Tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop với Shopify

Lưu ý

Kể từ ngày 7 tháng 11 năm 2023, tần suất đồng bộ giữa Shopify và QuickBooks Desktop thông qua ứng dụng QuickBooks Desktop Connector đã thay đổi từ 5 phút một lần thành mỗi ngày một lần vào thời điểm bạn mong muốn. Ngoài ra cũng có tùy chọn đồng bộ thủ công.

Thông tin trên trang này chỉ áp dụng cho thương nhân đang di chuyển từ QuickBooks Desktop POS sang Shopify. Tìm hiểu thêm về di chuyển QuickBooks Desktop POS.

Nếu bạn đang dùng phần mềm kế toán QuickBooks Desktop thì bạn có thể tích hợp tài khoản ứng dụng QuickBooks Desktop với Shopify POS. Thao tác này sẽ đồng bộ hóa tất cả dữ liệu doanh nghiệp và kế toán của bạn, ví dụ như dữ liệu doanh số và đơn mua vào hệ thống kế toán.

Để tích hợp, bạn cần thiết lập tùy chọn thuế, tạo token ứng dụng, ánh xạ tài khoản rồi bắt đầu tích hợp.

Những lưu ý khi tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop với Shopify

Trước khi bắt đầu tích hợp, bạn cần cân nhắc những điều sau:

• Đảm bảo rằng bạn đã tạo tài khoản Shopify có ID hoặc mã khuyến mãi duy nhất.
• Đảm bảo bạn đã cài đặt phiên bản mới nhất của ứng dụng QuickBooks Desktop.
• Xác nhận rằng bạn đã cài đặt ứng dụng QuickBooks Desktop Connector trên trang quản trị Shopify. Nếu không, hãy truy cập Shopify App Store để cài đặt ứng dụng đó vào cửa hàng.
• Đảm bảo bạn bắt đầu tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop trên cùng một thiết bị máy tính để bàn mà bạn sử dụng QuickBooks Desktop POS.
• Nếu bạn đang sử dụng QuickBooks Desktop POS, hãy đảm bảo bạn hoàn tất quá trình di chuyển dữ liệu QuickBooks POS trước khi bắt đầu tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop với Shopify.
• Nếu đang sử dụng QuickBooks Online thay vì QuickBooks Desktop thì bạn không cần dùng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector để tích hợp dữ liệu với Shopify. Cài đặt ứng dụng QuickBooks Online vào cửa hàng Shopify của bạn để tích hợp dữ liệu.
• Bạn chỉ có thể hoàn tất quá trình tích hợp một lần và không thể lặp lại. Nếu bạn cần đặt lại tích hợp, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ chuyên biệt.

Bước 1: Thiết lập tùy chọn ưu tiên về thuế

Để có thể tích hợp, bạn cần thiết lập tùy chọn thuế ưu tiên trong phần mềm kế toán QuickBooks Desktop.

Bước:

1. Trên thiết bị máy tính để bàn, mở ứng dụng QuickBooks Desktop.
2. Nhấp vào Chỉnh sửa > Tùy chọn ưu tiên.
3. Trong mục Bạn có tính thuế bán hàng không, chọn Có.

4. Chọn hoặc thêm mục thuế bán hàng:

   • Nếu bạn có mục thuế bán hàng phổ biến nhất thì chọn trường Mục thuế bán hàng phổ biến nhất.
   • Để thêm mục thuế bán hàng mới, thực hiện như sau:
     1. Nhấp vào Thêm mục thuế bán hàng.
     2. Trong phần Tên thuế bán hàng, đặt tên cho mục thuế bán hàng của bạn.
     3. Trong trường Mô tả, nhập Thuế bán hàng.
     4. Trong trường Thuế suất (%), nhập 0%.
     5. Nhấp vào OK.

5. Nhấp vào OK.

Bước 2: Tạo token ứng dụng

Sau khi thiết lập tùy chọn thuế ưu tiên, bạn cần tạo token ứng dụng trong phần mềm kế toán QuickBooks Desktop.

Bước:

1. Trên thiết bị máy tính để bàn, mở ứng dụng QuickBooks Desktop.
2. Nhấp vào Tệp > Quản lý ứng dụng > Quản lý ứng dụng web.
3. Trong trường Tìm kiếm ứng dụng, nhập và tìm kiếm Shoppinpal QBD connector.
4. Trong cột Thao tác, nhấp vào Thiết lập.
5. Nhấp vào Tạo token.
6. Nhấp vào Sao chép vào bảng nhớ tạm.

Bước 3: Ánh xạ tài khoản và bắt đầu tích hợp

Để bắt đầu tích hợp bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector trên trang quản trị Shopify, bạn cần thêm token ứng dụng, ánh xạ các trường dữ liệu QuickBooks với danh mục Shopify và thêm khóa API Stocky.

Bạn cũng cần chọn cách thức chia sẻ dữ liệu với phần mềm kế toán QuickBooks Desktop. Bạn có thể chọn một trong hai chế độ đồng bộ:

• Chế độ tóm tắt: Gửi dữ liệu tổng hợp đến phần mềm kế toán QuickBooks Desktop. Nếu sử dụng QuickBooks Desktop phiên bản Pro hoặc Premier và có hơn 14.500 hàng dữ liệu tổng hợp, bạn cần chọn chế độ đồng bộ tóm tắt.
• Chế độ chi tiết: Gửi đầy đủ thông tin chi tiết của pháp nhân, ví dụ như tên và mô tả, cho phần mềm kế toán QuickBooks Desktop.

Tìm hiểu thêm về ánh xạ dữ liệu QuickBooks và Shopify.

Bước:

1. Trong trang quản trị Shopify, nhấp vào Cài đặt > Ứng dụng và kênh bán hàng.

2. Trong trang Ứng dụng và kênh bán hàng, nhấp vào QuickBooks Desktop Connector.

3. Nhấp vào Mở ứng dụng.

4. Trong ứng dụng QuickBooks Desktop Connector, nhấp vào Bắt đầu tích hợp.

5. Xem lại hướng dẫn tùy chọn thuế bán hàng ưu tiên, sau đó nhấp vào Tạo token ứng dụng tiếp theo.

6. Trong mục D. Nhập token, thêm token ứng dụng, sau đó nhấp vào Tiếp.

7. Trong mục Ánh xạ tài khoản, chọn các trường QuickBooks khớp với các danh mục Shopify. Ví dụ: Danh mục Tài khoản COGS khớp với trường Chi phí hàng hóa đã bán.

8. Trong mục Công cụ hẹn lịch đồng bộ, chọn chế độ đồng bộ thủ công hoặc chế độ đồng bộ tự động.

   • Không bắt buộc: Để đồng bộ hóa tự động, chọn thời điểm trong ngày bạn muốn quá trình đồng bộ diễn ra. (Lưu ý rằng quá trình đồng bộ sẽ diễn ra trong một khung thời gian là 15 phút. Bạn có thể thực hiện đồng bộ theo cách thủ công bất kỳ lúc nào.)

9. Trong mục Chế độ đồng bộ, chọn chế độ đồng bộ Tóm tắt hoặc Chi tiết cho Khách hàng, Hàng trong kho và Nhà cung cấp.

10. Trong mục Nhập khóa API của Stocky để bắt đầu đồng bộ hóa, nhập Khóa API Stocky của bạn.

11. Nhấp vào Bắt đầu tích hợp.

Để đồng bộ hóa dữ liệu tài chính và dữ liệu bán hàng vào phần mềm kế toán QuickBooks Desktop, bạn cần duy trì ứng dụng QuickBooks Desktop Connector luôn được cài đặt trên trang quản trị Shopify sau khi tích hợp. Bạn có thể khởi tạo quá trình đồng bộ thủ công cho dữ liệu bất kỳ lúc nào trong ứng dụng QuickBooks Desktop Connector. Bạn cũng có thể thiết lập quá trình đồng bộ dữ liệu tự động hằng ngày, giúp bạn lên lịch đồng bộ dữ liệu.