Bons de commande
Un bon de commande répertorie les produits, les prix et les quantités d’une commande que les entreprises proposent à un fournisseur.
Les bons de commande permettent également de vérifier les détails tels que les stocks entrants, les coûts de stock, les conditions de paiement et les délais d’arrivée estimés. Le suivi de ces informations vous aide à définir les attentes de vos clients pour la disponibilité des articles et vous donne des informations clés sur le réapprovisionnement et le déplacement des stocks entre les différents emplacements.
Sur cette page
Créer un bon de commande
Lors de la création d’un bon de commande, vous pouvez l’enregistrer en tant que brouillon pour le terminer ultérieurement ou marquer celui-ci comme Commandé. Une fois que vous avez marqué un bon de commande comme Commandé, votre stock entrant est mis à jour pour chacun des produits concernés.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commande.
- Cliquez sur Créer un bon de commande.
- Sélectionnez le fournisseur et la destination du bon de commande. Si vous devez ajouter un nouveau fournisseur, reportez-vous à la section Ajouter un fournisseur. Si vous devez ajouter un emplacement, reportez-vous à la zone Créer et modifier les emplacements.
- Dans la section Ajouter des produits, saisissez ou sélectionnez les produits et les variantes que vous souhaitez commander auprès du fournisseur, puis cliquez sur Ajouter.
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Pour chaque produit, ajoutez les informations suivantes :
- quantité
- code SKU du fournisseur (facultatif)
- coût individuel du produit (facultatif)
- pourcentage de taxe applicable (facultatif)
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Facultatif : dans la section Informations sur l’envoi, saisissez les informations suivantes :
- une date dans le champ Arrivée prévue
- le Numéro de suivi de cet envoi
- le Service d’expédition. Il se peut que le service d’expédition soit automatiquement sélectionné en fonction du numéro de suivi que vous avez saisi, mais vous pouvez l’ajuster manuellement.
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Facultatif – saisissez les détails suivants dans la section Détails supplémentaires :
- un numéro de référence
- une remarque au fournisseur
- toutes les balises de la commande d’achat
Cliquez sur Enregistrer en tant que brouillon. Votre bon de commande affiche maintenant le statut de brouillon.
Pour indiquer que le bon de commande a été approuvé par votre fournisseur, cliquez sur Marquer comme commandé.
Ajouter un fournisseur
Une fois que vous avez ajouté un fournisseur, celui-ci est répertorié dans le menu déroulant Sélectionner un fournisseur.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commande.
- Cliquez sur Créer un bon de commande.
- Dans la section Fournisseur, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un fournisseur.
- Cliquez sur Créer un nouveau fournisseur.
- Saisissez les détails du fournisseur, puis cliquez sur Enregistrer.
Modifier les détails d’un fournisseur
Lorsque vous modifiez les détails d’un fournisseur dans un bon de commande, les détails du fournisseur sont mis à jour dans tous les bons de commande existants.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commande.
- Cliquez sur Créer un bon de commande ou sur le nom d’un bon de commande existant.
- Dans la section Fournisseur, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un fournisseur, puis choisissez le fournisseur.
- Cliquez sur Voir les détails.
- Cliquer sur Modifier les détails du fournisseur.
- Apportez des modifications aux détails du fournisseur, puis cliquez sur Enregistrer.
- Si vous avez créé un nouveau bon de commande, vous pouvez supprimer le bon de commande provisoire.
Modifier un bon de commande
Vous pouvez modifier la plupart des champs d’un bon de commande à tout moment, même après l’avoir marqué comme commandé. Vous ne pouvez pas supprimer un produit d’un bon de commande pour lequel vous avez déjà reçu du stock. Vous ne pouvez pas modifier le fournisseur ou la destination après qu’un bon de commande a été marqué comme commandé.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commande.
- Cliquez sur le nom du bon de commande.
- Si vous avez marqué le bon de commande comme Commandé, cliquez sur Modifier.
- Apportez vos modifications.
- Cliquez sur Save.
Télécharger un bon de commande en PDF
Vous pouvez enregistrer votre bon de commande au format PDF pour l'envoyer à votre fournisseur.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commande.
- Cliquez sur le nom du bon de commande.
- Dans certains statuts ou appareils, vous devrez peut-être cliquer sur Autres actions.
- Cliquez sur Export PDF (Exporter au format PDF).
Marquer le stock comme reçu
Une fois les produits physiques reçus, vous pouvez marquer le stock comme reçu dans l’interface administrateur Shopify. Cela met à jour les niveaux de stock disponibles en fonction de ce que vous avez reçu. Vous pouvez marquer le stock comme reçu uniquement si le bon disponible a été marqué comme Commandé.
Par exemple, supposons que vous avez 10 produits en stock entrant. Si vous marquez 5 produits comme reçus, ils seront alors compris dans le stock disponible de votre boutique, et les stocks entrants continueront d’être de 5.
Si vous recevez des articles endommagés, vous pouvez marquer la commande comme partiellement reçue en rejetant la quantité de stock endommagée. Tout stock rejeté est supprimé du stock entrant.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commande.
- Cliquez sur le nom du bon de commande.
- Cliquez sur Recevoir les stocks.
- Pour chaque produit, saisissez la quantité de stock reçue et non reçue.
- Cliquez sur Save.
Ajuster le stock reçu
Vous pouvez ajuster la quantité de stock reçue ou partiellement reçue sur un bon de commande. Par exemple, supposons que vous ayez reçu des produits, mais que deux d'entre eux ne figurent pas dans la commande. Vous pouvez mettre à jour le stock avec un nombre négatif, ce qui permet d’ajuster les niveaux de stock et de modifier le statut du bon de commande en Partiellement reçu.
Par exemple, si vous avez reçu 10 produits, mais qu'il vous en manque un, vous devez saisir -1 dans la colonne Accepté pour ce produit.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commande.
- Cliquez sur le nom du bon de commande.
- Cliquez sur Recevoir les stocks.
- À côté de chaque produit, saisissez la quantité de stock que vous devez ajuster dans la colonne Accepté ou Rejeté. Si vous avez besoin de réduire le nombre de produits reçus pour votre stock, saisissez un nombre négatif.
- Cliquez sur Save.
Gérer les bons de commande
Une fois que vous avez terminé le bon de commande, vous pouvez effectuer plusieurs actions en fonction du statut actuel de la commande :
- Si le bon de commande est marqué comme Commandé, vous pouvez le fermer. La fermeture d’un bon de commande sans avoir reçu entièrement le stock supprime la quantité de produits non recevables de votre stock entrant.
- Si le bon de commande est toujours au statut de brouillon, vous pouvez le supprimer.
Supprimer un bon de commande
Vous pouvez supprimer un bon de commande lorsqu’il est encore à l’état de brouillon. En revanche, si un bon de commande affiche la mention Commandé, vous devez le fermer.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commandes
- Cliquez sur le nom du bon de commande provisoire.
- Cliquez sur Delete (Supprimer).
- Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Supprimer le bon de commande.
Fermer un bon de commande
Vous pouvez fermer n’importe quel bon de commande après l’avoir marqué comme Commandé. Si le bon de commande est toujours un brouillon, vous devez le supprimer.
Étapes :
- Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Bons de commande.
- Cliquez sur le nom du bon de commande.
- Cliquez sur Fermer.
Calculer les stocks
Si vous activez le suivi de vos stocks par Shopify, assurez-vous de comprendre comment les articles sont comptés et suivis lorsque vous les recevez sur un bon de commande. Le nombre d’articles entrants varie en fonction des articles que vous avez reçus (que vous les marquiez comme acceptés ou refusés).
Supposons par exemple que vous ayez un bon de commande de 10 articles.
Si vous avez commandé 10 articles, reçu 7 d'entre eux, et marqué 4 comme acceptés et 3 comme rejetés, il y aura 3 articles entrants pour ce produit. C'est parce que vous avez indiqué que bien que 3 des articles que vous avez reçus n'étaient pas dans la condition que vous attendiez (les 3 que vous avez marqués comme rejetés), vous avez quand même reçu 7 des articles que vous avez commandés.