Inzicht in Voorraadbeheer

Voorraadbeheer houdt controle van de voorraad van je bedrijf in, zoals grondstoffen, componenten en afgewerkte producten. Deze gids helpt je met strategieën en praktische adviezen om je voorraad effectief te beheren.

Je kunt je voorraad beheren en controleren via de pagina Voorraad van het Shopify-beheercentrum.

Inzicht in de voorraadverkoopcyclus

Voor succesvol beheer van je voorraad moet je eerst begrijpen hoe de verkoopcyclus werkt. Aan de hand van een analyse van de gegevens van eerdere verkopen kun je patronen herkennen en een prognose van toekomstige verkopen maken.

De voorraadverkoopcyclus is het volledige proces vanaf het moment dat een voorraadeenheid binnenkomt bij een bedrijf tot het moment dat deze wordt verkocht aan de eindklant. Deze cyclus omvat het ontvangen, opslaan, beheren en verkopen van de voorraad. Cycli worden voor elk nieuw voorraadartikel herhaald.

Op de pagina Producten kun je met de analysebalk voor de productvoorraad statistieken over je productvoorraad bekijken die helpen bij voorraadbeheer, herbevoorrading en planning. Lees meer over het gebruik van voorraad-analytics.

Een voorraadverkoopcyclus voor een artikel kan de volgende kenmerken hebben:

1. Inkoop: stel vast of je een bepaald product nodig hebt in je winkel en plaats een bestelling bij je leverancier om de goederen in te kopen.
2. Ontvangst en inspectie: controleer of de kwaliteit en hoeveelheid van de voorraad overeenkomt met wat je hebt besteld. Meld eventuele verschillen of schade aan de leverancier.
3. Opslag: bewaar artikelen naar type en behoefte. Voorkom beschadiging of verlies van je voorraad door deze op de juiste manier op te slaan.
4. Voorraadbeheer: op de pagina Voorraad van het Shopify-beheercentrum houd je de hoeveelheid van elk artikel in je winkel bij. Hier kun je artikelen categoriseren, SKU's instellen en je voorraadadministratie geregeld bijwerken.
5. Verkoop: wanneer klanten bestellingen plaatsen, wordt je voorraad verkocht en worden de voorraadniveaus automatisch bijgewerkt in het Shopify-beheercentrum.
6. Bezorging: het product inpakken en naar je klant verzenden. Verzend producten snel en gebruik betrouwbare bezorgservices om je klanten tevreden te houden.
7. Opnieuw bestellen: aan de hand van de verkoopgegevens en de huidige voorraadniveaus beslis je wanneer je het product moet bijbestellen. Je kunt de voorraadanalyses in Shopify gebruiken om inzicht te krijgen in de doorverkooppercentages en om verkoopprognoses te maken.
8. Feedback van klanten en retourbeheer: verzamel feedback van klanten en verwerk eventuele retouren of omruilingen. Feedback van klanten kan handig zijn voor toekomstige voorraadplanning.

Methoden voor voorraadbeheer

Je kunt er op verschillende manieren voor zorgen dat je bedrijf de juiste producten op het juiste moment beschikbaar heeft en dat je tegelijkertijd de kosten zo laag mogelijk houdt en aan de vraag van klanten voldoet.

Welke methode de juiste is voor voorraadbeheer hangt van verschillende factoren af, zoals het bedrijfsmodel, het type producten, schommelingen in de vraag en de betrouwbaarheid van leveranciers. Bedrijven gebruiken vaak een combinatie van methoden om hun voorraadbeheer te optimaliseren.

Controleer de volgende tabel voor een overzicht van enkele veelgebruikte methoden voor voorraadbeheer:

Methoden voor voorraadbeheer

Wijze	Beschrijving
Economische bestelhoeveelheid (EOQ)	EOQ is een methode om te berekenen wat de beste voorraadhoeveelheid van een artikel is die een bedrijf zou moeten kopen. Het doel hiervan is om de bestel- en holdingkosten van voorraad te minimaliseren. Met deze methode houd je de kosten van voorraadopslag in evenwicht met de bestelkosten.
Just-in-time (JIT)	Het doel van de JIT-methode is om efficiënter te werken en verspilling tegen te gaan door goederen alleen te ontvangen als ze nodig zijn in het productieproces, waardoor je voorraadkosten omlaag gaan. Deze methode vereist nauwkeurige prognoses en betrouwbare leveranciers.
ABC-analyse	Bij deze methode wordt de voorraad in drie klassen ingedeeld: 'A'-artikelen zijn producten met een hoge waarde en een lage verkoopfrequentie, 'B'-artikelen zijn producten met een gemiddelde waarde en een gemiddelde verkoopfrequentie, en 'C'-artikelen zijn producten met een lage waarde en een hoge verkoopfrequentie. Hierdoor kunnen bedrijven zich concentreren op het beheren van hun meest waardevolle producten. Meer informatie.
Veiligheidsvoorraad	Veiligheidsvoorraad is een kleine hoeveelheid extra voorraad die je voorhanden houdt als bescherming tegen schommelingen in de vraag of tegen vertragingen bij levering. Hiermee kun je voorkomen dat je nee moet verkopen en je klanten moet teleurstellen.
Doorlopend voorraadbeheer	Met deze methode houd je de voorraadadministratie in realtime bij, namelijk op het moment dat er wordt gekocht en verkocht. De voorraad wordt nauwkeurig geteld en kan met voorraadbeheersoftware worden geautomatiseerd.
First-in, First-Out (FIFO)	FIFO is een voorraadwaarderingsmethode waarbij de goederen die het eerst worden geproduceerd of ingekocht ook het eerst worden verkocht, gebruikt of afgedankt. Deze methode is met name cruciaal voor bederfelijke waren, maar is over het algemeen prima voor alle soorten producten om te voorkomen dat producten verouderd raken of in kwaliteit achteruitgaan.
Dropshipping	Dropshipping is een fulfilmentmethode waarbij een winkel de producten die deze verkoopt niet zelf op voorraad houdt. Dit werkt als volgt: een klant koopt een product bij een winkel, die het bij een externe partij inkoopt en rechtstreeks naar de klant laat verzenden. Met deze methode is er geen voorraadbeheer meer nodig.
Consignatie	Bij de consignatiemethode worden goederen naar de verkoper gestuurd, maar de leverancier blijft eigenaar van de goederen totdat ze zijn verkocht. Op deze manier lopen retailers minder risico, omdat ze alleen betalen voor voorraad die ze verkopen.

Volledige inventariscontroles

Je kunt je voorraad geregeld fysiek controleren om er zeker van te zijn dat je administratie klopt met de voorhanden voorraad. Voorraadcontrole, ook wel voorraadbeheer genoemd, is een cruciale gewoonte voor elk bedrijf dat met fysieke goederen werkt. Nauwkeurig voorraadbeheer is belangrijk voor bedrijfssucces. Hiermee zorg je ervoor dat je voldoende voorraad hebt om aan de vraag van klanten te voldoen, kun je problemen zoals fraude of verlies identificeren en voorkomen, en ontdek je waardevolle informatie voor je planning.

Hieronder volgen de basisstappen om je door het inventarisatieproces te leiden:

1. Plan: bepaal wanneer de inventarisatie zal plaatsvinden, wie het doet en welke gebieden of artikelen worden geteld. Het is vaak het beste om inventarisaties uit te voeren tijdens rustige periodes of wanneer het bedrijf is gesloten om verschillen te voorkomen als gevolg van verkopen die tijdens de telling plaatsvinden.
2. Organiseer: zorg ervoor dat je voorraad goed is georganiseerd. Label alle artikelen en rangschik ze op een manier die gemakkelijk te tellen is. Schik artikelen op type, locatie of elke andere methode die logisch is voor je bedrijf.
3. Stel je tools in: gebruik voorraadbeheertools of -software om het proces te stroomlijnen. Je kunt pen en papier, een spreadsheet of gespecialiseerde voorraadbeheersoftware gebruiken. Streepjescodescanners kunnen het proces ook versnellen en fouten verminderen.
4. Tel: controleer elk artikel zorgvuldig en noteer de hoeveelheid. Het is vaak een goed idee om hier twee mensen bij te betrekken: de een om te tellen en de ander om vast te registreren. Controleer alle gebieden waar voorraad kan worden gehouden, inclusief opslaggebieden, winkellocaties en eventuele externe locaties.
5. Tel opnieuw: voer een tweede telling uit ter verificatie. Dit is met name belangrijk voor artikelen met verschillen tussen de getelde hoeveelheid en de geregistreerde hoeveelheid in je systeem.
6. Werk je records bij: werk je voorraadrecords bij met de nieuwe hoeveelheden nadat de telling is voltooid en geverifieerd.
7. Analyseer: vergelijk de resultaten van de inventarisatie met je voorraadrecords. Als er aanzienlijke verschillen zijn, kun je de mogelijke oorzaken onderzoeken. Dit kan problemen met schade, wanbeleid of fouten in inkoop- of verkooprecords benadrukken.
8. Herhaal regelmatig: controleer je voorraad regelmatig. De frequentie van voorraadcontroles is afhankelijk van je bedrijfstype en -grootte. Sommige bedrijven voeren jaarlijks volledige inventarisaties uit, met kleinere controles op waardevolle artikelen.