QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware integreren met Shopify

Opmerking

Vanaf 7 november 2023 is de synchronisatiefrequentie tussen Shopify en QuickBooks Desktop via de QuickBooks Desktop Connector-app gewijzigd van elke vijf minuten naar een keer per dag, op een moment naar keuze. Er is ook een optie voor handmatige synchronisatie beschikbaar.

De informatie op deze pagina geldt alleen voor QuickBooks Desktop POS-merchants die naar Shopify migreren. Hier vind je meer informatie over QuickBooks Desktop POS-migratie.

Als je de QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware gebruikt, kun je je account voor de QuickBooks Desktop-app integreren met Shopify POS. Met deze actie synchroniseer je alle bedrijfs- en boekhoudgegevens, zoals verkopen en aankopen, met het boekhoudsysteem.

Stel eerst je belastingvoorkeuren in, genereer een app-token, wijs je account toe en start vervolgens de integratie.

Aandachtspunten bij het integreren van QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware met Shopify

Lees de volgende aandachtspunten voordat je met de integratie begint:

• Controleer of je de Shopify-account met de unieke ID of promocode hebt aangemaakt.
• Controleer of je de nieuwste versie van de QuickBooks Desktop-app hebt geïnstalleerd op je desktopcomputer.
• Controleer of je de QuickBooks Desktop Connector-app in het Shopify-beheercentrum hebt geïnstalleerd. Als je dit niet hebt gedaan, ga je naar de Shopify App Store en installeer je deze in je winkel.
• Start de integratie van de QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware op dezelfde desktopcomputer die je gebruikt voor QuickBooks Desktop POS.
• Als je QuickBooks Desktop POS gebruikt, voltooi je eerst de QuickBooks POS-gegevensmigratie voordat je de integratie van de QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware met Shopify start.
• Als je QuickBooks Online in plaats van QuickBooks Desktop gebruikt, hoef je de QuickBooks Desktop Connector-app niet te gebruiken om je gegevens met Shopify te integreren. Installeer de QuickBooks Online-app in je Shopify-winkel om je gegevens te integreren.
• Het integratieproces kan slechts één keer worden voltooid en kan niet worden herhaald. Als je de integratie opnieuw moet instellen, neem je contact op met speciale ondersteuning.

Stap 1: Belastingvoorkeuren instellen

Voordat je met de integratie begint, moet je je belastingvoorkeuren instellen in de QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware.

Stappen:

1. Open de QuickBooks Desktop-app op je desktopcomputer.
2. Klik op Bewerken > Voorkeuren.
3. Selecteer Ja in de sectie Reken je btw.

4. Selecteer of voeg een btw-artikel toe:

   • Als je het meest voorkomende btw-artikel hebt, selecteer je het in het veld Meest voorkomende btw-artikel.
   • Voer de volgende handelingen uit om een nieuw btw-artikel toe te voegen:
     1. Klik op Btw-artikel toevoegen.
     2. Geef het btw-artikel een naam in het veld Naam btw.
     3. Voer Btw in het veld Beschrijving in.
     4. Voer 0% in het veld Btw-tarief (%) in.
     5. Klik op*OK*.

5. Klik op*OK*.

Stap 2: Een app-token genereren

Nadat je je belastingvoorkeuren hebt ingesteld, moet je een app-token genereren in de QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware.

Stappen:

1. Open de QuickBooks Desktop-app op je desktopcomputer.
2. Klik op Bestand > App-beheer > Web-apps beheren.
3. Voer Shoppingpal QBD-connector in het veld Apps zoeken in en begin met zoeken.
4. Klik in de kolom Actie op Installeren.
5. Klik op Token genereren.
6. Klik op Kopiëren naar klembord.

Stap 3: Je account toewijzen en de integratie starten

Voeg het app-token toe, wijs je QuickBooks-gegevensvelden toe met Shopify-categorieën en voeg je Stocky-API-sleutel toe om de integratie te starten met behulp van de QuickBooks Desktop Connector-app in het Shopify-beheercentrum.

Selecteer ook hoe je gegevens wilt delen met QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware. Je kunt kiezen uit twee synchronisatiemodi:

• Samenvattingsmodus: stuurt samengevatte gegevens naar QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware. Als je de versie QuickBooks Desktop Pro of Premier gebruikt en meer dan 14.500 rijen aan gecombineerde gegevens hebt, selecteer je de samenvattingsmodus voor synchronisatie.
• Gedetailleerde modus: stuurt volledige details van entiteiten, zoals namen en beschrijvingen naar QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware.

Meer informatie over QuickBooks en gegevenstoewijzing van Shopify.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Apps en verkoopkanalen.

2. Klik op de pagina Apps en verkoopkanalen op QuickBooks Desktop Connector.

3. Klik op App openen.

4. Klik in de QuickBooks Desktop Connector-app op Integratie starten.

5. Controleer de instructies voor btw-voorkeuren en klik vervolgens op App-token genereren.

6. Voeg het app-token toe in de sectie D. Voer token in en klik vervolgens op Volgende.

7. Selecteer in de sectie Accounttoewijzing de QuickBooks-velden die overeenkomen met de Shopify-categorieën. Bijvoorbeeld om de categorie COGS-account te matchen met het veld Kostprijs van verkochte goederen.

8. Kies in de sectie Synchronisatieplanner de handmatige of de geautomatiseerde synchronisatiemodus.

   • Optioneel: Kies bij automatische synchronisatie het moment van de dag waarop je wilt dat de synchronisatie plaatsvindt. (Houd er rekening mee dat de synchronisatie binnen een tijdvenster van vijftien minuten plaatsvindt. Handmatige synchronisatie is op elk moment mogelijk.)

9. Selecteer in de sectie Synchronisatiemodus de modus Samenvatting of Gedetailleerd voor Klant, Voorraad en Verkoper.

10. In de sectie Voer de API-sleutel van Stocky in om de synchronisatie te starten voer je je Stocky API-sleutel in.

11. Klik op Integratie starten.

Als je de financiële gegevens en verkoopgegevens met de QuickBooks Desktop-boekhoudsoftware wil synchroniseren, hou je de QuickBooks Desktop Connector-app na de integratie geïnstalleerd in het Shopify-beheercentrum. Je kunt op elk moment een handmatige synchronisatie van je gegevens starten in de QuickBooks Desktop Connector-app. Je kunt ook een automatische dagelijkse gegevenssynchronisatie instellen waarmee je de gegevenssynchronisatie kunt plannen.