Những lưu ý khi di chuyển dữ liệu QuickBooks Desktop POS
Trước khi di chuyển dữ liệu QuickBooks POS sang Shopify, đảm bảo kiểm tra lại xem dữ liệu nào bạn có thể di chuyển bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector và dữ liệu nào bạn có thể sẽ phải di chuyển thủ công. Để biết danh sách đầy đủ các thuật ngữ ánh xạ dữ liệu, tham khảo Ánh xạ dữ liệu và bảng thuật ngữ của QuickBooks POS với Shopify POS.
Trên trang này
Phạm vi di chuyển dữ liệu QuickBooks
Xem kỹ bảng sau để tìm hiểu thêm về những dữ liệu QuickBooks Desktop POS bạn có thể và không thể di chuyển sang Shopify bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector:
| Loại dữ liệu QuickBooks | Loại dữ liệu Shopify | Dữ liệu có thể được di chuyển |
|---|---|---|
| Khách hàng | Khách hàng | ✔ |
| Hàng trong kho | Sản phẩm | ✔ |
| Lưới kiểu kho hàng | Mẫu mã hoặc tùy chọn sản phẩm | ✔ |
| Hình ảnh sản phẩm | Hình ảnh sản phẩm | ✘ |
| Phiếu chuyển hàng | Đợt chuyển sản phẩm | ✘ |
| Nhà cung cấp | Nhà cung cấp hoặc đơn vị cung ứng | ✔ |
| Cửa hàng (POS) hoặc Hạng (QuickBooks Desktop) | Địa điểm | ✔ |
| Mã số mặt hàng hoặc UPC | Mã vạch | ✔ |
| Ghi chú về khách hàng | Ghi chú về khách hàng | ✔ |
| Biên lai bán hàng | Đơn hàng (đã thanh toán/đã thực hiện) | ✘ |
| Hóa đơn | Đơn hàng (chưa thanh toán/đã thực hiện) | ✘ |
| Hóa đơn có thông tin thanh toán | Đơn hàng (đã thanh toán một phần/đã thực hiện) | ✘ |
| Đơn hàng kinh doanh | Đơn hàng (chưa thanh toán/chưa thực hiện) | ✘ |
| Đơn hàng kinh doanh có đặt cọc | Đơn hàng (đã thanh toán một phần/chưa thực hiện) | ✘ |
| Đơn đặt hàng | Đơn đặt hàng (chưa nhận mặt hàng) | ✘ |
| Phiếu thu (QuickBooks Desktop POS) | Đơn đặt hàng (đã nhận mặt hàng) | ✘ |
| Hóa đơn hoặc Biên lai mặt hàng (QuickBooks Desktop) | Đơn đặt hàng (đã nhận mặt hàng) | ✘ |
| Ưu đãi giảm giá tự động | Giảm giá | ✘ |
| Tra cứu thay thế (ALU) | Số SKU | ✘ |
| Tín dụng cửa hàng | Thẻ quà tặng | ✘ |
| Khách hàng thân thiết | Khách hàng thân thiết | ✘ |
Dữ liệu QuickBooks có thể được di chuyển bằng ứng dụng Connector
Bạn có thể di chuyển các dữ liệu sau từ QuickBooks POS sang Shopify bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector:
-
dữ liệu khách hàng
- tên
- số điện thoại
dữ liệu nhà cung cấp (di chuyển sang thành Đơn vị cung ứng trong ứng dụng Stocky)
dữ liệu địa điểm (tối đa 20 địa điểm)
-
dữ liệu hàng trong kho và sản phẩm
- tiêu đề sản phẩm
- mã vạch (mã số mặt hàng)
- số lượng
- địa điểm
- giá
Sản phẩm và mẫu mã sản phẩm
Sau khi di chuyển, mẫu mã sản phẩm sẽ được nhập vào Shopify dưới dạng sản phẩm riêng lẻ. Thao tác di chuyển không ghi đè bất kỳ sản phẩm nào hiện có trong Shopify. Sản phẩm bạn di chuyển sẽ được nhập với thẻ Quickbooks và có trạng thái Bản nháp. Bạn có thể thực hiện những việc sau:
- Lọc và sắp xếp sản phẩm đã nhập bằng thẻ Quickbooks.
- Xem lại thông tin sản phẩm và thực hiện mọi thay đổi cần thiết trước khi cung cấp sản phẩm để bán. Bạn có thể thay đổi trạng thái sản phẩm từ Bản nháp thành Đang hoạt động cho từng sản phẩm hoặc hàng loạt sản phẩm bằng trang chỉnh sửa hàng loạt.
Giới hạn mặt hàng khi di chuyển dữ liệu
Bạn có thể di chuyển tối đa 50.000 mặt hàng mỗi ngày. Ví dụ: Nếu bạn có 150.000 mặt hàng, bạn sẽ mất khoảng ba ngày để di chuyển dữ liệu từ QuickBooks POS sang Shopify. Giới hạn mặt hàng này áp dụng cho tất cả các tệp nhập, ví dụ như sản phẩm, khách hàng và hàng trong kho.
Quá trình di chuyển có thể mất từ một giờ đến năm giờ để hoàn tất. Thời gian di chuyển phụ thuộc vào nhiều yếu tố, ví dụ như cách thiết lập QuickBooks POS, lượng dữ liệu bạn đang di chuyển hoặc số lượng địa điểm.
Mã số mặt hàng và UPC
QuickBooks cho phép nhiều mã vạch có thể quét cho một sản phẩm, nhưng Shopify chỉ cho phép một mã vạch cho mỗi sản phẩm trong trường Mã vạch trong Shopify. Trong quá trình di chuyển, bạn có thể chọn mã số sản phẩm để nhập làm mã vạch. Bạn cần chọn trong Mã số mặt hàng hoặc UPC, nhưng không thể chọn cả hai.
Trong Shopify, bạn cũng có thể đính kèm số SKU vào sản phẩm lưu kho có thể tìm kiếm nhưng không thể quét. Bạn có thể chỉnh sửa hàng loạt SKU bằng tệp CSV sau khi di chuyển.
Nếu bạn cần lưu nhiều mã số sản phẩm trong kho hàng, bạn có thể sử dụng trường thông tin bổ sung sau khi di chuyển. Tìm hiểu thêm về trường thông tin bổ sung.
Tìm hiểu về sử dụng mã vạch và SKU trong POS.
Dữ liệu QuickBooks không thể được di chuyển bằng ứng dụng Connector
Bạn không thể di chuyển các dữ liệu sau từ QuickBooks POS sang Shopify bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector, nhưng có thể tìm phương thức thay thế để nhập dữ liệu:
Hình ảnh sản phẩm
Hình ảnh sản phẩm sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Tuy nhiên, bạn có thể xuất thủ công hàng loạt hình ảnh hàng trong kho từ QuickBooks POS. Sau khi xuất hình ảnh, bạn có thể nhập những hình ảnh này vào Shopify bằng một trong những phương thức sau:
- đăng hình ảnh công khai lên mạng bằng công cụ như Dropbox hoặc Google Photos, xuất danh sách sản phẩm từ Shopify, thêm URL hình ảnh phù hợp cho từng mặt hàng, sau đó tải lên lại hình ảnh bằng tệp CSV
- sử dụng ứng dụng bên thứ ba, ví dụ ifyApps Image Manager để nhập hình ảnh
- thuê Đối tác của Shopify để xuất và nhập hình ảnh sản phẩm cho bạn
Tra cứu thay thế (ALU)
Tra cứu thay thế (ALU), hay còn gọi là mã số SKU sản phẩm trong Shopify, không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Sau khi hoàn tất quá trình di chuyển dữ liệu ban đầu, bạn có thể nhập thủ công ALU từ QuickBooks POS sang Shopify trong trường SKU (Đơn vị lưu kho).
Phiếu chuyển hàng
Phiếu chuyển hàng sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Bạn có thể nhập thủ công phiếu chuyển hàng vào Shopify dưới dạng Đợt chuyển sản phẩm.
Đơn hàng, đơn đặt hàng và ưu đãi giảm giá
Lịch sử đặt hàng, ví dụ như đơn hàng, đơn đặt hàng, ưu đãi giảm giá và lịch sử đặt hàng của khách hàng sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Sau khi bạn di chuyển sang Shopify, đơn đặt hàng mới sẽ được tạo trong ứng dụng Stocky và đồng bộ với phần mềm kế toán QuickBooks Desktop.
Điểm tín dụng cửa hàng hiện có
Điểm tín dụng cửa hàng sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Bạn có thể dùng ứng dụng bên thứ ba như Selling Point để di chuyển điểm tín dụng cửa hàng vào Shopify dưới dạng thẻ quà tặng.
Nếu chọn dùng ứng dụng Selling Point thì bạn cần thiết lập báo cáo thẻ quà tặng để xuất, nhập báo cáo vào ứng dụng Selling Point, sau đó phát hành lại những thẻ quà tặng này cho từng khách hàng để sử dụng trong cửa hàng.
Thông tin về sự trung thành của khách hàng
Thông tin về sự trung thành của khách hàng sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Bạn có thể sử dụng ứng dụng bên thứ ba như Growave, Smile, Yotpo hoặc Loyalty Lion để di chuyển thông tin về sự trung thành của khách hàng sang Shopify.