Integrar el software de contabilidad QuickBooks Desktop con Shopify

Nota

A partir del 7 de noviembre de 2023, la frecuencia de sincronización entre Shopify y QuickBooks Desktop a través de la aplicación QuickBooks Desktop Connector cambió de cada cinco minutos a una vez por día, a la hora que prefieras. También hay disponible una opción de sincronización manual.

La información que figura en esta página solo es aplicable a los comerciantes que usen QuickBooks Desktop POS y vayan a migrar a Shopify. Obtén más información sobre la migración desde QuickBooks Desktop POS.

Si usas el software de contabilidad QuickBooks Desktop, puedes integrar tu cuenta de QuickBooks Desktop con Shopify POS. Esta acción sincroniza todos los datos de tu negocio y contabilidad, como ventas y compras, con tu sistema contable.

Para realizar la integración, debes configurar tus preferencias fiscales, generar un token de aplicación, asignar tu cuenta y luego iniciar la integración.

Consideraciones para integrar tu software de contabilidad QuickBooks Desktop con Shopify

Antes de iniciar la integración, revisa las siguientes consideraciones:

• Verifica que tienes la versión más reciente de la aplicación QuickBooks Desktop instalada en tu dispositivo de escritorio.
• Confirma que tienes la aplicación QuickBooks Desktop Connector instalada en tu panel de control de Shopify.
• Asegúrate de iniciar la integración del software de contabilidad QuickBooks Desktop en el mismo dispositivo de escritorio en el que utilizas QuickBooks Desktop POS.
• Si estás utilizando QuickBooks Desktop POS, asegúrate de completar la migración de datos de QuickBooks POS antes de comenzar la integración del software de contabilidad QuickBooks Desktop con Shopify.
• Si estás utilizando QuickBooks Online en lugar de QuickBooks Desktop, no necesitas usar la aplicación QuickBooks Desktop Connector para integrar los datos con Shopify. Para hacerlo, instala la aplicación QuickBooks Online en la tienda Shopify.
• El proceso de integración se puede completar solo una vez y no se puede repetir. Si necesitas restablecer la integración, comunícate con el servicio técnico específico.

Paso 1: configura tus preferencias de impuestos

Antes de comenzar la integración, debes configurar tus preferencias fiscales en el software de contabilidad QuickBooks Desktop.

Pasos:

1. Desde tu dispositivo de escritorio, abre la aplicación QuickBooks Desktop.

2. Haz clic en Edit (Editar) > Preferences (Preferencias).

3. En la sección Do you charge sales tax (Cobrar impuestos a las ventas), selecciona Yes (Sí).

4. Selecciona o añade un artículo de impuesto sobre las ventas:

   • Si tienes el artículo de impuesto a las ventas más común, en el campo Most common sales tax item (Artículo de impuesto a las ventas más común), selecciónalo.
   • Para agregar un nuevo impuesto sobre las ventas, haz lo siguiente:
     1. Haz clic en Add sales tax item (Agregar artículo de impuesto a las ventas).
     2. En Sales Tax Name (Nombre del impuesto a las ventas), nombra tu artículo de impuesto a las ventas.
     3. En el campo Description (Descripción), introduce Sales Tax (Impuesto a las ventas).
     4. En el campo Tax Rate (%) (Tasa de impuestos), introduce 0%.
     5. Haz clic en Aceptar.

5. Haz clic en Aceptar.

Paso 2: genera un token de aplicación

Después de configurar tus preferencias de impuestos, debes generar un token de aplicación en el software de contabilidad QuickBooks Desktop.

Pasos:

1. Desde tu dispositivo de escritorio, abre la aplicación QuickBooks Desktop.
2. Haz clic en File (Archivo) > App Management (Gestión de aplicaciones) > Manage Web Apps (Gestionar aplicaciones web).
3. En el campo Search Apps (Buscar aplicaciones), introduce y busca Shoppinpal QBD connector.
4. En la columna Action (Acción), haz clic en Set up (Configurar).
5. Haz clic en Generate token (Generar token).
6. Haz clic en Copy to clipboard (Copiar al portapapeles).

Paso 3: mapea tu cuenta y comienza la integración

Para iniciar la integración con la aplicación QuickBooks Desktop Connector en el panel de control de Shopify, debes agregar el token de la aplicación, asignar los campos de datos de QuickBooks a categorías de Shopify y agregar la clave API de Stocky.

También debes seleccionar cómo deseas compartir datos con el software de contabilidad QuickBooks Desktop. Puedes elegir entre dos medios de sincronización:

• Summary mode (Modo resumido): Envía datos resumidos al software de contabilidad QuickBooks Desktop. Si usas la versión de QuickBooks Desktop Pro o Premier, y tienes más de 14 500 filas de datos combinados, debes seleccionar el modo de sincronización resumido.
• Detailed mode (Modo detallado): Envía todos los detalles de las entidades, como nombres y descripciones, al software de contabilidad QuickBooks Desktop.

Puedes seleccionar el modo de sincronización de datos solo cuando integres el software de contabilidad de QuickBooks Desktop en Shopify. No puedes cambiar el modo de sincronización de datos más adelante.

Más información sobre la asignación de datos de Shopify y QuickBooks.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Aplicaciones y canales de ventas

2. Haz clic en QuickBooks Desktop Connector.

3. Haz clic en Abrir aplicación.

4. Desde la aplicación QuickBooks Desktop Connector, haz clic en Start integration (Iniciar integración).

5. Revisa las instrucciones de preferencias de impuestos a las ventas y luego haz clic en Generate app token next (Generar token de aplicación a continuación).

6. En la sección Enter token (Introducir token), agrega el token de la aplicación y luego haz clic en Next (Siguiente).

7. En la sección Account mapping (Mapeo de cuentas), selecciona los campos de QuickBooks que coincidan con las categorías de Shopify. Por ejemplo, la categoría de COGS account (Cuenta COGS) coincide con el campo Cost of goods sold (Costo de los productos vendidos).

8. En la sección Sincronizar programador, elige el modo de sincronización manual o el de sincronización automatizada.

   • Opcional: Para la sincronización automatizada, elige la hora del día en que deseas que se produzca dicha sincronización (ten en cuenta que la sincronización se realizará en un plazo de 15 minutos y que puedes realizar una sincronización manual en cualquier momento).

9. En la sección Sync mode (Modo de sincronización), selecciona el modo Summary (Resumido) o Detailed (Detallado) para Customer (Cliente), Inventory (Inventario) y Vendor (Proveedor).

10. En la sección Enter Stocky's API key to start the sync (Introduce la clave API de Stocky para iniciar la sincronización), introduce la clave API de Stocky.

11. Haz clic en Start integration (Iniciar integración).

Para sincronizar tus datos financieros y de ventas con el software de contabilidad de QuickBooks Desktop, debes mantener la aplicación QuickBooks Desktop Connector instalada en tu panel de control de Shopify después de la integración. Puedes iniciar una sincronización manual de tus datos en cualquier momento en la aplicación QuickBooks Desktop Connector. También puedes configurar una sincronización diaria automática de datos que te permite programar la sincronización de datos.