Innkjøpsordre

En innkjøpsordre viser produktene, prisene og antallet i en bestilling som en bedrift legger inn hos en leverandør.

Innkjøpsordre hjelper deg også med å spore detaljer, for eksempel innkommende lagerbeholdninger, lagerkostnader, betalingsbetingelser og estimerte ankomsttider. Sporing av denne informasjonen hjelper deg med å håndtere kundenes forventninger når det kommer til varetilgjengelighet, og styre beslutninger om å fylle på lageret og flytte lagerbeholdning mellom steder.

Opprett en innkjøpsordre

Når du oppretter en innkjøpsordre, kan du lagre den som et utkast for å jobbe med senere, eller merke den som Bestilt. Etter at du har merket en innkjøpsordre som Bestilt, oppdateres den innkommende lagerbeholdningen for hvert av produktene i innkjøpsordren.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
  2. Klikk på Opprett innkjøpsordre.
  3. Velg leverandør og destinasjon for innkjøpsordren. Hvis du må legge til en ny leverandør, kan du se Legge til en leverandør. Hvis du må legge til en lokalisasjon, kan du se Opprett og endre lokalisasjoner.
  4. Velg produktene du vil bestille fra leverandøren, og klikk deretter på Velg produkter.
  5. For hvert produkt må du legge til følgende informasjon:

    • leverandørens SKU
    • antall
    • individuell produktkostnad
    • eventuelle avgiftsprosenter
  6. Valgfritt: Angi eventuell tilleggsinformasjon. Du kan for eksempel legge til en av følgende detaljer:

    • et referansenummer
    • anslått ankomstdato
    • en merknad til leverandøren
    • eventuelle tagger til innkjøpsordren
  7. Lagre innkjøpsordren:

    • Hvis du vil indikere at innkjøpsordren er godkjent av leverandøren, klikker du på pilen ved siden av Lagre som utkast og klikker på Lagre og merk som bestilt.
    • Hvis du vil beholde innkjøpsordren som et utkast, klikker du på Lagre som utkast.

Hvis du har lagret en innkjøpsordre som et utkast, og nå skal merke den som Bestilt, åpner du innkjøpsordren og klikker på Merk som bestilt.

Legg til en leverandør

Når du har lagt til en leverandør, er de oppført i Velg leverandør-rullegardinmenyen.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
  2. Klikk på Opprett innkjøpsordre.
  3. I Leverandør-seksjonen klikker du på Velg leverandør-rullegardinmenyen.
  4. Klikk Opprett ny leverandør.
  5. Angi leverandørens detaljer og klikk på Lagre.

Rediger en leverandørs detaljer

Når du redigerer detaljene til en leverandør i en innkjøpsordre, oppdateres opplysningene om leverandøren i alle eksisterende innkjøpsordre.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
  2. Klikk på Opprett innkjøpsordre eller klikk på navnet til en eksisterende innkjøpsordre.
  3. I Leverandør-seksjonen klikker du på Velg leverandør-rullegardinmenyen og velger leverandøren.
  4. Klikk på Vis leverandørdetaljer.
  5. Klikk på Rediger leverandørinformasjon.
  6. Gjør endringer i leverandørens detaljer, og klikk på Lagre.
  7. Hvis du opprettet en ny innkjøpsordre, kan du slette utkastet til innkjøpsordre.

Rediger en innkjøpsordre

Du kan når som helst redigere en innkjøpsordre, selv etter du har merket den som Bestilt. Du kan ikke slette et produkt fra en innkjøpsordre som du allerede har mottatt lagerbeholdning for.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
  2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
  3. Hvis du har merket innkjøpsordren som Bestilt, klikker du på Rediger.
  4. Foreta endringene.
  5. Klikk på Lagre.
  6. Hvis du har merket innkjøpsordren som Bestilt, velger du en grunn til endringene og klikker på Lagre.

Last ned en innkjøpsordre som en PDF

Du kan lagre innkjøpsordren som et PDF-dokument som kan sendes til leverandøren.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
  2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
  3. Klikk på Eksporter PDF.

Merk lagerbeholdning som mottatt

Når du mottar de fysiske produktene, kan du merke lagerbeholdningen som mottatt i Shopify-administrator. Dette oppdaterer de tilgjengelige lagernivåene basert på hva som ble mottatt. Du kan bare merke lagerbeholdning som mottatt etter at en innkjøpsordre er merket som Bestilt.

La oss si at du har 10 produkter som innkommende lagerbeholdning. Hvis du merker 5 som mottatt, blir de tilgjengelige lagerbeholdningen i butikken, og det vil fremdeles være 5 som innkommende lagerbeholdning.

Hvis du mottar skadede varer, kan du merke bestillingen som delvis mottatt ved å avvise den delen av leveransen som var skadede varer. Eventuell avvist lagerbeholdning fjernes fra den innkommende lagerbeholdningen.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
  2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
  3. Klikk på Motta lagerbeholdning.
  4. For hvert produkt angir du lagerbeholdningen som ble mottatt og ikke mottatt.
  5. Klikk på Lagre.

Juster den mottatte lagerbeholdningen

Du kan justere den mottatte eller delvis mottatte lagerbeholdningen på en innkjøpsordre. La oss si at du har mottatt lagerbeholdning, men senere fant ut at to produkter aldri ble sendt. Du kan oppdatere lagerbeholdningen med et negativt tall, som justerer lagerbeholdningsnivåene og endrer status for innkjøpsordren til Delvis mottatt.

Hvis du for eksempel har mottatt 10 produkter, men oppdaget at ett manglet, angir du -1 i Godkjent-kolonnen for produktet.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
  2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
  3. Klikk på Motta lagerbeholdning.
  4. Ved siden av hvert produkt angir du antall varer du må justere i Godkjent- eller Avvist-kolonnen. Hvis du må redusere antall varer du har mottatt, angir du et negativt tall.
  5. Klikk på Lagre.

Administrer innkjøpsbestillinger

Når du er ferdig med en innkjøpsordre, er det ulike handlinger du kan ta, avhengig av gjeldende status for bestillingen:

  • Hvis innkjøpsordren er merket som Bestilt, kan du lukke bestillingen. Ved å lukke en innkjøpsordre før du har mottatt lagerbeholdningen, fjernes mengden av ikke-mottatte produkter fra innkommende lagerbeholdning.
  • Hvis innkjøpsordren fortsatt er et utkast, kan du slette innkjøpsordren.

Slett en innkjøpsordre

Du kan slette en innkjøpsordre mens den fortsatt er et utkast. Hvis en innkjøpsordre er merket som Bestilt, må du lukke den i stedet.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre
  2. Klikk på navnet til bestillingsordreutkastet.
  3. Nederst på siden klikker du på Slett.
  4. I bekreftelsesdialogboksen klikker du på Slett.

Lukk en innkjøpsordre

Du kan lukke alle innkjøpsordre etter at de er merket som Bestilt. Hvis en innkjøpsordre fortsatt er et utkast, må du slette den i stedet.

Steg:

  1. I Shopify-administrator går du til Produkter > Innkjøpsordre.
  2. Klikk på navnet på innkjøpsordren.
  3. Klikk Lukk.

Er du klar til å begynne å selge med Shopify?

Prøv det gratis