Opis zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami obejmuje monitorowanie zapasów firmy, takich jak surowce, komponenty i produkty gotowe. Ten przewodnik oferuje strategie i praktyki, które pomogą Ci efektywnie zarządzać zapasami.

Możesz zarządzać zapasami i je monitorować na stronie Zapasy w panelu administracyjnym Shopify.

Opis cyklu sprzedaży zapasów

Aby efektywnie zarządzać zapasami, musisz zapoznać się ze swoim cyklem sprzedaży. Możesz analizować historyczne dane dotyczące sprzedaży, aby ustalić wzorce i opracować prognozę przyszłej sprzedaży.

Cykl sprzedaży zapasów dotyczy całego procesu – od momentu przyjęcia jednostki zapasów przez firmę do momentu jej sprzedaży klientowi końcowemu. Cykl ten obejmuje etapy przyjmowania, przechowywania zapasów oraz zarządzania nimi i ich sprzedaży. Cykle są powtarzane dla każdej nowej pozycji zapasów.

Na stronie Produkty za pomocą paska analizy zapasów produktów możesz wyświetlać wskaźniki dotyczące zapasów produktów, które pomagają w zarządzaniu, uzupełnianiu i planowaniu zapasów. Dowiedz się więcej na temat korzystania z analiz zapasów.

Typowy cykl sprzedaży zapasów dla pozycji może obejmować poniższe etapy:

1. Nabycie: Określ, czy dany produkt jest potrzebny w Twoim sklepie i złóż zamówienie u dostawcy w celu nabycia towarów.
2. Przyjęcie i kontrola: Sprawdź jakość i ilość zapasów, aby upewnić się, że jest ona zgodna ze złożonym przez Ciebie zamówieniem. Zgłoś dostawcy wszelkie rozbieżności lub uszkodzenia.
3. Przechowywanie: Przechowuj towary zgodnie z ich typem i wymaganiami. Odpowiednie praktyki dotyczące przechowywania odgrywają istotną rolę w zapobieganiu uszkodzeniom lub zagubieniu zapasów.
4. Zarządzanie zapasami: Zarządzaj poziomami zapasów na stronie Zapasy w panelu administracyjnym Shopify, aby śledzić ilość każdej pozycji w sklepie. Kategoryzuj pozycje, skonfiguruj kody SKU i regularnie aktualizuj ewidencję zapasów.
5. Sprzedaż: Po złożeniu zamówień przez klientów zapasy są im sprzedawane, a poziomy zapasów są automatycznie aktualizowane w panelu administracyjnym Shopify.
6. Dostawa: Zapakuj i wyślij produkt do klienta. Aby utrzymać wysoki poziom zadowolenia klientów, wysyłaj produkty szybko i korzystaj z usług zaufanych dostawców.
7. Ponowne zamówienie: Na podstawie danych sprzedażowych i aktualnych poziomów zapasów decydujesz, kiedy ponownie zamówić produkt. Aby zapoznać się ze wskaźnikiem sprzedaży i prognozować sprzedaż, możesz wykorzystać analizy zapasów swojego sklepu w Shopify.
8. Opinie klientów i zarządzanie zwrotami: Zbieraj opinie klientów i obsługuj zwroty lub wymiany. Opinie klientów mogą być przydatne przy planowaniu zapasów w przyszłości.

Metody zarządzania zapasami

Dostępne są różne metody pozwalające zapewnić, by firma była w posiadaniu odpowiednich produktów we właściwym czasie, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów i zaspokojeniu zapotrzebowań klientów.

Wybór właściwej metody zarządzania zapasami zależy od różnych czynników, takich jak model biznesowy, rodzaj produktów, zmienność popytu i rzetelność dostawcy. Firmy często używają kombinacji metod, aby zoptymalizować zarządzanie zapasami.

Przejrzyj poniższą tabelę, aby zapoznać się z wybranymi powszechnie stosowanymi metodami zarządzania zapasami:

Metody zarządzania zapasami

Metoda	Opis
Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ)	EOQ to metoda obliczania najbardziej opłacalnej ilości produktu, jaką firma powinna zamówić. Jej celem jest minimalizacja kosztów związanych z zamawianiem i przechowywaniem zapasów. Metoda ta równoważy koszt przechowywania zapasów z kosztem ich zamówienia.
Just-In-Time (JIT)	Metoda JIT ma na celu zwiększenie wydajności i zmniejszenie ilości odpadów poprzez przyjmowanie towarów tylko w takiej ilości, jaka jest potrzebna w procesie produkcyjnym, co prowadzi do zmniejszenia kosztów magazynowania. Wymaga dokładnego prognozowania i korzystania z usług rzetelnych dostawców.
Analiza ABC	Metoda ta polega na podzieleniu zapasów na trzy klasy w zależności od ich znaczenia: pozycje „A” to produkty o wysokiej wartości i niskiej częstotliwości sprzedaży, pozycje „B” to produkty o średniej wartości i umiarkowanej częstotliwości sprzedaży, a pozycje „C” to produkty o niskiej wartości i wysokiej częstotliwości sprzedaży. Pozwala to firmom skupić się na zarządzaniu najbardziej wartościowymi produktami. Dowiedz się więcej.
Zapas bezpieczeństwa	Zapasy bezpieczeństwa to niewielka nadwyżka zapasów przechowywana na stanie w celu zabezpieczenia się przed zmiennością popytu rynkowego lub opóźnieniami w dostawach. Ta metoda pomaga zapobiegać brakom w zapasach, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego poziomu zadowolenia klientów.
Ciągłe zarządzanie zapasami	Ta metoda wymaga aktualizacji ewidencji zapasów w czasie rzeczywistym w miarę dokonywania sprzedaży i zakupów. Zapewnia dokładną liczbę zapasów i można ją zautomatyzować za pomocą oprogramowania do zarządzania zapasami.
First-In, First-Out (FIFO)	FIFO to metoda wyceny zapasów, w ramach której aktywa wytworzone lub nabyte jako pierwsze są sprzedawane, użytkowane lub likwidowane w pierwszej kolejności. Jest to szczególnie istotne w przypadku towarów łatwo psujących się, ale ogólnie rzecz biorąc, jest to dobra praktyka w przypadku wszystkich rodzajów produktów, zapobiegająca utracie przez nich aktualności lub jakości.
Dropshipping	Dropshipping to metoda realizacji, w ramach której sklep nie przechowuje w magazynie produktów, które sprzedaje. Zamiast tego, sklep sprzedający produkt kupuje go od innej firmy i wysyła bezpośrednio do klienta. Ta metoda eliminuje konieczność zarządzania zapasami.
Konsygnacja	W metodzie konsygnacyjnej towary są wysyłane do odbiorcy, przy czym nadawca (dostawca) pozostaje właścicielem towarów do momentu ich sprzedaży. Ta metoda zmniejsza ryzyko ponoszone przez sprzedawców detalicznych, ponieważ płacą oni tylko za sprzedane przez siebie zapasy.

Przeprowadzaj kontrole zapasów

Aby upewnić się, że ewidencja jest zgodna ze stanem magazynowym, możesz regularnie sprawdzać stan zapasów. Sprawdzanie zapasów, znane również jako inwentaryzacja, jest podstawową praktyką w przypadku każdej firmy zajmującej się towarami fizycznymi. Dokładne zarządzanie zapasami jest ważne dla osiągnięcia sukcesu w biznesie, ponieważ pomaga w utrzymywaniu ilości zapasów wystarczającej do zaspokojenia zapotrzebowań klientów, identyfikacji problemów, takich jak kradzież lub zagubienie i zapobieganiu im, a także zdobywaniu informacji przydatnych w planowaniu.

Poniżej przedstawiono podstawowe kroki, które należy wykonać, aby zrealizować proces inwentaryzacji:

1. Planuj: Określ czas przeprowadzenia inwentaryzacji, jej wykonawców oraz obszary lub pozycje, które zostaną nią objęte. Najlepiej jest przeprowadzać inwentaryzacje w spokojnych okresach lub gdy firma jest zamknięta, aby uniknąć rozbieżności spowodowanych sprzedażą odbywającą się podczas tworzenia spisu towarów.
2. Uporządkuj: Zadbaj, by zapasy były uporządkowane. Oznacz etykietami wszystkie pozycje i ułóż je w sposób ułatwiający zliczenie. Uporządkuj pozycje według typu, lokalizacji lub w inny sposób, który ma sens w Twojej firmie.
3. Skonfiguruj narzędzia: Użyj narzędzi do zarządzania zapasami lub oprogramowania, aby usprawnić proces. Możesz użyć długopisu i kartki, arkusza kalkulacyjnego lub specjalistycznego oprogramowania do zarządzania zapasami. Skanery kodów kreskowych mogą również przyspieszyć proces i zmniejszyć liczbę błędów.
4. Policz: Dokładnie zanotuj każdą pozycję i zapisz jej ilość. Często dobrym pomysłem jest zaangażowanie dwóch osób - jednej do liczenia, a drugiej do zapisywania. Pamiętaj, aby sprawdzić wszystkie obszary, w których mogą być przechowywane zapasy, w tym obszary magazynowe, hale produkcyjne i wszelkie lokalizacje zewnętrzne.
5. Policz ponownie: Przeprowadź drugi spis towarów w celu weryfikacji. Jest to szczególnie istotne w przypadku pozycji z rozbieżnościami między zliczoną ilością a ilością zarejestrowaną w systemie.
6. Zaktualizuj ewidencję: Po zakończeniu i zweryfikowaniu inwentaryzacji zaktualizuj ewidencję zapasów o nowe ilości.
7. Dokonaj analizy: Porównaj wyniki inwentaryzacji z ewidencją zapasów. W przypadku istotnych rozbieżności możesz zbadać możliwe przyczyny. Może to zwrócić uwagę na kwestie związane z kradzieżą, uszkodzeniem, zagubieniem lub błędami w ewidencji zakupów lub sprzedaży.
8. Powtarzaj regularnie: Regularnie sprawdzaj zapasy. Częstotliwość kontroli zapasów zależy od typu i wielkości firmy. Niektóre firmy przeprowadzają pełne inwentaryzacje co rok, a częściej przeprowadzają mniejsze kontrole towarów o wysokiej wartości.