siguientes etapas:

  1. Adquisición: identifica la necesidad de un producto en particular en la tienda y realiza un pedido con el distribuidor para comprar los productos.
  2. Recepción e inspección: inspecciona la calidad y la cantidad del inventario para asegurarte de que coincidan con lo que pediste. Informa al distribuidor sobre cualquier discrepancia o daño.
  3. Almacenamiento: almacena los artículos según su tipo y requisitos. Las prácticas de almacenamiento adecuadas son importantes para evitar daños o pérdida de inventario.
  4. Gestión de inventario: gestiona los niveles de existencias en la página Inventario del panel de control de Shopify para hacer seguimiento de la cantidad de cada artículo en la tienda. Categoriza los artículos, configura los SKU y modifica los registros de inventario periódicamente.
  5. Ventas: cuando los clientes realizan pedidos, el inventario se vende a los clientes y sus niveles se modifican automáticamente en el panel de control de Shopify.
  6. Entrega: embala y envía el producto al cliente. Para mantener la satisfacción del cliente, envía los productos rápidamente y usa servicios de entrega de confianza.
  7. Reposición: según los datos de ventas y los niveles de inventario actuales, tú decides cuándo solicitar de nuevo el producto. Puedes usar los informes y estadísticas de inventario de tu tienda en Shopify para ayudarte a comprender la tasa de ventas y el pronóstico de ventas.
  8. Comentarios de clientes y gestión de devoluciones: recopila comentarios de clientes y gestiona las devoluciones o los cambios. Los comentarios de clientes pueden ser útiles para la planificación de inventario en el futuro.

Métodos de gestión de inventario.

Existen diferentes métodos para asegurarte de que el negocio tenga los productos adecuados disponibles en el momento oportuno, al mismo tiempo que se minimizan los costos y se satisface la demanda de los clientes.

Elegir el método adecuado para la gestión de inventario depende de varios factores, como el modelo de negocio, el tipo de productos, la variabilidad de la demanda y la confiabilidad del distribuidor. Los negocios a menudo usan una combinación de métodos para optimizar su gestión de inventario.

Revisa la siguiente tabla para ver un resumen de algunos métodos comunes para la gestión de inventario:

Métodos de gestión de inventario.
Método Descripción
Cantidad de pedidos económicos (EOQ) EOQ es un método que calcula la cantidad más rentable de un artículo que tu negocio debería solicitar. El objetivo es minimizar los costos asociados con el pedido y la retención de inventario. Este método equilibra el costo de almacenamiento de inventario con el costo del pedido.
Just-In-Time (JIT) El método JIT tiene como objetivo aumentar la eficiencia y reducir los residuos recibiendo bienes solo cuando se necesitan en el proceso de producción, reduciendo así los costos de inventario. Requiere pronósticos precisos y proveedores confiables.
Análisis ABC Este método consiste en categorizar el inventario en tres clases según su importancia: los artículos 'A' son productos de alto valor con baja frecuencia de ventas, los artículos 'B' son productos de valor moderado con una frecuencia de ventas moderada, y los artículos 'C' son productos de bajo valor con alta frecuencia de ventas. Esto permite a los negocios centrarse en gestionar sus productos más valiosos. Obtén más información.
Existencias de seguridad Las existencias de seguridad es un pequeño inventario que se mantiene a mano para evitar la variabilidad en la demanda del mercado o los retrasos en el suministro. Este método ayuda a evitar que se agoten las existencias, con lo que se mantiene la satisfacción del cliente.
Gestión de inventario perpetuo Este método implica mantener actualizaciones en tiempo real de los registros de inventario a medida que se realicen ventas y compras. Proporciona recuentos de inventario precisos y se puede automatizar con el software de gestión de inventario.
Primero en entrar y primero en salir (FIFO) FIFO es un método de valoración del inventario en el que los recursos producidos o adquiridos primero son los que se venden, utilizan o retiran en primer lugar. Es especialmente crucial para los productos perecederos, pero por lo general es una buena práctica para todos los tipos de productos para evitar que los artículos queden obsoletos o se deterioren.
Dropshipping Dropshipping es un método de logística donde una tienda no almacena los productos que vende. En su lugar, cuando una tienda vende un producto, éste compra el artículo a un tercero y lo envía directamente al cliente. Este método elimina la necesidad de gestión de existencias de inventario.
Consignación A través del método de consignación, los bienes se envían al consignatario, pero el consignador (proveedor) sigue siendo el propietario de los bienes hasta que se venden. Este método reduce el riesgo para los minoristas, ya que solo pagan por las existencias que venden.

Completar los controles de inventario

Para asegurarte de que tus registros coincidan con tus existencias disponibles a mano, puedes verificar físicamente tu inventario regularmente. La verificación de inventario, también conocida como balance de inventario, es una práctica esencial para cualquier negocio que trata de bienes físicos. La gestión precisa del inventario es importante para el éxito empresarial, y te ayuda a asegurarte de tener suficientes existencias para satisfacer la demanda de los clientes, identificar y prevenir problemas, como robos o pérdidas, y aprender información valiosa para planificar.

Los siguientes son los pasos básicos para guiarte a través del proceso de balance de inventario:

  1. Planea: decide cuándo se realizará el balance de inventario, quién lo hará y qué áreas o artículos se contabilizarán. A menudo, es mejor realizar el balance de inventario durante los períodos de poca actividad o cuando el negocio está cerrado para evitar discrepancias debido a las ventas que tienen lugar durante el recuento.
  2. Organiza: asegúrate de que tu inventario esté bien organizado. Etiqueta todos los artículos y organízalos de una manera fácil de contar. Organiza los artículos por tipo, ubicación o cualquier otro método que le convenga a tu negocio.
  3. Configura tus herramientas: utiliza herramientas o software de gestión de inventario para agilizar el proceso. Puedes usar papel y lápiz, una hoja de cálculo o un software especializado de gestión de inventario. Los escáneres de código de barras también pueden acelerar el proceso y reducir los errores.
  4. Cuenta: toma nota de cada artículo cuidadosamente y registra la cantidad. A menudo, es una buena idea tener dos personas involucradas, una para contar y la otra para registrar. Verifica todas las áreas donde haya existencias, incluyendo áreas de almacenamiento, zonas de producción y cualquier sucursal fuera del sitio.
  5. Cuenta nuevamente: realiza un segundo recuento para la verificación. Esto es especialmente importante para artículos con discrepancias entre la cantidad contabilizada y la cantidad registrada en tu sistema.
  6. Actualiza tus registros: después de que se complete y verifique el recuento, actualiza tus registros de inventario con las nuevas cantidades.
  7. Analiza: compara los resultados del balance de inventario con tus registros de inventario. Si hay discrepancias importantes, es posible que desees investigar las posibles causas. Esto podría resaltar problemas con robos, daños, desatención o errores en los registros de compra o ventas.
  8. Repite regularmente: verifica tu inventario regularmente. La frecuencia de los controles de inventario depende del tipo y del tamaño de tu negocio. Algunas empresas realizan balances de inventario completos anualmente, y otros revisan más frecuentemente los artículos de alto valor.

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