Tìm hiểu về quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho liên quan đến việc theo dõi hàng trong kho của doanh nghiệp như các nguyên vật liệu, thành phần và thành phẩm. Hướng dẫn này đưa ra các chiến lược và phương thức để giúp bạn quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Bạn có thể quản lý và theo dõi hàng trong kho từ trang Hàng trong kho của trang quản trị Shopify.

Tìm hiểu chu kỳ bán hàng trong kho

Để quản lý hàng trong kho thành công, bạn cần hiểu chu kỳ bán hàng. Bạn có thể phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ để giúp xác định các mô hình và dự báo doanh số trong tương lai.

Chu kỳ bán hàng trong kho là toàn bộ quy trình từ khi doanh nghiệp nhận được một đơn vị hàng trong kho đến thời điểm bán đơn vị đó cho khách hàng cuối cùng. Chu kỳ này bao gồm các giai đoạn tiếp nhận, lưu kho, quản lý và bán hàng trong kho. Chu kỳ lặp lại đối với mỗi mặt hàng trong kho mới.

Bạn có thể xem số liệu về hàng trong kho của sản phẩm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, tái nhập kho và lập kế hoạch trên trang Sản phẩm có thanh phân tích hàng trong kho của sản phẩm. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phân tích hàng trong kho.

Chu kỳ bán hàng trong kho thông thường của một mặt hàng có thể bao gồm các giai đoạn sau:

1. Mua hàng: Xác định nhu cầu đối với một sản phẩm cụ thể trong cửa hàng và đặt hàng bằng đơn vị cung ứng để mua hàng.
2. Tiếp nhận và kiểm tra: Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng trong kho để đảm bảo khớp với sản phẩm bạn đã đặt. Báo lại những chênh lệch hoặc hư hại bất kỳ cho đơn vị cung ứng.
3. Lưu kho: Lưu kho các mặt hàng dựa vào phân loại và yêu cầu. Phương thức lưu kho thích hợp đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn hư hại hoặc thất thoát hàng trong kho.
4. Quản lý hàng tồn kho: Quản lý mức hàng lưu kho trên trang Hàng trong kho của trang quản trị Shopify để theo dõi số lượng của từng mặt hàng trong cửa hàng. Phân loại mặt hàng, thiết lập SKU và thường xuyên cập nhật bản ghi hàng trong kho.
5. Doanh số: Khi khách hàng đặt hàng, hàng trong kho sẽ được bán cho khách hàng và mức hàng trong kho sẽ tự động cập nhật trên trang quản trị Shopify.
6. Giao hàng: Đóng gói và vận chuyển sản phẩm cho khách hàng. Để khách hàng luôn hài lòng, hãy vận chuyển sản phẩm một cách nhanh chóng và sử dụng dịch vụ giao hàng đáng tin cậy.
7. Đặt hàng lại: Bạn quyết định thời điểm đặt hàng lại sản phẩm dựa vào dữ liệu bán hàng và mức hàng trong kho hiện tại. Bạn có thể sử dụng phân tích hàng trong kho của cửa hàng trong Shopify để giúp bạn nắm rõ tỷ lệ bán hàng ra và dự báo doanh số.
8. Ý kiến đóng góp của khách hàng và quản lý đổi trả hàng: Thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng và xử lý mọi giao dịch trả hàng hoặc đổi hàng. Ý kiến đóng góp của khách hàng có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch hàng tồn kho trong tương lai.

Phương thức quản lý hàng tồn kho

Có nhiều phương thức giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn có sản phẩm phù hợp vào đúng thời điểm, đồng thời giảm thiểu chi phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Việc chọn phương thức quản lý hàng tồn kho phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mô hình kinh doanh, loại sản phẩm, sự biến đổi của nhu cầu và độ tin cậy của đơn vị cung ứng. Các doanh nghiệp thường kết hợp các phương thức để tối ưu hóa hoạt động quản lý hàng tồn kho.

Xem lại bảng sau để biết tổng quan một số phương thức phổ biến dùng để quản lý hàng tồn kho:

Phương thức quản lý hàng tồn kho

Phương thức	Mô tả
Số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ)	EOQ là phương thức tính toán số lượng mặt hàng có hiệu quả nhất về mặt chi phí mà doanh nghiệp của bạn nên đặt hàng. Mục đích là giảm thiểu chi phí liên quan đến việc đặt hàng và giữ hàng trong kho. Phương thức này cân bằng chi phí lưu kho với chi phí đặt hàng.
Đúng thời điểm (JIT)	Phương thức JIT nhằm mục đích tăng hiệu quả và giảm lãng phí bằng cách chỉ nhận hàng khi cần thiết trong quá trình sản xuất, nhờ đó giảm chi phí hàng tồn kho. Phương thức này đòi hỏi phải có dự báo chính xác và đơn vị cung ứng đáng tin cậy.
Phân tích ABC	Phương thức này bao gồm phân loại hàng trong kho thành ba loại dựa vào tầm quan trọng của chúng: mặt hàng "A" là sản phẩm có giá trị cao với tần suất bán thấp, mặt hàng "B" là sản phẩm có giá trị trung bình với tần suất bán hàng trung bình và mặt hàng "C" là sản phẩm có giá trị thấp với tần suất bán hàng cao. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào quản lý các sản phẩm giá trị nhất. Tìm hiểu thêm.
Hàng tồn kho an toàn	Hàng tồn kho an toàn là số lượng dưa thừa nhỏ hàng tồn kho được lưu giữ trong kho để chống lại biến động của nhu cầu thị trường hoặc trì hoãn nguồn cung. Phương thức này giúp ngăn chặn tình trạng hết hàng, duy trì sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho thường xuyên	Phương thức này đòi hỏi duy trì cập nhật bản ghi hàng tồn kho theo thời gian thực khi có giao dịch mua bán. Phương thức này cung cấp số lượng hàng tồn kho chính xác và có thể tự động hóa bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Nhập trước, xuất trước (FIFO)	FIFO là phương thức định giá hàng tồn kho trong đó tài sản được sản xuất hoặc mua lại trước sẽ được bán, sử dụng hoặc đã xử lý trước. Phương thức này đặc biệt quan trọng đối với những hàng hóa dễ thối hỏng, nhưng nhìn chung đây là phương pháp phù hợp cho tất cả các loại sản phẩm giúp ngăn chặn các mặt hàng trở nên lỗi thời hoặc giảm chất lượng.
Bán hàng trung gian	Bán hàng trung gian là phương thức thực hiện đơn hàng mà trong đó cửa hàng không lưu kho các sản phẩm được bán. Thay vào đó, khi bán một sản phẩm, cửa hàng sẽ mua mặt hàng từ bên thứ ba và vận chuyển trực tiếp đến khách hàng. Phương thức này loại bỏ nhu cầu quản lý hàng tồn kho.
Ký gửi	Trong phương thức ký gửi, hàng hóa được gửi đến người nhận, nhưng người gửi (đơn vị cung ứng) vẫn là chủ sở hữu hàng hóa cho đến khi hàng hóa đó được bán. Phương thức này giúp giảm rủi ro cho các nhà bán lẻ vì họ chỉ thanh toán cho hàng lưu kho họ bán.

Hoàn tất kiểm tra hàng tồn kho

Để đảm bảo bản ghi khớp với hàng tồn kho, bạn có thể kiểm tra thực tế hàng tồn kho một cách thường xuyên. Kiểm tra hàng tồn kho, hay còn được gọi là kiểm kê, là phương thức thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp giao dịch hàng hóa hiện vật. Quản lý hàng tồn kho chính xác đóng vai trò quan trọng đối với thành công trong kinh doanh vì giúp bạn đảm bảo có đủ hàng lưu kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, xác định và ngăn chặn các vấn đề như trộm cắp hoặc thất thoát và tìm hiểu thông tin có giá trị cho việc lập kế hoạch.

Dưới đây là các bước cơ bản hướng dẫn bạn quá trình kiểm kê:

1. Lập kế hoạch: Quyết định thời điểm thực hiện hoạt động kiểm kê, người thực hiện và khu vực hoặc mặt hàng sẽ được kiểm kê. Cách lý tưởng nhất là tiến hành kiểm kê trong các khoảng thời gian yên tĩnh hoặc khi doanh nghiệp đóng cửa để tránh chênh lệch bán hàng trong quá trình kiểm kê.
2. Sắp xếp: Đảm bảo hàng trong kho được sắp xếp hợp lý. Gắn nhãn tất cả mặt hàng và sắp xếp sao cho dễ đếm. Sắp xếp mặt hàng theo loại, địa điểm hoặc bất kỳ phương thức nào khác phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
3. Thiết lập công cụ: Sử dụng công cụ hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho để đơn giản hóa quy trình. Bạn có thể sử dụng bút và giấy, bảng tính hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng. Máy quét mã vạch cũng có thể đẩy nhanh quá trình và giúp giảm lỗi.
4. Đếm: Ghi chú kỹ từng mặt hàng và ghi lại số lượng. Cách tốt nhất là nên có hai người có tham gia - một người đếm và một người ghi lại. Đảm bảo kiểm tra tất cả các khu vực có thể lưu giữ hàng, bao gồm khu vực lưu kho, công xưởng và bất kỳ địa điểm nào bên ngoài cơ sở.
5. Đếm lại: Tiến hành đếm lần thứ hai để xác minh. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có sự chênh lệch giữa số lượng đã đếm và số lượng được ghi trong hệ thống của bạn.
6. Cập nhật bản ghi: Sau khi đếm và xác minh xong, hãy cập nhật số lượng mới cho bản ghi hàng trong kho.
7. Phân tích: So sánh kết quả kiểm kê với bản ghi hàng trong kho. Nếu có chênh lệch đáng kể thì bạn có thể cần điều tra nguyên nhân có thể có. Việc này có thể nêu lên các vấn đề về trộm cắp, hư hỏng, thất lạc hoặc sai sót trong bản ghi mua hàng hoặc bán hàng.
8. Thường xuyên lặp lại: Thường xuyên kiểm tra hàng trong kho. Tần suất kiểm tra hàng trong kho phụ thuộc vào loại hình và quy mô doanh nghiệp của bạn. Một số doanh nghiệp tiến hành kiểm kê đầy đủ hằng năm, với các kiểm tra nhỏ hơn thường xuyên hơn cho mặt hàng có giá trị cao.